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Mit der Buchungsbearbeitung können Endnutzer:innen ihre bestehenden Buchungen selbst anpassen, ohne den Support oder Admins kontaktieren zu müssen. Je nach Konfiguration lassen sich Datum, Uhrzeit, Child-Ressource, Zusatzoptionen und Formulardaten nachträglich ändern. Preisänderungen werden dabei automatisch als Nachzahlung oder Rückerstattung verarbeitet.

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Wie funktioniert Änderung von Buchungen?

Standardmäßig ist die Buchungsbearbeitung für Endnutzer:innen deaktiviert. Admins aktivieren sie pro Buchungsoption im Tab Änderung & Stornierung und legen dort fest:
  • Nachträgliche Bearbeitung von Start- und Enddatum: Bestimmt, ob und wie Termine verschoben werden dürfen.
    • Aktiviert: Endnutzer:innen können Termine flexibel verschieben, auch auf einen früheren Zeitpunkt.
    • Nur in der Zukunft: Buchungen dürfen ausschließlich weiter in die Zukunft verschoben werden.
  • Nachträgliche Bearbeitung von Child-Ressource: Erlaubt den Wechsel auf eine andere verfügbare Child-Ressource (z. B. einen anderen Desk oder Raum).
  • Nachträgliche Bearbeitung von Serviceoptionen: Erlaubt das Anpassen von Zusatzoptionen nach der Buchung.
  • Nachträgliche Bearbeitung von Formularen erlauben: Erlaubt Kund:innen, ihre übermittelten Formulardaten in der Buchungsübersicht einzusehen und zu bearbeiten (nur Web).
  • Umbuchungsfrist: Definiert, bis wann vor dem Termin Änderungen erlaubt sind (z. B. bis 24 Stunden vor Start).
Endnutzer:innen sehen die Option Bearbeiten im Bereich Meine Buchungen, sobald die Funktion für ihre Buchung aktiv ist.

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Regeln bei Änderungen

Vorlaufzeiten werden beachtet: Hinterlegte Vorlaufzeiten für Services und Add-Ons gelten auch bei Änderungen. Eine Buchung kann nur auf einen neuen Termin verschoben werden, wenn die Vorlaufzeit eingehalten wird. Frühester möglicher neuer Termin: Der früheste neue Termin ergibt sich aus der Formel: frühester neuer Termin = MIN(alter Termin, heute + Vorlaufzeit). Dadurch wird sichergestellt, dass Änderungen nur auf zulässige Zeitfenster möglich sind. Änderungsfrist: Buchungen können nur bearbeitet werden, wenn sie noch innerhalb der definierten Umbuchungsfrist liegen. Ist die Frist überschritten, wird keine Bearbeitung mehr angeboten. Negative Umbuchungsfrist: Eine negative Frist (z. B. -3 Stunden) hält das Bearbeitungsfenster auch nach dem Buchungsstart offen. In diesem Zeitfenster ist eine Verlängerung der aktuellen Buchung in beiden Modi (“Aktiviert” und “Nur in der Zukunft”) möglich. Child-Ressourcen-Wechsel: Nur möglich, wenn Admins die Option aktiviert haben und im gewünschten Zeitraum passende Child-Ressourcen verfügbar sind. Automatische Preisverarbeitung: Preisänderungen durch die Bearbeitung werden automatisch verarbeitet. Je nach Änderung wird eine Nachzahlung oder eine Rückerstattung ausgelöst, ohne dass Admins manuell eingreifen müssen.
Eine negative Umbuchungsfrist ist besonders nützlich für Raummieten: Fällt im Termin auf, dass mehr Zeit benötigt wird, kann die Buchung noch während der laufenden Nutzung verlängert werden.

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Wann nutze ich das?

  • Du betreibst Desk Sharing oder Coworking und möchtest Endnutzer:innen maximale Flexibilität geben: Aktiviere die volle Bearbeitung inkl. Child-Ressourcen-Wechsel, damit Nutzer:innen selbst auf einen anderen Arbeitsplatz umbuchen können.
  • Du bietest Terminbuchungen an und willst Stornierungen reduzieren: Erlaube das Verschieben in die Zukunft, sodass Kund:innen bei Verhinderung einfach umbuchen statt zu stornieren.
  • Du mietest Konferenzräume und brauchst aktuelle Formularangaben (Catering, Personenzahl): Aktiviere die nachträgliche Bearbeitung von Formularen, damit Kund:innen ihre Angaben bis kurz vor dem Termin selbst aktualisieren können.
  • Du hast kostenpflichtige Buchungen mit unterschiedlichen Preisstufen: Preisänderungen bei Umbuchungen werden automatisch abgewickelt.
  • Nicht geeignet für: Buchungen, bei denen nach Bestätigung keine Änderung mehr möglich sein soll (z. B. verbindliche Event-Tickets mit fester Kapazität). Deaktiviere in diesem Fall die Buchungsbearbeitung.

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Zusammenhang mit anderen Features

  • Eigene Formulare: Der Toggle “Nachträgliche Bearbeitung von Formularen erlauben” ergänzt eigene Formulare, indem Kund:innen ihre übermittelten Daten nach der Buchung selbst korrigieren können.
  • Stornierungsbedingungen: Stornierungsbedingungen und Buchungsbearbeitung werden im gleichen Tab konfiguriert. Die Buchungsbearbeitung kann als Alternative zur Stornierung positioniert werden.
  • Wiederkehrende Buchungen: Formulardaten bei Serien werden nur auf dem Mastertermin gespeichert. Die nachträgliche Bearbeitung bezieht sich auf den Master.

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Einstellungen & Optionen

Auf der Buchungsseite sehen Endnutzer:innen den Button Bearbeiten unter Meine Buchungen, sofern die Funktion aktiv und die Frist nicht abgelaufen ist.

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Praxisbeispiele

Ein Coworking-Betreiber möchte, dass Mitglieder ihren gebuchten Arbeitsplatz selbst auf einen anderen verfügbaren Desk umbuchen können, z. B. weil ein ruhigerer Platz bevorzugt wird.
Ein Unternehmen vermietet Konferenzräume und fragt bei der Buchung Catering-Wünsche und Personenzahl per Formular ab. Da sich diese Angaben oft kurzfristig ändern, sollen Kund:innen sie bis 2 Tage vor dem Termin selbst aktualisieren können.

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FAQ

Mögliche Gründe: Die Buchungsbearbeitung wurde von Admins nicht aktiviert, die Änderungsfrist ist bereits abgelaufen, oder die Buchung erfüllt die Voraussetzungen für eine Änderung nicht mehr.
Der Wechsel von Child-Ressourcen ist nur möglich, wenn Admins diese Option separat freigeschaltet haben und im gewünschten Zeitraum passende Child-Ressourcen verfügbar sind.
anny verarbeitet Preisänderungen automatisch. Je nach Fall wird eine Nachzahlung (z. B. bei Verlängerung) oder eine Rückerstattung (z. B. bei Wechsel auf günstigere Option) ausgelöst.
Ja. Hinterlegte Vorlaufzeiten für Services und Add-Ons gelten auch bei der Bearbeitung bestehender Buchungen.
Nein. Die nachträgliche Bearbeitung von Formulardaten ist aktuell nur in der Web-Version verfügbar. Die mobile App unterstützt diese Funktion noch nicht.

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Troubleshooting

Die Änderungsfrist ist vermutlich überschritten, oder für den gewünschten neuen Termin wird die Vorlaufzeit nicht eingehalten. Prüfe beides in den Einstellungen der Buchungsoption.
Prüfe, ob der Wechsel von Child-Ressourcen aktiviert wurde und ob im gewünschten Zeitraum passende Child-Ressourcen verfügbar sind. Ohne beides ist kein Wechsel möglich.
Prüfe, ob der Toggle Nachträgliche Bearbeitung von Formularen erlauben im betreffenden Service aktiv ist. Die Funktion ist nur in der Web-Version verfügbar, nicht in der mobilen App.