Desk Sharing im anny Kontext denken
Beim Desk Sharing bildet anny die physische Bürostruktur digital ab. Das zentrale Prinzip: Jeder Raum ist eine Ressource, jeder einzelne Arbeitsplatz darin eine Child-Ressource.
Dein Team bucht über den Buchungsbereich (Wochenplaner, Entdecken, Karten). Du verwaltest alles im Adminbereich (Ressourcen, Buchungen, Dashboard).
Entscheidungshilfen: Wann nutze ich was?
Wann Flex Desk und wann Fix Desk?
Faustregel: Starte mit Flex Desks für alle und richte Fix Desks nur für Teams ein, die einen festen Platz benötigen.
Für diesen Use Case aktivierst du unter Account-Einstellungen → Features: Mehrfachverfügbarkeit mit Zuweisung, Communities, Globale Suche. Karten und Check-In sind optional, aber empfohlen. Child-Ressourcen brauchen Mehrfachverfügbarkeit mit Zuweisung. Mehrfachverfügbarkeit von Ressourcen setzt nur eine Anzahl auf einer Ressource und legt keine einzelnen Desks an.
Schritt-für-Schritt Einrichtung
1
Ressourcenstruktur aufbauen
Öffne im Adminbereich den Menüpunkt Ressourcen und klicke auf Neu+.
- Lege einen Raum oder Bereich als Ressource an (z. B. “Open Space 1. OG”).
- Füge ein Bild, eine Beschreibung und Eigenschaften hinzu (Etage, Gebäude, Kapazität, Ausstattung).
- Wechsle zum Reiter Verfügbarkeit und aktiviere den Toggle Child-Ressource. Füge anschließend die einzelnen Arbeitsplätze als Child-Ressourcen hinzu.
2
Buchungsoptionen definieren
Öffne die Ressource und wechsle zum Reiter Buchungsoption. Klicke auf +Hinzufügen und +Neu.Empfohlene Einstellung für Arbeitsplätze:
- Name: Tagesbuchung
- Zeitraum: Feste Dauer, 1 Tag
- Buchungsintervall: 1 Tag
- Vorlaufzeit: -8 Stunden (sonst ist der heutige Tag nach Tagesbeginn nicht mehr buchbar)
- Vorausbuchungszeitraum: 7-14 Tage
- Alle Buchungen automatisch annehmen: Aktiviert
- Wiederkehrende Buchungen erlauben: Optional (z. B. für feste Bürotage)
3
Community einrichten
Öffne im Adminbereich Communities und erstelle eine neue Community (z. B. “Unternehmen Alle”).
- Verknüpfe die Ressourcen, die für diese Community sichtbar sein sollen.
- Setze die Sichtbarkeit auf Sichtbar und buchbar für Mitglieder.
- Füge Mitglieder hinzu: Manuell per E-Mail oder automatisch über SSO und Attribute Mapping.
Soll ein Team die Buchungen eines anderen Teams sehen, ohne selbst buchen zu können? Nutze die Rolle Beobachter in den Community-Einstellungen.
4
SSO konfigurieren
Öffne Einstellungen > Sicherheit > Single Sign-On und richte die Verbindung zu eurem Identity Provider ein (Microsoft Entra ID oder Google Workspace).
- Hinterlege die Metadaten-URL.
- Generiere den Wayfless-Link für die direkte Weiterleitung zu anny.
- Richte optional Attribute Mapping ein, damit Mitarbeitende automatisch der richtigen Community zugewiesen werden.
5
Karten und Lagepläne anlegen (empfohlen)
Öffne im Adminbereich Karten und lade einen Grundriss hoch.
- Platziere Objekte (Tische, Räume) auf dem Plan.
- Verbinde jedes Objekt mit der entsprechenden Child-Ressource.
- Mitarbeitende sehen in der Kartenansicht, welche Plätze frei sind (grün) und wo Kolleg:innen sitzen.
Typische Beispiele
Flex Desk im Open Space (10 Arbeitsplätze)
Flex Desk im Open Space (10 Arbeitsplätze)
1
Ressource anlegen
Erstelle die Ressource “Open Space 1. OG” mit Bild und Eigenschaften (Etage: 1, Kapazität: 10, Ausstattung: Monitor, Dockingstation).
2
Child-Ressourcen hinzufügen
Stelle unter Verfügbarkeit den Typ auf Child Ressourcen und füge 10 Arbeitsplätze hinzu (“Platz 1.001” bis “Platz 1.010”).
3
Buchungsoption verknüpfen
Verknüpfe die zentrale Buchungsoption “Tagesbuchung” (Feste Dauer: 1 Tag, Vorlaufzeit: -8 Stunden, Vorausbuchungszeitraum: 14 Tage).
4
Community zuweisen
Weise die Ressource der Community “Unternehmen Alle” zu. Alle Mitarbeitenden mit SSO-Zugang sehen und buchen die Plätze.
5
Auf der Karte platzieren
Öffne den Grundriss “1. OG” und verbinde die 10 Tisch-Objekte mit den Child-Ressourcen.
Meetingraum mit Flex-Buchung und Jour-Fixe
Meetingraum mit Flex-Buchung und Jour-Fixe
1
Ressource anlegen
Erstelle die Ressource “Meetingraum Alster” mit Eigenschaften (Kapazität: 8, Ausstattung: Whiteboard, Videokonferenz).
2
Buchungsoption erstellen
Erstelle eine neue Buchungsoption “Flex-Buchung” mit: Flexible Dauer (Min: 30 Minuten, Max: 4 Stunden), Buchungsintervall: 30 Minuten, Wiederkehrende Buchungen erlauben: Aktiviert.
3
Wiederkehrende Buchung für Jour-Fixe
Mitarbeitende buchen über den Wochenplaner eine wiederkehrende Buchung (z. B. jeden Dienstag 10:00-11:00 Uhr). Die Ressource wird automatisch für alle folgenden Termine geblockt.
Weitere Einstellungen & Optionen
Globale Buchungsregeln
Begrenze die maximale Anzahl der Buchungen pro Tag oder in die Zukunft, damit Mitarbeitende nicht zu viele Plätze auf einmal blockieren.Erfahre hier mehr
Outlook Add-In
Buche Meetingräume direkt aus Outlook heraus und lade externe Besucher:innen zu Terminen ein, ohne die anny Oberfläche öffnen zu müssen.Erfahre hier mehr
Karten & interaktive Lagepläne
Visualisiere Räume und Arbeitsplätze auf interaktiven Lageplänen. Mitarbeitende sehen freie Plätze und buchen direkt über die Karte.Erfahre hier mehr
Communities
Steuere Sichtbarkeit und Zugang zu Ressourcen pro Team, Standort oder Abteilung. Automatische Zuweisung über SSO und Attribute Mapping.Erfahre hier mehr
FAQ
Wie schnell kann ich Desk Sharing mit anny einrichten?
Wie schnell kann ich Desk Sharing mit anny einrichten?
In der Regel benötigen Unternehmen 4-10 Tage für die vollständige Einrichtung und Implementierung, abhängig von der Anzahl der Standorte und Ressourcen.
Können Mitarbeitende auch über die mobile App oder MS Teams buchen?
Können Mitarbeitende auch über die mobile App oder MS Teams buchen?
Ja. Neben dem Wochenplaner im Browser können Mitarbeitende über die anny App (iOS/Android), die MS Teams App und das Outlook Add-In buchen.
Wie verhindere ich, dass einzelne Personen zu viele Plätze blockieren?
Wie verhindere ich, dass einzelne Personen zu viele Plätze blockieren?
Nutze die globalen Buchungsregeln unter Einstellungen > Buchungsregeln. Dort kannst du z. B. festlegen, dass maximal 1 Buchung pro Tag und maximal 10 Buchungen in die Zukunft erlaubt sind.
Kann ich Buchungen nachträglich bearbeiten lassen?
Kann ich Buchungen nachträglich bearbeiten lassen?
Ja. Wenn du die Funktion in der Buchungsoption aktivierst, können Mitarbeitende den Arbeitsplatz wechseln oder Datum und Uhrzeit anpassen. Preisänderungen bei kostenpflichtigen Buchungen werden automatisch verrechnet.
Wie schütze ich personenbezogene Buchungsdaten (DSGVO)?
Wie schütze ich personenbezogene Buchungsdaten (DSGVO)?
Unter Einstellungen > Datenschutz kannst du Anonymisierungsfristen festlegen. Für Desk Sharing empfehlen wir eine Anonymisierung nach 2-4 Wochen: Buchungsdaten bleiben erhalten, personenbezogene Daten (Namen, E-Mails) werden entfernt.