Dieser Artikel erklärt, wie eine Buchungsoption in anny konfiguriert wird und hilft vorab zu entscheiden, ob für den jeweiligen Anwendungsfall besser mit einer Buchungsoption/Ressource (Resource-first Flow) oder mit einem Service (Service-first Flow) umgesetzt werden soll.

Begriffe und Grundverständnis

Eine Buchungsoption ist die Konfiguration, wie etwas gebucht wird – z. B. Dauer/Zeiteinheit, Preis, etc. Im Admin-Bereich werden „Buchungsoption“ und „Service“ synonym verwendet (beides sind buchbare Einträge).

Buchungsoption: Definiert, wie eine vorhandene Ressource gebucht wird, z. B. Raum stunden- oder tageweise, Fahrzeug, Gerät, Ticket oder Aktivität. Hier besteht eine feste Beziehung zum konkreten Gegenstand. Die Auswahl beginnt mit der Ressource (Resource-first Flow).
Service: Eine Leistung, die in der Regel von einer Person erbracht wird, z. B. Coaching, Beratung, Massage, Haarschnitt. Wichtiger Punkt: Bei Services kann der Service-first Flow aktiviert werden. Kund:innen wählen zuerst die Leistung, danach - falls erlaubt - die ausführende Person bzw. Ressource.

Entscheidungshilfe: Welcher Flow passt zu mir?

Stelle dir zuerst diese Frage:

Möchte ich ein konkretes Objekt belegen, z. B. einen bestimmten Raum, ein Gerät oder ein Event, und definiere ich dafür die Buchungsweise? → Resource-first Flow (Buchungsoption)
Möchte ich eine Leistung buchen, und erst danach - falls nötig - eine Person/Ressource auswählen? → Service-first Flow (Service)

Hier findest du weitere detaillierte Informationen über den Service-First-Flow. Im Fokus des Artikels steht die Buchungsoption.

Buchungsoption konfigurieren: Schritt für Schritt

Als Voraussetzung, um eine Buchungsoption anlegen zu können, ist das Anlegen einer Ressource (z.B. Räume, Equipment, Fahrzeug, Event, Workshop).

Öffne die gewünschte Ressource und wechsle zu dem Reiter Buchungsoption.

Linke Seite "Verbundene Buchungsoption": zeigt alle Buchungsoptionen, die mit dieser Ressource verknüpft sind.
Rechte Seite "Alle Buchungsoptionen": zeigt alle im Account angelegten Buchungsoptionen.

Hinweis: Buchungsoptionen liegen zentral im Account. Das Bearbeiten einer zentralen Buchungsoption betrifft alle verknüpften Ressourcen.

Anleitung

Wähle +Hinzufügen und +Neu
Wähle einen passenden Namen (z.B. Stundenweise, Flex-Buchung, etc.)
Definiere optional eine Gruppe zur internen Übersicht
Lege den Zeitraum fest
1. Feste Dauer: Buchungsintervall wird vorgegeben
2. Flexible Dauer: Dynamisches Buchungsintervall (min. & max. Dauer) - Kunde bestimmt die Dauer
3. Dauer nach Zeitplan: Buchungsintervall richtet sich nach Zeitplan
4. Serie: eine zusammenhängende Mehrfachbuchung derselben Buchungsoption/Ressource über mehrere Termine
Wähle einen Preis bei einer kostenpflichtigen Ressource und gebe den entsprechenden MwSt-Satz an. Optional kann hier auch noch das dynamische Pricing angewendet werden.
Klappe die Erweiterten Einstellungen auf, um weitere Funktionen zu definieren:
1. Buchungsintervall: bestimmt den Zeitabstand zwischen möglichen Startterminen (1 Stunde = Starttermin: 9 Uhr, 10 Uhr, 11 Uhr...)
2. Vorlaufzeit: der frühestmögliche Termin in der Zukunft, an dem Buchungen getätigt werden können (1 Tag = Termine können erst gebucht werden, wenn sie mindestens 24 Stunden in der Zukunft liegen)
3. Vorausbuchungszeitraum: gibt an, wie weit in die Zukunft Kunden voraus buchen können (7 Tage = Verfügbarkeiten der kommenden Woche werden angezeigt)
4. Vorbereitungs- und Nachbereitungszeit: wird vor und nach jeder Buchung automatisch geblockt und fließt nicht in die Abrechnung ein
5. Zeitplan übergreifende Buchung erlauben: es kann über nicht verfügbare Zeiten hinweg gebucht werden. Die volle Buchungszeit wird berechnet.
6. Ende außerhalb des Zeitplans erlauben: ein Buchungsende wird außerhalb des Zeitplans ermöglicht.
7. Wiederkehrende Buchungen erlauben: bei kostenlosen Buchungsoptionen können wiederkehrende Buchungen in einem bestimmten Intervall gebucht werden
8. Alle Buchungen automatisch annehmen: Buchungen werden automatisch akzeptiert; deaktiviere, um Buchungen zu akzeptieren oder abzulehnen
9. Kontingent: Begrenze die Anzahl der parallelen Buchungen; es ist eine zusätzliche Begrenzung neben der verfügbaren Anzahl der Ressource
10. Buchungsart:
  1. Standard: Buchungen blockieren die Ressource für den jeweiligen Zeitraum
  2. Transparent: Buchungen blockieren nicht den Zeitraum, sodass unendliche viele Buchungen für den Zeitraum zugelassen werden
  3. Mehrfach: Blockiert mehrere Kapazitätseinheiten mit einer Buchung
    Gewichtung: Gibt an, wie viele Einheiten eine Buchung dieser Buchungsoption blockiert (Beispiel: Restaurant mit Gesamtkapazität 20 Plätze: 2er Tisch → Gewichtung = 2 (eine Buchung belegt 2 von 20 Plätzen)
  4. Vollständig: Buchungen blockieren die volle Kapazität der Ressource (nur bei Child-Ressourcen möglich)
11. Interner Service: Buchungsoption kann nur von Admins beim manuellen Anlegen einer Buchung verwendet werden
12. Zugangscode: Buchungsoption wird nur für bestimmte Personen, die die URL mit dem Code haben zugänglich
13. Darstellung der Zeitauswahl: Bestimmt, wie die Zeitauswahl der Buchung angezeigt wird (Kalender oder Liste)
14. Standort ausblenden: wenn es sich bei der Ressource, um einen Online Service handelt
15. Weitere Buchung erlauben: Blende den Button 'Weitere Buchung' im Buchungsvorgang aus; aktiviere die Funktion, um weitere Buchungen zu erlauben

Verfügbare Reiter und sinnvolle Anwendungsfälle

Je nach aktivierten Features, werden innerhalb der Buchungsoption weitere Reiter angezeigt. Erfahre hier, was sich hinter den Reitern verbirgt:

Ressourcen

Wenn in den Features die Funktion der Smart Availability aktiviert ist, wird der Reiter Ressource angezeigt. Hier können weitere notwendige Ressourcen mit einem Service verbunden werden, um die kombinierte Verfügbarkeit sicherzustellen.

Anwendungsfall: Der Reiter wird besonders interessant, wenn man sich für einen Service-First-Flow entscheidet. Eine Anleitung findest du hier.

Zugang

Lege hier das Zugangslevel fest und/oder füge die Buchungsoption einer Community hinzu.

Zahlungen

Verwalte hier die Zahlung für kostenpflichtige Buchungsoptionen. Entscheide, ob Offline (vor Ort), vorab online oder auf Rechnung gezahlt werden soll.

Zusatzoptionen

Lege hier Zusatzoptionen (Add-Ons) an, die optional im Buchungsprozess hinzugefügt werden können.

Beispiele: Catering, Mikrofon, Padel Schläger etc.

Voraussetzung: Aktiviere das Feature Service Zusatzoptionen.

Zeitpläne

Mit Zeitplänen lässt sich die Verfügbarkeit weiter eingrenzen. Buchungen werden nur zugelassen, wenn sowohl die Verfügbarkeit der Ressource als auch der Buchungsoption erfüllt ist.

Voraussetzung: Aktiviere das Feature Service Verfügbarkeiten.

Formular

Hiermit können weitere Abfragen während des Checkouts von eigenen Formularen bis hin zu rechtlichen Dokumenten definiert werden.

Mitteilungen

Hinterlege weitere Informationen, die bei Buchung der jeweiligen Buchungsoption der Mail hinzugefügt werden. Lege auch Erinnerungsmails vor und/oder nach Buchungsbeginn fest.

Stornierung

Bestimme hier die Stornierungsbedingungen - ob kostenlos oder kostenpflichtig.