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Personio ist eine All-in-One HR-Software für Personalverwaltung, Recruiting, Gehaltsabrechnung und Abwesenheitsmanagement. Mit der Integration kann anny Abwesenheiten aus Personio erkennen und darauf reagieren. Mit Personio kannst du in anny:
  • Buchungen automatisch stornieren, wenn Mitarbeitende in Personio als abwesend gemeldet sind
  • Abwesenheiten in Personio erstellen, wenn Mitarbeitende bestimmte Ressourcen in anny buchen (z. B. Homeoffice)
  • Abwesenheitsregeln pro Abwesenheitstyp und Ressource individuell konfigurieren
Besonders praktisch ist die Integration, wenn dein Team hybride Arbeitsplätze über anny verwaltet und Abwesenheiten zentral in Personio gepflegt werden.

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Typische Anwendungsfälle

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Wie die Personio-Verbindung funktioniert

Die Authentifizierung erfolgt über OAuth mit Client ID und Client Secret, die du in Personio generierst. Damit autorisierst du anny, Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten zu lesen sowie Abwesenheiten zu erstellen. Werden die Zugangsdaten ungültig (z. B. weil sie in Personio gelöscht wurden), pausiert die Synchronisation, bis du die Authentifizierung in anny erneut erfolgreich prüfst.
Die Synchronisation prüft ausschließlich Abwesenheiten, die am aktuellen Tag beginnen. Zukünftige Abwesenheiten (z. B. ein Urlaub nächste Woche) werden erst am jeweiligen Tag erkannt und verarbeitet, nicht im Voraus.

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Personio verbinden

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Voraussetzungen

Bevor du Personio verbindest, stelle sicher, dass du Folgendes hast:
  • In Personio: Admin-Zugang mit Berechtigung zur Erstellung von API-Zugriffsdaten unter Einstellungen > Integrationen > API-Zugriffsdaten
  • In Personio: Die folgenden API-Scopes müssen aktiviert sein:
    • Mitarbeiter lesen
    • Abwesenheiten lesen/bearbeiten
    • Anwesenheiten lesen/bearbeiten
    • Webhooks lesen/bearbeiten
  • In anny: Admin-Rolle in der Organisation

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Verbindung einrichten

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Integration öffnen

Öffne aus der Menüleiste die Integrationen und gehe zu Personio.
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API-Zugriffsdaten in Personio generieren

Melde dich in Personio an und navigiere zu Einstellungen > Integrationen > API-Zugriffsdaten.
  1. Klicke auf Neue Zugriffsdaten hinzufügen
  2. Gib als Namen z. B. „anny API-Schlüssel“ ein
  3. Wähle die Integration Andere
  4. Aktiviere die Scopes: Mitarbeiter lesen, Abwesenheiten lesen/bearbeiten, Anwesenheiten lesen/bearbeiten, Webhooks lesen/bearbeiten
  5. Klicke auf Neue Zugriffsdaten generieren
3

Authentifizierung in anny prüfen

Trage die generierte Client ID und das Client Secret in die Felder Client ID und Client Secret in anny ein und klicke auf Authentifizierung überprüfen.
4

Regeln konfigurieren

Richte nach erfolgreicher Authentifizierung die gewünschten Regeln ein (siehe Einstellungen & Optionen).
Sobald die Verbindung aktiv ist, kannst du Stornierungsregeln und Abwesenheits-Erstellungsregeln konfigurieren.

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Einstellungen & Optionen

Die Personio-Integration bietet zwei Regeltypen, die unabhängig voneinander konfiguriert werden.

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Stornierung von Buchungen durch Abwesenheiten

Lege fest, bei welchen Abwesenheitstypen Buchungen automatisch storniert werden.
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Neue Regel hinzufügen

Klicke im Bereich Stornierung von Buchungen durch Abwesenheiten auf Hinzufügen.
2

Abwesenheitstyp auswählen

Wähle einen oder mehrere Abwesenheitstypen aus Personio (z. B. Krankheit, Urlaub).
3

Einschränkung hinzufügen (optional)

Ohne Einschränkung gilt die Regel für alle Ressourcen. Über Einschränkung hinzufügen kannst du die Regel auf eine Ressource, Gruppe oder Kategorie beschränken. Wählst du eine Ressource mit Unterressourcen, gilt die Regel für deren Unterressourcen. Für mehrere Einschränkungen legst du mehrere Regeln an.
4

Bestätigen

Speichere die Regel mit Bestätigen. Durch Synchronisieren kannst du die Synchronisation sofort auslösen, andernfalls wird sie stündlich automatisch ausgeführt.
Sobald eine Regel aktiv ist, storniert anny bestätigte Buchungen der betroffenen Person automatisch. Die Stornierung greift auch nach Ablauf der Stornofrist, und als Stornierungsgrund erscheint der Name des Abwesenheitstyps. Bei mehrtägigen Abwesenheiten werden sofort alle Buchungen im gesamten Abwesenheitszeitraum storniert.
Standardmäßig lösen auch nicht genehmigte Abwesenheitsanfragen in Personio eine Stornierung aus. Mit dem Schalter Nur akzeptierte Abwesenheiten stornieren beschränkst du die Stornierung auf genehmigte Abwesenheiten.

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Automatische Erstellung von Abwesenheiten

Lege fest, bei welcher Ressource eine Buchung automatisch eine Abwesenheit in Personio erstellt.
1

Neue Regel hinzufügen

Klicke im Bereich Erstellung von Abwesenheiten durch Buchungen auf Hinzufügen.
2

Auslöser in anny wählen

Wähle die Ressource, Gruppe oder Kategorie aus, deren Buchung eine Abwesenheit auslösen soll (z. B. die Ressource „Homeoffice“). Bei Ressourcen mit Unterressourcen wählst du die übergeordnete Ressource: Buchungen der Unterressourcen zählen mit, eine Regel direkt auf einer Unterressource greift nicht.
3

Abwesenheitstyp in Personio wählen

Wähle den Abwesenheitstyp, der in Personio erstellt werden soll (z. B. „Homeoffice“).
4

Bestätigen

Speichere die Regel mit Bestätigen.
Sobald die Regel aktiv ist, erstellt jede bestätigte Buchung der gewählten Ressource eine Abwesenheit in Personio. Die Abwesenheit durchläuft dort den normalen Genehmigungsprozess und trägt den Kommentar „automatically created by anny“. Stornierst du die Buchung, löscht anny die erstellte Abwesenheit wieder; verschiebst du sie, wird die Abwesenheit automatisch neu erstellt. Die Zuordnung zur Tageshälfte erfolgt automatisch: Bei mehrtägigen Buchungen gilt die Zuordnung für den ersten bzw. letzten Tag der Abwesenheit.

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Einschränkungen

Die Personio-Integration unterstützt nicht:
  • Vorausschauende Prüfung: Abwesenheiten werden ausschließlich tagesaktuell erkannt, nicht im Voraus (z. B. kein Stornieren nächste Woche eingetragener Urlaube)
  • Echtzeit-Synchronisation für Stornierungen: Buchungen werden stündlich geprüft, nicht in Echtzeit
  • User Provisioning oder Deprovisioning: Mitarbeitende werden nicht automatisch in anny angelegt oder entfernt
  • Automatische Wiederherstellung: Stornierte Buchungen bleiben storniert, auch wenn die Abwesenheit in Personio später abgelehnt oder gelöscht wird
  • Fehler-Benachrichtigungen: Schlägt die Erstellung einer Abwesenheit in Personio fehl, wiederholt anny den Versuch nicht und informiert Admins nicht

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Verbindung trennen

Wenn du die Integration deaktivierst, werden keine neuen Synchronisationen durchgeführt. Bestehende Regeln bleiben gespeichert, aber inaktiv. Beim Löschen werden alle Regeln und die Verbindungskonfiguration entfernt.
Beides findest du unter Integrationen: Deaktivieren über den Toggle oben rechts, Löschen über die drei Punkte → Löschen.

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FAQ

Die Synchronisation läuft automatisch einmal pro Stunde. Du kannst sie jederzeit manuell über den Button Synchronisieren auslösen.
Nein. Die Integration prüft ausschließlich Abwesenheiten, die am aktuellen Tag beginnen. Zukünftige Einträge (z. B. ein Urlaub in zwei Wochen) werden erst am jeweiligen Starttag verarbeitet.
Standardmäßig führen auch nicht genehmigte Abwesenheitsanfragen zur automatischen Stornierung der betroffenen Buchungen. Mit dem Schalter Nur akzeptierte Abwesenheiten stornieren kannst du das auf genehmigte Abwesenheiten beschränken. Beachte: Wird eine Anfrage später abgelehnt, bleiben bereits stornierte Buchungen storniert.
Du benötigst vier Scopes: Mitarbeiter lesen, Abwesenheiten lesen/bearbeiten, Anwesenheiten lesen/bearbeiten und Webhooks lesen/bearbeiten. Ohne diese Berechtigungen kann anny keine Abwesenheiten abrufen oder erstellen.
Ja. Beim Erstellen einer Regel kannst du über Einschränkung hinzufügen eine Ressource, Gruppe oder Kategorie festlegen; für mehrere Einschränkungen legst du mehrere Regeln an. Ohne Einschränkung gilt die Regel für alle Ressourcen.

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Troubleshooting

Prüfe, ob alle vier API-Scopes korrekt gesetzt sind (besonders „Mitarbeiter lesen“ und „Abwesenheiten lesen/bearbeiten“). Stelle außerdem sicher, dass der Mitarbeitende in Personio mit derselben E-Mail-Adresse wie in anny registriert ist. Ist der Schalter Nur akzeptierte Abwesenheiten stornieren aktiv, prüfe, ob die Abwesenheit in Personio bereits genehmigt wurde. Beachte auch: Nur bestätigte Buchungen werden storniert.
Prüfe, ob die Integration aktiv ist (Toggle oben rechts auf der Integrationsseite). Ist sie aktiv, läuft der Sync automatisch stündlich. Beachte, dass nur Abwesenheiten geprüft werden, die am aktuellen Tag beginnen.
Stelle sicher, dass der Scope „Abwesenheiten lesen/bearbeiten“ aktiv ist und die Regel korrekt konfiguriert ist. Wichtig bei Unterressourcen: Die Regel muss auf die übergeordnete Ressource (oder deren Gruppe bzw. Kategorie) zeigen, nicht auf die Unterressource selbst. Prüfe außerdem, ob die buchende Person in Personio mit derselben E-Mail-Adresse existiert.