- Für jede bestätigte Buchung automatisch einen Termin mit Teams-Meeting im Kalender einer festgelegten Person anlegen
- Kund:innen den Beitritts-Link automatisch über die Buchungsbestätigung und den Kalendereintrag bereitstellen
- Meetings bei Umbuchungen, Stornierungen und Ressourcenwechseln automatisch aktuell halten
Die Microsoft Teams-Integration setzt einen Plan voraus, der das Feature Video-Meetings enthält.
Typische Anwendungsfälle
Wie die Microsoft Teams-Verbindung funktioniert
Die Verbindung wird einmalig für deine gesamte Microsoft-Organisation freigegeben. Beim Autorisieren leitet dich anny zu Microsoft weiter. Dort bestätigt ein:e Administrator:in deines Microsoft-Verzeichnisses (Active Directory) den Zugriff. Einzelne Mitarbeiter:innen müssen sich nicht anmelden. anny nutzt den Zugriff ausschließlich für zwei Dinge: Es liest die Nutzerliste deiner Organisation (Namen und E-Mail-Adressen), damit du Organisator:innen und Standard-Teilnehmer auswählen kannst. Und es erstellt, aktualisiert und löscht Termine mit Teams-Meeting in den Kalendern der gewählten Organisator:innen. Auf Chats, Dateien oder andere Inhalte greift anny nicht zu. Entzieht dein:e Microsoft-Administrator:in die Freigabe, kann anny keine Meetings mehr erstellen, aktualisieren oder löschen. Autorisiere die Integration in dem Fall neu.Microsoft Teams verbinden
Voraussetzungen
Bevor du Microsoft Teams verbindest, stelle sicher, dass du Folgendes hast:- Eine Microsoft 365 Organisation mit Microsoft Teams; die Organisator:innen benötigen ein eigenes Kalender-Postfach
- Eine:n Administrator:in deines Microsoft-Verzeichnisses, die:der die Freigabe bestätigen kann
- Admin-Rechte in deinem anny Account
- Angelegte Ressourcen und Buchungsoptionen, für die Meetings erstellt werden sollen
Verbindung einrichten
1
Autorisieren
Öffne aus der Menüleiste die Integrationen und wähle Teams. Klicke auf Autorisieren und melde dich bei Microsoft an. Die Freigabe kann nur ein:e Administrator:in deines Microsoft-Verzeichnisses bestätigen.
2
Verbindungen anlegen
Lege im Panel Microsoft Teams-Einstellungen fest, für welche Ressourcen Meetings erstellt werden:
- Klicke auf Hinzufügen.
- Wähle im Feld Wähle die Ressource die gewünschte Ressource. Pro Ressource ist genau eine Verbindung möglich.
- Optional: Begrenze die Verbindung über Buchungsoptionen auswählen auf bestimmte Buchungsoptionen. Ohne Auswahl gilt Alle Buchungsoptionen.
- Wähle im Feld Wähle den Organisator des Meetings die Person, in deren Kalender die Termine angelegt werden.
- Optional: Lege über Wähle die Standardteilnehmer des Meetings aus Personen fest, die zu jedem Meeting eingeladen werden.
- Bestätige die Verbindung und wiederhole die Schritte für weitere Ressourcen.
3
Aktivieren
Aktiviere die Integration über den Toggle oben rechts.
Einstellungen & Optionen
Der erstellte Termin trägt den Namen der Buchungsoption und der Ressource, liegt in der Zeitzone der Ressource und erhält die Kalender-Kategorie „anny [Ressourcenname]”. Die Kund:in wird als Teilnehmer:in hinzugefügt. Teilnehmer:innen können keine neuen Zeiten vorschlagen, und die Teilnehmerliste ist verborgen: Kund:innen sehen einander nicht.
Bei Ressourcen mit mehrfacher Verfügbarkeit teilen sich alle Buchungen desselben Zeitfensters ein gemeinsames Meeting. anny ergänzt weitere Kund:innen als Teilnehmer:innen und entfernt sie bei Stornierung wieder. Erst wenn die letzte Buchung storniert wird, löscht anny das Meeting.
Einschränkungen
Die Microsoft Teams-Integration unterstützt nicht:- Meetings für unbestätigte Buchungen: Buchungsanfragen erhalten ihr Meeting erst, wenn du sie annimmst. Buchungen ohne Kund:in (z. B. interne Blocker) erhalten kein Meeting.
- Nachträgliche Meetings: Buchungen, die vor der Aktivierung der Integration entstanden sind, erhalten kein Meeting.
- Persönliche Microsoft-Konten: Die Integration benötigt eine Microsoft-Organisation mit Administrator-Freigabe. Für das Microsoft-Konto einer Einzelperson nutze die Outlook-Kalenderintegration mit der Option „Teams Meeting zum Termin hinzufügen”.
- Mehrere Organisator:innen pro Ressource: Jede Ressource kann nur mit einer Verbindung und damit einem Organisator verknüpft werden.
- Änderungen im laufenden Betrieb: Einstellungen lassen sich nur bearbeiten, solange die Integration deaktiviert ist.
Verbindung trennen
Beides findest du unter Integrationen: Deaktivieren über den Toggle oben rechts, Löschen über die drei Punkte → Löschen.FAQ
Wie erhalten meine Kund:innen den Beitritts-Link?
Wie erhalten meine Kund:innen den Beitritts-Link?
Die Buchungsbestätigung per E-Mail enthält den Button Teams Meeting beitreten. Auch der Kalendereintrag der Buchung enthält den Link. Zusätzlich wird die Kund:in dem Termin bei Microsoft als Teilnehmer:in hinzugefügt. Als Admin siehst du den Link in der Buchungsübersicht unter MS Teams-Meeting starten.
Was passiert bei Umbuchungen oder Stornierungen?
Was passiert bei Umbuchungen oder Stornierungen?
anny hält das Meeting automatisch aktuell: Bei einer Terminverschiebung wird der Termin angepasst, der Beitritts-Link bleibt gültig. Bei Stornierung, Ablehnung oder Löschung der Buchung wird das Meeting gelöscht. Wechselt die Buchung auf eine andere Ressource, löscht anny das alte Meeting und erstellt ein neues nach der Verbindung der neuen Ressource.
Sehen sich die Teilnehmer:innen eines geteilten Meetings gegenseitig?
Sehen sich die Teilnehmer:innen eines geteilten Meetings gegenseitig?
Nein. Die Teilnehmerliste des Termins ist verborgen. Nur die Organisator:in sieht, wer eingeladen ist. Das ist besonders bei Kursen mit mehreren Buchungen im selben Zeitfenster relevant.
Ich nutze bereits eine Kalenderintegration mit Teams-Meetings. Brauche ich diese Integration zusätzlich?
Ich nutze bereits eine Kalenderintegration mit Teams-Meetings. Brauche ich diese Integration zusätzlich?
Die Kalenderintegrationen Outlook und Microsoft 365 können Teams-Meetings direkt an synchronisierte Termine anhängen. Die Microsoft Teams-Integration arbeitet davon unabhängig und braucht keine Kalendersynchronisierung. Nutze pro Ressource nur einen der beiden Wege: Laufen beide parallel, entstehen zwei getrennte Meetings pro Buchung.
Warum erscheint eine Person nicht in der Organisator-Auswahl?
Warum erscheint eine Person nicht in der Organisator-Auswahl?
Die Auswahl zeigt nur Personen aus deinem Microsoft-Verzeichnis, die eine eigene E-Mail-Adresse mit Postfach haben. Die Liste wird außerdem bis zu einer Stunde zwischengespeichert: Neu angelegte Personen erscheinen deshalb verzögert.
Troubleshooting
Für eine Buchung wird kein Meeting erstellt
Für eine Buchung wird kein Meeting erstellt
Meist ist die Integration deaktiviert oder es passt keine Verbindung zur Buchung. Prüfe, ob der Toggle aktiv ist, ob eine Verbindung für die Ressource existiert und ob die gebuchte Buchungsoption darin enthalten ist. Beachte außerdem: Meetings entstehen nur für bestätigte Buchungen mit Kund:in und erst nach Abschluss des Buchungsvorgangs.
Die Autorisierung schlägt fehl
Die Autorisierung schlägt fehl
Die Freigabe wurde nicht von einem:einer Administrator:in deines Microsoft-Verzeichnisses bestätigt oder abgebrochen. Starte die Autorisierung erneut und lass sie von einer Person mit Microsoft-Admin-Rechten bestätigen. Über die drei Punkte → Verbindung testen prüfst du anschließend, ob die Verbindung steht.
Der Beitritts-Link führt auf eine Fehlerseite
Der Beitritts-Link führt auf eine Fehlerseite
Entweder wurde das Meeting noch nicht erstellt oder es existiert nicht mehr. Direkt nach der Buchung kann es einen Moment dauern, bis das Meeting bei Microsoft angelegt ist. Wurde die Buchung storniert oder auf eine andere Ressource verschoben, ist der alte Link ungültig; im zweiten Fall enthält die aktuelle Buchung einen neuen Link.