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Mit dem Teilnehmermanagement kannst du neben dem eigentlichen Kunden weitere Personen zu einer Buchung hinzufügen. Teilnehmer sehen den Termin in ihrem eigenen anny, können je nach Berechtigung Details einsehen und ihre Teilnahme verwalten. Die Funktion ist besonders hilfreich bei Meetingraum-Buchungen, bei denen Kolleg:innen zum Termin eingeladen werden sollen.

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Wie funktioniert Teilnehmermanagement?

Pro Buchung gibt es immer genau einen Kunden (die buchende Person). Teilnehmer sind zusätzliche Personen, die zu dieser Buchung eingeladen werden. Sie können:
  • Den Termin in ihrer anny Buchungsübersicht sehen (unter “Buchungen, an denen du teilnimmst”)
  • Je nach Recht ihre Teilnahme bearbeiten oder die Buchung stornieren
  • Über die Kalender-Integration im externen Kalender (Outlook/Google) als Teilnehmer erscheinen
  • Per .ics-Datei eine Einladung erhalten und per RSVP antworten

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Rollen und Status

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Kalender-Synchronisation

Teilnehmer erscheinen im externen Kalender (Outlook/Google), wenn die Kalender-Integration aktiv ist und “Termine als Blocker anlegen” deaktiviert ist. Blocker haben grundsätzlich keine Teilnehmer. Zusätzlich wird eine .ics-Datei in die Bestätigungsmail integriert. Teilnehmer können den Termin ihrem persönlichen Kalender hinzufügen und per RSVP antworten. Die Antwort wird in anny aktualisiert.

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Wann nutze ich das?

  • Du buchst Meetingräume und willst Kolleg:innen einladen: Aktiviere Teilnehmer auf der Buchungsoption und erlaube die Personensuche über die Community.
  • Du willst steuern, wer eine Buchung sehen und verwalten darf: Setze Bearbeitungsrechte und Sichtbarkeit pro Teilnehmer.
  • Du brauchst Teilnehmer im externen Kalender: Deaktiviere “Termine als Blocker” in der Kalender-Integration.
  • Du möchtest Mindest-/Höchstanzahl für Teilnehmer festlegen: Konfiguriere Min/Max im Formular-Tab.
  • Nicht geeignet für: Steuerung der Kapazität einer Ressource (dafür nutze die Verfügbare Anzahl) oder Begrenzung der Buchungsmenge im Warenkorb (dafür nutze Min- & Max-Auswahl).

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Zusammenhang mit anderen Features

  • Kalenderintegrationen: Teilnehmer werden in externe Kalender synchronisiert, wenn “Termine als Blocker” deaktiviert ist.
  • Outlook Add-In: Über das Outlook Add-In können Teilnehmer hinzugefügt und verwaltet werden (bei aktiver 2-Wege-Integration synchronisiert sich das mit anny).
  • Communities: Die Personensuche für Teilnehmer nutzt alle mit dem Service verbundenen Communities.
  • Buchungsserien: Teilnehmeränderungen bei Serien-Masterterminen werden automatisch auf alle Serientermine übertragen.

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Einstellungen & Optionen

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Praxisbeispiele

Ein Unternehmen möchte, dass Mitarbeitende bei der Buchung eines Meetingraums direkt Kolleg:innen als Teilnehmer hinzufügen können.
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Buchungsoption öffnen

Öffne Ressourcen, wähle den Meetingraum und öffne die Buchungsoption. Wechsle zum Tab Formular.
2

Teilnehmer aktivieren

Scrolle zum Abschnitt Teilnehmer und aktiviere Weitere Teilnehmer erlauben. Setze die maximale Teilnehmerzahl (z. B. 10).
3

Personensuche aktivieren

Aktiviere Personensuche erlauben und optional die Anzeige von vollständigem Namen, Profilbild und Abteilung.
4

Testen

Erstelle eine Testbuchung auf der Buchungsseite. Im Checkout sollte ein Bereich zum Hinzufügen von Teilnehmern aus der verbundenen Community erscheinen.
Ein Admin möchte zu einer bestehenden Buchung einen externen Gast hinzufügen, der per E-Mail eingeladen wird.
1

Buchung öffnen

Öffne Buchungen und wähle die gewünschte Buchung aus.
2

Teilnehmer hinzufügen

In der Detailansicht unter der Komponente Teilnehmer klicke auf + Teilnehmer hinzufügen. Gib die E-Mail-Adresse des externen Gastes ein.
3

Einstellungen festlegen

Setze die Art der Beteiligung auf Teilnehmer, den Anwesenheitsstatus auf Ausstehend und aktiviere bei Bedarf Darf bearbeiten.
4

Ergebnis prüfen

Der externe Gast erhält eine .ics-Einladung per E-Mail und kann per RSVP antworten. Die Antwort wird in anny automatisch aktualisiert.

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FAQ

Die verfügbare Anzahl steuert, wie viele parallele Buchungen auf einer Ressource gleichzeitig möglich sind. Teilnehmer sind Personen innerhalb einer einzelnen Buchung. Beides ist unabhängig voneinander.
Ja, im Checkout. Wenn “Weitere Teilnehmer erlauben” aktiviert ist, können Kund:innen bei der Buchung Personen hinzufügen. Nachträgliches Hinzufügen ist aktuell nur über den Admin-Bereich möglich.
Nur wenn die Kalender-Integration aktiv ist und “Termine als Blocker anlegen” deaktiviert ist. Blocker haben grundsätzlich keine Teilnehmer.
Änderungen an Teilnehmern auf dem Mastertermin werden automatisch auf alle Serientermine übertragen.
Nein. Pro Buchung gibt es genau einen Organisator und einen Kunden (oft dieselbe Person). Alle weiteren Personen sind Teilnehmer.

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Troubleshooting

Prüfe, ob in der Kalender-Integration der Ressource “Termine als Blocker anlegen” deaktiviert ist. Blocker haben keine Teilnehmer. Außerdem muss ein Standardservice hinterlegt sein.
Prüfe, ob “Weitere Teilnehmer erlauben” in der Buchungsoption unter Formular → Teilnehmer aktiviert ist.
Prüfe, ob “Personensuche erlauben” aktiviert ist und ob die gewünschten Personen Mitglieder einer Community sind, die mit diesem Service verbunden ist.