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Outlook Kalender

Effiziente Termin Koordination mit der 2-Wege Synchronisation zu Outlook

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Verfasst von Rabea
Vor über einer Woche aktualisiert

Mit dieser Integration wird die Synchronisation zwischen anny und Outlook Kalender nahtlos und effizient gestaltet. Die 2-Wege-Synchronisierung sorgt dafür, dass keine Terminüberschneidungen mehr auftreten und du über die Systeme hinweg die Übersicht zu deinen Terminen behältst.



Für wen eignet sich die Integration?

Besonders für personenbezogene Terminkoordinierung und Beratungsgespräche ist diese Integration ideal. Sie erlaubt die Verbindung von persönlichen Kalendern mit deinen entsprechenden Ressourcen.

Wenn du die Ressourcen deiner M365 Organisation mit deinen anny Ressourcen verbinden möchtest, findest du hier weitere Infos.


Einrichtung

Aktiviere die Kalenderintegration, indem du dich mit deinem gewünschten Outlook Account anmeldet und die Verbindung autorisiert.

Wähle den gewünschten Kalender aus und passe die Einstellungen an deine Bedürfnisse an.


Was wird übertragen?


anny zu Outlook

Alle Buchungen deiner anny Ressource werden automatisch im Outlook Kalender eingetragen. Innerhalb weniger Sekunden wird der entsprechende Termin erstellt, aktualisiert oder gelöscht.

Outlook zu anny

Termine, die im Outlook Kalender angelegt werden, werden automatisch zu anny übertragen. Hierbei werden sie als Blocker definiert und können in anny bearbeitet oder gelöscht werden.

Zeitraum der Synchronisation

Die Integration synchronisiert ab dem aktuellen Tag für die kommenden sechs Monate. Dabei werden Termine und Buchungen außerhalb dieses Zeitraums ignoriert, es sei denn, der Nutzer verschiebt sie manuell.

Darstellung

Im Outlook Kalender erhalten die synchronisierten Termine einen dunkelblauen Farbton, ähnlich dem anny-Blau. Termine aus deinem Outlook Kalender werden in anny grau dargestellt.

Child-Ressourcen

Die Integration übertragt "beschäftigt" und "verfügbar" Einstellungen im Kalender und zeigt sie als nicht verfügbar im Anny Kalender an. Buchungen von Child-Ressourcen werden ebenfalls synchronisiert. Beachte, dass die Integration immer auf der Parent-Ressource liegt und nicht individuell für spezifische Child-Ressourcen eingerichtet werden kann.

Serientermine

Serientermine aus Outlook werden auch zu anny synchronisiert. Die Termine werden als Einzeltermine angelegt und sind unter Buchungen zu finden.



Deaktivierung und Löschen der Integration

Die Aktivierung initiiert die anfängliche Synchronisierung. Bei Deaktivierung und erneuter Aktivierung werden nur neue Termine und Buchungen übertragen. Deaktivierung stoppt die Synchronisierung, jedoch werden keine bestehenden Einträge entfernt. Für die vollständige Entfernung ist das Löschen der Integration erforderlich

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