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Das Aktivitäts-Log zeigt dir die gesamte Historie eines Datensatzes in einer Zeitleiste: Änderungen, versendete und empfangene E-Mails, interne Notizen, Aufgaben deines Teams und Ereignisse wie Kalendersynchronisationen. Du kannst direkt im Log Notizen schreiben, Aufgaben an Kolleg:innen verteilen und deinen Kund:innen per E-Mail antworten.
Beta-Phase Admin 3.0 (Stand: 5. Oktober). Anpassungen sind möglich.

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Wo finde ich das Aktivitäts-Log?

Im Admin-Bereich heißt das Log Aktivität. Du findest es an diesen Stellen: Ganz oben steht der älteste geladene Eintrag, ganz unten der neueste. Wenn du nach oben scrollst, lädt anny ältere Einträge nach. Kommen neue Ereignisse hinzu, während du weiter oben liest, zeigt dir das Glocken-Icon oben rechts einen Hinweis wie 2 neue Ereignisse anzeigen.

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Einträge filtern und durchsuchen

Klicke oben rechts auf das Filter-Icon (Filtern). Darunter erscheinen fünf Filter:
Aktivitäts-Log mit geöffneten Filtern Alles, Notizen, Kommunikation, Änderungen und System
Mit dem Lupen-Icon (Aktivität durchsuchen) suchst du nach Text in den Einträgen, zum Beispiel nach einem Betreff oder einem Namen. Suche und Filter lassen sich kombinieren.
Hat ein Tag mehr als drei Änderungen oder Systemereignisse, fasst anny sie unter Alles zusammen. Klicke auf Mehr anzeigen, um alle Einträge des Tages zu sehen. Wählst du einen Filter oder suchst du, siehst du alle Einträge sofort.
Einträge mit Details, zum Beispiel eine Änderung oder eine E-Mail, klappst du über den Pfeil links auf.

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Interne Kommunikation: Notizen und Aufgaben

Notizen sind nur für dein Team sichtbar. Kund:innen sehen sie weder auf der Buchungsseite noch per E-Mail. Im Log erkennst du sie an Notiz · intern.

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Notiz schreiben

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Notiz auswählen

Wähle im Eingabefeld unten im Log Notiz.Das Feld zeigt Notiz schreiben… und den Hinweis Intern.
2

Text eingeben

Schreibe deine Notiz. Mit @ erwähnst du eine Kollegin oder einen Kollegen.Die erwähnte Person wird benachrichtigt.
3

Notiz speichern

Klicke auf Notiz schreiben oder drücke ⌘ + ↩ (Windows: Strg + Enter).Die Notiz erscheint ganz unten im Log.
Unter jeder Notiz kannst du mit Antworten einen Verlauf starten und mit Reaktion hinzufügen ein Emoji vergeben. Eigene Notizen kannst du über die drei Punkte wieder löschen.

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Aufgaben zuweisen

Eine Notiz wird zur Aufgabe, sobald du eine Person zuweist oder ein Fälligkeitsdatum setzt. So verteilst du To-dos direkt an der Buchung, Bestellung oder am Kunden.
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Notiz schreiben

Schreibe im Modus Notiz, was zu tun ist.Unter dem Text siehst du Zuweisen und Fällig.
2

Person zuweisen

Klicke auf Zuweisen und wähle eine Person aus deinem Team.Der Name erscheint statt Zuweisen im Eingabefeld.
3

Fälligkeit setzen

Klicke auf Fällig und wähle ein Datum. Dieser Schritt ist optional.Das Datum erscheint statt Fällig im Eingabefeld.
4

Aufgabe speichern

Klicke auf Notiz schreiben.Die Aufgabe erscheint im Log mit Als erledigt markieren, dem Fälligkeitsdatum und Zugewiesen an.
Aktivitäts-Log mit Filter Notizen, einer offenen Aufgabe und einer neuen Notiz, die Anna Berger zugewiesen wird
Aufgaben durchlaufen diese Zustände: Zuweisung und Fälligkeit änderst du auch nachträglich über die Icons oben rechts an der Notiz. Über Zuweisung entfernen und Fälligkeit entfernen nimmst du beides wieder heraus.

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Benachrichtigungen

anny informiert dich im Admin-Bereich und per E-Mail, wenn:
  • dir jemand eine Aufgabe zuweist. Die E-Mail enthält das Fälligkeitsdatum und den Button Aufgabe öffnen.
  • dich jemand in einer Notiz erwähnt.
  • jemand auf deine Notiz oder auf eine dir zugewiesene Aufgabe antwortet.
  • eine Kundin oder ein Kunde per E-Mail antwortet.
Welche dieser Benachrichtigungen du erhältst, legst du in der Gruppe Aktivität deiner Benachrichtigungseinstellungen fest: Mir zugewiesene Aufgaben, Notizen und Kundennachrichten. Erwähnungen erhältst du immer.

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Externe Kommunikation: E-Mails an Kund:innen

Aus dem Log einer Buchung, Bestellung oder eines Kunden schreibst du der Kundin oder dem Kunden direkt eine E-Mail. Die E-Mail und alle Antworten bleiben im Log, sodass dein ganzes Team den Verlauf sieht.
1

E-Mail auswählen

Wähle im Eingabefeld unten im Log E-Mail.Unter An siehst du Name und E-Mail-Adresse der Kundin oder des Kunden.
2

Betreff und Text eingeben

Trage unter Betreff ein, worum es geht, und schreibe deine Nachricht.Der Button E-Mail absenden wird aktiv, sobald Betreff und Text ausgefüllt sind.
3

E-Mail senden

Klicke auf E-Mail absenden.Die E-Mail erscheint im Log als E-Mail · ausgehend und erhält einen Zustellstatus.
Aktivität mit Filter Kommunikation, einer eingehenden Kunden-E-Mail und dem Eingabefeld im Modus E-Mail mit An, Betreff und Nachricht
Antwortet die Kundin oder der Kunde, landet die Antwort automatisch im Log als E-Mail · eingehend. Mit Antworten schreibst du direkt zurück; der Betreff wird übernommen.
Die Option E-Mail ist nur aktiv, wenn beim Datensatz eine Kund:in mit E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Hast du die Kundin oder ihre E-Mail-Adresse gerade geändert, speichere zuerst. Bei Blockern gibt es nur Notizen.

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Automatische E-Mails und Zustellstatus

Unter Kommunikation siehst du auch alle E-Mails, die anny automatisch verschickt, zum Beispiel Buchungsbestätigungen, Erinnerungen oder Rechnungen. Klappe eine E-Mail auf, um Betreff, Empfänger:in und den Verlauf des Status zu sehen. Mit Öffnen siehst du die E-Mail so, wie sie versendet wurde.
Zeigt der Status Zugestellt, aber die Kundin findet die E-Mail nicht: Die Nachricht liegt möglicherweise im Spam-Ordner oder in einem Ordner wie „Sonstige“.

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Weitere Nachrichten

Außerdem erscheinen unter Kommunikation:
  • SMS und WhatsApp-Nachrichten, zum Beispiel mit einem Zugangscode, mit ihrem Zustellstatus
  • Anrufe und Chats des anny KI-Assistenten mit Kund:innen. Aufgeklappt siehst du die KI-Zusammenfassung und kannst bei Anrufen die Aufnahme abspielen.

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Änderungen und Änderungen durch den KI-Agenten

Unter Änderungen siehst du, wer den Datensatz wann geändert hat. Aufgeklappt zeigt jede Änderung den alten und den neuen Wert. Nimmt der anny KI-Agent eine Änderung vor, trägt der Eintrag das Label via KI-Agent. So erkennst du auf einen Blick, welche Änderungen nicht von einer Person aus deinem Team stammen. Aufgeklappt siehst du, was der Agent geändert hat, und gegebenenfalls seine Begründung.
Aktivitäts-Log mit Filter Änderungen und aufgeklappter Buchungsänderung via KI-Agent mit Begründung sowie alter und neuer Uhrzeit
Das Label via KI-Agent gibt es nicht nur bei Änderungen. Schreibt der KI-Agent eine Notiz oder eine E-Mail, erscheint sie mit demselben Label unter Notizen beziehungsweise Kommunikation.

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System

Unter System stehen Ereignisse, die anny automatisch protokolliert. Als Absender siehst du dort System.
Aktivitäts-Log mit Filter System, Einträgen zu Türcodes, Zugangslinks und Kalendersynchronisationen
Fehlgeschlagene Einträge sind rot markiert. Aufgeklappt siehst du Details wie den Kalender, das Schloss oder die Fehlermeldung.

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Wann nutze ich das?

  • Du möchtest wissen, ob eine Buchungsbestätigung angekommen ist: Unter Kommunikation siehst du den Zustellstatus jeder E-Mail.
  • Eine Kollegin soll sich um eine Buchung kümmern: Schreibe eine Notiz, weise sie ihr zu und setze eine Fälligkeit.
  • Eine Kundin hat eine Rückfrage: Antworte ihr per E-Mail direkt aus dem Log, damit dein Team den Verlauf sieht.
  • Du willst nachvollziehen, wer eine Buchung verschoben hat: Unter Änderungen siehst du, ob es eine Person aus deinem Team oder der KI-Agent war.
  • Eine Buchung fehlt in deinem externen Kalender: Unter System siehst du, ob die Synchronisation fehlgeschlagen ist.

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FAQ

Nein. Notizen und Aufgaben sind ausschließlich im Admin-Bereich sichtbar und werden weder per E-Mail noch auf der Buchungsseite angezeigt. Nur Nachrichten, die du im Modus E-Mail schreibst, erreichen die Kundin oder den Kunden.
Antwortet eine Kundin auf eine E-Mail, die du aus dem Log gesendet hast, erscheint die Antwort im Log desselben Datensatzes als E-Mail · eingehend. Wenn du die Benachrichtigung Kundennachrichten aktiviert hast, informiert dich anny zusätzlich.
Die Option E-Mail ist deaktiviert, wenn beim Datensatz keine Kund:in mit E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Hast du die Kundin gerade geändert, speichere zuerst. Bei Blockern und in den Einstellungen gibt es nur Notizen.
Prüfe, ob beim Abschließen der Bestellung Bestätigung per E-Mail senden deaktiviert war. Außerdem können Kund:innen E-Mail-Benachrichtigungen in ihrem Profil deaktivieren. Die Bestätigung kannst du in den Bestelldetails über Buchungsbestätigung erneut senden nachträglich verschicken.
Einträge, die der anny KI-Agent ausgelöst hat, tragen das Label via KI-Agent. Änderungen findest du unter Änderungen, Notizen des Agenten unter Notizen und E-Mails unter Kommunikation.

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Troubleshooting

Das Öffnen wird über ein unsichtbares Bild in der E-Mail erkannt. Manche E-Mail-Programme laden externe Inhalte nicht automatisch. Dann bleibt der Status auf Zugestellt, auch wenn die E-Mail gelesen wurde.
Bei Unzustellbar existiert die E-Mail-Adresse nicht. Prüfe die Adresse beim Kunden und korrigiere sie. Bei Blockiert hat der Mailserver der Empfänger:in die E-Mail abgelehnt, zum Beispiel weil die Kundin E-Mails von anny als Spam markiert oder den Empfang abgelehnt hat. Bitte die Kundin, die Absenderadresse freizugeben, und wende dich an den anny Support, damit die Adresse wieder freigeschaltet wird.
Änderungen und Synchronisationen über eine Integration können mit leichter Verzögerung erscheinen. Wenn am Glocken-Icon ein Hinweis wie 2 neue Ereignisse anzeigen erscheint, klicke darauf. Andernfalls lade die Seite neu.
Prüfe in deinen Benachrichtigungseinstellungen in der Gruppe Aktivität, ob Mir zugewiesene Aufgaben aktiviert ist.