Was sind Communities?
Es gibt bei deinen Buchungen die Möglichkeit zwischen internen und externen Buchungen zu unterscheiden. Über Communities regelst du die internen Buchungen.
Externe Buchungen (öffentlich)
Beinhalten alle Buchungen direkt von deiner öffentlichen Buchungsseite.
Interne Buchungen (nicht öffentlich)
Ausgewählte Ressourcen werden nur für Mitglieder zugänglich gemacht.
Beispiel für eine interne Buchung:
Du möchtest Arbeitsplätze deinen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen. Außenstehende sollen nicht die Möglichkeit haben diese zu sehen oder zu buchen. Zusätzlich kannst du deine Mitarbeitende in unterschiedliche Teams und Buchungsbereiche aufteilen.
Um die Vorteile von Communities zu nutzen muss ein Mitglied einen anny Account haben. Mehr zum Thema Mitglieder manuell einladen findest du in diesem Artikel.
Wie lege ich eine Community an?
Klicke in der linken Navigationsleiste auf "Communities"
Anschließend oben rechts auf "Neu+"
Wie weise ich Ressourcen und Services einer Community zu?
Damit die Mitglieder einer Community die richtigen Ressourcen buchen können, müssen diese miteinander verknüpft werden.
1. Organisationen hinzufügen
Über den Button 'Organisation hinzufügen' kannst du alle Ressourcen deines Accounts mit einem Click zu deiner Community Zuordnen.
2. Ressourcengruppen hinzufügen
Ressourcen Gruppen lassen sich selbständig von dir definieren und helfen dir bei der Organisation und Verwaltung deines Adminsbereichs. Pro Team oder pro Gebäude kann eine Ressourcen Gruppe erstellt werden, so sparrst du dir die Auswahl der einzelnen Ressourcen an mehreren Stellen.
Ressourcengruppen bestimmst du unter Allgemeine Informationen der Ressource
3. Ressourcen hinzufügen
Ressourcen können individuell zu einer Community hinzugefügt werden. Wähle die individuellen Ressourcen aus.
4. Services hinzufügen
Für einen granularen Zugang können einzelne Services oder Buchungsoptionen zur Community hinzugefügt werden.
Standardmäßig ist die Einstellung 'alle Service auswählen' aktiv. Bitte deaktiviere diese Funktion, um einzelne Services hinzuzufügen.
Sichtbarkeit und Zugang von Ressourcen und Services
Die Sichtbarkeit der Ressourcen/ Services innerhalb einer Community kann nach Bedarf eingestellt werden. Standardmäßig für interne Ressourcen bietet sich die Option 'sichtbar & buchbar nur für Mitglieder an'. Wenn du öffentlich eine Preview zu den Mitglieder Konditionen anzeigen möchtest, kannst du auch die Einstellung öffentlich sichtbar & buchbar nur für Mitglieder auswählen.
Icon | Bedeutung | Beispiel |
| Diese Ressource ist für alle (z.B. Mitarbeitende) auf deiner Buchungsseite ersichtlich und buchbar. | Die Ressourcen sind öffentlich und können auch ohne Registrierung gebucht werden. Totzdem hast du sie in der Community verbunden, damit sie bei deinen Mitgliedern auf der 'Entdecken Seite' angezeigt werden. |
| Diese Ressource ist für Außenstehende nicht ersichtlich, nur für Community Mitglieder ist diese Ressource sichtbar und buchbar. | Du möchtest den Mitglieder Preis/ Konditionen öffentlich anzeigen, die Buchung ist jedoch erst nach Abschluss des Abos/ Mitglied möglich. |
| Diese Ressource ist zwar sichtbar für alle auf deiner Buchungsseite, aber nur Mitglieder der Community können diese auch buchen. | Internes Ressourcenmanagement |
Pro-Tipp: Bei "Sichtbar und buchbar nur für Mitglieder" erscheint folgende Anzeige für alle Nicht-Mitglieder:
Wie können KundInnen meiner Community beitreten?
Du kannst in deiner Community zwei Optionen nutzen. Es gibt dazu den Button Auto-Join und den Button Mitglieder.
Option 1 : Auto-Join
Aktiviere Auto-Join, um neue Mitglieder automatisch anhand von Regeln, wie der E-Mail Domain hinzuzufügen. Wird diese Funktion mit einem Enterprise Single-Sign-On (SSO) verbunden, können User ohne weiteren Login unmittelbar auf die Ressourcen der Community zugreifen.
Hier gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
Möglichkeit | Vorgehen |
Auto Join über SSO | Attribute Mapping der Nutzer Gruppen User Gruppen aus deinem IDP können zu anny synchronisiert werden und alle Team Kollegen aus der IT werden automatisch zur anny Community IT zugeordnet |
Auto-Join über die TLD (Domain) |
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Auto-Join über den automatischen Beitritt über Buchung |
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Pro-Tipp: Neu registrierte KundInnen werden zur Community hinzugefügt, wenn ihre E-Mail-Adresse mit einer deiner verifizierten Domains übereinstimmen.
Option 2 : Manuelles Einladen
Möglichkeit | Vorgehen |
Community-Mitglieder auch manuell einladen |
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Deine Mitglieder erhalten eine Einladung via Mail. Mit Jetzt beitreten werden sie direkt zur anny Buchungsseite weitergeleitet.
Rollen der Mitglieder
Community Mitglieder können unterschiedliche Rollen innerhalb der Community haben:
Mitglieder: buchen & sehen (Avatare von KollegInnen/ Name des Meetings)
Beobachter: nur lesender Zugriff (Wann hat wer welchen Raum gebucht?)
Gast: Nur buchenden Zugriff ohne Leserecht (Personenbezogene Daten des Teams werden geschützt)
Wie können Mitglieder entfernt werden?
Möglichkeit | Vorgehen |
Automatisches Entfernen mit Auto-Join | Sobald du deine Regel im Attribute Mapping für die Zuordnung der Mitglieder änderst, werden alle User der AD Gruppe entsprechend entfernt/ neu zugeordnet. |
Manuelles Entfernen von Mitgliedern
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Pro-Tipp: Die Person erhält darüber keine Information. Du kannst entfernte Mitglieder später wieder einladen.
Buchungskontingente
Du kannst Communities auch mit Buchungskontingenten verbinden, so lassen sich eine Menge, eine Dauer oder ein monetärer Betrag von Ressourcen einmalig oder wiederholend, auf einen Zeitraum begrenzt, vergeben.
Mehr Infos zu Kontingenten findest du hier, in unserem Artikel über Buchungskontingente
Good to know
Du möchtest deine Communities mit SSO und Sttribute Mapping automatisieren? Hier gehts zur Einrichtung des Attribute Mappings
Du möchtest dir einen eigenen Account anlegen? Hier geht's zum Artikel.
Das Thema Abos & Mitgliedschaften interessiert dich? Erhalte in diesem Artikel einen ersten Eindruck.