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Mit rechtlichen Dokumenten kannst du Vereinbarungen, Haftungsausschlüsse oder AGB direkt im Buchungsprozess von deinen Kund:innen bestätigen lassen. Je nach Anforderung wählst du zwischen einer einfachen Checkbox (Kenntnisnahme) und einer digitalen Unterschrift (rechtssichere Signatur). Die bestätigten Dokumente werden automatisch gespeichert und sind jederzeit in der Kundenakte und in der Buchung abrufbar.

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Wie funktioniert Rechtliche Dokumente?

Du erstellst ein rechtliches Dokument und verknüpfst es mit einer Buchungsoption. Im Checkout müssen Kund:innen das Dokument bestätigen, bevor sie die Buchung abschließen können. Pro Buchungsoption können mehrere rechtliche Dokumente gleichzeitig aktiv sein.

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Bestätigungsformen

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Abfragezeitpunkt

Sobald ein rechtliches Dokument einer Buchungsoption zugewiesen ist, legst du pro Dokument den Abfragezeitpunkt fest:
  • Bei Buchungsabschluss: Kund:innen bestätigen das Dokument direkt im Checkout (Standardverhalten).
  • Später (beim Check-in) (BETA): Kund:innen können das Dokument schon im Checkout optional bestätigen. Pflicht wird es erst beim Check-in, falls es noch fehlt. Das ist besonders nützlich, wenn Unterschriften erst vor Ort relevant sind.
Weitere Details zur verzögerten Abfrage beim Check-in findest du im Artikel Check-in: Erste Schritte.

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Ablauf für Kund:innen

  1. Das Dokument wird im Checkout angezeigt. Solange es nicht bestätigt wurde, erscheint der Button “Nicht unterzeichnet”.
  2. Kund:innen klicken auf Überprüfen & Akzeptieren (Checkbox) oder Überprüfen & Unterschreiben (Signatur).
  3. Im geöffneten Fenster bestätigen sie per Checkbox oder Unterschriftenfeld.
  4. Enthält das Dokument eingebettete Videos, muss jedes Video über die Wiedergabe gestartet werden, bevor Akzeptieren oder Unterschreiben möglich ist. Durchschauen ist nicht nötig. Der Hinweis lautet Starte das Video, bevor du unterschreiben oder akzeptieren kannst.
  5. Nach der Bestätigung wechselt der Button auf “Bestätigt” bzw. “Unterzeichnet”.
  6. Nach Buchungsabschluss wird das Dokument automatisch in der Buchung gespeichert.

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Speicherung und Abruf

Bestätigte Dokumente findest du an zwei Stellen:
  • Kundenakte: Navigiere zu Kunden, wähle den Kunden und öffne den Tab Vereinbarungen.
  • Buchung: Navigiere zu Buchungen, wähle die Buchung und öffne den Tab Dateien.

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Wann nutze ich das?

  • Du willst eine Sicherheitseinweisung direkt beim Check-in: Bette ein Video ins Dokument ein und setze den Abfragezeitpunkt auf “Später (beim Check-in)”. Der Gast muss das Video starten, bevor der Check-in abgeschlossen werden kann.
  • Du brauchst eine einfache Zustimmung zu AGB, Hausordnung oder Hygieneregeln: Nutze die Checkbox-Bestätigung.
  • Du benötigst eine rechtssichere Unterschrift (z. B. Haftungsausschluss, Einwilligung): Nutze die digitale Unterschrift.
  • Du willst Unterschriften erst vor Ort beim Check-in einholen: Setze den Abfragezeitpunkt auf “Später (beim Check-in)”.
  • Nicht geeignet für: Inhaltliche Abfragen (z. B. Teilnehmerzahl, Catering-Wünsche). Dafür nutze Eigene Formulare.

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Zusammenhang mit anderen Features

  • Eigene Formulare: Rechtliche Dokumente und eigene Formulare werden im gleichen Tab konfiguriert. Formulare erfassen inhaltliche Daten, rechtliche Dokumente sichern rechtlich ab.
  • Abos und Mitgliedschaften: Bei Abos werden rechtliche Dokumente nur bei der initialen Abo-Buchung abgefragt, nicht bei jeder wiederkehrenden Verlängerung.

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Einstellungen & Optionen

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Praxisbeispiele

Ein Coworking, Fitnessstudio oder Industriestandort möchte, dass jede:r Gast die Sicherheitseinweisung am Terminal absolviert. Das Video muss gestartet werden, bevor der Check-in abgeschlossen werden kann.
1

Buchungsoption öffnen

Öffne Ressourcen, wähle die Empfangs- oder Besuchsressource und öffne die Buchungsoption.
2

Tab Formulare öffnen

Wechsle zum Reiter Formulare und scrolle zum Bereich Rechtliche Dokumente.
3

Sicherheitsdokument anlegen

Klicke auf Hinzufügen und dann auf + Neu. Vergib einen Namen (z. B. “Sicherheitseinweisung”). Wähle Checkbox oder digitale Unterschrift.
4

Video einbetten

Bette im Textfeld das Einweisungsvideo ein (YouTube, Vimeo oder Loom) und optional Fotos zu Wegen oder Notausgängen.
5

Abfrage auf den Check-in legen

Setze den Abfragezeitpunkt auf Später (beim Check-in).
6

Am Terminal testen

Erstelle eine Testbuchung und scanne den QR-Code. Das Dokument öffnet sich mit dem Video-Poster. Starte das Video und bestätige danach. Der Check-in bleibt gesperrt, bis das Video gestartet wurde.
Ein Fitnessstudio möchte, dass Kund:innen bei jeder Buchung die AGB und Hausordnung per Checkbox akzeptieren, bevor der Termin bestätigt wird.
1

Buchungsoption öffnen

Öffne Ressourcen, wähle die gewünschte Ressource und öffne die Buchungsoption.
2

Tab Formulare öffnen

Wechsle zum Reiter Formulare und scrolle zum Bereich Rechtliche Dokumente.
3

Neues Dokument erstellen

Klicke auf Hinzufügen und dann auf + Neu.
4

Dokument konfigurieren

Vergib einen Namen (z. B. “AGB & Hausordnung”). Wähle als Bestätigungsform Checkbox. Trage im Textfeld den zu bestätigenden Text ein.
5

Abfragezeitpunkt belassen

Belasse den Abfragezeitpunkt auf Bei Buchungsabschluss (Standard).
6

Speichern und testen

Klicke auf Speichern. Öffne die Buchungsseite und prüfe, ob das Dokument im Checkout angezeigt wird und die Buchung erst nach Bestätigung abgeschlossen werden kann.
Eine Tauchschule benötigt vor jedem Tauchgang eine rechtssichere Unterschrift unter die Haftungsverzichtserklärung. Die Unterschrift soll erst vor Ort beim Check-in erfolgen.
1

Buchungsoption öffnen

Öffne Ressourcen, wähle die Tauchkurs-Ressource und öffne die gewünschte Buchungsoption.
2

Tab Formulare öffnen

Wechsle zum Reiter Formulare und scrolle zum Bereich Rechtliche Dokumente.
3

Neues Dokument erstellen

Klicke auf Hinzufügen und dann auf + Neu.
4

Dokument konfigurieren

Vergib einen Namen (z. B. “Haftungsverzicht”). Wähle als Bestätigungsform Digitale Unterschrift. Trage die vollständige Haftungsverzichtserklärung im Textfeld ein.
5

Abfragezeitpunkt ändern

Setze den Abfragezeitpunkt auf Später (beim Check-in).
6

Speichern und testen

Klicke auf Speichern. Erstelle eine Testbuchung und prüfe, dass das Dokument im Checkout optional erscheint. Beim Check-in wird die Unterschrift Pflicht, wenn sie noch fehlt.

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FAQ

Die Checkbox eignet sich für einfache Zustimmungen (z. B. AGB akzeptieren). Die digitale Unterschrift ist für Fälle gedacht, in denen eine explizite, rechtssichere Signatur erforderlich ist (z. B. Haftungsausschlüsse).
Nein. Rechtliche Dokumente werden nur bei der initialen Abo-Buchung abgefragt, nicht bei jeder wiederkehrenden Verlängerung.
Bei Änderung eines bestehenden Dokuments wird es beim nächsten Buchungsvorgang erneut abgefragt. Die erneute Abfrage erfolgt nur, wenn auch tatsächlich eine neue Buchung vorgenommen wird.
In der Kundenakte unter dem Tab Vereinbarungen oder in der jeweiligen Buchung unter dem Tab Dateien.
Ja. Setze den Abfragezeitpunkt auf “Später (beim Check-in)” (BETA). Das Dokument wird dann nicht im Checkout, sondern erst beim Check-in-Vorgang angezeigt. Typischer Use Case: Sicherheitseinweisung per Video, das der Gast starten muss, bevor der Check-in abgeschlossen werden kann.

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Troubleshooting

Prüfe, ob das Dokument der richtigen Buchungsoption zugewiesen ist. Bei Bei Buchungsabschluss ist es im Checkout Pflicht. Bei Später (beim Check-in) erscheint es im Checkout nur optional.
Das Dokument muss vor Buchungsabschluss bestätigt werden. Prüfe, ob der Button noch auf “Nicht unterzeichnet” steht. Erst nach Bestätigung wird die Buchung freigegeben. Steht unter dem Dokument der Hinweis Starte das Video, bevor du unterschreiben oder akzeptieren kannst, muss jedes eingebettete Video zuerst über die Wiedergabe gestartet werden.
Die erneute Abfrage erfolgt nur bei einer neuen Buchung. Bestehende, bereits abgeschlossene Buchungen werden nicht rückwirkend betroffen.