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Das anny Outlook Add-In erweitert Microsoft Outlook um eine direkte Buchungsfunktion für anny. Mit dem Add-In kannst du Ressourcen buchen, Teilnehmer:innen verwalten und Besucher:innen registrieren, ohne Outlook zu verlassen.
  • Räume und Arbeitsplätze direkt beim Erstellen eines Outlook-Termins buchen
  • Besucher:innen für Meetings registrieren, auch ohne Raumbuchung
  • Private Termine automatisch als Inkognito-Buchungen anlegen
Das Add-In eignet sich besonders für Unternehmen, die Raumbuchung, Desk Sharing oder Visitor Management nutzen und deren Teams vorwiegend in Outlook arbeiten.

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Typische Anwendungsfälle

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Wie das Outlook Add-In funktioniert

Das Add-In wird als Microsoft 365 App über das M365 Admin Center bereitgestellt. Nach der Installation erscheint es automatisch in Outlook und aktiviert sich beim Senden eines Termins (OnAppointmentSend-Event). Die Kommunikation läuft über die anny API. Nutzer:innen authentifizieren sich mit ihrem Microsoft-Konto. Das Add-In benötigt Lesezugriff auf Kalendereinträge und grundlegende Profilinformationen.

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Outlook Add-In verbinden

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Voraussetzungen

Microsoft-Seite:
  • Microsoft 365 Admin-Rechte (für organisationsweite Bereitstellung) oder Exchange-Admin-Rechte (für On-Premise)
  • Outlook Version 2206 (Build 15330.20196) oder neuer
  • Freigegebene Hostnamen in der Firewall: outlook.anny.co, cdn.anny.co, auth.anny.co, b.anny.co, api.anny.co, select.anny.eu, appsforoffice.microsoft.com
anny-Seite:
  • Ein aktiver anny Account mit mindestens einer buchbaren Ressource

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Installation über M365 Admin Center

1

M365 Admin Center öffnen

Gehe zu admin.microsoft.com und navigiere zu Einstellungen → Integrierte Apps.
2

anny Add-In suchen

Klicke auf Apps abrufen und suche nach anny bookings. Klicke auf Jetzt abrufen.
3

Bereitstellung konfigurieren

Wähle aus, für wen das Add-In bereitgestellt werden soll (gesamte Organisation, bestimmte Gruppen oder einzelne Nutzer:innen) und bestätige die Bereitstellung.
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Berechtigungen akzeptieren

Akzeptiere die erforderlichen Berechtigungen. Das Add-In benötigt Lesezugriff auf Kalendereinträge, Profilinformationen und die Berechtigung zum Lesen und Schreiben von Terminelementen.
Nach der Bereitstellung erscheint das Add-In automatisch in Outlook und aktiviert sich beim Erstellen oder Senden von Terminen.

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Installation über Exchange (On-Premise)

1

Manifest herunterladen

Lade das Add-In-Manifest herunter: https://b.anny.co/integrations/outlookAddIn/manifest
2

Mailbox-Version anpassen

Falls die Installation fehlschlägt, ersetze in der XML-Datei an beiden Stellen die Mailbox-Version 1.12 durch 1.1:
3

Manifest im Exchange Admin Center hochladen

Lade die angepasste XML-Datei im Exchange Admin Center als Add-In für deine Organisation hoch.
Nach der Installation steht das Add-In für alle Nutzer:innen in der Organisation zur Verfügung.
Falls das Add-In nicht über den Microsoft App Store installiert werden kann, nutze alternativ den direkten Manifest-Download: https://store.office.com/app/download?assetid=WA200006281&cmu=en-US

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Berechtigungen im Detail

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Besucherregistrierung einrichten

Die Besucherregistrierung über das Add-In befindet sich aktuell in der Beta-Phase. Das vollständige Formular und rechtliche Dokumente müssen noch ausgefüllt werden.
Um Besucher:innen direkt aus dem Outlook Add-In zu registrieren, muss mindestens eine Ressource der Kategorie visitor-registrations (Besucheranmeldung) in deinem anny Account eingerichtet sein. Sobald eine solche Ressource im Buchungskontext verwendet wird:
  • Wird der Besucherregistrierungs-Flow aktiviert (auch ohne Raumbuchung möglich)
  • Erscheint ein User-Badge-Icon neben den betreffenden Teilnehmer:innen in der Teilnehmeransicht

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Einschränkungen

  • Das Add-In funktioniert nur mit Outlook Version 2206 (Build 15330.20196) oder neuer
  • On-Premise-Installationen erfordern gegebenenfalls eine manuelle Anpassung der Mailbox-Version im Manifest
  • Die Besucherregistrierung funktioniert nur mit Ressourcen der Kategorie visitor-registrations
  • Besucherregistrierung befindet sich in der Beta: vollständiges Formular und rechtliche Dokumente werden noch benötigt
  • Terminverschiebungen durch einen anderen Termin-Owner als den ursprünglichen Buchenden können zu neuen Buchungen statt Änderungen führen

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Add-In entfernen

Wenn du das Add-In entfernst, können Nutzer:innen keine neuen Buchungen mehr über Outlook erstellen. Bestehende Buchungen in anny bleiben erhalten.
1

M365 Admin Center öffnen

Gehe zu admin.microsoft.com und navigiere zu Einstellungen → Integrierte Apps.
2

anny Add-In auswählen

Suche in der Liste der integrierten Apps nach anny bookings und klicke darauf.
3

Add-In entfernen

Klicke auf Entfernen und bestätige die Deinstallation. Das Add-In wird für alle Nutzer:innen in der Organisation entfernt.

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FAQ

Nein. Bei der Bereitstellung über das M365 Admin Center wird das Add-In automatisch für die ausgewählten Nutzer:innen oder die gesamte Organisation verfügbar.
Ja. Das Add-In ist mit Outlook für Windows, Mac und Outlook im Web kompatibel, sofern die Mindestversion erfüllt ist.
Ja. Solange eine Ressource der Kategorie visitor-registrations eingerichtet ist, kannst du Teilnehmer:innen direkt als Besucher:innen registrieren, ohne eine Raumbuchung vorzunehmen.
Private Termine können als Inkognito-Buchungen in anny angelegt werden. Dadurch werden sie in anny nicht für andere Nutzer:innen sichtbar angezeigt.
Ja. Das Add-In funktioniert mit beiden anny-Instanzen. Nutzer:innen müssen nicht zwingend in der Cloud sein.

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Troubleshooting

Prüfe, ob deine Outlook-Version mindestens 2206 (Build 15330.20196) ist. Stelle sicher, dass das Add-In im M365 Admin Center für deine Nutzergruppe bereitgestellt wurde. Bei Firewall-Einschränkungen müssen die Hostnamen outlook.anny.co, cdn.anny.co, auth.anny.co, b.anny.co, api.anny.co, select.anny.eu und appsforoffice.microsoft.com freigegeben sein.
In Exchange-Umgebungen ist die Mailbox-Versionierung anders. Ersetze im Manifest an beiden Stellen die Mailbox-Version 1.12 durch 1.1 und versuche die Installation erneut.
Prüfe, ob die verwendete Ressource der Kategorie visitor-registrations zugeordnet ist. Das Badge erscheint nur, wenn mindestens eine Ressource dieser Kategorie im Buchungskontext aktiv ist.