Besucherverwaltung im anny Kontext denken
Bei der Besucherverwaltung bildet anny den physischen Empfangsprozess digital ab. Das zentrale Prinzip: Jedes Gebäude oder jede Etage ist eine Ressource, jeder Besuchstyp eine Buchungsoption, und die Personen, die Gäste empfangen, sind Hosts in einer Community.
Deine Gäste registrieren sich über den Buchungsbereich (Buchungsseite, Outlook Add-In oder direkt am Terminal). Du verwaltest alles im Adminbereich (Ressourcen, Buchungen, Displays, Communities).
Zwei Wege: Terminal-Check-in und Outlook-Registrierung
Die Besucherverwaltung nutzt zwei Ressourcen-Setups mit demselben mentalen Modell — benenne die Ressource nach dem Gebäude — aber nicht derselben Kategorie.
Eine Ressource, die beide Wege bedienen soll, braucht aktivierten Check-in und eine Display-Zuordnung. Nur die Kategorie Gebäude reicht nicht, damit die Ressource in Outlook erscheint.
Schritt-für-Schritt Einrichtung
1
Ressource anlegen
Öffne Ressourcen und erstelle eine neue Ressource mit der Kategorie Gebäude. Benenne sie nach Gebäude oder Etage (z. B. “Hauptgebäude”). Stelle unter Verfügbarkeit auf Mehrfach verfügbar und setze die Anzahl auf die maximale gleichzeitige Besucherkapazität. Aktiviere unter Check-In den Check-in für diese Ressource.
2
Buchungsoption erstellen
Erstelle eine oder mehrere Buchungsoptionen für die Ressource (z. B. “Studierendenberatung” mit fester Dauer, “Lernplatzbuchung” mit flexibler Dauer). Stelle sicher, dass der Preis auf kostenlos steht und unter Erweiterte Einstellungen die Option Alle Buchungen automatisch annehmen aktiviert ist.
3
Host-Abfrage im Formular aktivieren
Öffne die Buchungsoption und wechsle zum Reiter Formulare. Aktiviere die Abfrage des Hosts als Pflichtfeld. Optional: Lege fest, welche Informationen in der Ergebnisliste angezeigt werden (vollständiger Name, Abteilung, Profilbild).
4
Host-Community erstellen
Navigiere zu Kunden → Communities und erstelle eine neue Community (z. B. “Hosts”). Füge alle Personen hinzu, die als Host Besucher:innen empfangen können. Verknüpfe die Community über den Zugang mit der Buchungsoption.
5
Terminal einrichten
Richte ein Check-In Terminal gemäß dem Artikel Check-In Terminal einrichten ein. Wähle als Modus Personalisierte Registrierung & Check-In, damit sowohl vorangemeldete Gäste per QR-Code einchecken als auch spontane Gäste sich vor Ort registrieren können.
6
Host-Benachrichtigungen aktivieren
Aktiviere in den Organisationseinstellungen unter Mobile Benachrichtigungen die Optionen Mobile Nachrichten per SMS und Besucher eingecheckt (Gastgeber). Der Host braucht eine Mobilnummer. Optional: Aktiviere unter anny AI den Schalter Gastgeber anrufen, wenn Besucher eincheckt. Im Anruf kann der Host dem Gast eine SMS ausrichten lassen, wenn beim Gast eine Mobilnummer hinterlegt ist.
7
Testen
Erstelle eine Testbuchung mit einem Host. Checke am Terminal per QR-Code ein und prüfe, ob der Host per SMS oder Anruf benachrichtigt wird und ob (falls konfiguriert) ein Badge gedruckt wird.
Typische Beispiele
Sicherheitseinweisung per Video am Check-In Terminal
Sicherheitseinweisung per Video am Check-In Terminal
Ein Coworking, Fitnessstudio oder Industriestandort möchte, dass jede:r Gast die Sicherheitseinweisung am Terminal absolviert, bevor er oder sie das Gelände betritt. Das Video muss gestartet werden, bevor der Check-in abgeschlossen werden kann.
1
Rechtliches Dokument mit Video
Lege ein rechtliches Dokument an, z. B. “Sicherheitseinweisung”. Bette das Einweisungsvideo ein (YouTube, Vimeo oder Loom) und optional Fotos zu Wegen oder Notausgängen. Nutze Checkbox oder digitale Unterschrift.
2
Abfrage beim Check-in
Setze den Abfragezeitpunkt auf Später (beim Check-in), damit die Einweisung nicht schon im Checkout erscheint.
3
Gast startet das Video
Nach dem QR-Scan öffnet sich das Dokument mit dem Video-Poster. Der Gast tippt auf Play. Der Check-in bleibt gesperrt, bis das Video gestartet wurde. Danach bestätigt der Gast und der Check-in wird abgeschlossen.
Unternehmen mit Empfang: Vorangemeldete und spontane Besucher
Unternehmen mit Empfang: Vorangemeldete und spontane Besucher
Ein Unternehmen möchte, dass Mitarbeitende Gäste vorab über die Buchungsseite einladen können (mit QR-Code per E-Mail), aber auch spontane Besucher:innen sich am Empfang registrieren können.
1
Ressource und Buchungsoption
Ressource “Empfang EG” mit Kategorie Gebäude, flexible Dauer, kostenlos, automatisch annehmen.
2
Interne Buchungsseite
Setze die Buchungsoption auf Sichtbar und buchbar nur für Community, damit nur Mitarbeitende (Hosts) Gäste einladen können. Aktiviere unter Formulare die Option Personalisierung voraussetzen, sodass der Host die Buchung für den Gast personalisiert und dieser den QR-Code erhält.
3
Terminal mit Registrierung
Modus: Personalisierte Registrierung & Check-In. Vorangemeldete Gäste scannen ihren Code, spontane Gäste geben ihre Daten am Terminal ein.
Bürokomplex mit Empfangs-Check-in und Host-Anruf
Bürokomplex mit Empfangs-Check-in und Host-Anruf
Ein Bürokomplex möchte, dass Gäste am Empfang einchecken und der zugewiesene Host sofort per Anruf informiert wird, damit er den Gast abholen kann.
1
Ressource und Buchungsoption
Ressource “Empfang Erdgeschoss” mit Kategorie Gebäude, flexible Dauer, kostenlos, automatisch annehmen. Host-Abfrage als Pflichtfeld aktivieren.
2
Host-Benachrichtigung per Anruf
Aktiviere in den Organisationseinstellungen die SMS-Benachrichtigung beim Check-in. Konfiguriere anny AI für den automatischen Anruf an den Host bei Check-in.
3
Terminal am Empfang
Modus: Personalisierte Registrierung & Check-In. Gast checkt ein, Host erhält sofort einen Anruf und kann dem Gast per SMS mitteilen: “Ich bin in 2 Minuten bei dir.”
Meeting aus Outlook: Gast voranmelden, mit oder ohne Raum
Meeting aus Outlook: Gast voranmelden, mit oder ohne Raum
Ein Team arbeitet in Outlook und will externe Gäste schon beim Anlegen des Termins als Besucher:innen registrieren. Ein Meetingraum ist optional.
1
Besucherregistrierung für Outlook
Richte eine Ressource der Kategorie für Besucherregistrierung ein, wie im Artikel Outlook Add-In beschrieben. Aktiviere Check-in und Host-Abfrage auf dieser Ressource.
2
Gast im Termin registrieren
Die Organisator:in öffnet das Add-In, stellt die Person auf Vor Ort und wählt Als Besucher registrieren. Der Ablauf steht im Artikel Buchen über das Outlook Add-In.
3
Check-in und Host-Nachricht
Am Terminal checkt der Gast ein. Formulare und Unterschriften mit Später (beim Check-in) werden jetzt abgefragt. Der Host erhält SMS oder anny-AI-Anruf und kann dem Gast eine SMS ausrichten.
Weitere Einstellungen & Optionen
Badge-Druck
Drucke Besucherausweise mit Name, Unternehmen und Host direkt beim Check-in. Konfiguriere Drucker und Vorlage im Terminal-Setup.Erfahre hier mehr
Sicherheitseinweisung beim Check-in
Zeige ein Sicherheitsvideo in einem rechtlichen Dokument am Terminal. Der Gast muss das Video starten, bevor der Check-in abgeschlossen werden kann. Nach der Unterschrift behält das PDF Poster und Watch-URL.Erfahre hier mehr
Eigene Formulare beim Check-in
Frage zusätzliche Besucherdaten (z. B. Kennzeichen, Besuchszweck) erst beim Check-in statt im Checkout ab.Erfahre hier mehr
Outlook Add-In
Registriere Besucher:innen direkt aus Outlook heraus, mit oder ohne Raumbuchung, und synchronisiere Termine mit anny.Erfahre hier mehr
FAQ
Welche Kategorie muss die Ressource haben?
Welche Kategorie muss die Ressource haben?
Für den Terminal-Check-in muss die Ressource die Kategorie Gebäude verwenden. Für die Outlook-Registrierung findet das Add-In Ressourcen in der Kategorie Besucherregistrierung. Benenne beide nach dem Gebäude. Eine Ressource, die beide Wege bedienen soll, braucht aktivierten Check-in und eine Display-Zuordnung.
Welchen Modus wähle ich am Terminal?
Welchen Modus wähle ich am Terminal?
Personalisierte Registrierung & Check-In für vorangemeldete und spontane Gäste. Check-In (ohne Registrierung), wenn nur vorangemeldete Gäste zugelassen sind.
Wie werden Hosts beim Check-in benachrichtigt?
Wie werden Hosts beim Check-in benachrichtigt?
Hosts können per E-Mail, Push-Benachrichtigung, SMS und optional per anny-AI-Anruf informiert werden. SMS schaltest du unter Mobile Benachrichtigungen mit Besucher eingecheckt (Gastgeber) ein. Den Anruf schaltest du getrennt unter anny AI mit Gastgeber anrufen, wenn Besucher eincheckt ein. Beides braucht eine Mobilnummer beim Host.
Kann ich Gäste schon in Outlook als Besucher:innen anlegen?
Kann ich Gäste schon in Outlook als Besucher:innen anlegen?
Ja. Mit dem Outlook Add-In registrierst du Teilnehmer:innen mit Vor Ort als Besucher:innen, mit oder ohne Raumbuchung.
Können mehrere Teilnehmer in einer Buchung eingeladen werden?
Können mehrere Teilnehmer in einer Buchung eingeladen werden?
Ja. Bei der Buchung können mehrere Teilnehmer:innen eingeladen werden. Jede Person erhält einen eigenen QR-Code für den Check-in.
Kann der Host dem Gast beim Check-in eine Nachricht schicken?
Kann der Host dem Gast beim Check-in eine Nachricht schicken?
Ja. Wenn anny AI konfiguriert ist und der Gast eine Mobilnummer hinterlegt hat, kann der Host über den AI-Flow eine SMS an den Gast ausrichten lassen (z. B. “Ich hole dich in 2 Minuten ab”).
Kann ich eine Sicherheitseinweisung am Terminal machen?
Kann ich eine Sicherheitseinweisung am Terminal machen?
Ja. Lege ein rechtliches Dokument mit eingebettetem Video an und setze den Abfragezeitpunkt auf Später (beim Check-in). Der Gast muss das Video starten, bevor der Check-in abgeschlossen werden kann. Nach der Bestätigung behält das signierte PDF die Fotos und ein klickbares Video-Poster.