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HubSpot ist eine CRM-Plattform für Vertrieb, Marketing und Service. Mit der Integration hältst du deine Kundendaten in anny und HubSpot auf demselben Stand, ohne sie doppelt zu pflegen. Dein Vertriebsteam sieht Buchungen und Mitgliedschaften als Deals in der eigenen Pipeline. Mit HubSpot kannst du in anny:
  • Kund:innen als Kontakte und Unternehmen als Unternehmen in beide Richtungen synchronisieren
  • Buchungen und Mitgliedschaften als Deals in einer HubSpot-Pipeline anlegen und deren Phase automatisch mitführen
  • bei Buchungsereignissen automatisch Notizen oder Aufgaben am HubSpot-Kontakt erzeugen
  • selbst festlegen, welche Felder ausgetauscht werden, inklusive deiner eigenen HubSpot-Eigenschaften

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Typische Anwendungsfälle

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Wie die HubSpot-Verbindung funktioniert

Du verbindest anny über eine Anmeldung bei HubSpot mit deinem HubSpot-Konto. Zugangsdaten trägst du in anny nicht ein. Danach legst du Syncs an: Jeder Sync verbindet einen Datentyp in anny mit einem Objekt in HubSpot und legt fest, welche Felder ausgetauscht werden und in welche Richtung. Unternehmen und Deals hängen in HubSpot an Kontakten. Deshalb richtest du immer zuerst Kunde ↔ Kontakt ein; die anderen Paare werden erst danach verfügbar. Gehört eine Kundin in anny zu einem Unternehmen, verknüpft anny ihren Kontakt in HubSpot mit dem passenden Unternehmen. Wann wird synchronisiert?
  • anny → HubSpot: kurz nach jeder Änderung. anny überträgt nur die Felder, die sich geändert haben und im Sync zugeordnet sind.
  • HubSpot → anny: Änderungen an Kontakten und Unternehmen kommen in der Regel innerhalb einer Minute in anny an. Neu angelegte und gelöschte Einträge meldet HubSpot sofort.
  • Bestehende Daten: Beim Aktivieren der Integration und beim Anlegen eines Syncs exportiert anny die vorhandenen Einträge in einem Synchronisierungslauf.
Wie findet anny bestehende Einträge? Kontakte werden über die E-Mail-Adresse zugeordnet, Unternehmen über die Domain und, falls keine Domain gesetzt ist, über den Namen. Gibt es den Eintrag schon, verknüpft anny ihn, statt ein Duplikat anzulegen.

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HubSpot verbinden

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Voraussetzungen

Bevor du HubSpot verbindest, stelle sicher, dass du Folgendes hast:
  • Einen anny-Tarif Professional, Business oder Enterprise
  • Ein HubSpot-Konto, in dem du Apps installieren darfst
  • Admin-Rechte in anny für Apps & Integrationen
  • Für Deals: eine Deal-Pipeline in HubSpot mit den Phasen, die du nutzen möchtest
Die HubSpot-Integration wird schrittweise freigeschaltet. Findest du HubSpot nicht unter Apps & Integrationen, wende dich an den anny-Support.

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Verbindung einrichten

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Integration anlegen

Öffne in der Menüleiste Apps & Integrationen. Suche nach HubSpot oder filtere nach der Kategorie CRM, öffne die Kachel und klicke auf Einrichten. anny legt die Integration an und öffnet ihre Einstellungen.
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Mit HubSpot autorisieren

Klicke im Abschnitt Verbindung auf Autorisieren. Es öffnet sich ein Fenster von HubSpot: Melde dich an, wähle das HubSpot-Konto und bestätige den Zugriff. Danach zeigt anny Mit HubSpot verbunden. Blockiert dein Browser das Fenster, erlaube Pop-ups für anny und versuche es erneut.
3

Kunde ↔ Kontakt einrichten

Klicke unter Syncs verwalten auf Hinzufügen und wähle Kunde ↔ Kontakt (markiert mit Hier starten). anny schlägt eine Feldzuordnung vor (E-Mail, Vorname, Nachname, Firma). Ergänze weitere Felder über Feld hinzufügen und prüfe unter Erweiterte Einstellungen, in welche Richtung synchronisiert wird. Speichere mit Speichern.
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Weitere Syncs anlegen (optional)

Lege bei Bedarf Unternehmen ↔ Unternehmen, Buchung ↔ Deal und Mitgliedschaft ↔ Deal an. Für Deals wählst du eine Pipeline und ordnest jedem Status eine Deal-Phase zu (siehe Deals einrichten).
5

Integration aktivieren

Klicke auf Aktivieren im Hinweis Die Integration ist derzeit nicht aktiv. oder auf Integration inaktiv oben rechts. anny startet jetzt den Export deiner bestehenden Einträge. Den Fortschritt siehst du unter Synchronisierungsläufe.
HubSpot-Integration in anny: Verbindung mit HubSpot aktiv, darunter Syncs verwalten mit den Paaren Kunde ↔ Kontakt, Unternehmen ↔ Unternehmen, Buchung ↔ Deal und Mitgliedschaft ↔ Deal

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Syncs einrichten

Klicke in der Tabelle Syncs verwalten auf einen Sync, um ihn zu bearbeiten. Die Tabelle zeigt pro Sync die Richtungen, die Operationen und wie viele Felder zugeordnet sind.

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Felder zuordnen

Im Bereich Felder wählst du pro Zeile ein anny-Feld und das passende HubSpot-Feld. In der HubSpot-Spalte stehen alle Eigenschaften deines HubSpot-Kontos, auch selbst angelegte. Passen die Feldtypen nicht zusammen, zeigt anny Inkompatible Feldtypen an. Berechnete Felder aus anny (Badge Berechnet) kannst du ebenfalls zuordnen, zum Beispiel einen Umsatz pro Kunde. Sie werden nur an HubSpot übertragen und nie zurückgeschrieben.
Dialog Sync bearbeiten für Kunde ↔ Kontakt: Feldzuordnung von E-Mail, Vorname, Nachname, Firma, Straße, Postleitzahl und Stadt sowie aufgeklappte Erweiterte Einstellungen mit den Schaltern für Richtung und Operationen

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Erweiterte Einstellungen

Ist HubSpot → anny zusammen mit Neue Einträge synchronisieren aktiv, legt anny für jeden neuen HubSpot-Kontakt eine Kundin bzw. einen Kunden an, zum Beispiel auch für Leads aus HubSpot-Formularen. Schalte Neue Einträge synchronisieren aus, wenn nur bereits bekannte Kund:innen abgeglichen werden sollen.

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Deals einrichten

Buchungen und Mitgliedschaften werden in HubSpot als Deals geführt. Deals sind reine Exporte: Änderungen in HubSpot werden nie nach anny übernommen. Im Sync Buchung ↔ Deal bzw. Mitgliedschaft ↔ Deal findest du unter Deal-Einstellungen: Zuordnen kannst du bei Buchungen die Status Angefragt, Eingeladen, Bestätigt und Storniert, bei Mitgliedschaften Angefragt, Geplant, Testphase, Aktiv, Pausiert, Gekündigt, Abgelaufen und Abgelehnt.
Dialog Sync bearbeiten für Buchung ↔ Deal: Pipeline Sales Pipeline, Zuordnung von Bestätigt, Storniert und Angefragt zu Deal-Phasen, darunter Deals erstellen ab Status, Betrag und Vorlage für Deal-Namen
Welche Buchungen werden zu Deals? Buchungen, die heute oder später beginnen und den Status aus Deals erstellen ab Status erreicht haben. Blocker, Unterbuchungen und Serienbuchungen exportiert anny nicht. Wird eine Buchung oder Mitgliedschaft in anny gelöscht, archiviert anny den Deal in HubSpot.

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Buchungs-Trigger

Mit Buchungs-Trigger protokollierst du automatisch eine Notiz oder erstellst eine Aufgabe am HubSpot-Kontakt, wenn eine Buchung erstellt, bestätigt, storniert oder beendet wird. Gibt es den Kontakt noch nicht, legt anny ihn vorher an.
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Trigger anlegen

Klicke unter Buchungs-Trigger auf Hinzufügen und wähle den Auslöser: Buchung erstellt, Buchung bestätigt, Buchung storniert oder Buchung beendet.
2

Bedingungen festlegen (optional)

Schränke den Trigger über Bedingung hinzufügen ein, etwa auf eine Dienstleistung, eine Ressource, einen Kanal, den Gesamtbetrag, das Startdatum oder Vom Admin erstellt. Alle Bedingungen müssen zutreffen; ohne Bedingungen gilt der Trigger immer.
3

Aktion wählen

Wähle Notiz protokollieren und gib den Inhalt ein, oder Aufgabe erstellen mit Titel und Beschreibung. Mit # fügst du Variablen ein, zum Beispiel Buchungsnummer oder Startdatum. Bei Aufgaben legst du unter Erweiterte Einstellungen fest, wem sie zugewiesen wird (Zuweisen an) und in wie vielen Tagen sie fällig ist (Fällig in (Tagen)).
4

Bestätigen und speichern

Klicke auf Bestätigen und anschließend oben rechts auf Speichern. Erst dann ist der Trigger aktiv.
Dialog Trigger bearbeiten: Auslöser Buchung erstellt, Bedingung Gesamtbetrag größer gleich 500, Aktion Aufgabe erstellen mit Titel und Beschreibung aus Variablen, Fälligkeit in einem Tag
In der Tabelle schaltest du einzelne Trigger über Aktiv an und aus.
Tabelle Buchungs-Trigger mit vier Regeln: Notiz bei bestätigter Buchung, Aufgabe bei Buchungen ab 500, Aufgabe bei stornierten Buchungen und eine deaktivierte Notiz bei beendeten Buchungen

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Synchronisierung prüfen

Synchronisierungsläufe zeigt den Fortschritt größerer Läufe, zum Beispiel den Export bestehender Kund:innen und Unternehmen (Kontakte & Unternehmen) oder Buchungen (Deals) nach der Aktivierung. Schlägt eine Zeile fehl, siehst du das unter Fehlgeschlagene Zeilen.
Synchronisierungsläufe mit drei abgeschlossenen Läufen: 128 Kontakte und Unternehmen sowie zwei Deal-Exporte ohne fehlgeschlagene Zeilen
Welche Einträge verknüpft sind, siehst du unter Verbundene Daten: in den Einstellungen der Integration sowie auf der Detailseite jeder Kundin und jeder Buchung. Der Status zeigt Synchronisiert, Ausstehend oder Fehlgeschlagen. Über Mehr dazu öffnest du die Details, über das Link-Symbol den Eintrag direkt in HubSpot. Synchronisierungen erscheinen außerdem im Aktivitäts-Log.
Detailansicht Externe Verbindung einer Kundin: Integration HubSpot, externer Name Lena Hoffmann, externe ID, Typ contact, Status synchronisiert und Zeitpunkt der letzten Synchronisierung

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Einschränkungen

Die HubSpot-Integration unterstützt nicht:
  • Deals aus HubSpot übernehmen: Deals werden nur exportiert. Phasen oder Beträge, die du in HubSpot änderst, ändern die Buchung in anny nicht.
  • Deals für vergangene, Serien- oder Unterbuchungen: anny legt Deals nur für Buchungen ab heute an, nicht für Blocker, Serien- und Unterbuchungen.
  • Andere HubSpot-Objekte: Synchronisiert werden Kontakte, Unternehmen und Deals. Tickets, Produkte oder eigene Objekte werden nicht unterstützt.
  • Lösen einer Unternehmenszuordnung: Entfernst du eine Kundin in anny aus einem Unternehmen, bleibt die Verknüpfung zwischen Kontakt und Unternehmen in HubSpot bestehen.
  • Ein HubSpot-Konto in mehreren Integrationen: Verbinde jedes HubSpot-Konto nur mit einer anny-Integration. Teilen sich zwei Integrationen ein Konto, kommen keine Änderungen aus HubSpot mehr an.

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Verbindung trennen

Wenn du die Integration deaktivierst, stoppt die Synchronisierung in beide Richtungen. Bereits übertragene Kontakte, Unternehmen und Deals bleiben in HubSpot erhalten. Löschst du einen einzelnen Sync, synchronisiert anny dieses Paar nicht mehr; legst du ihn später wieder an, nutzt anny die bestehenden Verknüpfungen weiter.
Deaktivieren kannst du über Integration aktiv oben rechts. Über die drei Punkte findest du außerdem Authentifizierung entfernen (nur bei inaktiver Integration) und Löschen.

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FAQ

Nein, solange die E-Mail-Adresse zugeordnet ist. anny erkennt Kontakte an der E-Mail-Adresse und Unternehmen an der Domain bzw. am Namen und verknüpft bestehende Einträge, statt neue anzulegen.
Standardmäßig der Wert aus anny. Schalte HubSpot ist die führende Datenquelle ein, wenn bei gleichzeitigen Änderungen der Wert aus HubSpot gelten soll.
Mit Löschungen synchronisieren archiviert anny den zugehörigen Kontakt in HubSpot. Das gilt auch, wenn du Kundenprofile zusammenführst: Der Kontakt des entfernten Profils wird archiviert. Ist die Option aus (Standard), bleibt der Kontakt unberührt.
Variablen wie Leistung oder Datum setzt anny in der Standardsprache deiner Organisation ein. Den übrigen Text bestimmst du selbst im Trigger.
Ja. Alle Eigenschaften deines HubSpot-Kontos stehen in der Feldzuordnung zur Auswahl. Lege die Eigenschaft zuerst in HubSpot an und öffne dann den Sync in anny erneut.

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Troubleshooting

Prüfe, ob die Buchung heute oder später beginnt, keine Serien- oder Unterbuchung ist und den Status aus Deals erstellen ab Status erreicht hat. Ihr Status braucht außerdem eine Deal-Phase unter Status → Deal-Phase.
Prüfe, ob die Integration aktiv ist und im Sync Sync HubSpot → anny sowie Aktualisierungen synchronisieren eingeschaltet sind. Nur zugeordnete Felder werden übernommen. Änderungen brauchen in der Regel bis zu einer Minute.
Klicke im Abschnitt Verbindung auf Neu verbinden und autorisiere anny erneut bei HubSpot. Über die drei Punkte → Verbindung testen prüfst du, ob die Verbindung steht.