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Microsoft 365 ist die Cloud-Plattform von Microsoft mit Outlook-Kalendern für Personen sowie Raum- und Ressourcenpostfächern. Mit der Integration verbindet anny deine Ressourcen direkt mit diesen Kalendern: Eine Zwei-Wege-Synchronisation hält Buchungen und Termine auf beiden Seiten aktuell. Mit Microsoft 365 kannst du in anny:
  • Raum-, Ressourcen- und Personenkalender deiner Organisation mit anny Ressourcen koppeln (2-Wege-Synchronisation in Echtzeit)
  • Kalendertermine automatisch als Blocker oder als Buchungen in anny übernehmen und Doppelbuchungen vermeiden
  • Für Buchungen automatisch Teams-Meetings mit Einladung an Kund:innen erstellen
Die Integration richtet sich an Organisationen, die ihre Microsoft-365-Umgebung zentral verwalten: Ein:e Administrator:in verbindet einmalig die gesamte Organisation, ohne dass sich einzelne Mitarbeiter:innen anmelden müssen. Für die Anbindung einzelner persönlicher Postfächer gibt es die persönliche Outlook-Integration; einen Vergleich findest du im Übersichtsartikel Kalenderintegrationen.

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Typische Anwendungsfälle

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Wie die Microsoft-365-Verbindung funktioniert

Die Verbindung wird auf Organisations-Ebene hergestellt. Ein:e Administrator:in deiner Microsoft-365-Organisation klickt in anny auf Autorisieren, meldet sich bei Microsoft an und erteilt die Zustimmung für die Organisation (Admin Consent). Danach kann anny auf die Kalender der Benutzer:innen sowie der Raum- und Ressourcenpostfächer zugreifen. Einzelne Mitarbeiter:innen müssen sich nicht anmelden. anny greift nur auf die Kalender zu, die du in den Einstellungen ausdrücklich mit einer Ressource verknüpfst; synchronisiert wird jeweils der Hauptkalender des ausgewählten Kontos. Widerrufst du die Zustimmung im Microsoft-Admin-Center, deaktiviert sich die Integration selbst und benachrichtigt die Admins. Synchronisiert wird der Zeitraum ab heute bis rund 12 Monate im Voraus; anny verlängert diesen Zeitraum automatisch. Vergangene Termine werden nicht importiert. Nach der Aktivierung importiert anny zunächst alle zukünftigen Termine und Buchungen, danach kommen Änderungen laufend in Echtzeit an.

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Microsoft 365 verbinden

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Voraussetzungen

Bevor du Microsoft 365 verbindest, stelle sicher, dass du Folgendes hast:
  • Eine Microsoft-365-Organisation mit Exchange-Online-Postfächern (Cloud, nicht On-Premise)
  • Administrator-Rechte in Microsoft 365, um die Zustimmung für die Organisation zu erteilen
  • Admin-Rechte in deinem anny Account
  • Die Kalender, die du verbinden möchtest, existieren bereits (z. B. Raumpostfächer für deine Räume)

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Verbindung einrichten

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Integration erstellen

Öffne aus der Menüleiste die Integrationen und wähle Microsoft 365 aus.
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Autorisieren

Klicke auf Autorisieren. Du wirst zu Microsoft weitergeleitet: Melde dich mit einem Administrator-Konto deiner Organisation an und erteile die Zustimmung. Danach kehrst du automatisch zu anny zurück.
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Verbindungen anlegen

Lege im Panel Einstellungen für die Kalendersynchronisierung fest, welche Kalender mit welchen Ressourcen gekoppelt werden:
  1. Klicke auf Hinzufügen.
  2. Wähle unter Wähle die zu synchronisierende Ressource: die anny Ressource.
  3. Wähle unter Microsoft Kalender das Konto (Person oder Raum-/Ressourcenpostfach), dessen Kalender synchronisiert werden soll. Über die Suche findest du Konten anhand der E-Mail-Adresse.
  4. Passe bei Bedarf die weiteren Optionen an (siehe Einstellungen & Optionen).
  5. Klicke auf Bestätigen und wiederhole die Schritte für weitere Kalender.
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Aktivieren

Aktiviere die Integration über den Toggle oben rechts. anny prüft die Verbindungen und startet den Initial-Sync.
Sobald die Integration aktiv ist, werden alle zukünftigen Termine und Buchungen abgeglichen und Änderungen laufend in Echtzeit synchronisiert.
Nutze nach dem Anlegen einer Verbindung die Aktion Fehlerdiagnose in der Regel-Tabelle. Sie prüft unter anderem, ob der Kalender erreichbar ist, ob automatische Antworten aktiv sind und ob sich andere Integrationen oder ICS-Importe mit dem Kalender überschneiden.

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Einstellungen & Optionen

Jede Verbindung (Zeile in der Tabelle) hat eigene Einstellungen. Zum Bearbeiten muss die Integration deaktiviert sein. In der Buchungsansicht zeigt das Panel Kalender-Synchronisation für jede synchronisierte Buchung die Quelle, den verbundenen Kalender und die Richtung der Synchronisation. Dort findest du auch den Link Ereignis im externen Kalender anzeigen und den Button Kalender neu synchronisieren.

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Einschränkungen

Die Microsoft-365-Integration unterstützt nicht:
  • On-Premise-Postfächer: Es funktionieren nur Exchange-Online-Kalender in der Cloud. Nicht erreichbare Postfächer werden mit „Microsoft-Kalender nicht erreichbar” markiert und übersprungen.
  • Unterkalender: Synchronisiert wird immer der Hauptkalender des ausgewählten Kontos, keine zusätzlichen Kalender eines Postfachs.
  • Vergangene Termine: Importiert werden nur Termine ab dem Tag der Aktivierung; ältere Einträge bleiben unberührt.
  • Doppelte Verbindungen: Jeder Kalender kann nur in einer Verbindung verwendet werden. Ist eine Ressource zusätzlich über eine persönliche Outlook-Integration verbunden, lässt sich die Integration nicht aktivieren.
  • Bearbeiten im aktiven Zustand: Verbindungen lassen sich nur ändern, solange die Integration deaktiviert ist.

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Verbindung trennen

Wenn du die Integration deaktivierst, stoppt die Synchronisation sofort; bereits synchronisierte Termine, Blocker und Buchungen bleiben auf beiden Seiten bestehen. Wenn du die Integration löschst, entfernt anny die dadurch erstellten Synchronisierungen: Von anny angelegte Termine werden aus den Microsoft-Kalendern gelöscht und aus Terminen erstellte Blocker und Buchungen aus anny entfernt. Beim Löschen wählst du, ob das für Nur zukünftige Synchronisierungen oder Alle Synchronisierungen (einschließlich vergangene) gilt.
Beides findest du unter Integrationen: Deaktivieren über den Toggle oben rechts, Löschen über die drei Punkte → Löschen.

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FAQ

Die Microsoft-365-Integration verbindet die gesamte Organisation: Ein:e Administrator:in autorisiert einmalig, danach lassen sich beliebige Personen- und Raumkalender der Organisation mit Ressourcen koppeln. Bei der persönlichen Outlook-Integration meldet sich dagegen jede Person mit dem eigenen Konto an. Mehr dazu im Übersichtsartikel Kalenderintegrationen.
Alle Konten deiner Microsoft-365-Organisation, die eine E-Mail-Adresse haben: Benutzer:innen ebenso wie Raum- und Ressourcenpostfächer. Synchronisiert wird jeweils der Hauptkalender des Kontos. In der Auswahl Microsoft Kalender kannst du nach der E-Mail-Adresse suchen.
Ja, aber ohne Inhalt: Als privat oder vertraulich markierte Termine erscheinen in anny immer mit einem anonymen Betreff. Mit der Option Termine anonymisieren kannst du zusätzlich alle Termine einer Verbindung anonymisieren.
anny löscht den zugehörigen Termin im Microsoft-Kalender. Umgekehrt gilt: Wird ein Termin im Kalender gelöscht, entfernt anny den Blocker bzw. storniert die daraus entstandene Buchung.
Buchungsänderungen aus anny werden sofort übertragen. Änderungen im Kalender meldet Microsoft per Push-Benachrichtigung, meist innerhalb von Sekunden. Bei sehr vielen Änderungen auf einmal kann Microsoft die Verbindung kurz drosseln; anny holt die Änderungen danach automatisch nach.

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Troubleshooting

Meist ist das Postfach nicht erreichbar, etwa weil es On-Premise liegt oder nicht mehr existiert; die Verbindung ist dann mit „Microsoft-Kalender nicht erreichbar” markiert und wird übersprungen. Deaktiviere die Integration, prüfe die Verbindung über die Aktion Fehlerdiagnose, korrigiere den Kalender und aktiviere die Integration erneut. Beim Aktivieren setzt anny den Fehler zurück und versucht es noch einmal.
Die Autorisierung ist ungültig geworden, zum Beispiel weil die Zustimmung im Microsoft-Admin-Center widerrufen oder eingeschränkt wurde, oder Microsoft hat die Push-Verbindung dauerhaft abgelehnt. Die betroffenen Admins erhalten eine Benachrichtigung mit dem Grund. Klicke auf Autorisieren, erteile die Zustimmung erneut und aktiviere die Integration wieder.
Der Kalender oder die Ressource ist mehrfach verbunden, zum Beispiel zusätzlich über eine persönliche Outlook-Integration oder einen ICS-Import/-Export der Ressource. Die Aktion Fehlerdiagnose zeigt solche Überschneidungen an. Entferne die doppelte Verbindung und synchronisiere anschließend über Kalender neu synchronisieren in der betroffenen Buchung.
Prüfe, ob die Buchung zu den in Buchungsoptionen auswählen gewählten Buchungsoptionen gehört und ob sie bestätigt oder angefragt ist; abgelehnte und stornierte Buchungen werden nicht übertragen. Buchungen, die weiter als etwa 12 Monate in der Zukunft liegen, werden erst synchronisiert, sobald sie in den Synchronisations-Zeitraum rücken.