Mit diesem Guide richtest du deinen anny Account für den Hochschulbetrieb ein. Du lernst, wie du Lernplätze, Räume, Equipment und Beratungstermine als Ressourcen abbildest, Studierende und Mitarbeitende über SSO und Communities steuerst und Buchungsregeln für den gesamten Campus definierst.
- Verfügbar ab Enterprise (für Single-Sign-On, eigene Löschfristen und unbegrenzte Communities).
- Aktiviere vorab Communities, Mehrfachverfügbarkeit von Ressourcen, Mehrfachverfügbarkeit mit Zuweisung, Check-In & Check-Out, Löschfristen.
Universitäten im anny Kontext denken
Beim Hochschul-Use-Case bildet anny die gesamte Buchungsinfrastruktur digital ab. Das zentrale Prinzip: Jeder buchbare Ort oder Gegenstand ist eine Ressource, jeder einzelne Arbeitsplatz darin eine Child-Ressource. Wer was sehen und buchen darf, steuerst du über Communities.
Dein Team verwaltet alles im Adminbereich (Ressourcen, Buchungen, Communities, Dashboard). Studierende und Mitarbeitende buchen über den Buchungsbereich (anny App, Wochenplaner, Karten).
Schritt-für-Schritt Einrichtung
1
Ressourcenstruktur aufbauen
Lege für jeden buchbaren Bereich eine Ressource an. Verwende klare Bezeichnungen mit Gebäude, Etage und Kapazität (z. B. “Bibliothek EG, Lesesaal 1”).Für Räume mit mehreren Einzelplätzen: Öffne die Ressource, navigiere zu Verfügbarkeit und erstelle unter Child-Ressource die einzelnen Plätze (z. B. Lernplatz 1 bis 30). So können Studierende einen konkreten Platz auswählen oder sich automatisch zuweisen lassen.Gruppiere zusammengehörige Ressourcen in Ressourcengruppen (z. B. “Alle Lernplätze Bibliothek”, “Seminarräume Gebäude A”) für bessere Übersicht und einfachere Rechtevergabe.
2
Buchungsoptionen konfigurieren
Erstelle pro Ressourcentyp mindestens eine Buchungsoption. Typische Setups:
Navigiere dazu in die jeweilige Ressource und erstelle unter Buchungsoptionen die passende Konfiguration.
3
SSO (Shibboleth) einrichten
Verbinde anny über die SAML-Schnittstelle mit dem hochschuleigenen Identity Provider (typischerweise Shibboleth über DFN-AAI oder eduGAIN).
- Öffne die Account-Einstellungen und navigiere zu SSO & Sicherheit.
- Klicke auf + IdP hinzufügen und wähle Föderation sowie dein Netzwerk (z. B. DFN-AAI).
- Gib die Entity ID deiner Organisation ein und speichere.
- Schalte auf Seiten eures Rechenzentrums die Attribute frei (E-Mail, Vorname, Nachname und ggf. Gruppen-Attribute für das Mapping).
4
Communities anlegen und Attribute Mapping konfigurieren
Erstelle Communities für jede Nutzergruppe, z. B.:
- Studierende (Zugang zu Lernplätzen, Bibliothek, Hochschulsport)
- Mitarbeitende (Zugang zu Büroarbeitsplätzen, Meetingräumen)
- Externe (eingeschränkter Zugang, z. B. Gasthörer:innen)
- Navigiere zu Account-Einstellungen → SSO & Sicherheit → Attribute Mapping.
- Klicke auf Mapping hinzufügen und wähle Community.
- Erstelle eine Regel: Wenn das Attribut (z. B.
urn:oid:xxxx) den Wert “Student” enthält (Array), dann Community “Studierende”. - Speichere und teste den Login.
5
Buchungsregeln festlegen
Definiere globale Buchungsregeln unter Account-Einstellungen → Buchungsregeln, um campusweite Limits zu setzen:
- Max. Buchungen pro Zeitslot (z. B. 1 Buchung gleichzeitig)
- Max. aktive Buchungen in die Zukunft (z. B. 5)
6
Rechte und Rollen vergeben
Navigiere zu Account-Einstellungen → Nutzerverwaltung und lege Rollen an:
- Super Admin (1 bis 2 Personen): Zentrale Verwaltung, Nutzer- und Rechtemanagement
- Fachbereichs-Admin (1 pro Institut/Fachschaft): Operative Verwaltung der eigenen Ressourcen
- Sekretariat (optional): Buchungsverwaltung ohne Zugriff auf Account-Einstellungen
Typische Beispiele
Lernplatzbuchung in der Universitätsbibliothek
Lernplatzbuchung in der Universitätsbibliothek
1
Ressource anlegen
Erstelle eine Ressource “Bibliothek EG, Lesesaal” mit Beschreibung, Gebäude und Kapazitätsangabe.
2
Child-Ressourcen erstellen
Navigiere zu Verfügbarkeit → Child-Ressource und lege 30 Lernplätze an (Lernplatz 1 bis 30). Aktiviere die automatische Zuweisung, wenn Studierende keinen bestimmten Platz wählen müssen.
3
Buchungsoption konfigurieren
Erstelle eine Buchungsoption “Flexible Stundenbuchung” mit einer Dauer von 1 bis 8 Stunden und einem Zeitraster von 30 Minuten.
4
Check-In aktivieren
Öffne die Ressource unter Check-In und aktiviere den Check-In-Zeitraum (z. B. 15 Minuten nach Buchungsstart). Aktiviere die Verfallsdauer, damit nicht genutzte Plätze automatisch freigegeben werden.
5
Karte erstellen
Lade den Grundriss des Lesesaals hoch und verbinde jeden Lernplatz auf der Karte mit der entsprechenden Child-Ressource. Studierende können dann direkt auf der Karte ihren Platz auswählen.
Seminarraum-Buchung für Mitarbeitende
Seminarraum-Buchung für Mitarbeitende
1
Ressource anlegen
Erstelle eine Ressource “Gebäude A, Seminarraum 1.01” mit Eigenschaften wie Kapazität (20 Personen), Ausstattung (Beamer, Whiteboard) und Standort.
2
Buchungsoption konfigurieren
Erstelle eine Buchungsoption “Zeitslot-Buchung” mit Slots von 45 oder 90 Minuten. Aktiviere die wiederkehrende Buchung, damit Dozierende regelmäßige Termine anlegen können.
3
Community zuordnen
Ordne die Ressource der Community “Mitarbeitende” zu, damit nur Lehrpersonal und Verwaltung buchen kann.
4
Raumdisplay einrichten
Verbinde ein Display vor dem Seminarraum über die anny Display App. Das Display zeigt in Echtzeit an, ob der Raum gerade belegt oder frei ist.
Weitere Einstellungen & Optionen
Check-In & Check-Out
Kontrolliere die Anwesenheit vor Ort per QR-Code-Scan und gib nicht genutzte Plätze automatisch nach Ablauf frei.Erfahre hier mehr
Karten & Interaktive Lagepläne
Visualisiere Räume und Arbeitsplätze auf interaktiven 3D-Gebäudeplänen, damit Nutzer:innen direkt auf der Karte buchen.Erfahre hier mehr
Datenschutz & Löschfristen
Anonymisiere oder lösche Buchungs- und Kundendaten nach einem definierten Zeitraum automatisch und DSGVO-konform.Erfahre hier mehr
Anzeigetafeln & Raumdisplays
Zeige aktuelle und kommende Buchungen auf Displays vor Räumen an oder nutze die anny Check-In App als Terminal.Erfahre hier mehr
FAQ
Kann ich mehrere Communities mit unterschiedlichen Buchungsrechten anlegen?
Kann ich mehrere Communities mit unterschiedlichen Buchungsrechten anlegen?
Ja. Jede Community hat eine eigene Buchungsseite und eigene Zuordnungen. Du kannst beliebig viele Communities anlegen (im Enterprise Plan unbegrenzt) und pro Community steuern, welche Ressourcen und Buchungsoptionen sichtbar sind.
Wie werden Studierende automatisch der richtigen Community zugeordnet?
Wie werden Studierende automatisch der richtigen Community zugeordnet?
Über Attribute Mapping. Beim SSO-Login sendet euer Identity Provider Attribute mit (z. B. Rolle, Fakultät, Studiengang). anny wertet diese Attribute regelbasiert aus und ordnet Nutzer:innen automatisch den passenden Communities zu.
Was passiert, wenn Studierende nach dem Check-In den Platz wechseln möchten?
Was passiert, wenn Studierende nach dem Check-In den Platz wechseln möchten?
Studierende können eine Buchung auch nach dem Check-In stornieren, sofern das Stornierungszeitfenster der Buchungsoption es erlaubt. Danach buchen sie einfach einen neuen Platz. Kapazität und Kontingent werden vollständig freigegeben.
Brauche ich für jeden Standort einen eigenen anny Account?
Brauche ich für jeden Standort einen eigenen anny Account?
In der Regel nicht. Die meisten Universitäten betreiben alle Use Cases in einem einzigen Account (Single-Tenant). Nur bei komplett getrennter Zahlungsabwicklung (z. B. Hochschulsport mit eigenem Abrechnungskreis) kann ein zweiter Account sinnvoll sein.
Welche Datenregion sollte ich wählen?
Welche Datenregion sollte ich wählen?
Für DSGVO-Konformität und Hosting auf deutschen Servern wähle .eu. Falls du Zahlungsabwicklung benötigst (z. B. für Hochschulsport oder Events), nutze .co. Innerhalb einer Universität sollten alle Accounts auf derselben Datenregion laufen.