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Outlook ist der E-Mail- und Kalenderdienst von Microsoft. Mit der Integration verbindest du eine Ressource in anny mit einem Kalender deines persönlichen Outlook-Kontos und hältst beide Seiten automatisch synchron (2-Wege-Synchronisation). Einen Überblick über alle Kalender-Integrationen findest du im Artikel zu den Kalenderintegrationen. Mit Outlook kannst du in anny:
  • Buchungen deiner Ressource automatisch als Termine in deinem Outlook-Kalender anlegen
  • Termine aus deinem Outlook-Kalender als Blocker oder Buchungen in anny übernehmen, damit belegte Zeiten nicht doppelt gebucht werden
  • Optional zu jedem synchronisierten Termin ein Teams-Meeting erstellen lassen
Besonders praktisch ist die Integration, wenn eine Ressource an deinen persönlichen Kalender gekoppelt ist, z. B. bei Berater:innen, Trainer:innen oder einem persönlich verwalteten Raum.

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Typische Anwendungsfälle

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Wie die Outlook-Verbindung funktioniert

Die Verbindung wird über dein Microsoft-Konto hergestellt: Du meldest dich einmalig bei Microsoft an und erlaubst anny den Zugriff. anny fordert dabei nur Lese- und Schreibzugriff auf deine Kalender und dein Basisprofil an, keinen Zugriff auf E-Mails, Kontakte oder Dateien. Nach dem Start der Synchronisation importiert anny zunächst alle zukünftigen Termine und Buchungen. Danach werden Änderungen in Echtzeit synchronisiert: Microsoft benachrichtigt anny aktiv über Änderungen im Kalender, und anny überträgt Buchungsänderungen sofort in den Kalender. Synchronisiert wird ab dem heutigen Tag bis rund 13 Monate in die Zukunft; der Zeitraum wird automatisch monatlich verlängert. Vergangene Termine und Buchungen werden nicht importiert. Läuft deine Autorisierung ab, etwa weil du dein Passwort geändert oder den Zugriff widerrufen hast, deaktiviert sich die Integration. Admins werden per E-Mail benachrichtigt, und in der Integrationszeile erscheint Erneut autorisieren.

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Outlook verbinden

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Voraussetzungen

Bevor du Outlook verbindest, stelle sicher, dass du Folgendes hast:
  • Ein Microsoft-Konto mit Outlook-Kalender (persönliches Konto; für gemeinsame Ressourcen- und Raumkalender deiner Organisation gibt es die Microsoft 365 Workspace-Integration)
  • Bearbeitungsrechte für die Ressource in deinem anny Account
  • Optional: einen eigenen Unterkalender in Outlook, wenn du die anny Termine getrennt halten möchtest

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Verbindung einrichten

1

Outlook verbinden öffnen

Öffne die Einstellungen deiner Ressource, wechsle zum Tab Integrationen und klicke im Abschnitt Persönliche Kalender-Integrationen auf Outlook verbinden.
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Autorisiere deine Integration

Klicke auf Autorisieren und melde dich mit deinem Microsoft-Konto an. Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint die Bestätigung „Erfolgreich authentifiziert”.
3

Wähle einen Kalender

Wähle im Feld Kalender den Kalender aus, mit dem die Ressource synchronisiert werden soll. Alle Kalenderaktivitäten laufen in diesem Kalender. Du kannst auch einen eigenen Unterkalender in Outlook anlegen und hier auswählen.
4

Anpassen der Einstellungen

Lege fest, wie Termine und Buchungen übernommen werden (siehe Einstellungen & Optionen), und klicke anschließend auf Sync starten.
Sobald die Synchronisation gestartet ist, importiert anny alle zukünftigen Termine und Buchungen. Danach werden alle Änderungen in Echtzeit synchronisiert.
Verbinde jede Ressource mit einem eigenen (Unter-)Kalender. Verbindest du denselben Kalender mit mehreren Ressourcen, kann es zu doppelten Einträgen kommen; die Fehlerdiagnose weist dich auf solche Überschneidungen hin.

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Einstellungen & Optionen

Wenn du von Termine als Blocker anlegen auf Buchungen umstellst, bietet anny die Option Bestehende Blocker in Buchungen umwandeln an: Alle zuvor aus Terminen erstellten zukünftigen Blocker werden dann beim Speichern und Aktivieren in Buchungen mit dem Standardservice umgewandelt.
Über das Drei-Punkte-Menü der Integration erreichst du die Fehlerdiagnose. Sie prüft unter anderem die Erreichbarkeit des Kalenders, automatische Antworten, Überschneidungen mit anderen Kalender-Verbindungen und die Echtzeit-Verbindung.

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Einschränkungen

Die Outlook-Integration unterstützt nicht:
  • Vergangene Termine: Synchronisiert wird nur ab dem heutigen Tag, bis rund 13 Monate in die Zukunft.
  • Mehrere Ressourcen pro Verbindung: Jede Integration verbindet genau eine Ressource mit genau einem Kalender. Für weitere Ressourcen richtest du jeweils eine eigene Verbindung ein. Eine Integration auf einer übergeordneten Ressource synchronisiert allerdings auch die Buchungen ihrer Unterressourcen.
  • Gemeinsame Ressourcen- und Raumpostfächer: Dafür gibt es die Microsoft 365 Workspace-Integration.
  • Termine mit Status „frei”: Diese werden standardmäßig nicht übernommen (änderbar über Alle Ereignisse synchronisieren).
  • Doppelte Verbindung desselben Kalenders: Eine zweite Outlook-Verbindung derselben Ressource mit demselben Konto und Kalender lässt sich nicht aktivieren.

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Verbindung trennen

Wenn du die Integration deaktivierst, stoppt die Synchronisation sofort; bereits synchronisierte Termine und Blocker bleiben bestehen. Beim Löschen fragt anny, ob Alle Synchronisierungen (einschließlich vergangene) oder Nur zukünftige Synchronisierungen entfernt werden: Aus Terminen erstellte Blocker und Buchungen werden gelöscht und aus Buchungen erstellte Termine aus deinem Outlook-Kalender entfernt. Ursprünglich in Outlook erstellte Termine und ursprünglich in anny erstellte Buchungen bleiben erhalten.
Beides findest du unter Integrationen: Deaktivieren über den Toggle oben rechts, Löschen über die drei Punkte → Löschen.

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FAQ

Als privat oder vertraulich markierte Termine werden immer anonymisiert übernommen und erscheinen in anny als „Nicht verfügbar”. Zusätzlich kannst du über Titel der Buchungen in anny alle importierten Termine anonymisieren.
Standardmäßig als Blocker: Die Zeit ist dann in anny nicht buchbar. Wenn du Termine als Blocker anlegen deaktivierst und einen Standardservice für Buchungen wählst, entstehen stattdessen echte Buchungen inklusive Kund:in (Termin-Organisator) und Teilnehmer:innen.
In Echtzeit. Microsoft benachrichtigt anny aktiv über Kalenderänderungen, und anny überträgt Buchungsänderungen sofort. Nach dem ersten Verbinden kann der Import aller zukünftigen Termine einige Minuten dauern.
Ja. Serientermine aus Outlook werden als einzelne Blocker bzw. Buchungen übernommen. Auch Änderungen an einzelnen Terminen einer Serie oder das Löschen ab einem bestimmten Datum werden nachgezogen.
Entstand der Termin aus einer anny Buchung, wird die Buchung storniert und die Kund:in benachrichtigt. Hat der Termin einen Blocker erzeugt, wird der Blocker entfernt.

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Troubleshooting

Deine Autorisierung ist abgelaufen, z. B. nach einer Passwortänderung oder weil der Zugriff widerrufen wurde. Klicke auf Erneut autorisieren, melde dich mit deinem Microsoft-Konto an und aktiviere die Integration danach wieder über den Toggle.
Häufigste Ursache: Der Termin steht in Outlook auf „frei” oder „an einem anderen Ort tätig” und wird deshalb übersprungen. Aktiviere Alle Ereignisse synchronisieren, wenn auch diese Termine übernommen werden sollen. Prüfe außerdem, ob der Termin im verbundenen Kalender liegt, in der Zukunft beginnt und ob die Integration aktiv ist. Die Fehlerdiagnose im Drei-Punkte-Menü zeigt weitere mögliche Ursachen.
Vermutlich ist derselbe Kalender oder dieselbe Ressource mehrfach verbunden, etwa über eine zweite Outlook-Verbindung, eine Microsoft 365-Regel oder einen ICS-Import. Führe die Fehlerdiagnose aus; sie zeigt solche Überschneidungen an. Entferne dann die überzählige Verbindung.
anny konnte die Echtzeit-Verbindung zu Microsoft nicht aufbauen oder die Autorisierung ist fehlgeschlagen; die betroffenen Admins wurden per E-Mail benachrichtigt. Bei vorübergehenden Störungen versucht anny es mehrfach automatisch erneut. Prüfe die Autorisierung und aktiviere die Integration wieder über den Toggle.