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Mit Kundensalden sammelst du Rechnungsentwürfe aus Buchungen, manuellen Rechnungen und optional auch aus Abos zunächst auf einem offenen Saldo, statt jede Position sofort final abzurechnen. Am Ende des Abrechnungszeitraums erstellt anny daraus eine Sammelrechnung. Das reduziert den Abrechnungsaufwand bei Firmenkund:innen mit vielen Buchungen und liefert eine zentrale, nachvollziehbare Rechnung pro Periode.
  • Verfügbar ab dem Business Plan.
  • Aktiviere das Feature unter Avatar → Account-Einstellungen → Rechnungsstellung → Kundensalden.

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Wie funktioniert das Feature?

Die Grundlogik der Rechnungsstellung bleibt erhalten: Für jede Buchung oder manuelle Rechnung entsteht ein Rechnungsentwurf. Kundensalden fügen eine zusätzliche Steuerungsebene hinzu:
  1. Der Rechnungsentwurf wird einem offenen Kundensaldo zugeordnet. Entscheidend ist der Buchungszeitpunkt (nicht der Checkout-Zeitpunkt). Ist ein Service so konfiguriert, dass erst zum Buchungsbeginn abgerechnet wird, landet die Position im späteren Abrechnungszeitraum.
  2. Kundensalden können pro Person oder pro Unternehmen geführt werden. Bei Gruppierung nach Unternehmen ordnet anny Buchungen automatisch anhand des Firmennamens und, wenn vorhanden, einer nicht-generischen E-Mail-Domain zu.
  3. Am Stichtag (Periodenende + konfigurierte Verzögerung) werden alle verknüpften Rechnungsentwürfe in einer Sammelrechnung konsolidiert. Die Einzelentwürfe bleiben zur Nachvollziehbarkeit verlinkt.
Zusätzlich kannst du den Flow an mehreren Stellen steuern:
  • Maximaler Bestellbetrag für Saldo: Verhindert, dass große Einzelbestellungen erst später abgerechnet werden.
  • Schwellenwert für automatische Abrechnung: Löst eine Sammelrechnung aus, sobald ein Saldo einen bestimmten Betrag erreicht.
  • Mindestbetrag: Schiebt kleine Restbeträge in die nächste Periode.
  • Nur von Admins erstellte Buchungen oder Community-Beschränkung: Definiert, wer auf Kundensaldo buchen darf.
  • Abo-Rechnungen einbeziehen: Verschiebt deren Zahlungszeitpunkt an das Ende des Abrechnungszeitraums.
Du kannst Rechnungsentwürfe jederzeit manuell vorzeitig festschreiben oder in einen anderen Saldo verschieben.

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Wann nutze ich das?

  • Mehrere Buchungen innerhalb eines Zeitraums sollen gesammelt statt einzeln abgerechnet werden: Typisch für Coworking Spaces oder Raumvermietung mit wiederkehrenden Buchungen.
  • Mehrere Mitarbeitende eines Unternehmens sollen auf einer Rechnung landen: Gruppiere Salden nach Unternehmen, damit alle Buchungen konsolidiert werden.
  • Du möchtest vertrauenswürdigen Kund:innen spätere Abrechnung ermöglichen: Beschränke die Funktion auf bestimmte Communities.
  • Zusatzkosten, manuelle Rechnungen oder Abo-Rechnungen sollen in einen gemeinsamen Abrechnungsflow: Aktiviere die jeweiligen Optionen in den Kundensaldo-Einstellungen.
  • Nicht geeignet für: Szenarien, in denen jede Buchung sofort final abgerechnet werden muss. Hier ist ein klassischer Einzelrechnungsprozess die bessere Wahl.

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Zusammenhang mit anderen Features

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Einstellungen & Optionen

Pfad: Avatar (oben rechts) → Account-Einstellungen → Rechnungsstellung → Kundensalden Weitere relevante Bereiche:
  • Rechnungen: Alle Rechnungsentwürfe, Salden und Konsolidierungen nachvollziehen
  • Kunden → Unternehmen: Offene Salden auf Unternehmensebene einsehen
  • Checkout: Kund:innen sehen die Option “Auf Kundensaldo buchen”, wenn die Berechtigung und Service-Einstellungen es erlauben

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Was ändert sich für Kund:innen?

  • Kund:innen erhalten nicht zwingend sofort eine finale Einzelrechnung. Ihre Positionen werden auf dem Saldo gesammelt.
  • Je nach Konfiguration sehen Kund:innen im Checkout eine Option, die Buchung auf den Kundensaldo zu schreiben.
  • Bestätigungs-E-Mails zeigen transparent, zu welchem Abrechnungszeitraum die Position gehört und wann die Sammelrechnung erstellt wird.
  • Owner und Admins eines Firmenkontos sehen offene Salden unter Home.

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Praxisbeispiele

Ein Coworking Space möchte alle Buchungen und Abos eines Unternehmens monatlich gesammelt abrechnen. Nur Mitglieder der Community “Members” dürfen auf Kundensaldo buchen.
1

Kundensalden aktivieren und konfigurieren

Öffne Avatar → Account-Einstellungen → Rechnungsstellung → Kundensalden. Aktiviere das Feature, setze den Abrechnungszeitraum auf monatlich und die Verzögerung auf 3 Tage nach Periodenende.
2

Gruppierung und Abo-Einbeziehung

Aktiviere Salden nach Unternehmen gruppieren und Abo-Rechnungen einbeziehen.
3

Berechtigungen einschränken

Beschränke die Funktion auf die Community Members und setze einen maximalen Bestellbetrag von 250 €.
4

Ergebnis prüfen

Prüfe unter Kunden → Unternehmen → z. B. “Figma”, dass Buchungen der Mitarbeitenden im offenen Kundensaldo zusammenlaufen. Anfang des Folgemonats wird die Sammelrechnung automatisch erstellt.
Eine Stadtverwaltung möchte mehrere Raumbuchungen monatlich gesammelt abrechnen, nutzt aber keine Online-Zahlung.
1

Kundensalden aktivieren

Öffne Avatar → Account-Einstellungen → Rechnungsstellung → Kundensalden. Wähle monatlich als Abrechnungszeitraum und setze die automatische Abrechnung auf 5 Tage nach Periodenende.
2

Nach Unternehmen gruppieren

Aktiviere Salden nach Unternehmen gruppieren, damit Buchungen verschiedener Mitarbeitender auf einer gemeinsamen Sammelrechnung landen.
3

Rechnungs-E-Mail hinterlegen

Gehe zu Kunden → Unternehmen → “Stadt Musterstadt” und hinterlege eine zentrale Rechnungs-E-Mail, damit die Sammelrechnung an die richtige Stelle gesendet wird.
4

Ergebnis prüfen

Prüfe in der Unternehmensansicht, dass Rechnungsentwürfe dem offenen Kundensaldo zugeordnet sind. Anfang des Folgemonats wird die konsolidierte Rechnung automatisch erstellt und an die hinterlegte E-Mail versendet.

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FAQ

Nein. Kundensalden funktionieren auch ohne Online-Zahlung. Online-Zahlung ist aber sinnvoll, wenn die spätere Sammelrechnung automatisch über eine hinterlegte Zahlungsmethode eingezogen werden soll.
Am Ende des gewählten Abrechnungszeitraums plus der konfigurierten Verzögerung. Zusätzlich kann eine Sammelrechnung früher entstehen, wenn du einen Schwellenwert für automatische Abrechnung gesetzt hast.
Nein. Die finale Sammelrechnung erhält die offizielle Rechnungsnummer. Die einzelnen Rechnungsentwürfe bleiben zur Nachvollziehbarkeit verknüpft, sind aber keine separaten finalen Rechnungen.
Nicht direkt über eine Ressourceneinstellung. Die Steuerung erfolgt über die globalen Kundensaldo-Einstellungen, Service-Zahlungseinstellungen, Grenzwerte und Berechtigungen.
Wenn für das Unternehmen eine Rechnungs-E-Mail gepflegt ist, geht die Sammelrechnung dorthin. Fehlt diese Angabe, wird sie an die zuerst mit dem Unternehmen verknüpfte Person gesendet.

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Troubleshooting

Prüfe, ob “Salden nach Unternehmen gruppieren” aktiv ist und ob bei der Buchung dasselbe Unternehmen verwendet wurde. Unterschiedliche Firmennamen oder abweichende E-Mail-Domains können dazu führen, dass anny separate Unternehmen erkennt.
Das ist erwartetes Verhalten durch den eingestellten maximalen Bestellbetrag oder einen bereits erreichten Schwellenwert für automatische Abrechnung.
Wenn ein Mindestbetrag konfiguriert ist, werden sehr kleine offene Beträge in die nächste Periode übernommen, bis der Mindestwert erreicht ist.
Wenn Abo-Rechnungen in Kundensalden einbezogen werden, verschiebt sich die Zahlung an das Ende des Abrechnungszeitraums. Das ist kein Fehler, sondern Teil der Sammelrechnungslogik.
Wenn auf Unternehmensebene keine Rechnungs-E-Mail gepflegt ist, wird die Sammelrechnung an die zuerst zugeordnete Person gesendet. Pflege bei Unternehmenssalden immer eine zentrale Rechnungs-E-Mail.