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Ein Wertgutschein ist ein Mehrzweckgutschein mit reinem Geldwert, den Kund:innen flexibel für beliebige kostenpflichtige Leistungen einsetzen können. Im Gegensatz zu zweckgebundenen Buchungspaketen ist der Gutschein nicht an eine bestimmte Ressource oder ein Kontingent gebunden, sondern funktioniert beim Einlösen als Zahlungsmittel.
  • Verfügbar ab dem Professional-Plan.
  • Aktiviere vorab das Feature Buchungspakete unter Account-Einstellungen → Features.

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Wie funktioniert das Konzept?

Wertgutscheine nutzen eine besondere steuerliche Logik (Mehrzweckgutschein gemäß EU-Richtlinie):
  1. Beim Kauf: Die Rechnung weist 0 % USt. aus. Der Kunde zahlt nur den Nettobetrag, da zum Kaufzeitpunkt noch unklar ist, für welche Leistung (mit welchem Steuersatz) der Gutschein eingesetzt wird.
  2. Beim Einlösen: Der Gutscheinwert wird als Zahlungsmittel auf die Buchung angerechnet. Die korrekte Umsatzsteuer wird erst auf der finalen Buchungsrechnung ausgewiesen.
Das unterscheidet Wertgutscheine grundlegend von zweckgebundenen Buchungspaketen, bei denen die USt. bereits beim Kauf berechnet wird. Zwei Varianten:
  • Fester Betrag: Du definierst einen exakten Wert (z. B. 50 Euro). Kund:innen kaufen genau diesen Betrag.
  • Freier Betrag: Kund:innen wählen den Wert selbst. Du setzt optional einen Standardbetrag und einen Mindestbetrag.
Nach dem Kauf erhalten Kund:innen einen 8-stelligen Buchungscode, den sie im Checkout einer beliebigen kostenpflichtigen Buchung als Zahlungsmittel eingeben.

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Wann nutze ich das?

  • Du möchtest Geschenkgutscheine verkaufen: Kund:innen kaufen einen Gutschein für Freunde oder Familie, die sich selbst aussuchen, was sie buchen.
  • Du willst Kund:innen einen flexiblen Wunschbetrag ermöglichen: Aktiviere den freien Betrag mit Mindestgrenze.
  • Du möchtest bei Stornierungen kein Geld zurückerstatten, sondern Guthaben binden: Verknüpfe den Wertgutschein mit deinen Stornierungsbedingungen.
  • Du brauchst Gutscheine für Promotions oder Entschädigungen: Erstelle Codes manuell im Admin-Bereich.
  • Nicht geeignet für: Kontingente für eine bestimmte Leistung (z. B. 10er-Karte). Nutze dafür ein zweckgebundenes Buchungspaket.

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Zusammenhang mit anderen Features

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Einstellungen & Optionen

Auf der Buchungsseite erscheinen Wertgutscheine im Reiter “Buchungspakete”. Bei freiem Betrag sehen Kund:innen ein Eingabefeld für ihren Wunschbetrag.

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Wertgutschein erstellen

1

Buchungspakete öffnen

Öffne Buchungspakete in der Menüleiste links.
2

Neues Paket anlegen

Klicke auf Neu+ und wähle den Tab Wertgutschein.
3

Name und Betrag konfigurieren

Vergib einen Namen (z. B. “Geschenkgutschein”). Trage einen festen Standardbetrag ein (z. B. 50 Euro) oder setze den Mindestbetrag auf 0, damit Kund:innen den Betrag frei wählen können.
4

Verfallsdatum setzen

Lege die Gültigkeit in Tagen fest (Standard: 720 Tage).
5

Beschreibung hinzufügen

Ergänze eine Beschreibung, die auf der Buchungsseite angezeigt wird.
6

Optionale Einstellungen

Konfiguriere bei Bedarf: Dokumentvorlage, Nutzung begrenzen, Lieferadresse anbieten, Geschäftsadresse anbieten und Versandmodus.
7

Live schalten

Aktiviere den Live-Toggle oben rechts. Der Wertgutschein erscheint jetzt auf deiner Buchungsseite im Reiter “Buchungspakete”.
In den Account-Einstellungen kannst du festlegen, ob Buchungspakete auf der Buchungsseite als Standardreiter angezeigt werden.

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Nutzung begrenzen

Obwohl Wertgutscheine grundsätzlich als Mehrzweckgutschein konzipiert sind, kannst du die Einlösung optional auf bestimmte Ressourcen einschränken. Klicke dazu im Paket-Editor auf Nutzung begrenzen und wähle eine oder mehrere Ressourcen, Gruppen, Kategorien oder Services aus.
Die Begrenzung ist optional. Ohne Einschränkung kann der Gutschein für jede kostenpflichtige Buchung in deiner Organisation eingelöst werden.

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Versandmodus und Lieferadresse

Wenn du physische Gutscheinkarten per Post versenden möchtest, kannst du pro Wertgutschein einen Versandmodus einstellen: Zusätzlich kannst du einen Versandkostenbetrag hinterlegen, der zum Gutscheinpreis addiert wird. Mit den Toggles Lieferadresse anbieten und Geschäftsadresse anbieten fragst du im Checkout zusätzliche Adressfelder ab, damit die Zustellung an die richtige Adresse erfolgt. Im Admin-Bereich siehst du, welche Gutscheine noch versendet werden müssen, und kannst sie nach dem Versand als versendet markieren.

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Stornierung als Wertgutschein konfigurieren

Anstatt bei einer Stornierung den Betrag zurückzuüberweisen, kannst du den Stornierungswert automatisch in einen Buchungscode umwandeln. Der Kunde erhält den Code per E-Mail und kann ihn bei der nächsten Buchung einlösen. Richte dies in der jeweiligen Buchungsoption im Reiter Änderung & Stornierung ein.
Die automatische Gutschein-Erstattung funktioniert nur bei bereits festgeschriebenen Rechnungen. Bei Rechnungsentwürfen greift die Logik nicht.

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Praxisbeispiele

Ein Studio möchte 50-Euro-Gutscheine verkaufen, die Kund:innen für beliebige Behandlungen einlösen können.
Ein Studio möchte bei Stornierungen keinen Geldbetrag zurückerstatten, sondern Kund:innen einen Gutschein für die nächste Buchung geben.

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FAQ

Das ist die korrekte steuerliche Behandlung eines Mehrzweckgutscheins. Da beim Kauf noch nicht feststeht, für welche Leistung der Gutschein eingesetzt wird, darf keine USt. ausgewiesen werden. Die Steuer wird erst bei der Einlösung berechnet.
Nur der benötigte Betrag wird vom Gutschein abgezogen. Das Restguthaben bleibt auf dem Code erhalten und kann bei einer späteren Buchung verwendet werden.
Ja, solange noch Restguthaben auf dem Code vorhanden ist.
Ja. Der Gutscheincode wird mit dem jeweiligen Erstattungsbetrag ausgestellt, inklusive gebuchter Add-ons.

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Troubleshooting

Prüfe, ob der Modus auf Wertgutschein gesetzt ist und der frei wählbare Betrag aktiviert wurde. Stelle zudem sicher, dass Kund:innen über die übergeordnete Organisationsseite zugreifen, nicht über einen direkten Ressourcen-Link.
Die automatische Umwandlung greift nur bei festgeschriebenen Rechnungen. Prüfe, ob die Rechnung zum Zeitpunkt der Stornierung bereits finalisiert war. Bei Rechnungsentwürfen wird kein Code generiert.
Prüfe die Gültigkeit des Codes (Verfallsdatum). Importierte Codes können in seltenen Fällen Verrechnungsfehler auslösen. Wende dich mit dem Code an den Support.