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Mit dem Feature Löschfristen setzt du interne Richtlinien zur Datenaufbewahrung um und definierst flexibel, wann personenbezogene Daten anonymisiert oder gelöscht werden. anny ist grundsätzlich DSGVO-konform, entwickelt in Deutschland und betrieben auf Servern mit Hostingstandort Deutschland.
Das Feature Löschfristen muss unter Account-Einstellungen → Features aktiviert werden.

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Wie funktioniert das Feature?

Als Auftragsverarbeiter löscht anny keine Daten eigenständig. Du entscheidest, wann und wie lange personenbezogene Daten gespeichert, anonymisiert oder gelöscht werden. Standardmäßig speichert anny Daten mindestens 10 Jahre. Sobald du das Feature aktivierst und eigene Fristen konfigurierst, werden nach Ablauf der definierten Zeiträume folgende personenbezogene Informationen verarbeitet:
  • Vorname und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Aktivitäten innerhalb der Plattform (z. B. Buchungen)
  • Unternehmen
  • Handynummer
Du wählst zwischen zwei Modi:
Sowohl Anonymisierung als auch vollständige Löschung sind irreversibel. Gelöschte oder anonymisierte Daten können nicht wiederhergestellt werden.
So konfigurierst du die Fristen:
1

Feature aktivieren

Navigiere in den Account-Einstellungen zum Reiter Features und aktiviere Löschfristen.
2

Datenschutz-Tab öffnen

Nach Aktivierung wird der Reiter Datenschutz sichtbar. Klicke darauf.
3

Eigene Löschfristen konfigurieren

Wähle Eigene Löschfristen und entscheide dich für Anonymisieren oder Löschen. Stelle die Fristen für kostenlose und kostenpflichtige Buchungen separat ein. Die Frist wird in Wochen festgelegt (Minimum: 1 Woche).
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Speichern

Klicke auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.

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Wann nutze ich das?

  • Du möchtest interne Datenschutzrichtlinien umsetzen: Definiere individuelle Aufbewahrungsfristen für kostenlose und kostenpflichtige Buchungen getrennt.
  • Du betreibst eine Hochschule oder Desksharing-Lösung und brauchst Auslastungsdaten ohne Personenbezug: Nutze die Anonymisierung, um statistische Auswertungen zu ermöglichen.
  • Du verarbeitest besonders sensible Daten (z. B. Gesundheitsprogramme): Nutze die vollständige Löschung, damit keinerlei Rückverfolgbarkeit möglich ist.
  • Nicht geeignet für: Reine Sichtbarkeitssteuerung innerhalb von Communities. Dafür nutze den Inkognito-Modus in den Community-Einstellungen.

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Einstellungen & Optionen

Setze die Frist für kostenpflichtige Buchungen länger als für kostenlose, um Aufbewahrungspflichten aus der Rechnungsstellung zu berücksichtigen.

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Praxisbeispiele

Eine Universitätsbibliothek möchte Auslastungsberichte erstellen, ohne personenbezogene Daten dauerhaft zu speichern.
Ein betriebliches Gesundheitsprogramm erfordert die vollständige Entfernung aller Nutzerdaten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

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FAQ

Ja, du kannst die Fristen jederzeit anpassen. Bereits anonymisierte oder gelöschte Daten können jedoch nicht wiederhergestellt werden.
Die Verarbeitung erfolgt automatisch nach Ablauf der eingestellten Frist. Der genaue Zeitpunkt hängt vom internen Verarbeitungszyklus ab.
Bereits verarbeitete Daten bleiben anonymisiert oder gelöscht. Neue Daten werden wieder nach der Standardfrist von mindestens 10 Jahren gespeichert.
Die Frist bezieht sich auf die letzte Aktivität des Kunden. Solange aktive Buchungen bestehen, werden keine Daten verarbeitet.

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Troubleshooting

Das Feature Löschfristen ist nicht aktiviert. Navigiere zu Account-Einstellungen → Features und aktiviere Löschfristen. Der Reiter erscheint erst danach.
Prüfe, ob der Kunde noch aktive Buchungen hat. Solange offene Buchungen bestehen, wird die Löschung oder Anonymisierung nicht ausgeführt.
Die Löschfristen betreffen Buchungs- und Kundendaten. Die Sichtbarkeit in Communities steuerst du über den Inkognito-Modus in den Community-Einstellungen.