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Der Kalender ist die zentrale Übersicht für alle Buchungen in deinem anny Account. Du siehst auf einen Blick, welche Ressourcen wann belegt sind, wechselst zwischen verschiedenen Ansichten und legst Buchungen, Blocker oder verfügbare Termine direkt im Kalender an.
Beta-Phase Admin 3.0 (Stand: 5. Oktober). Anpassungen sind möglich.

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Wie funktioniert der Kalender?

Der Kalender zeigt alle Buchungen deiner Organisation in einer visuellen Übersicht. Du erreichst ihn über Kalender in der Seitenleiste links, in der Gruppe Buchungen. Die Bedienelemente sind auf drei Stellen verteilt:
Kalender in der Ansicht Tag mit geöffnetem Filter-Panel und ausgewählten Ressourcen

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Ansichten

Unten rechts im Kalender öffnest du den Umschalter über Ansicht ändern. Dort wählst du eine der folgenden Ansichten: Im selben Umschalter stellst du über Zeitfenster-Dauer ändern ein, in welchen Schritten das Raster unterteilt ist. Mit Zeitfenster verkleinern und Zeitfenster vergrößern zoomst du in das Raster hinein oder heraus. anny merkt sich die zuletzt gewählte Ansicht und den Zoom für dich persönlich. Über Verfügbarkeiten planen wechselst du in den Planer-Modus. Dort legst du verfügbare Termine an und verschiebst sie per Drag-and-Drop. Mit Planer-Modus verlassen kehrst du zur normalen Ansicht zurück. Der Planer-Modus steht in den Ansichten Board und Karte nicht zur Verfügung.
Geöffneter Ansichten-Umschalter im Kalender mit dem Eintrag Verfügbarkeiten planen

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Filter

Über Filter oben rechts öffnest du ein Seitenpanel neben dem Kalender. Das Panel bleibt geöffnet, während du im Kalender arbeitest. So siehst du jede Änderung sofort. Im Panel hast du folgende Möglichkeiten:
  • Schnellfilter: Grenze die Ressourcen nach Kategorien, Gruppe, Services, Live, Heute aktiv, Archiviert oder Tags ein.
  • Mehr Filter: Filtere zusätzlich nach Verfügbarkeit, Eigenschaften, Sichtbarkeit und, falls aktiviert, nach Check-In.
  • Suche: Finde eine Ressource über ihren Namen.
  • Ressourcenauswahl: Wähle einzelne Ressourcen aus der Liste aus. Ausgewählte Ressourcen stehen oben unter Ausgewählt. Mit Alle abwählen setzt du die Auswahl zurück.
Ausgewählte Ressourcen sortierst du unter Ausgewählt per Drag-and-Drop. Diese Reihenfolge bestimmt die Reihenfolge der Ressourcen im Kalender. Speichere sie in einer Ansicht, damit sie erhalten bleibt. Ohne eigene Auswahl zeigt der Kalender die Ressourcen in der Reihenfolge, die du in der Ressourcenliste festgelegt hast. Der Kalender zeigt höchstens 30 Ressourcen gleichzeitig. Passen mehr Ressourcen zu deinem Filter, zeigt das Panel einen Hinweis. Entferne dann eine Ressource aus der Auswahl, bevor du eine andere hinzufügst. Hat eine Ressource Unterressourcen, zeigt ihr Chip im Kalender ein Symbol. Mit Unterressourcen von … anzeigen blendet der Kalender die Unterressourcen dieser Ressource ein. Über Zurück zur Ressourcenauswahl kehrst du zu deiner vorherigen Auswahl zurück.

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Gespeicherte Ansichten

Eine gespeicherte Ansicht merkt sich deine Filter und deine Ressourcenauswahl. Du findest alle gespeicherten Ansichten als Tabs oben im Filter-Panel. Die Standardansicht heißt Alle.
Der Kalender und die Ressourcenliste teilen sich dieselben gespeicherten Ansichten. Eine Ansicht, die du im Kalender speicherst, steht dir auch in der Ressourcenliste zur Verfügung und umgekehrt. Welche Ansicht gerade aktiv ist, merken sich beide getrennt.
So speicherst du eine neue Ansicht:
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Filter einstellen

Öffne Filter und stelle die gewünschten Filter und die Ressourcenauswahl ein. Sobald du etwas änderst, erscheint im Panel der Button Speichern.
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Als neue Ansicht speichern

Öffne das Menü am Button Speichern und wähle Als neue Ansicht speichern. Mit Speichern überschreibst du stattdessen die aktive Ansicht. Mit Änderungen verwerfen stellst du den gespeicherten Stand wieder her. Automatisch speichern aktivieren speichert diese Ansicht danach von selbst. Schlägt das Speichern fehl, ist es für diese Ansicht wieder aus.
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Namen vergeben und teilen

Gib im Fenster Ansicht erstellen einen Namen ein. Aktiviere Geteilte Ansicht, wenn alle Teammitglieder die Ansicht sehen sollen. Klicke auf Ansicht speichern.
Sobald die Ansicht gespeichert ist, wechselst du über den Tab im Filter-Panel mit einem Klick zu ihr. Private Ansichten erkennst du am Hinweis Privat. Über das Menü am Tab einer Ansicht wählst du Ansicht bearbeiten, Duplizieren, Automatisch speichern oder Entfernen. Die Reihenfolge der Tabs änderst du per Drag-and-Drop.
Filter-Panel mit geöffnetem Menü am Button Speichern und dem Eintrag Als neue Ansicht speichern

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Direktaktionen im Kalender

Ziehe mit der Maus einen Zeitraum in einer Ressourcenspalte auf. Es öffnet sich ein Menü mit drei Optionen:
  • Buchung anlegen: Öffnet die Buchungserstellung mit dem gewählten Zeitraum und der Ressource (siehe unten).
  • Blocker erstellen: Sperrt den gewählten Zeitraum für die Ressource. Mehr dazu unter Globale Blocker erstellen und verwalten.
  • Verfügbarer Termin: Legt einen verfügbaren Termin für die Ressource an. Mehr dazu unter Verfügbare Termine.
Ein Klick auf eine Buchung öffnet ihre Details in einem Seitenpanel neben dem Kalender. Dort siehst du Ressource, Zeitraum, Kund:in und Tags der Buchung. Rechts daneben liegt die Aktivität mit Notizen und E-Mails. Offene Buchungen bestätigst oder lehnst du direkt im Panel ab. Ein Klick auf eine Bestellung in den Bestellungsansichten öffnet entsprechend die Bestellung.

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Buchungen und Blocker verschieben

Einzelne Buchungen und Blocker verschiebst du per Drag-and-Drop auf eine andere Zeit oder eine andere Ressource. Über den Rand einer Buchung änderst du ihre Dauer. Vorbereitungs- und Nachbereitungszeiten passt du ebenfalls über ihren Rand an. Bevor anny eine Buchung verschiebt, fragt ein Dialog nach deiner Bestätigung. Dort legst du fest:
  • Kunde benachrichtigen: Die Kundin oder der Kunde erhält eine E-Mail zur Änderung.
  • Nachricht an den Kunden: Optionaler Text, der in dieser E-Mail erscheint.
Beim Verschieben eines Blockers entfällt die Benachrichtigung.
Buchungen mit mehreren Plätzen, die im Kalender zusammengefasst sind, und ganze Bestellungen lassen sich nicht per Drag-and-Drop verschieben. Öffne dafür die Buchung oder die Bestellung und bearbeite sie dort.
Dialog zum Verschieben einer Buchung mit der Option Kunde benachrichtigen

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Neue Buchung anlegen

Du startest eine neue Buchung auf drei Wegen:
  • über Neu oben in der Leiste,
  • mit der Taste B auf der Tastatur,
  • über Buchung anlegen nach dem Aufziehen eines Zeitraums im Kalender.
Es öffnet sich das Fenster Neue Bestellung. Bietet deine Organisation Produkte oder Buchungspakete an, wählst du oben, was du hinzufügen möchtest: Buchungen, Produkte oder Buchungspakete. Es erscheinen nur die Tabs, für die es Angebote gibt. Ohne Produkte und Buchungspakete startet das Fenster direkt mit den Buchungen. Alles, was du auswählst, landet in einer gemeinsamen Bestellung.
Mit Strg+B (Mac: ⌘+B) öffnest du direkt das Fenster zum Erstellen eines Blockers.

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Buchungsflow

Im Fenster Neue Bestellung gibt es zwei Wege zur Buchung. Im Ressourcen-Flow gehst du von einer konkreten Ressource aus. Im Service-Flow wählst du Beliebig und startest mit dem Service. Beide Wege bestehen aus drei Schritten. Zu Beginn siehst du alle Ressourcen deiner Organisation, gruppiert nach Kategorien. Ganz oben steht Beliebig.
Fenster Neue Bestellung mit der Übersicht aller Ressourcen und der Karte Beliebig
Ressourcen-Flow: konkrete Ressource auswählen
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Ressource wählen

Wähle die gewünschte Ressource aus der Übersicht. anny zeigt dir die Services dieser Ressource und wählt den ersten Service direkt aus.
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Service und Zeitraum wählen

Wähle bei Bedarf einen anderen Service aus der Liste. Entscheide dann, ob du über Verfügbar einen freien Zeitraum auswählst oder über Freie Eingabe Datum und Uhrzeit selbst eingibst. Bei Freie Eingabe zeigt anny an, ob der Zeitraum verfügbar ist. Ist er belegt, kannst du die Buchung über Trotzdem hinzufügen dennoch anlegen.
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Optionen ergänzen und Buchung hinzufügen

Füge optional einen Titel, Notizen, Zusätzliche Optionen und Zusätzliche Ressourcen hinzu. Klicke auf Buchung hinzufügen.
Sobald du die Buchung hinzugefügt hast, erscheint sie rechts unter Bestelldetails. Für weitere Buchungen in derselben Bestellung wiederholst du die Schritte.
Fenster Neue Bestellung mit gewählter Ressource, gewähltem Service, Zeitraum, Optionen und der Buchung unter Bestelldetails
Service-Flow: Beliebig
1

Beliebig wählen

Wähle Beliebig („Wählt automatisch“) aus der Ressourcen-Übersicht. anny zeigt dir alle Services, die mit mindestens einer Ressource verknüpft sind.
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Service wählen

Wähle den gewünschten Service aus der Liste.
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Zeitraum und Optionen wählen

Wähle Datum und Uhrzeit über Verfügbar oder Freie Eingabe. Füge optional Titel, Notizen, Zusätzliche Optionen und Zusätzliche Ressourcen hinzu. Klicke auf Buchung hinzufügen.
Unter Bestelldetails steht die Buchung zunächst mit Beliebig. Sobald die Bestellung abgeschlossen ist, siehst du die Buchung bei der Ressource, die anny ausgewählt hat.
Fenster Neue Bestellung mit Beliebig, gewähltem Service, Zeitraum, Optionen und der Buchung unter Bestelldetails

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Kunde, Rabatt und Abschluss

In der Seitenleiste Bestelldetails siehst du alle Buchungen der Bestellung und den Gesamtbetrag. Dort schließt du die Bestellung ab:
  • Kunde hinzufügen: Öffnet das Fenster Personalisieren. Suche die Kundin oder den Kunden über Nach Name oder E-Mail suchen oder lege über Kunde erstellen einen neuen Kunden an. Fülle bei Bedarf die weiteren Felder aus und klicke auf Bestätigen.
  • Rabatt hinzufügen: Wähle im Feld rechts die Art des Rabatts. Mit % gibst du einen prozentualen Rabatt ein oder wählst eine der Schnellauswahlen 5 %, 10 %, 15 % oder 20 %. Mit € ziehst du einen festen Betrag ab. Mit Code löst du einen Rabatt- oder Gutscheincode ein, den du eintippst oder über Code scannen erfasst. Klicke auf Rabatt anwenden.
  • Individueller Preis: Über den Stift an einer Buchung passt du ihren Preis an.
Klicke anschließend auf Bestellung abschließen. Es öffnet sich der Dialog Bestellung abschließen?. Dort legst du fest, was beim Speichern passiert: Nutzt deine Organisation Kundensalden, erscheint zusätzlich Zum Kundensaldo hinzufügen. Mehr dazu unter Kundensalden und Sammelrechnungen. Klicke auf Speichern. anny merkt sich deine Auswahl für die nächste Bestellung.
Dialog Bestellung abschließen mit den Optionen Bestätigung per E-Mail senden, Rechnung festschreiben und Transparente Buchungen

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Wann nutze ich das?

  • Du willst einen schnellen Überblick über alle Buchungen deiner Organisation: Der Kalender zeigt dir auf einen Blick Auslastung und Verfügbarkeit.
  • Du verwaltest Buchungen für Kund:innen, die telefonisch oder vor Ort anfragen: Über Neu oder die Taste B legst du Buchungen direkt an, ohne die Buchungsseite nutzen zu müssen.
  • Du arbeitest mit verschiedenen Ressourcentypen und brauchst unterschiedliche Perspektiven: Über Filter und gespeicherte Ansichten erstellst du spezialisierte Arbeitsansichten für dein Team.
  • Du willst Termine kurzfristig umplanen: Per Drag-and-Drop verschiebst du Buchungen und informierst die Kund:innen im selben Schritt.
  • Nicht geeignet für: Wenn du Buchungen nach Status, Kund:in oder Tags durchsuchen und gesammelt bearbeiten willst, nutze die Liste Buchungen. Für Umsätze nutze die Bestellungsübersicht oder Exporte.

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Zusammenhang mit anderen Features

  • Buchungspakete und Produkte: Beides fügst du im Fenster Neue Bestellung über die Tabs Buchungspakete und Produkte zur Bestellung hinzu. Die Tabs erscheinen nur, wenn deine Organisation Buchungspakete bzw. Produkte anbietet.
  • Blocker: Blocker legst du direkt im Kalender an. Alle Blocker verwaltest du zusätzlich unter Buchungen › Blocker. Mehr dazu unter Globale Blocker erstellen und verwalten.
  • Verfügbare Termine: Im Planer-Modus (Verfügbarkeiten planen) legst du verfügbare Termine an und verschiebst sie. Mehr dazu unter Verfügbare Termine.
  • Karten: Mit aktivierten Karten erscheint die Ansicht Karte. Mehr dazu unter Interaktive 3D-Lagepläne.
  • Rabattcodes: In der Buchungserstellung wendest du über Rabatt hinzufügen einen Rabattcode an. Mehr dazu unter Rabattcodes.
  • Aktivität: Im Seitenpanel einer Buchung siehst du ihre Aktivität mit Notizen und E-Mails. Mehr dazu unter Aktivitäts-Log.

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Einstellungen & Optionen

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Praxisbeispiele

Ein Coworking-Space hat Meetingräume, Flex Desks und Phone Booths. Das Team an der Rezeption soll nur die Meetingräume sehen.
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Kalender öffnen und Filter setzen

Öffne den Kalender und klicke oben rechts auf Filter. Wähle unter Kategorien die Kategorie Meetingraum aus.
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Als neue Ansicht speichern

Öffne im Filter-Panel das Menü am Button Speichern und wähle Als neue Ansicht speichern.
3

Ansicht für das Team teilen

Vergib einen Namen (z. B. „Meetingräume“), aktiviere Geteilte Ansicht und klicke auf Ansicht speichern.
Sobald die Ansicht gespeichert ist, wählt das Rezeptionsteam sie im Filter-Panel mit einem Klick aus.
Eine Kundin ruft an und möchte einen Termin für eine Einzelstunde buchen. Die Rezeptionistin legt die Buchung direkt im Kalender an.
1

Zeitraum im Kalender aufziehen

Ziehe in der Spalte der gewünschten Ressource (z. B. „Studio A“) den Zeitraum auf und wähle Buchung anlegen.
2

Service wählen

Wähle den Service (z. B. „Einzelstunde 60 Min“). Datum und Uhrzeit sind aus dem Kalender bereits übernommen. Klicke auf Buchung hinzufügen.
3

Kundin zuweisen

Klicke auf Kunde hinzufügen und wähle die Kundin aus.
4

Bestellung abschließen

Klicke auf Bestellung abschließen. Lass Bestätigung per E-Mail senden aktiviert und klicke auf Speichern.
Sobald die Bestellung gespeichert ist, erhält die Kundin eine Bestätigung per E-Mail.
Ein Kunde bittet darum, seinen Termin um eine Stunde nach hinten zu verschieben.
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Buchung verschieben

Ziehe die Buchung im Kalender per Drag-and-Drop auf die neue Uhrzeit.
2

Kunden benachrichtigen

Aktiviere im Dialog Kunde benachrichtigen und ergänze optional eine Nachricht an den Kunden. Bestätige den Dialog.
Sobald du bestätigt hast, steht die Buchung zur neuen Zeit im Kalender und der Kunde erhält eine E-Mail.

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FAQ

Bei Verfügbar wählst du aus den freien Zeiträumen der Ressource. Bei Freie Eingabe gibst du Datum und Uhrzeit selbst ein. anny prüft dann trotzdem, ob der Zeitraum frei ist, und fragt bei einer Überschneidung nach, ob du die Buchung dennoch anlegen willst. Wenn du einen Zeitraum im Kalender aufziehst, nutzt anny automatisch Freie Eingabe, damit dein Zeitraum genau übernommen wird.
Ja. Wähle die Ansicht im Filter-Panel aus, passe die Filter an und klicke auf Speichern. Namen und Freigabe änderst du über Ansicht bearbeiten im Menü am Tab.
Eine private Ansicht siehst nur du. Eine Geteilte Ansicht sehen alle Teammitglieder. Da Kalender und Ressourcenliste dieselben Ansichten nutzen, erscheint sie an beiden Stellen.
Im neuen Admin öffnet Neu direkt das Fenster Neue Bestellung. Buchungspakete und Produkte fügst du dort über die Tabs Buchungspakete und Produkte hinzu. Die Tabs erscheinen nur, wenn deine Organisation Buchungspakete bzw. Produkte anbietet.
Der Kalender fasst Ressourcen mit Unterressourcen oder einer Kapazität größer 1 zusammen. Du siehst Belegungszahlen, nicht jede Unterressource als eigene Spalte. Klicke auf das Symbol am Chip der Ressource und wähle Unterressourcen von … anzeigen. Räume und Sportplätze legst du deshalb am besten als eigene Ressourcen an. Mehr dazu unter Ressourcen konfigurieren.

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Troubleshooting

Wahrscheinlich blendet ein Filter Ressourcen aus. Öffne Filter und prüfe Schnellfilter und Ressourcenauswahl. Setze die Filter zurück oder wechsle zur Ansicht Alle.
Unter Beliebig erscheinen nur Services, die mit mindestens einer Ressource verknüpft sind. Buchungsoptionen, die nur zu einer einzelnen Ressource gehören, erscheinen dort nicht. Wähle in diesem Fall die konkrete Ressource aus.
Der Kalender zeigt maximal 30 Ressourcen gleichzeitig. Entferne eine Ressource unter Ausgewählt, bevor du eine neue hinzufügst, oder teile deine Ressourcen auf mehrere gespeicherte Ansichten auf.
Die Ansicht Karte erscheint nur, wenn Karten in deiner Organisation aktiviert sind und du berechtigt bist, Karten zu sehen. Mehr dazu unter Interaktive 3D-Lagepläne.