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Kernstruktur & Navigation

Alles, was in anny buchbar ist: Räume, Arbeitsplätze, Equipment, Events, Kurse, Dienstleistungen oder Parkplätze. Ressourcen sind das zentrale Objekt, um das sich alles dreht.
Eine konkrete Einzeloption innerhalb einer mehrfach verfügbaren Ressource. Beispiel: Arbeitsplatz 1, 2, 3 innerhalb der Ressource “Open Space”. Kund:innen wählen bei der Buchung eine bestimmte Child-Ressource oder bekommen automatisch eine zugewiesen.
Definiert, wie eine Ressource gebucht wird: Dauer, Preis, Intervall und Regeln. Technisch identisch. Der angezeigte Begriff hängt von der Ressourcen-Kategorie ab (Räume/Equipment = Buchungsoption, Dienstleistungen = Service).
Von anny vorgegebene Klassifizierung einer Ressource (z. B. Meetingraum, Parkplatz, Flex Desk, Workshop). Pflichtfeld bei der Erstellung. Steuert die Gliederung auf der Buchungsseite.
Selbst erstellte Organisationseinheit für Services. Steuert die Gliederung der Services auf der Buchungsseite und im Admin-Kalender. Optional.
Das Backend von anny. Hier werden Ressourcen eingerichtet, Buchungen verwaltet, Kunden gepflegt und alle Einstellungen konfiguriert.
Das Frontend für Kund:innen. Hier werden Ressourcen entdeckt, Buchungen vorgenommen und bestehende Reservierungen verwaltet. Bereiche: Home, Entdecken, Planer, Buchungen.
Zentrale Konfiguration der Organisation: Layout, Checkout, Features, Zahlungen, Sicherheit und mehr. Erreichbar über Avatar (oben rechts).

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Verfügbarkeit & Zeitsteuerung

Definiert regelmäßige, wiederkehrende Öffnungszeiten einer Ressource (Wochentag + Start-/Endzeit). Kann mit mehreren Ressourcen geteilt werden. Mehrere Zeitpläne pro Ressource möglich, Priorität durch Reihenfolge.
Ein konkretes, einzelnes Zeitfenster mit festem Datum. Für Kurse, Events oder Workshops. Kann optional als wiederkehrend konfiguriert werden. Nicht verwechseln mit Zeitplänen.
Schränkt die Verfügbarkeit einer Buchungsoption zusätzlich ein, ohne die Ressourcen-Zeitpläne zu verändern.
Bestimmt, wie oft eine Ressource gleichzeitig gebucht werden kann: Einfach verfügbar (1x), Mehrfach verfügbar (bis zur eingestellten Anzahl) oder Child-Ressourcen (konkrete Einzeloptionen).
Optionales Start- und Enddatum eines Zeitplans. Ohne Eintrag gilt der Zeitplan dauerhaft. Wird genutzt für saisonale Abweichungen.
Sperrt mehrere Ressourcen gleichzeitig für einen definierten Zeitraum (z. B. Feiertag, Betriebsferien). Unabhängig von Zeitplänen.
Reserviert einen Zeitslot exklusiv für eine einzelne Bestellung, sodass keine anderen Kund:innen im selben Slot buchen können (z. B. Gruppenevents).
Benachrichtigt Kund:innen automatisch, sobald ein ausgebuchter Zeitslot wieder frei wird.
Passt die Kapazität von Terminen automatisch an die Nachfrage an, indem On-Demand Ressourcen bei steigender Nachfrage hinzugeschaltet werden.
Eine Ressource, die erst bei Bedarf (steigende Nachfrage) automatisch zur Verfügung gestellt wird. Teil der dynamischen Kapazitätsplanung.

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Buchungsablauf & -arten

Standard-Buchungsablauf: Kund:innen wählen zuerst eine konkrete Ressource, dann die gewünschte Buchungsoption.
Alternativer Buchungsablauf: Kund:innen wählen zuerst die Leistung (Service), dann optional die ausführende Person oder Ressource. anny kann die Ressource auch automatisch zuweisen.
Bestimmt beim Service-First Flow, welche Ressource automatisch zugewiesen wird: First Available (erste nach Reihenfolge), Round Robin (rotierende Verteilung) oder Random (zufällig).
Steuert, wie eine Buchung die Ressource beeinflusst: Standard (blockiert), Transparent (blockiert nicht), Mehrfach (blockiert mehrere Kapazitätseinheiten) oder Vollständig (blockiert gesamte Kapazität, nur bei Child-Ressourcen).
Bestimmt die Dauer einer Buchungsoption: Feste Dauer (vorgegeben), Flexible Dauer (Min/Max-Rahmen), Dauer nach Zeitplan (füllt den gesamten Slot) oder Serie (mehrere Termine als Paket).
Zeitabstand zwischen möglichen Startterminen einer Buchungsoption (z. B. alle 30 Minuten).
Frühestmöglicher Buchungszeitpunkt in der Zukunft. Verhindert kurzfristige Buchungen.
Maximaler Zeitraum, wie weit in die Zukunft gebucht werden kann.
Automatisch geblockte Pufferzeit vor und/oder nach einer Buchung. Wird nicht abgerechnet.
Automatisch wiederholte Buchung in einem regelmäßigen Intervall (z. B. wöchentlich). Nur bei kostenlosen Buchungsoptionen möglich.
Mehrere zusammengehörige Termine als buchbares Paket (z. B. 8-teiliger Yogakurs). Kund:innen buchen alle Termine auf einmal.
Ein Checkout-Vorgang, der eine oder mehrere Buchungen zusammenfasst. Enthält Preis, Zahlungsinformationen und Buchungsdetails.

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Smart Availability & Abhängigkeiten

Verbindet Ressourcen miteinander, sodass bei einer Buchung automatisch alle abhängigen Ressourcen blockiert werden, ohne dass Kund:innen diese sehen oder auswählen.
Pool von Ressourcen, aus dem anny automatisch eine verfügbare Ressource pro Gruppe auswählt. Für flexible Setups mit mehreren Ressourcentypen (z. B. 2 Mitarbeitende + 1 Raum).
Automatisch erstellte Reservierung einer abhängigen Ressource bei Smart Availability. Erscheint als Blocker im Kalender der abhängigen Ressource.
Eine Ressource, die bei Buchung einer anderen Ressource automatisch mitblockiert wird. Konfiguriert über den Ressourcen-Tab in der Buchungsoption.

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Kunden & Zugang

Ein geschlossener Bereich innerhalb eines anny Accounts. Steuert, wer bestimmte Ressourcen sehen und buchen kann. Mitglieder werden manuell, per Auto-Join (Domain/SSO/Buchungsregel) oder über ein Abo hinzugefügt.
Ein Guthaben, das einer Person zugeordnet wird und bei jeder passenden Buchung automatisch verbraucht wird. Typen: Menge, Dauer oder Budget. Einmalig oder wiederkehrend.
Ein käufliches, zweckgebundenes Leistungspaket (z. B. 10er-Karte). Kund:innen erhalten einen 8-stelligen Buchungscode, den sie bei zukünftigen Buchungen im Checkout einlösen.
8-stelliger Code aus einem Buchungspaket. Wird im Checkout eingegeben und reduziert den Buchungspreis (Kontingent wird verbraucht).
Ein Mehrzweckgutschein mit reinem Geldwert (0 % USt. beim Kauf). Wird bei beliebigen Buchungen als Zahlungsmittel eingelöst. Nicht zweckgebunden.
Ein prozentualer oder absoluter Preisnachlass, den Kund:innen im Checkout eingeben. Ohne Guthabenlogik, rein preisreduzierend.
Definiert die Konditionen eines Abonnements: Preis, Intervall, Laufzeit, Kündigungsfrist und optionale Benefits (Community-Zugang, Kontingent).
Organisiert Abo-Pläne hierarchisch. Innerhalb einer Gruppe darf eine Person nur ein aktives Abo haben. Die Reihenfolge bestimmt Upgrade- und Downgrade-Logik.
Verbundene Personen, für die du im Namen buchen kannst (z. B. Kolleg:innen). Ermöglicht Buchungen durch Dritte.
Accountweite Regeln, die die Anzahl erlaubter Buchungen pro Zeitraum begrenzen. Mit Geltungsbereich (Ressource/Gruppe/Kategorie) und Nutzersteuerung (Sperrliste/White-List).

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Buchungserweiterungen

Optionale Extras, die Kund:innen im Buchungsprozess dazubuchen können (z. B. Catering, Equipment, Getränke).
Individuelle Formularfelder pro Buchungsoption, die im Checkout oder beim Check-in abgefragt werden (z. B. Allergien, T-Shirt-Größe).
Dokumente (AGB, Hausordnung, Haftungsausschluss), die im Buchungsprozess per Checkbox oder digitaler Unterschrift bestätigt werden müssen.
Erfasst pro Buchung individuelle Daten für jede teilnehmende Person, sodass jede:r ein eigenes Ticket und einen eigenen Kundendatensatz erhält.
Ermöglicht es, zusätzliche Personen zu einer Buchung hinzuzufügen und deren Sichtbarkeit, Rechte und Kalender-Sync zu steuern.
Automatisch generierte, personalisierte Teilnahmenachweise für Seminare, Workshops oder Kurse.
Preismodifikatoren, die den Basispreis einer Buchungsoption automatisch anpassen: nach Wochentag, Uhrzeit, Auslastung, Community-Zugehörigkeit, Vorlaufzeit oder Buchungsanzahl.
Eine Regel innerhalb des dynamischen Pricings, die den Preis erhöht oder senkt. Typen: Einmaliger Rabatt/Aufschlag, Pro Intervall, Prozentual.
Regeln, die festlegen, bis wann und zu welchen Kosten Kund:innen ihre Buchungen stornieren können.
Zusätzliche E-Mail-Informationen, die auf Account-, Ressourcen- oder Buchungsoptionsebene in Bestätigungsmails und Erinnerungen eingefügt werden.

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Zahlungen & Rechnungen

Zahlungsabwicklung über Stripe. Unterstützt SEPA, Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay. Voraussetzung für Abos und kostenpflichtige Buchungen mit Online-Checkout.
Ermöglicht Kund:innen, nach der Buchung per Rechnung zu zahlen, statt im Checkout sofort zu bezahlen.
Eine noch nicht finalisierte Rechnung. Kann bearbeitet werden, bevor sie an Kund:innen versendet wird.
Sammelt Rechnungsentwürfe pro Kund:in oder Unternehmen auf einem Saldo, der später als Sammelrechnung konsolidiert wird.
Fasst mehrere Rechnungsentwürfe eines Kundensaldos in einer einzigen Rechnung zusammen.
Point-of-Sale-App für Vor-Ort-Zahlungen per Kartenlesegerät oder Tap to Pay. Verwaltet Kalender und Zahlungen.

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Kommunikation & CRM

Chronologischer Feed aller Änderungen, E-Mails und internen Notizen zu Buchungen, Bestellungen und Kunden.
Gezielte Nachrichten an Kund:innen, basierend auf Buchungen, Kundenprofilen oder Abonnements.
SMS, WhatsApp oder Telegram-Nachrichten zu Buchungen, Check-Ins und Erinnerungen an Kund:innen oder Gastgeber.

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Check-In & Vor-Ort

Einlasskontrolle per QR-Code-Ticket. Steuert den Zugang, verwaltet Kapazitäten in Echtzeit und ermöglicht Formularabfragen erst vor Ort.
Ein bei der Buchung ausgestelltes Ticket mit QR-Code, das beim Einlass gescannt wird. Pro Ressource aktivierbar.
Ein Tablet mit der anny Check-In App, das am Eingang steht und QR-Codes scannt oder Vor-Ort-Registrierungen ermöglicht.
Verwaltet Laufkundschaft und Terminbuchungen mit Nummernaufruf, Schaltern und Aufrufanzeigen.
Verwandelt Tablets und Smart-TVs in interaktive Raumdisplays mit Live-Status, Ad-hoc-Buchung und Check-in.
Zeigt die Belegung von Ressourcen in Echtzeit auf jedem browserfähigen Gerät an, ohne App-Installation.

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Integrationen & Sicherheit

Zentrales Login über einen externen Identity Provider (z. B. Microsoft Entra ID, Google Workspace). Nutzer:innen melden sich mit ihren Unternehmens-Credentials an.
Authentifizierungsprotokoll für SSO. anny unterstützt Microsoft SAML und Google Workspace SSO.
Automatische Synchronisierung von Benutzerkonten zwischen Identity Provider und anny (Anlegen, Aktualisieren, Deaktivieren).
Synchronisiert Benutzerattribute (z. B. Abteilung, Standort) aus dem Identity Provider mit anny. Ermöglicht automatische Community-Zuordnung basierend auf Benutzergruppen.
Synchronisiert Buchungen und Termine in Echtzeit mit externen Kalendern (Google, Outlook, Microsoft 365, ICS).
Integration mit digitalen Türschlössern (Nuki, Salto, Tapkey, dormakaba, EVVA, Comydo u. a.). Gewährt Zugang automatisch basierend auf aktiven Buchungen.

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Apps & Plattform

KI-Assistent, der Anrufe entgegennimmt, Kund:innen berät, Verfügbarkeiten prüft und Buchungen erstellt, per Telefon und Chat.
Native App für iOS und Android. Ermöglicht Buchungen, Check-ins und Kontoverwaltung unterwegs.
Buche Räume und Arbeitsplätze direkt aus Outlook heraus, ohne die anny Buchungsseite zu öffnen.
Integration für Microsoft Teams, um Buchungen direkt aus Teams heraus vorzunehmen.
Ermöglicht es, die Buchungsseite oder einzelne Ressourcen per iFrame oder Script direkt auf der eigenen Website einzubetten.
Visuelle Darstellung von Räumlichkeiten als interaktiver Plan. Grün markierte Ressourcen sind verfügbar und direkt buchbar.
Bereich auf der Buchungsseite, der favorisierte Ressourcen in einer Wochenübersicht zeigt. Ermöglicht schnelle Buchung der gesamten Arbeitswoche.

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Auswertung & Daten

Visuelle Auswertungen von Buchungsdaten, Auslastung und Nutzungsverhalten im Admin-Bereich.
Buchungen, Kunden, Rechnungen und mehr als CSV oder Excel exportieren, einmalig oder automatisch in festen Intervallen.
Kontoauszüge, Belege und Umsatzübersichten aus anny exportieren und in DATEV oder andere Buchhaltungssysteme integrieren.