Besucherverwaltung im anny Kontext denken
Bei der Besucherverwaltung bildet anny den physischen Empfangsprozess digital ab. Das zentrale Prinzip: Jedes Gebäude oder jede Etage ist eine Ressource, jeder Besuchstyp eine Buchungsoption, und die Personen, die Gäste empfangen, sind Hosts in einer Community.
Deine Gäste registrieren sich über den Buchungsbereich (Buchungsseite oder direkt am Terminal). Du verwaltest alles im Adminbereich (Ressourcen, Buchungen, Displays, Communities).
Schritt-für-Schritt Einrichtung
1
Ressource anlegen
Öffne Ressourcen und erstelle eine neue Ressource mit der Kategorie Gebäude. Benenne sie nach Gebäude oder Etage (z. B. “Hauptgebäude”). Stelle unter Verfügbarkeit auf Mehrfach verfügbar und setze die Anzahl auf die maximale gleichzeitige Besucherkapazität. Aktiviere unter Check-In den Check-in für diese Ressource.
2
Buchungsoption erstellen
Erstelle eine oder mehrere Buchungsoptionen für die Ressource (z. B. “Studierendenberatung” mit fester Dauer, “Lernplatzbuchung” mit flexibler Dauer). Stelle sicher, dass der Preis auf kostenlos steht und unter Erweiterte Einstellungen die Option Alle Buchungen automatisch annehmen aktiviert ist.
3
Host-Abfrage im Formular aktivieren
Öffne die Buchungsoption und wechsle zum Reiter Formulare. Aktiviere die Abfrage des Hosts als Pflichtfeld. Optional: Lege fest, welche Informationen in der Ergebnisliste angezeigt werden (vollständiger Name, Abteilung, Profilbild).
4
Host-Community erstellen
Navigiere zu Kunden → Communities und erstelle eine neue Community (z. B. “Hosts”). Füge alle Personen hinzu, die als Host Besucher:innen empfangen können. Verknüpfe die Community über den Zugang mit der Buchungsoption.
5
Terminal einrichten
Richte ein Check-In Terminal gemäß dem Artikel Check-In Terminal einrichten ein. Wähle als Modus Personalisierte Registrierung & Check-In, damit sowohl vorangemeldete Gäste per QR-Code einchecken als auch spontane Gäste sich vor Ort registrieren können.
6
Host-Benachrichtigungen aktivieren
Aktiviere in den Organisationseinstellungen unter Benachrichtigungen die SMS-Benachrichtigung für Hosts beim Check-in. Optional: Konfiguriere anny AI, damit der Host zusätzlich einen Anruf erhält und dem Gast per SMS eine Nachricht ausrichten kann (z. B. “Ich bin in 2 Minuten bei dir”).
7
Testen
Erstelle eine Testbuchung mit einem Host. Checke am Terminal per QR-Code ein und prüfe, ob der Host per SMS oder Anruf benachrichtigt wird und ob (falls konfiguriert) ein Badge gedruckt wird.
Typische Beispiele
Unternehmen mit Empfang: Vorangemeldete und spontane Besucher
Unternehmen mit Empfang: Vorangemeldete und spontane Besucher
Ein Unternehmen möchte, dass Mitarbeitende Gäste vorab über die Buchungsseite einladen können (mit QR-Code per E-Mail), aber auch spontane Besucher:innen sich am Empfang registrieren können.
1
Ressource und Buchungsoption
Ressource “Empfang EG” mit Kategorie Gebäude, flexible Dauer, kostenlos, automatisch annehmen.
2
Interne Buchungsseite
Setze die Buchungsoption auf Sichtbar und buchbar nur für Community, damit nur Mitarbeitende (Hosts) Gäste einladen können. Aktiviere unter Formulare die Option Personalisierung voraussetzen, sodass der Host die Buchung für den Gast personalisiert und dieser den QR-Code erhält.
3
Terminal mit Registrierung
Modus: Personalisierte Registrierung & Check-In. Vorangemeldete Gäste scannen ihren Code, spontane Gäste geben ihre Daten am Terminal ein.
Bürokomplex mit Empfangs-Check-in und Host-Anruf
Bürokomplex mit Empfangs-Check-in und Host-Anruf
Ein Bürokomplex möchte, dass Gäste am Empfang einchecken und der zugewiesene Host sofort per Anruf informiert wird, damit er den Gast abholen kann.
1
Ressource und Buchungsoption
Ressource “Empfang Erdgeschoss” mit Kategorie Gebäude, flexible Dauer, kostenlos, automatisch annehmen. Host-Abfrage als Pflichtfeld aktivieren.
2
Host-Benachrichtigung per Anruf
Aktiviere in den Organisationseinstellungen die SMS-Benachrichtigung beim Check-in. Konfiguriere anny AI für den automatischen Anruf an den Host bei Check-in.
3
Terminal am Empfang
Modus: Personalisierte Registrierung & Check-In. Gast checkt ein, Host erhält sofort einen Anruf und kann dem Gast per SMS mitteilen: “Ich bin in 2 Minuten bei dir.”
Weitere Einstellungen & Optionen
Badge-Druck
Drucke Besucherausweise mit Name, Unternehmen und Host direkt beim Check-in. Konfiguriere Drucker und Vorlage im Terminal-Setup.Erfahre hier mehr
Rechtliche Dokumente beim Check-in
Lass NDAs, Haftungsausschlüsse oder Datenschutzerklärungen erst beim Check-in per Checkbox oder digitaler Unterschrift bestätigen.Erfahre hier mehr
Eigene Formulare beim Check-in
Frage zusätzliche Besucherdaten (z. B. Kennzeichen, Besuchszweck) erst beim Check-in statt im Checkout ab.Erfahre hier mehr
Outlook Add-In
Registriere Besucher:innen direkt aus Outlook heraus und synchronisiere Termine mit anny, ohne die Buchungsseite öffnen zu müssen.Erfahre hier mehr
FAQ
Welche Kategorie muss die Ressource haben?
Welche Kategorie muss die Ressource haben?
Für die Besucherverwaltung muss die Ressource die Kategorie Gebäude verwenden. Diese Kategorie ist Voraussetzung, damit die Besucherregistrierung am Terminal korrekt funktioniert.
Welchen Modus wähle ich am Terminal?
Welchen Modus wähle ich am Terminal?
Personalisierte Registrierung & Check-In für vorangemeldete und spontane Gäste. Check-In (ohne Registrierung), wenn nur vorangemeldete Gäste zugelassen sind.
Wie werden Hosts beim Check-in benachrichtigt?
Wie werden Hosts beim Check-in benachrichtigt?
Hosts können per E-Mail, Push-Benachrichtigung, SMS und optional per anny AI Anruf informiert werden. SMS und Anruf müssen in den Organisationseinstellungen aktiviert werden.
Können mehrere Teilnehmer in einer Buchung eingeladen werden?
Können mehrere Teilnehmer in einer Buchung eingeladen werden?
Ja. Bei der Buchung können mehrere Teilnehmer:innen eingeladen werden. Jede Person erhält einen eigenen QR-Code für den Check-in.
Kann der Host dem Gast beim Check-in eine Nachricht schicken?
Kann der Host dem Gast beim Check-in eine Nachricht schicken?
Ja. Wenn anny AI konfiguriert ist und der Gast eine Mobilnummer hinterlegt hat, kann der Host über den AI-Flow eine SMS an den Gast ausrichten lassen (z. B. “Ich hole dich in 2 Minuten ab”).