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Community - Interne Buchungsseiten

Erfahre mehr über das interne Buchungsmanagement mit anny und wie du bestimmten Personengruppen deine Ressourcen zugänglich machen kannst.

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Verfasst von Alex
Vor über 2 Wochen aktualisiert


Was sind Communities?

Es gibt bei deinen Buchungen die Möglichkeit zwischen internen und externen Buchungen zu unterscheiden. Über Communities regelst du die internen Buchungen.

  • Externe Buchungen (öffentlich)

    Beinhalten alle Buchungen direkt von deiner öffentlichen Buchungsseite.

  • Interne Buchungen (nicht öffentlich)

    Ausgewählte Ressourcen werden nur für Mitglieder zugänglich gemacht.

    Beispiel für eine interne Buchung:

    Du möchtest Arbeitsplätze deinen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen. Außenstehende sollen nicht die Möglichkeit haben diese zu sehen oder zu buchen. Zusätzlich kannst du deine Mitarbeitende in unterschiedliche Teams und Buchungsbereiche aufteilen.

Um die Vorteile von Communities zu nutzen muss ein Mitglied einen anny Account haben. Mehr zum Thema Mitglieder manuell einladen findest du in diesem Artikel.


Wie lege ich eine Community an?

  1. Klicke in der linken Navigationsleiste auf "Communities"

  2. Anschließend oben rechts auf "Neu+"


Wie weise ich Ressourcen und Services einer Community zu?

Damit die Mitglieder einer Community die richtigen Ressourcen buchen können, müssen diese miteinander verknüpft werden.

1. Organisationen hinzufügen

Über den Button 'Organisation hinzufügen' kannst du alle Ressourcen deines Accounts mit einem Click zu deiner Community Zuordnen.

2. Ressourcengruppen hinzufügen

Ressourcen Gruppen lassen sich selbständig von dir definieren und helfen dir bei der Organisation und Verwaltung deines Adminsbereichs. Pro Team oder pro Gebäude kann eine Ressourcen Gruppe erstellt werden, so sparrst du dir die Auswahl der einzelnen Ressourcen an mehreren Stellen.

Ressourcengruppen bestimmst du unter Allgemeine Informationen der Ressource

3. Ressourcen hinzufügen

Ressourcen können individuell zu einer Community hinzugefügt werden. Wähle die individuellen Ressourcen aus.

4. Services hinzufügen

Für einen granularen Zugang können einzelne Services oder Buchungsoptionen zur Community hinzugefügt werden.
Standardmäßig ist die Einstellung 'alle Service auswählen' aktiv. Bitte deaktiviere diese Funktion, um einzelne Services hinzuzufügen.


Sichtbarkeit und Zugang von Ressourcen und Services

Die Sichtbarkeit der Ressourcen/ Services innerhalb einer Community kann nach Bedarf eingestellt werden. Standardmäßig für interne Ressourcen bietet sich die Option 'sichtbar & buchbar nur für Mitglieder an'. Wenn du öffentlich eine Preview zu den Mitglieder Konditionen anzeigen möchtest, kannst du auch die Einstellung öffentlich sichtbar & buchbar nur für Mitglieder auswählen.

Icon

Bedeutung

Beispiel

Diese Ressource ist für alle (z.B. Mitarbeitende) auf deiner Buchungsseite ersichtlich und buchbar.

Die Ressourcen sind öffentlich und können auch ohne Registrierung gebucht werden. Totzdem hast du sie in der Community verbunden, damit sie bei deinen Mitgliedern auf der 'Entdecken Seite' angezeigt werden.

Diese Ressource ist für Außenstehende nicht ersichtlich, nur für Community Mitglieder ist diese Ressource sichtbar und buchbar.

Du möchtest den Mitglieder Preis/ Konditionen öffentlich anzeigen, die Buchung ist jedoch erst nach Abschluss des Abos/ Mitglied möglich.

Diese Ressource ist zwar sichtbar für alle auf deiner Buchungsseite, aber nur Mitglieder der Community können diese auch buchen.

Internes Ressourcenmanagement

Pro-Tipp: Bei "Sichtbar und buchbar nur für Mitglieder" erscheint folgende Anzeige für alle Nicht-Mitglieder:


Wie können KundInnen meiner Community beitreten?

Du kannst in deiner Community zwei Optionen nutzen. Es gibt dazu den Button Auto-Join und den Button Mitglieder.

Option 1 : Auto-Join

Aktiviere Auto-Join, um neue Mitglieder automatisch anhand von Regeln, wie der E-Mail Domain hinzuzufügen. Wird diese Funktion mit einem Enterprise Single-Sign-On (SSO) verbunden, können User ohne weiteren Login unmittelbar auf die Ressourcen der Community zugreifen.

Hier gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:

Möglichkeit

Vorgehen

Auto Join über SSO

Attribute Mapping der Nutzer Gruppen

User Gruppen aus deinem IDP können zu anny synchronisiert werden und alle Team Kollegen aus der IT werden automatisch zur anny Community IT zugeordnet

Auto-Join über die TLD (Domain)

  1. Auto-Join innerhalb deiner Community

  2. "+ Eigene Domain" hinzufügen

  3. Gib nun deinen Domainnamen ein (hier im Beispiel: anny.co)

Auto-Join über den automatischen Beitritt über Buchung

  1. eine Regeln für Buchungs-Kriterien wird im Admin-Bereich angelegt.

  2. die Regel stimmt mit einer getätigten Buchung überein

  3. Kund:In wird der Community hinzugefügt

Pro-Tipp: Neu registrierte KundInnen werden zur Community hinzugefügt, wenn ihre E-Mail-Adresse mit einer deiner verifizierten Domains übereinstimmen.

Option 2 : Manuelles Einladen

Möglichkeit

Vorgehen

Community-Mitglieder auch manuell einladen

  1. Klicke auf Mitglieder

  2. Füge die Email Adresse der einzuladenden Person ein

  3. Überprüfe unter "offene Einladungen" deine Angaben

  4. Hier kannst du die Einladungen auch "Erneut senden" oder "löschen"

Deine Mitglieder erhalten eine Einladung via Mail. Mit Jetzt beitreten werden sie direkt zur anny Buchungsseite weitergeleitet.

Rollen der Mitglieder

Community Mitglieder können unterschiedliche Rollen innerhalb der Community haben:

  • Mitglieder: buchen & sehen (Avatare von KollegInnen/ Name des Meetings)

  • Beobachter: nur lesender Zugriff (Wann hat wer welchen Raum gebucht?)

  • Gast: Nur buchenden Zugriff ohne Leserecht (Personenbezogene Daten des Teams werden geschützt)


Wie können Mitglieder entfernt werden?

Möglichkeit

Vorgehen

Automatisches Entfernen mit Auto-Join

Sobald du deine Regel im Attribute Mapping für die Zuordnung der Mitglieder änderst, werden alle User der AD Gruppe entsprechend entfernt/ neu zugeordnet.

Manuelles Entfernen von Mitgliedern

  1. Gehe auf Mitglieder

  2. Suche die Person über das Suchfeld

  3. Klicke entfernen

  4. Bestätige deine Aktion

Pro-Tipp: Die Person erhält darüber keine Information. Du kannst entfernte Mitglieder später wieder einladen.


Buchungskontingente

Du kannst Communities auch mit Buchungskontingenten verbinden, so lassen sich eine Menge, eine Dauer oder ein monetärer Betrag von Ressourcen einmalig oder wiederholend, auf einen Zeitraum begrenzt, vergeben.

Mehr Infos zu Kontingenten findest du hier, in unserem Artikel über Buchungskontingente


Good to know

  • Du möchtest deine Communities mit SSO und Sttribute Mapping automatisieren? Hier gehts zur Einrichtung des Attribute Mappings

  • Du möchtest dir einen eigenen Account anlegen? Hier geht's zum Artikel.

  • Das Thema Abos & Mitgliedschaften interessiert dich? Erhalte in diesem Artikel einen ersten Eindruck.

Hat dies deine Frage beantwortet?