Konfiguration der Ressource für das Besuchermanagement
Diese Ressourceneinstellungen sind verpflichtend für das Besuchermanagement:
Ressource(n) mit der Kategorie Gebäude anlegen und Gebäude oder Etage als Ressourcennamen verwenden. (Allgemeine Informationen)
Die Verfügbarkeit sollte auf Mehrfach gestellt sein, die Verfügbare Anzahl diktiert die Anzahl an gleichzeitig eingecheckten Besuchern. (Verfügbarkeit)
Alle Buchungen müssen automatisch angenommen werden. (Einstellungen)
Aktiviere den Check-In. (Check-In)
Wichtig: Name/Beschreibung etc. sollten in allen Sprachen, die auf dem Display angezeigt werden sollen, angelegt werden. (Allgemeine Informationen)
Konfiguration der Buchungsoption für das Besuchermanagement
Diese Buchungsoptions-Einstellungen sind verpflichtend für das Besuchermanagement:
Die Buchungsoption muss kostenlos sein. (Einstellungen > Preis)
Alle Buchungen müssen automatisch angenommen werden (Einstellungen > Erweiterte Einstellungen)
Keine Zusatzoptionen auswählen
Die Dauer der Buchungsoption kann entweder fest (z. B. Beratungsgespräche) oder flexibel (z. B. Besuch von Familien/Freunden) sein.
Pro Tipp: Die Grundeinstellungen einer Buchungsoption erfüllen diese Kriterien, optional kann ein Service spezifischer Zeitplan angelegt werden
Wichtig: Name/Beschreibung etc. sollten in allen Sprachen, die auf dem Display angezeigt werden sollen, angelegt werden. (Einstellungen)
Formulareinstellungen:
erlaube die Abfrage des Hosts (Pflicht)
Du kannst nun bestimmen, wie viel in der Ergebnisliste in der App angezeigt werden soll:
Vollständiger Name
Abteilung
Profilbild
Sämtliche Formulare (wie z. B. NDAs, Nutzungsbedingungen oder Verzichtserklärungen) können beim Check-In, am Terminal unterschrieben werden
Pro Tipp: Es können mehrere Teilnehmer in einer Buchung "eingeladen" werden
Host(s) festlegen
Erstelle eine Community in der alle Personen sind, die Host sein können, also Besucher empfangen möchten/können. Diese Community sollte über den Zugang mit dem Service verknüpft sein.
Einstellung des Terminals
Für die Besucherverwaltung gibt es in der Check-in-App zwei Optionen:
Option 1: Nur vorangemeldet Gäste können einchecken (Modus: Check-in)
Option 2: Vorangemeldete Gäste und spontane Gäste können sich anmelden (Modus: Personalisierte Registrierung + Check-in)
Use Case: Besucheranmeldung intern
Hier lädt ein Mitarbeiter einen Gast über die Buchungsseite zu einem Termin ein. Hier ist es wichtig, dass in den Einstellungen der Buchungsoption, unter dem Reiter Formular die Option Personalisierung voraussetzen aktiviert wird. Das heißt, du gibst dich selbst als Gastgeber an. Dann personalisierst du die Buchung für die jeweilige Person, damit der Gast eine Buchungsbestätigung und einen QR-Code erhält, den er zum Einchecken nutzen kann.
Wichtig: Die Buchungsoption sollte nur sichtbar und buchbar für Community sein.
Webinar zum Besuchermanagement