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Beim geführten Besuchermanagement bleibst du als Empfangsperson im Adminbereich. Das Tablet an der Theke ist das Kunden-Display: Gäste tippen dort selbst, du siehst die Angaben live, prüfst sie und schließt Check-in oder Check-out ab. Dieser Artikel führt Mitarbeitende vor Ort durch den Alltag. Die Einrichtung der Ressource und des Terminals steht in Los Geht’s - Besucheranmeldung und Kunden-Display.
Du brauchst einen Admin-Zugang, die Berechtigung Check-In und Check-Out und ein gekoppeltes Check-In Terminal. Pairing, Modus Kunden-Display, Design und Badge-Druck richtest du nicht hier ein.

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Wann nutze ich das?

  • Empfang mit Personal: Gäste sollen nicht selbst am Terminal scannen oder buchen. Du führst den Besuch und schickst nur Formulare und Unterschriften auf das Display.
  • Unterlagen und Zugangsmittel: Du trägst interne Angaben ein (zum Beispiel eine Schlüsselkartennummer), Gäste unterschreiben Richtlinien oder eine Sicherheitseinweisung am Display.
  • Vorangemeldete und spontane Gäste: Der Besuch liegt schon als Buchung vor, oder jemand kommt ohne Anmeldung an die Theke.
  • Nicht geeignet für: Self-Service ohne Personal. Dafür nutzt du die normalen Modi des Check-In Terminals, siehe Los Geht’s - Besucheranmeldung.

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So arbeitet ihr am Empfang

Zwei Geräte, zwei Rollen: Du öffnest das Formular, trägst ein, was du schon weißt, und klickst auf das Cast-Symbol. Das Formular erscheint auf dem Display. Jede Eingabe siehst du sofort. Erst wenn du im Adminbereich Einchecken oder Bestätigen klickst, speichert anny den Vorgang. Das Display kehrt danach zum Startbildschirm zurück.
Nutzt du immer dasselbe Display, lege es als Standard-Display fest. Danach reicht ein Klick auf Auf <Display> zeigen. Details stehen unter Kunden-Display.

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Deinen Arbeitsplatz einrichten

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Seitenleiste aufräumen

Blende in der Seitenleiste alles aus, was du am Empfang nicht brauchst, über Aus Seitenleiste ausblenden. Zurück holst du Einträge unter Ausgeblendet. Mehr dazu in Einführung in den Admin-Bereich.
2

Kalender oder Liste wählen

Im Kalender siehst du, was heute ansteht, und öffnest Buchungen als Seitenpanel. Einen freien Zeitraum klickst du an und wählst Buchung anlegen. Die Liste Buchungen ist übersichtlicher, wenn viele Anmeldungen pro Tag eingehen: Du suchst nach Personen und filterst nach Zeitraum.
3

Ansicht für den Empfang speichern

Speichere in der Buchungsliste eine Ansicht für den Empfang, zum Beispiel die heutigen Besuche. Mit Geteilte Ansicht sehen alle Kolleg:innen dieselbe Liste. Filter und Spalten stellst du ein, dann Ansicht hinzufügen und Ansicht speichern.
4

Spalten anpassen

Über das Einstellungssymbol (Spalten anpassen) rückst du Kundenname, Unternehmen, Check-in-Zeit und Check-in-Status nach vorn. Felder wie die Schlüsselkarte nimmst du dazu, wenn ihr Zugangsmittel ausgebt.
Tastenkürzel B oder der Button Neu oben öffnen die Buchungserstellung.

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Vorangemeldete Besucher:innen einchecken

1

Buchung öffnen

Öffne die Buchung im Kalender oder in der Liste Buchungen. Im Kalender erscheinen die Details im Seitenpanel neben dem Kalender.
2

Check-in starten

Starte den Check-in. Fehlen Angaben oder Unterschriften, öffnet sich Check-in abschließen. Dort siehst du, was noch offen ist.
3

Interne Angaben eintragen

Trage ein, was der Empfang schon weiß, zum Beispiel eine Schlüsselkartennummer. Felder nur für Mitarbeitende (durchgestrichenes Auge hinter der Beschriftung) erscheinen nicht auf dem Display. Die übrigen Angaben kannst du vorausfüllen, damit Gäste sie nur noch bestätigen.
4

Formular auf das Display senden

Klicke auf das Cast-Symbol neben dem Titel und wähle das Display an der Theke. Der Status wechselt von Wartet auf das Display … über Kunde füllt aus zu Vom Kunden bestätigt.
5

Gast bestätigt und unterschreibt

Der Gast prüft die Angaben am Display, ergänzt fehlende Felder und unterschreibt offene Dokumente, zum Beispiel eine Vertraulichkeits- oder Sicherheitsrichtlinie. Optional kann das Dokument zusätzlich per E-Mail zugestellt werden. Du siehst Unterschrift und Felder live im Adminbereich.
6

Prüfen und einchecken

Prüfe die Angaben, ergänze interne Felder und klicke auf Einchecken. Erst jetzt ist der Check-in gespeichert. Das Display kehrt zum Startbildschirm zurück.
Während Gäste ausfüllen, markiert anny fehlende Pflichtfelder nicht rot. Die Prüfung kommt, wenn du bestätigst. Mehr zum Senden, zu internen Feldern und zum Standard-Display steht unter Kunden-Display.

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Spontane Besucher:innen registrieren

Kommt jemand ohne Voranmeldung an die Theke, legst du die Buchung selbst an. Dasselbe geht aus dem Kalender (Zeitraum anklicken, Buchung anlegen) oder über Neu.
1

Ressource und Zeitraum wählen

Wähle das Gebäude bzw. den Empfang, wenn du mehrere hast. Der Zeitraum startet in der Regel jetzt. Klicke auf Buchung hinzufügen.
2

Kund:in zuordnen

Unter Kunde hinzufügen öffnet sich Personalisieren. Suche über Nach Name oder E-Mail suchen, wenn die Person schon da war, oder lege über Kunde erstellen eine neue Kundin oder einen neuen Kunden an.
3

Eingabe auf das Display legen

Gerade bei neuen Personen ist die E-Mail-Adresse am Display schneller erfasst. Sende Personalisieren auf das Kunden-Display. Der Gast füllt aus und unterschreibt, du siehst die Werte live.
4

Gastgeber:in und Rest prüfen

Hinterlege die Kontaktperson, die besucht wird (Host), prüfe die Angaben und klicke auf Bestätigen. Eine Bestätigungs-E-Mail ist optional.
5

Einchecken

Die Buchung ist angelegt. Checke sie wie oben ein, falls Check-in-Felder oder Dokumente noch offen sind.
War die Person schon einmal da, reicht die Suche nach Name oder E-Mail. Du tippst die Stammdaten nicht erneut ab.

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Auschecken

Wenn der Gast das Gebäude verlässt, öffne dieselbe Buchung im Kalender oder in der Liste und klicke auf Auschecken. Nimm Zugangskarten oder Besucherausweise entgegen und prüfe, ob die Nummer zur Buchung passt. Ohne aktiven Check-in schlägt Auschecken fehl. Die Historie steht unter Anwesenheit in den Buchungsdetails.

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Überblick am Tagesende

In der Buchungsliste filterst du auf den heutigen Tag (oder den Vortag) und die Besucherressource.
  • Noch eingecheckt: Über den Check-in-Status siehst du, wer das Gebäude noch nicht verlassen hat. Offene Check-outs holst du nach.
  • Schlüsselkarten: Nimm die Spalte mit der Karten- oder Ausweisnummer in die Ansicht. So prüfst du, ob alle Karten zurück sind.
Speichere diese Filter als geteilte Ansicht, damit jede Schicht denselben Überblick hat.

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FAQ

Am Self-Service-Terminal scannen oder registrieren sich Gäste selbst. Beim geführten Besuchermanagement steuerst du den Ablauf im Adminbereich und nutzt das Terminal nur als Kunden-Display für Formulare und Unterschriften.
Ja. Check-in, Check-out und neue Buchungen funktionieren in beiden Ansichten gleich. Die Liste eignet sich besser bei vielen Anmeldungen pro Tag, der Kalender besser für den Tagesüberblick.
Das Formular mit den Angaben, die du schon eingetragen hast, in der Gestaltung des Displays. Felder nur für Mitarbeitende erscheinen nicht. Nach der Bestätigung kehrt das Display zum Startbildschirm zurück.
Erst wenn du im Adminbereich Einchecken oder Bestätigen klickst. Was Gäste am Display eingeben, landet zuerst nur in deinem offenen Formular.
Ja. In der anny Admin App findest du dasselbe Cast-Symbol beim Check-in und bei den Kundendaten einer neuen Buchung. Dein Standard-Display gilt dort ebenfalls.
Prüfe, ob die anny Check-In App läuft und das Gerät online ist. Steht Update erforderlich oder Das Display antwortet nicht, folgen die Schritte unter Kunden-Display.

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Troubleshooting

Die Ressource braucht aktivierten Check-in, und du brauchst die Berechtigung Check-In und Check-Out. Siehe Anwesenheit in den Buchungsdetails.
Das Terminal muss gekoppelt sein und eine aktuelle anny Check-In App haben. Diagnose und Update stehen unter Kunden-Display.
Bei dem eigenen Formular ist Im Checkout anzeigen aus. Das Feld ist nur für Mitarbeitende sichtbar. Soll der Gast es ausfüllen, schalte die Option ein. Details: Kunden-Display.
Es gibt keinen aktiven Check-in. Checke zuerst ein oder prüfe, ob der letzte Check-in schon ausgecheckt wurde.

Kunden-Display

Formulare aus dem Adminbereich auf das Terminal senden, interne Felder und Standard-Display.Erfahre hier mehr

Besucheranmeldung einrichten

Ressource, Besuchstyp, Hosts und Terminal-Modus für die Besucheranmeldung anlegen.Erfahre hier mehr

Kalender

Buchungen im Kalender öffnen, Filter setzen und neue Buchungen direkt im Raster anlegen.Erfahre hier mehr

Check-In Terminal einrichten

App installieren, Display koppeln, Modus und Design einstellen.Erfahre hier mehr