Universitätsbibliothek im anny Kontext denken
Bei der Lernplatzverwaltung bildet anny die physische Bibliotheksstruktur digital ab. Das zentrale Prinzip: Jeder Lesesaal oder Bereich ist eine Ressource mit begrenzter Kapazität, und das Check-In Terminal steuert die Anwesenheit in Echtzeit.
Studierende buchen über den Buchungsbereich (Web oder App) oder registrieren sich spontan am Terminal. Du verwaltest alles im Adminbereich (Ressourcen, Buchungen, Displays, Auslastung).
Schritt-für-Schritt Einrichtung
1
Ressource anlegen
Öffne Ressourcen und erstelle eine Ressource für den Bibliotheksbereich (z. B. “Lesesaal Hauptgebäude”). Stelle unter Verfügbarkeit auf Mehrfach verfügbar und setze die Anzahl auf die verfügbaren Lernplätze. Aktiviere unter Check-In den Check-in für diese Ressource.
2
Check-In Einstellungen konfigurieren
Unter Ressource → Check-In: Aktiviere Kapazität freigeben, damit nach einem Check-Out der Platz sofort wieder buchbar wird. Aktiviere Mehrfach Check-In, falls Studierende den Bereich kurz verlassen und zurückkehren dürfen. Setze optional eine Minimum Check-In Zeit (z. B. 30 Minuten), um vorzeitige Check-Outs zur Kontingent-Optimierung zu verhindern.
3
Buchungsoption erstellen
Erstelle eine Buchungsoption (z. B. “Lernplatz flexibel” mit flexibler Dauer oder “Lernplatz Halbtag” mit fester Dauer). Stelle sicher: kostenlos, alle Buchungen automatisch annehmen.
4
Check-In und Check-Out getrennt steuern
Deaktiviere den selbstständigen Check-In in den Ressourceneinstellungen, sodass ein Check-In nur am Terminal vor Ort möglich ist (kontrollierte Anwesenheitsprüfung). Erlaube einen flexiblen, selbstständigen Check-Out durch Studierende über die mobile App oder Web-Anwendung, um Schlangen am Ausgang zu vermeiden.
5
Terminal einrichten
Richte ein Check-In Terminal gemäß Check-In Terminal einrichten ein. Wähle den passenden Modus:
- Check-In & Check-Out: Nur vorangemeldete Studierende (mit Buchung) können ein- und auschecken.
- Personalisierte Registrierung, Check-In & Check-Out: Vorangemeldete und spontane Studierende können sich registrieren, einchecken und auschecken.
6
Mehrere Terminals aufstellen (optional)
Stelle separate Terminals für Ein- und Ausgang auf: Ein Terminal im Modus Check-In am Eingang, ein Terminal im Modus Check-Out am Ausgang. Beide werden mit der gleichen Ressource verbunden.
7
Testen
Erstelle eine Testbuchung, checke am Eingangs-Terminal ein und prüfe, ob die Kapazität korrekt reduziert wird. Checke anschließend aus und prüfe, ob der Platz wieder freigegeben wird.
Typische Beispiele
Bibliothek mit reinem Voranmeldungs-System
Bibliothek mit reinem Voranmeldungs-System
Eine Universitätsbibliothek möchte, dass Studierende ausschließlich mit vorheriger Online-Buchung einen Lernplatz nutzen können. Spontane Besuche ohne Buchung sind nicht erlaubt.
1
Ressource und Buchungsoption
Ressource “Lesesaal” mit 200 Plätzen (Mehrfach verfügbar: 200), Buchungsoption “Lernplatz” mit flexibler Dauer, kostenlos, automatisch annehmen.
2
Terminal-Modus
Modus: Check-In & Check-Out. Nur Studierende mit gültigem QR-Code-Ticket können einchecken.
3
Kapazität freigeben
Aktiviere Kapazität freigeben, damit No-Shows und frühe Check-Outs sofort wieder Plätze freigeben.
Bibliothek mit Vor-Ort-Registrierung und Online-Buchung
Bibliothek mit Vor-Ort-Registrierung und Online-Buchung
Eine Bibliothek möchte sowohl Online-Buchungen als auch spontane Registrierungen am Terminal ermöglichen, um die Auslastung zu maximieren.
1
Ressource und Buchungsoption
Ressource “Lesesaal” mit 150 Plätzen, Buchungsoption “Lernplatz flexibel” mit flexibler Dauer, kostenlos, automatisch annehmen.
2
Terminal-Modus
Modus: Personalisierte Registrierung, Check-In & Check-Out. Studierende mit Buchung scannen ihren QR-Code, spontane Besucher:innen geben ihre E-Mail ein und werden vor Ort registriert.
3
Getrennte Ein-/Ausgänge
Ein Terminal am Eingang (Modus: Personalisierte Registrierung & Check-In), ein Terminal am Ausgang (Modus: Check-Out). Alternativ: Check-Out über die mobile App erlauben.
Weitere Einstellungen & Optionen
Buchungen pro Startzeit
Begrenze die Ankünfte pro Zeitslot, um Ansturm am Terminal zu entlasten und den Einlass zu staffeln (z. B. max. 50 Check-Ins pro halbe Stunde).Erfahre hier mehr
Communities
Beschränke die Lernplatzbuchung auf bestimmte Gruppen (z. B. nur eingeschriebene Studierende) und steuere den Zugang über Community-Mitgliedschaft.Erfahre hier mehr
Eigene Formulare beim Check-in
Frage zusätzliche Daten (z. B. Matrikelnummer, Fachbereich) erst beim Check-in ab, statt im Buchungsprozess.Erfahre hier mehr
Globale Buchungsregeln
Definiere übergreifende Regeln für Buchungslimits, z. B. maximale Buchungen pro Person und Tag oder Woche, um faire Platzverteilung sicherzustellen.Erfahre hier mehr
FAQ
Wie verhindere ich No-Shows?
Wie verhindere ich No-Shows?
Aktiviere Kapazität freigeben in den Check-In-Einstellungen der Ressource. Wenn Studierende nicht einchecken, wird der Platz nach Ablauf des Check-In-Zeitraums automatisch wieder freigegeben.
Kann ich Check-In nur am Terminal und Check-Out über die App erlauben?
Kann ich Check-In nur am Terminal und Check-Out über die App erlauben?
Ja. Deaktiviere den selbstständigen Check-In in den Ressourceneinstellungen (Check-In nur am Terminal) und erlaube den flexiblen Check-Out über App oder Web.
Können Studierende sich spontan einen Platz sichern?
Können Studierende sich spontan einen Platz sichern?
Ja, wenn der Terminal-Modus “Personalisierte Registrierung” enthält. Studierende ohne vorherige Buchung können sich am Terminal registrieren und sofort einchecken.
Kann ich verschiedene Bereiche mit unterschiedlichen Terminals abdecken?
Kann ich verschiedene Bereiche mit unterschiedlichen Terminals abdecken?
Ja. Erstelle pro Bereich eine eigene Ressource und verbinde jeweils ein Terminal damit. Alternativ können mehrere Terminals mit derselben Ressource verbunden werden.
Wie setze ich eine Mindest-Check-In-Zeit?
Wie setze ich eine Mindest-Check-In-Zeit?
Konfiguriere unter Ressource → Check-In eine Minimum Check-In Zeit (z. B. 30 Minuten). Damit wird ein Check-Out erst nach Ablauf dieser Zeit akzeptiert.