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HRworks ist eine cloudbasierte HR-Software für Personalverwaltung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Mit der Integration kann anny Abwesenheiten und Krankmeldungen aus HRworks erkennen und darauf reagieren. Mit HRworks kannst du in anny:
  • Buchungen automatisch stornieren, wenn Mitarbeitende in HRworks als abwesend gemeldet sind
  • Abwesenheiten in HRworks erstellen, wenn Mitarbeitende bestimmte Ressourcen in anny buchen (z. B. Homeoffice)
  • Abwesenheitsregeln pro Abwesenheitstyp und Ressource individuell konfigurieren
Besonders praktisch ist die Integration, wenn dein Team hybride Arbeitsplätze über anny verwaltet und Abwesenheiten zentral in HRworks gepflegt werden.

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Typische Anwendungsfälle

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Wie die HRworks-Verbindung funktioniert

Die Authentifizierung erfolgt über ein API-Schlüsselpaar (Access Key und Secret Access Key), das du in HRworks generierst. Damit autorisierst du anny, Personen-Stammdaten, Abwesenheiten und Krankmeldungen zu lesen sowie Abwesenheiten und Krankmeldungen zu erstellen und zu löschen. Auf andere HRworks-Daten (z. B. Gehälter oder Dokumente) greift anny nicht zu. anny ordnet Mitarbeitende über die E-Mail-Adresse zu: Jede Person in HRworks braucht dieselbe E-Mail-Adresse wie ihr anny-Konto. Personen ohne übereinstimmende E-Mail-Adresse werden ignoriert.
Die Synchronisation prüft ausschließlich Abwesenheiten, die am aktuellen Tag beginnen. Zukünftige Abwesenheiten (z. B. ein Urlaub nächste Woche) werden erst am jeweiligen Tag erkannt und verarbeitet, nicht im Voraus.

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HRworks verbinden

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Voraussetzungen

Bevor du HRworks verbindest, stelle sicher, dass du Folgendes hast:
  • In HRworks: Admin-Zugang mit Berechtigung zur API-Schlüsselpaar-Erstellung unter Grundlagen > Integrationen > HRworks-API
  • In HRworks: Leseberechtigung auf den Endpunkt /v2/persons/master-data, damit anny Personalnummern den E-Mail-Adressen deiner Mitarbeitenden zuordnen kann
  • In anny: Admin-Rolle in der Organisation
Ohne die Leseberechtigung auf /v2/persons/master-data kann anny Abwesenheiten keinem Kunden zuordnen. Die automatische Stornierung von Buchungen funktioniert dann nicht.

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Verbindung einrichten

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Integration öffnen

Öffne aus der Menüleiste die Integrationen und gehe zu HRworks.
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Schlüsselpaar in HRworks generieren

Melde dich in HRworks an und navigiere zu Grundlagen > Integrationen > HRworks-API > Reiter Schlüsselpaare.
  1. Klicke auf Neues Schlüsselpaar
  2. Wähle im Dropdown-Menü die Vorlage Default
  3. Lade die Textdatei mit Access Key und Secret Access Key herunter
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Authentifizierung in anny prüfen

Gib in anny den Access Key in das Feld Client ID und den Secret Access Key in das Feld Client Secret ein. Klicke danach auf Authentifizierung überprüfen.
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Regeln konfigurieren

Richte nach erfolgreicher Authentifizierung die gewünschten Regeln ein (siehe Einstellungen & Optionen).
Sobald die Verbindung aktiv ist, kannst du Stornierungsregeln und Abwesenheits-Erstellungsregeln konfigurieren.

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Einstellungen & Optionen

Die HRworks-Integration bietet zwei Regeltypen, die unabhängig voneinander konfiguriert werden.

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Stornierung von Buchungen durch Abwesenheiten

Lege fest, bei welchen Abwesenheitstypen Buchungen automatisch storniert werden. Storniert werden nur bestätigte Buchungen; die Stornierung greift auch nach Ablauf einer Stornofrist, und als Stornogrund erscheint der Name des Abwesenheitstyps im Aktivitätsprotokoll.
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Neue Regel hinzufügen

Klicke im Bereich Stornierung von Buchungen durch Abwesenheiten auf Hinzufügen.
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Abwesenheitstypen auswählen

Wähle einen oder mehrere Abwesenheitstypen aus HRworks (z. B. Krankheit, Urlaub). Auch Krankmeldungstypen stehen in der Liste zur Auswahl.
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Einschränkung hinzufügen (optional)

Ohne Einschränkung gilt die Regel für alle Ressourcen. Über Einschränkung hinzufügen kannst du die Regel auf eine bestimmte Ressource, Gruppe oder Kategorie beschränken. Eine Regel auf einer Ressource mit Unterressourcen gilt für deren Unterressourcen.
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Bestätigen

Speichere die Regel mit Bestätigen. Durch Synchronisieren kannst du die Synchronisation sofort auslösen, andernfalls wird sie stündlich automatisch ausgeführt.
Standardmäßig ist der Schalter Nur akzeptierte Abwesenheiten stornieren aktiv: anny storniert dann nur bei genehmigten Abwesenheiten. Deaktiviere den Schalter, wenn auch noch nicht genehmigte Abwesenheitsanfragen Buchungen stornieren sollen.

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Automatische Erstellung von Abwesenheiten

Lege fest, bei welcher Ressource eine Buchung automatisch eine Abwesenheit in HRworks erstellt. Die Abwesenheit wird erstellt, sobald die Buchung bestätigt ist, und erscheint in HRworks als Antrag mit dem Status „beantragt” (Krankmeldungen mit dem Status „gemeldet”). Sie wird nicht automatisch genehmigt.
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Neue Regel hinzufügen

Klicke im Bereich Erstellung von Abwesenheiten durch Buchungen auf Hinzufügen.
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Auslöser in anny wählen

Wähle die Ressource, Gruppe oder Kategorie aus, deren Buchung eine Abwesenheit auslösen soll (z. B. die Ressource „Homeoffice”). Hat eine Ressource Unterressourcen, wähle die übergeordnete Ressource: Die Regel deckt dann alle Unterressourcen ab.
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Abwesenheitstyp in HRworks wählen

Wähle den Abwesenheitstyp, der in HRworks erstellt werden soll (z. B. „Homeoffice”).
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Bestätigen

Speichere die Regel mit Bestätigen.
Stornierst du die Buchung später, löscht anny die erstellte Abwesenheit in HRworks. Verschiebst oder änderst du die Buchung, wird die Abwesenheit mit den neuen Daten neu erstellt. Die Abwesenheit übernimmt Beginn- und Enddatum der Buchung. Die Zuordnung zur Tageshälfte erfolgt automatisch:

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Einschränkungen

Die HRworks-Integration unterstützt nicht:
  • Vorausschauende Prüfung: Abwesenheiten werden ausschließlich tagesaktuell erkannt, nicht im Voraus (z. B. kein Stornieren nächste Woche eingetragener Urlaube)
  • Echtzeit-Synchronisation für Stornierungen: Buchungen werden stündlich geprüft, nicht in Echtzeit
  • Nutzerzuordnung ohne Personalnummer-Endpunkt: Ohne Leseberechtigung auf /v2/persons/master-data kann anny keine Abwesenheiten zuordnen
  • Halbtägige Stornierung: Bei der Stornierung wertet anny jede Abwesenheit ganztägig. Eine halbtägige Abwesenheit am Vormittag storniert auch Buchungen am Nachmittag desselben Tages
  • Automatische Genehmigung: In HRworks erstellte Abwesenheiten bleiben Anträge und durchlaufen den normalen Freigabeprozess in HRworks

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Verbindung trennen

Wenn du die Integration deaktivierst, werden keine neuen Synchronisationen durchgeführt. Bestehende Regeln bleiben gespeichert, aber inaktiv. Beim Löschen werden alle Regeln und die Verbindungskonfiguration entfernt. Bereits in HRworks erstellte Abwesenheiten bleiben in beiden Fällen bestehen.
Beides findest du unter Integrationen: Deaktivieren über den Toggle oben rechts, Löschen über die drei Punkte → Löschen.

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FAQ

Die Synchronisation läuft automatisch einmal pro Stunde. Du kannst sie jederzeit manuell über den Button Synchronisieren auslösen, solange die Integration aktiv ist.
Nein. Die Integration prüft ausschließlich Abwesenheiten, die am aktuellen Tag beginnen. Zukünftige Einträge (z. B. ein Urlaub in zwei Wochen) werden erst am jeweiligen Starttag verarbeitet. Dann storniert anny alle Buchungen im gesamten Abwesenheitszeitraum.
Standardmäßig nichts: Der Schalter Nur akzeptierte Abwesenheiten stornieren ist aktiv, anny storniert dann nur bei genehmigten Abwesenheiten. Wenn du den Schalter deaktivierst, führen auch noch nicht genehmigte Anfragen zur Stornierung.
Ja. Beim Erstellen einer Regel kannst du eine Einschränkung auf bestimmte Ressourcen, Gruppen oder Kategorien hinzufügen. Ohne Einschränkung gilt die Regel für alle Ressourcen.
anny löscht die automatisch erstellte Abwesenheit in HRworks. Verschiebst du die Buchung stattdessen, wird die Abwesenheit mit den neuen Daten neu erstellt.

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Troubleshooting

Häufigste Ursache: Die Leseberechtigung auf /v2/persons/master-data fehlt in deinem HRworks-API-Schlüsselpaar. Ohne diese Berechtigung kann anny die Personalnummer keiner E-Mail-Adresse zuordnen und erkennt die betroffene Person nicht. Prüfe die API-Berechtigungen in HRworks unter Grundlagen > Integrationen > HRworks-API. Prüfe außerdem, ob die Abwesenheit schon genehmigt ist: Standardmäßig storniert anny nur bei genehmigten Abwesenheiten.
Prüfe, ob die Integration aktiv ist (Toggle oben rechts auf der Integrationsseite). Ist sie aktiv, läuft der Sync automatisch stündlich. Beachte, dass nur Abwesenheiten geprüft werden, die am aktuellen Tag beginnen.
Ursache ist meist die Regel-Konfiguration oder die Zuordnung. Stelle sicher, dass die Regel die gebuchte Ressource abdeckt (bei Unterressourcen die übergeordnete Ressource wählen) und die Buchung bestätigt ist. Prüfe außerdem, ob der Mitarbeitende in HRworks mit derselben E-Mail-Adresse wie in anny registriert ist.