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Keycafe ist ein Schlüsselverwaltungssystem mit physischen SmartBox-Terminals, in denen Schlüssel sicher aufbewahrt und per Code abgeholt werden. Mit der Integration kann anny Schlüssel automatisch pro Buchung der richtigen Kund:in zuweisen. Mit Keycafe kannst du in anny:
  • Schlüssel automatisch für den Buchungszeitraum an Kund:innen zuweisen
  • Vor- und Nachlaufzeiten für die Schlüsselabholung konfigurieren
  • Aktive und inaktive Schlüsselzugänge pro Buchung im Adminbereich einsehen
Besonders praktisch ist die Integration, wenn du physische Schlüssel für Fahrzeuge, Räume oder Equipment verwaltest und manuelle Übergaben vermeiden möchtest.
Verfügbar ab dem Professional-Plan.

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Typische Anwendungsfälle

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Wie die Keycafe-Verbindung funktioniert

Die Authentifizierung erfolgt über einen dedizierten Keycafe-Benutzeraccount (E-Mail + Passwort + SMS-Verifizierung). anny meldet sich mit diesen Zugangsdaten bei Keycafe an und erhält Zugriff auf die dort hinterlegten Schlüssel. Nach der Einrichtung verbindest du anny Ressourcen mit Keycafe-Schlüsseln. Bei jeder bestätigten Buchung überträgt anny die Buchungsinformationen an Keycafe, das den verknüpften Schlüssel automatisch der buchenden Kund:in für den Buchungszeitraum zuweist. Nur bestätigte Buchungen erzeugen einen Zugang: angefragte, noch nicht angenommene Buchungen und interne Blocker lösen keine Schlüsselzuweisung aus. Bei Serienbuchungen legt anny den Zugang nicht sofort an, sondern plant ihn und erstellt ihn erst kurz vor dem jeweiligen Termin. Die E-Mail mit dem Booking-Code erreicht die Kund:in dann wenige Tage vor dem Termin, nicht direkt nach der Buchung.

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Keycafe verbinden

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Voraussetzungen

Bevor du Keycafe verbindest, stelle sicher, dass du Folgendes hast:
  • Einen Keycafe-Account mit mindestens einem registrierten Schlüssel in einem SmartBox-Terminal
  • Einen dedizierten Keycafe-Benutzeraccount (Vollnutzer) für die anny-Integration
  • Admin-Rechte mit Zugang zu den Integrationen in anny
Wir empfehlen, einen eigenen Keycafe-Benutzeraccount speziell für die anny-Integration anzulegen. Die Erstellung eines Benutzeraccounts bei Keycafe ist kostenlos.

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Verbindung einrichten

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Keycafe-Benutzer anlegen

Gehe in Keycafe auf Hinzufügen → Nutzer → Vollnutzer und folge den Schritten, um einen neuen Benutzer zu erstellen. Dieser Account wird für die Verbindung mit anny verwendet.
2

Integration in anny öffnen

Öffne aus der Menüleiste die Integrationen und gehe zu Keycafe.
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Authentifizieren

Gib die E-Mail und das Passwort des angelegten Keycafe-Benutzers ein und klicke auf SMS-Verifizierungscode erhalten. Gib den empfangenen Code im anny Adminbereich ein und bestätige ihn über Authentifizierung überprüfen.
4

Verbindung prüfen

Nach erfolgreicher Authentifizierung zeigt anny die Keycafe-Integration als aktiv an. Du kannst jetzt Ressourcen mit Schlüsseln verbinden.
Sobald die Verbindung aktiv ist, kannst du Regeln erstellen, die anny Ressourcen mit Keycafe-Schlüsseln verknüpfen.

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Einstellungen & Optionen

Nach der Authentifizierung konfigurierst du die Schlüsselzuweisung über Regeln:
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Regel erstellen

Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Verbindung zu erstellen.
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Ressource und Schlüssel zuordnen

Wähle die Ressource aus, die bei Buchung Zugang gewähren soll, und einen oder mehrere zugehörige Keycafe-Schlüssel.
3

Zeitfenster festlegen

Bestimme Zugang vor der Buchung und Zugang nach der Buchung für die Schlüsselabholung und -rückgabe.
Sobald eine Regel aktiv ist, wird bei jeder Buchung der verknüpfte Schlüssel automatisch zugewiesen.
Bestehende Verbindungen kannst du über die drei Punkte rechts neben der Regel bearbeiten oder löschen.

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Buchungsprozess für Kund:innen

Der Ablauf nach einer erfolgreichen Buchung:
  1. Kund:in erhält von Keycafe eine E-Mail mit einem Booking-Code.
  2. Zur Abholzeit gibt die Kund:in den Code am Keycafe-Terminal ein.
  3. Das Fach mit dem Schlüssel öffnet sich.
  4. Nach der Buchung gibt die Kund:in den Schlüssel per Code-Eingabe am Terminal zurück.

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Zugänge im Adminbereich einsehen

In der Buchungsdetailansicht findest du unter Smartlock Zugänge die aktiven und entfernten Zugänge. Per Klick auf einen Zugang werden angezeigt:

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Einschränkungen

Die Keycafe-Integration unterstützt nicht:
  • Dauerhafter Community-Zugang: Schlüssel können nur über Buchungen zugewiesen werden, nicht dauerhaft für Community-Mitglieder.
  • Remote Open: Da Keycafe mit physischen Schlüsseln an einem Terminal arbeitet, gibt es keine Fernöffnungsfunktion.
  • Verspätete Rückgabe verhindern: anny hat keinen Einfluss auf die Nutzbarkeit des Schlüssels außerhalb der Zugangszeiten. Kund:innen können den Schlüssel physisch behalten.

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Verbindung trennen

Wenn du die bestehenden Zugänge behalten möchtest, aber keine neuen Zugänge erstellt werden sollen, deaktiviere die Integration. Wenn alles zurückgesetzt und gelöscht werden soll, lösche die Integration.
Beides findest du unter Integrationen: Deaktivieren über den Toggle oben rechts, Löschen über die drei Punkte → Löschen.

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FAQ

Keycafe sendet den Booking-Code per E-Mail direkt an die Kund:in. Die E-Mail kommt von Keycafe, nicht von anny.
Ja. Du kannst einer Regel mehrere Schlüssel zuordnen, die Kund:in erhält dann Zugang zu allen. Pro Ressource ist jedoch nur eine Regel möglich. Für unterschiedliche Ressourcen legst du jeweils eine eigene Regel an.
Bei Stornierung der Buchung wird der Zugang in Keycafe entfernt. Die Kund:in kann den Schlüssel nicht mehr abholen.
Bei Serienbuchungen plant anny den Zugang und erstellt ihn erst kurz vor dem jeweiligen Termin. Die Keycafe-E-Mail mit dem Booking-Code kommt daher wenige Tage vor dem Termin, nicht direkt nach der Buchung. Bis dahin steht der Zugang im Adminbereich auf Status Geplant.
Du benötigst einen Keycafe-Account mit mindestens einem registrierten SmartBox-Terminal und Schlüssel. Die Erstellung eines Benutzeraccounts ist kostenlos.

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Troubleshooting

Die E-Mail wird von Keycafe versendet, nicht von anny. Prüfe, ob die Keycafe-Integration in anny aktiv ist und ob die Ressource korrekt mit einem Keycafe-Schlüssel verknüpft ist. Lass die Kund:in auch den Spam-Ordner prüfen.
anny hat den Zugang an Keycafe übermittelt, aber Keycafe hat ihn noch nicht bestätigt. Prüfe, ob die Keycafe-Authentifizierung noch gültig ist und ob der Schlüssel im Keycafe-System verfügbar ist.
anny hat keinen Einfluss auf die physische Rückgabe. Keycafe sendet automatisch Rückgabe-Erinnerungen. Kontaktiere die Kund:in direkt, wenn der Schlüssel nicht zurückgegeben wurde.
Solange die Integration aktiv ist, lassen sich die Zugangsdaten nicht ändern. Deaktiviere sie zuerst über den Toggle oben rechts und authentifiziere dich danach mit den neuen Daten neu.