Skip to main content
Die GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – beschreiben, wie steuerlich relevante Daten in Software entstehen, gesichert und aufbewahrt werden müssen. Für dich als Betreiber:in einer anny-Instanz sind vor allem zwei Fragen relevant: Kann jemand eine ausgestellte Rechnung nachträglich verändern? Und lässt sich jeder Geschäftsvorfall lückenlos nachvollziehen? Die kurze Antwort: Sobald eine Rechnung in anny festgeschrieben ist, ist sie unveränderlich. Korrekturen entstehen ausschließlich als neue Dokumente – Stornorechnung, Korrekturrechnung oder Neuausstellung. Diese Seite beschreibt die Prozesse dahinter im Detail.
anny ist die Software, in der deine Belege entstehen – nicht dein Buchführungssystem und keine Steuerberatung. Die Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten treffen dich als Steuerpflichtige:n. Der Abschnitt Was das für dich als Betreiber:in bedeutet trennt beide Seiten auf.

​
Die GoBD-Grundsätze und ihre Umsetzung

​
Entwurf, Festschreibung, Unveränderlichkeit

Jede Rechnung durchläuft in anny genau zwei Zustände. Der Übergang dazwischen ist der Moment der Festschreibung – und er ist eine Einbahnstraße.
1

Entwurf

Ein Rechnungsentwurf hat noch keine Rechnungsnummer. Du kannst Positionen ändern, Beträge korrigieren, den Empfänger tauschen oder den Entwurf komplett löschen. Ein Entwurf ist kein Beleg und geht in keinen Buchhaltungsexport ein. Mehr dazu unter Rechnungsentwurf bearbeiten.
2

Festschreiben

Beim Fertigstellen passiert dreierlei in einem Zug: anny vergibt die nächste Rechnungsnummer aus deinem Nummernkreis, setzt den Status (versendet oder bezahlt) und erzeugt die Belegdateien – ein PDF und eine strukturierte E-Rechnung im XML-Format. Beide werden unter einem eindeutigen Dateinamen archiviert.
3

Festgeschrieben

Ab jetzt sind Positionen, Beträge, Steuersätze, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer unveränderlich. Änderungsversuche werden abgewiesen – die Oberfläche bietet keine Bearbeitung mehr an, die API antwortet mit einem Fehler, und auch der interne Adminbereich verweigert die Bearbeitung. Löschen ist ebenfalls ausgeschlossen.

​
Wann festgeschrieben wird

Der Zeitpunkt hängt an der Zahlungsart der Buchungsoption – nicht an einer globalen Einstellung:
Schaltest du bei Offline-Zahlung die Rechnungsstellung bewusst ab, erzeugt anny für diese Buchungen keinen Beleg und schreibt nichts fest. Wir gehen dann davon aus, dass die Rechnung in einem anderen System entsteht. Die ordnungsgemäße Rechnungsstellung liegt in diesem Fall vollständig bei dir.
Rechnungen über 0,00 € erhalten keine Nummer und werden nicht festgeschrieben. Sie dokumentieren eine kostenlose Buchung, sind aber kein steuerlich relevanter Beleg.

​
Rechnungsnummern

Rechnungsnummern werden je Nummernkreis lückenlos aufsteigend vergeben. Ein Nummernkreis besteht aus dem Präfix deiner Organisation und dem Jahr, in dem die Rechnung ausgestellt wird:
Für die Vergabe gilt:
  • anny ermittelt die höchste bereits vergebene Nummer des Kreises und zählt um eins hoch. Es entstehen keine Lücken durch Zufallswerte oder Zeitstempel.
  • Die Vergabe läuft unter einer Sperre. Auch wenn mehrere Buchungen in derselben Sekunde abgeschlossen werden, erhält jede Rechnung genau eine eigene Nummer.
  • Eine einmal vergebene Nummer wird nie erneut verwendet – auch nicht nach einer Stornierung.
  • Zum Jahreswechsel wird der Zähler auf 0 zurückgesetzt. Das Jahr im Präfix trennt die Kreise, sodass sich Nummern verschiedener Jahre nie überschneiden.
Das Präfix leitet anny aus deiner Organisation ab. Es lässt sich nicht manuell ändern – damit kann auch niemand einen Nummernkreis nachträglich verschieben oder doppelt eröffnen.

​
Korrekturen: Storno statt Änderung

Eine festgeschriebene Rechnung wird nicht korrigiert, sondern durch ein zweites Dokument ausgeglichen. Das Original bleibt in jedem Fall erhalten und abrufbar. Die Verknüpfung bleibt dabei in beide Richtungen erhalten: Die Stornorechnung verweist auf die Nummer der Originalrechnung – im PDF sichtbar und in der E-Rechnung als strukturierte Referenz auf das Vorgängerdokument. Das Original zeigt umgekehrt auf sein Storno. Die Bedienschritte dazu stehen unter Rechnung korrigieren oder stornieren.
Eine Ausnahme gibt es beim Empfänger: Ist bisher gar keine Anschrift hinterlegt – etwa bei einer anonymen Buchung – oder steht dort nur ein Name ohne Adresszeilen, lassen sich die Empfängerdaten nachträglich ergänzen und der Beleg wird neu erzeugt. Es entsteht keine Stornorechnung, weil die Leistung, die Beträge und die Nummer unverändert bleiben. Sobald eine vollständige Adresse hinterlegt ist, geht jede weitere Änderung den Weg über Storno und Neuausstellung.

​
Belege und Archivierung

Beim Festschreiben erzeugt anny zwei Dateien und legt sie unveränderlich ab: Beide Dateien liegen im Objektspeicher und bleiben abrufbar: in der Rechnungsübersicht, über den Downloadlink in der Rechnungs-E-Mail sowie in jedem Buchhaltungsexport. Da die zugrunde liegenden Daten nach dem Festschreiben nicht mehr veränderbar sind, ist der Beleg jederzeit identisch reproduzierbar.
Festgeschriebene Rechnungen lassen sich nicht löschen – auch nicht auf Wunsch einer Kund:in. Das ist beabsichtigt: Die steuerliche Aufbewahrungspflicht geht dem Löschanspruch aus der DSGVO vor (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Wie anny mit personenbezogenen Daten umgeht, steht unter Datenschutz.

​
Übergabe an die Buchhaltung

Für die eigentliche Buchführung übergibt anny die Daten an dein Buchhaltungssystem – festgeschrieben, referenziert und mit Beleg:
  • DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format: je Geschäftsvorfall ein Buchungssatz, die Rechnungsnummer im Belegfeld 1, eine eindeutige GUID je Buchungssatz. Das Festschreibungskennzeichen steht bewusst auf 0 – die Festschreibung im Sinne der Buchführung nimmt deine Kanzlei nach Sichtung selbst vor.
  • Kontoauszüge und Belegarchiv: CAMT.053 oder CSV, dazu ein ZIP mit allen Rechnungs-PDFs, einer receipt-index.csv für die Zuordnung Transaktion → Beleg und einer Umsatzübersicht nach Steuersätzen.
  • Automatische Exporte an E-Mail, SFTP, FTP oder S3 – zum Beispiel monatlich direkt an deine Steuerkanzlei.
Für den Datenzugriff im Rahmen einer Betriebsprüfung sind die maschinell auswertbaren Exporte der richtige Weg: Buchungsstapel für die Buchungssätze, ZIP-Archiv für die Belege. Beides lässt sich für jeden beliebigen Zeitraum nachträglich erzeugen.

​
Grenzen und Abgrenzung

Damit du nichts annimmst, was anny nicht leistet:
  • Kein Kassensystem mit TSE. anny ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung und hat keine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Die POS App verarbeitet Kartenzahlungen über das Lesegerät, keine Bargeschäfte. Wenn du Bargeld vereinnahmst, brauchst du dafür eine eigene, KassenSichV-konforme Lösung.
  • Kein GoBD-Zertifikat. Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate oder Zertifikate für Software – weder anny noch einem anderen Anbieter. Beurteilt wird immer das konkrete Verfahren beim Steuerpflichtigen, nicht das Produkt.
  • Keine Buchführung. anny erzeugt Belege und Auswertungen. Gebucht wird in deinem Buchhaltungssystem beziehungsweise bei deiner Kanzlei.
  • Keine Steuerberatung. Kontenrahmen, Steuersätze, Sonderfälle und Fristen stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab.

​
Was das für dich als Betreiber:in bedeutet

Für Buchungsbelege und Rechnungen gelten in Deutschland derzeit acht Jahre Aufbewahrungsfrist, für Bücher, Inventare und Abschlüsse zehn Jahre. Verlass dich für die Aufbewahrung nicht allein auf deinen anny-Account: Richte einen automatischen Export an dein Archiv oder deine Kanzlei ein, dann liegen Belege und Buchungsdaten dort, wo du sie auch nach einem Systemwechsel brauchst.

​
FAQ

Nein. Sobald eine Rechnung festgeschrieben ist, sind Positionen, Beträge, Steuersätze, Datum und Nummer gesperrt – für alle Rollen und über alle Wege, auch über die API. Möglich ist nur der Weg über eine Storno- oder Korrekturrechnung.
Entwürfe ja, festgeschriebene Rechnungen nein. Eine ausgestellte Rechnung wird storniert, nicht gelöscht – Original und Storno bleiben beide erhalten.
Nein. Die Originalrechnung behält ihre Nummer und ihren Beleg, die Stornorechnung erhält die nächste freie Nummer desselben Kreises. Beide Dokumente bleiben in der Nummernfolge sichtbar.
Konform sein kann immer nur dein Verfahren als Ganzes, nicht eine einzelne Software – die Finanzverwaltung zertifiziert Produkte grundsätzlich nicht. anny setzt die Anforderungen um, die im Vorsystem zu erfüllen sind: unveränderliche Belege, fortlaufende Nummern, revisionssichere Korrekturprozesse und maschinell auswertbare Exporte. Verfahrensdokumentation, Buchführung und Aufbewahrung liegen bei dir.
Für Kartenzahlungen über die POS App nicht – die Kassensicherungsverordnung zielt auf die Aufzeichnung von Bargeschäften. Nimmst du zusätzlich Bargeld an, brauchst du dafür ein eigenes Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung.
Du stellst die Daten aus deinem Buchhaltungssystem bereit. Aus anny lieferst du dazu die Belege und Buchungsdaten: DATEV-Buchungsstapel und ZIP-Archiv mit allen Rechnungs-PDFs lassen sich für jeden Zeitraum nachträglich erzeugen. Brauchst du Unterstützung bei einer Auswertung, schreib uns an support@anny.co.
Prüfe die Rechnungsübersicht auf offene Entwürfe. Entwürfe sind noch nicht festgeschrieben und erscheinen deshalb in keinem Export. Bei Sammelrechnungen ist das erwartetes Verhalten bis zum Periodenende, bei einzelnen Buchungen ein Hinweis auf eine Rechnung, die noch fertiggestellt werden muss.