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Das anny Outlook Add-In erweitert Microsoft Outlook um eine direkte Buchungsfunktion für anny. Mit dem Add-In kannst du Ressourcen buchen, Teilnehmer:innen verwalten und Besucher:innen registrieren, ohne Outlook zu verlassen.
  • Räume und Arbeitsplätze direkt beim Erstellen eines Outlook-Termins buchen
  • Besucher:innen für Meetings registrieren, auch ohne Raumbuchung
  • Private Termine automatisch als Inkognito-Buchungen anlegen
Das Add-In eignet sich besonders für Unternehmen, die Raumbuchung, Desk Sharing oder Visitor Management nutzen und deren Teams vorwiegend in Outlook arbeiten.

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Typische Anwendungsfälle

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Wie das Outlook Add-In funktioniert

Das Add-In wird als Microsoft 365 App über das M365 Admin Center bereitgestellt. Nach der Installation erscheint es automatisch in Outlook und aktiviert sich beim Senden eines Termins (OnAppointmentSend-Event). Die Kommunikation läuft über die anny API. Nutzer:innen authentifizieren sich mit ihrem Microsoft-Konto. Das Add-In benötigt Lesezugriff auf Kalendereinträge und grundlegende Profilinformationen.

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Outlook Add-In verbinden

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Voraussetzungen

Microsoft-Seite:
  • Microsoft 365 Admin-Rechte (für organisationsweite Bereitstellung) oder Exchange-Admin-Rechte (für On-Premise)
  • Outlook Version 2206 (Build 15330.20196) oder neuer
  • Freigegebene Hostnamen in der Firewall: outlook.anny.co, cdn.anny.co, auth.anny.co, b.anny.co, api.anny.co, select.anny.eu, appsforoffice.microsoft.com
anny-Seite:
  • Ein aktiver anny Account mit mindestens einer buchbaren Ressource

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Installation über M365 Admin Center

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M365 Admin Center öffnen

Gehe zu admin.microsoft.com und navigiere zu Einstellungen → Integrierte Apps.
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anny Add-In suchen

Klicke auf Apps abrufen und suche nach anny bookings. Klicke auf Jetzt abrufen.
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Bereitstellung konfigurieren

Wähle aus, für wen das Add-In bereitgestellt werden soll (gesamte Organisation, bestimmte Gruppen oder einzelne Nutzer:innen) und bestätige die Bereitstellung.
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Berechtigungen akzeptieren

Akzeptiere die erforderlichen Berechtigungen. Das Add-In benötigt Lesezugriff auf Kalendereinträge, Profilinformationen und die Berechtigung zum Lesen und Schreiben von Terminelementen.
Nach der Bereitstellung erscheint das Add-In automatisch in Outlook und aktiviert sich beim Erstellen oder Senden von Terminen.

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Installation über Exchange (On-Premise)

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Manifest herunterladen

Lade das Add-In-Manifest herunter: https://b.anny.co/integrations/outlookAddIn/manifest
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Mailbox-Version anpassen

Falls die Installation fehlschlägt, ersetze in der XML-Datei an beiden Stellen die Mailbox-Version 1.12 durch 1.1:
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Manifest im Exchange Admin Center hochladen

Lade die angepasste XML-Datei im Exchange Admin Center als Add-In für deine Organisation hoch.
Nach der Installation steht das Add-In für alle Nutzer:innen in der Organisation zur Verfügung.
Falls das Add-In nicht über den Microsoft App Store installiert werden kann, nutze alternativ den direkten Manifest-Download: https://store.office.com/app/download?assetid=WA200006281&cmu=en-US

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Berechtigungen im Detail

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Besucherregistrierung einrichten

Um Besucher:innen direkt aus dem Outlook Add-In zu registrieren, brauchst du mindestens eine Ressource der Kategorie für Besucherregistrierung mit mindestens einer Buchungsoption. Sobald eine solche Ressource in deinem Account existiert, erscheint im Add-In neben den Teilnehmer:innen das Icon Als Besucher registrieren. Eine Raumbuchung ist dafür nicht nötig. Richte die Ressource so ein, dass sie zu deinem Empfang passt:
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Ressource und Buchungsoption anlegen

Lege eine Ressource in der Kategorie für Besucherregistrierung an und füge mindestens eine Buchungsoption hinzu. Die Verfügbarkeit muss die Uhrzeiten abdecken, zu denen Meetings stattfinden.
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Check-in und Host vorbereiten

Aktiviere Check-in und die Host-Abfrage, wenn Gäste am Terminal einchecken und Hosts benachrichtigt werden sollen. Den vollständigen Empfangsprozess beschreibst du unter Besucherverwaltung.
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Formulare und Unterschriften zeitlich legen

Setze rechtliche Dokumente und eigene Formulare auf Später (beim Check-in), wenn Unterschriften und Zusatzangaben erst vor Ort nötig sind. Im Outlook-Overlay bleiben diese Felder optional. Beim Check-in werden sie Pflicht, falls sie noch leer sind.
Sobald die Kategorie-Ressource live ist und Nutzer:innen Community-Zugang haben, können sie Teilnehmer:innen im Add-In registrieren. Der genaue Ablauf steht im Artikel Buchen über das Outlook Add-In.
Outlook Add-In mit Teilnehmerliste. Das Icon neben einem Gast öffnet das Overlay Als Besucher registrieren.
Beim Senden des Outlook-Termins legt anny die Besucherbuchung an. Das gilt mit einer Raumbuchung im selben Termin und ohne Raum. Die Organisator:in wird Host der Besucherbuchung. Die Checkbox Benachrichtigung senden steuert, ob die Besucher:in eine anny-Bestätigung erhält. Sie ist standardmäßig aktiv.

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Einschränkungen

  • Das Add-In funktioniert nur mit Outlook Version 2206 (Build 15330.20196) oder neuer
  • On-Premise-Installationen erfordern gegebenenfalls eine manuelle Anpassung der Mailbox-Version im Manifest
  • Die Besucherregistrierung erscheint nur, wenn mindestens eine Ressource der Kategorie für Besucherregistrierung mit einer Buchungsoption existiert
  • Registrieren kannst du nur Teilnehmer:innen mit Vor Ort. Bei Remote ist das Icon deaktiviert. Eine vorhandene Registrierung wird entfernt
  • Die Organisator:in (Host) hat kein Registrierungs-Icon
  • Wenn du die Terminzeit änderst, entfallen noch nicht gesendete Besucherregistrierungen und müssen neu angewendet werden
  • Terminverschiebungen durch einen anderen Termin-Owner als den ursprünglichen Buchenden können zu neuen Buchungen statt Änderungen führen

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Add-In entfernen

Wenn du das Add-In entfernst, können Nutzer:innen keine neuen Buchungen mehr über Outlook erstellen. Bestehende Buchungen in anny bleiben erhalten.
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M365 Admin Center öffnen

Gehe zu admin.microsoft.com und navigiere zu Einstellungen → Integrierte Apps.
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anny Add-In auswählen

Suche in der Liste der integrierten Apps nach anny bookings und klicke darauf.
3

Add-In entfernen

Klicke auf Entfernen und bestätige die Deinstallation. Das Add-In wird für alle Nutzer:innen in der Organisation entfernt.

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FAQ

Nein. Bei der Bereitstellung über das M365 Admin Center wird das Add-In automatisch für die ausgewählten Nutzer:innen oder die gesamte Organisation verfügbar.
Ja. Das Add-In ist mit Outlook für Windows, Mac und Outlook im Web kompatibel, sofern die Mindestversion erfüllt ist.
Ja. Sobald eine Ressource der Kategorie für Besucherregistrierung existiert, kannst du Teilnehmer:innen mit Vor Ort registrieren. Ein Raum im selben Termin ist optional.
Pflichtfelder der Buchung füllst du im Add-In aus. Dokumente und Formulare mit Später (beim Check-in) sind dort optional. Fehlen sie noch, werden sie beim Check-in abgefragt.
Private Termine können als Inkognito-Buchungen in anny angelegt werden. Dadurch werden sie in anny nicht für andere Nutzer:innen sichtbar angezeigt.
Ja. Das Add-In funktioniert mit beiden anny-Instanzen. Nutzer:innen müssen nicht zwingend in der Cloud sein.

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Troubleshooting

Prüfe, ob deine Outlook-Version mindestens 2206 (Build 15330.20196) ist. Stelle sicher, dass das Add-In im M365 Admin Center für deine Nutzergruppe bereitgestellt wurde. Bei Firewall-Einschränkungen müssen die Hostnamen outlook.anny.co, cdn.anny.co, auth.anny.co, b.anny.co, api.anny.co, select.anny.eu und appsforoffice.microsoft.com freigegeben sein.
In Exchange-Umgebungen ist die Mailbox-Versionierung anders. Ersetze im Manifest an beiden Stellen die Mailbox-Version 1.12 durch 1.1 und versuche die Installation erneut.
Das Icon Als Besucher registrieren erscheint nur neben weiteren Teilnehmer:innen, nicht neben dir als Host. Die Person muss auf Vor Ort stehen. Außerdem braucht dein Account mindestens eine Ressource der Kategorie für Besucherregistrierung mit einer Buchungsoption. Eine Raumbuchung ist dafür nicht nötig.