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Buchungskontingente mit Abos und Communities verbinden:
Buchungspakete/Wertgutscheine (mehr Infos dazu findest du hier):
Was sind Buchungskontingente?
Buchungskontingente mit Abos, Communities, Buchungscodes und Buchungspaketen verbinden, so lassen sich eine Menge, eine Dauer oder ein monetärer Betrag von Ressourcen einmalig oder wiederholend, auf einen Zeitraum begrenzt, vergeben.
Einstellungsmöglichkeiten
Menge:
Bietet eine Menge an, unabhängig von Wert und Dauer der Buchung
Beispiel: Du bietest einen Yoga-Kurs an und deine Kundschaft darf frei entscheiden, wie sie insgesamt 10x teilnehmen darf. Wähle hierfür Menge und den Wert 10 aus. Begrenze die Nutzung auf deinen Yoga-Kurs und speichere das neue Buchungskontingent ab.
Dauer:
Durch die Dauer wird die Gesamtdauer über eine oder verschiedene Buchungen hinweg bestimmt, diese Einstellung ist unabhängig von dem monetären Betrag der Buchung(en) und der Anzahl der Buchungen. Die Dauer lässt sich in Minuten oder Tagen einstellen.
Beispiel: Als Hochschule soll die Nutzungsdauer bestimmter Lernplätze beschränkt werden. Wähle hierfür Dauer und setze den gewünschten Wert ein. Verknüpfe hier die gewünschte Ressource oder die gewünschten Ressourcen.
Budget:
Mit dem Budget kann der Gesamtwert der Buchung(en) im Kontingent angepasst werden.
Beispiel: Deine Mitarbeiter sollen für das Catering nur ein bestimmtes Budget für eine Ressource erhalten. Nutze hierfür den Reiter Budget und trage den monetären Wert ein. Auch hier kann eine oder mehrere bestimmte Ressourcen mit dem gewünschten Buchungskontingent verbunden werden.
Einmaliges vs. wiederkehrendes Kontingent:
Einmaliges Kontingent:
Lege ein einmaliges Kontingent fest, wenn es zugewiesen und verbraucht ist, wird es nicht wieder aufgefüllt oder erneuert.
Beispiel Willkommensbonus im Aboplan: Erstelle ein Einmaliges Kontingent und verbinde es mit einem Abonnement, um deinen Kunden einen Starterbonus anzubieten, hier ist es dir überlassen, ob du eine Menge, Dauer oder ein Budget mit dem Kontingent verbindest:
Wiederkehrendes Kontingent:
Eine wiederkehrendes Kontingent wird zu einem bestimmten Zeitraum automatisch erneuert, übriges Kontingent wird am Ende des Zeitraums nicht in den nächsten Zeitraum übernommen. Um ein wiederkehrendes Kontingent zu erstellen, wähle Wiederkehrend aus, lege dazu den Zeitraum der Erneuerung in: Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren fest.
Beispiel monatliches Meetingraum-Kontingent: Erstelle ein wiederkehrendes Kontingent, lege dazu Menge/Dauer/Budget fest, wähle Wiederkehrend aus, jetzt kannst du den Zeitraum und Eingrenzung anpassen
Pro Tipp: Wenn der Wert eines wiederkehrenden Kontingents angepasst werden soll, lässt sich bestimmen, ob alle bisher ausgestellten Kontingente von dieser Änderung betroffen sein sollen. Kontingente werden bei Erstellung für die nächsten 12 Monate ausgestellt.
Hinweis: Ein Kontingent kann nach Speichern nicht von Einfach auf Mehrfach oder in die andere Richtung abgeändert werden, hier müsste ein neues Kontingent erstellt werden.
Begrenzung des Kontingents:
Die Nutzung lässt sich auf eine Kategorie, eine Gruppe, eine Ressource oder einen Service begrenzen, Begrenzungen können auch miteinander kombiniert werden.
Kontingente bei Abos und Communities
In der Detailansicht des Aboplans/der Community können auch mehrere Kontinente ausgewählt und damit verbunden oder wie in den vorherigen Schritten neu erstellt werden. Hier findest du mehr Infos zu Communities und Abos.
Buchungskontingente in der Kundenübersicht
Alle Kontingente eines bestimmten Kunden lassen sich in der Detailansicht des Kunden einsehen und für diesen auch bearbeiten:
in der Tabelle werden Gültigkeitsdaten, Ausschöpfung und Erteilung angezeigt (für wiederkehrende Kontingente gibt es für jeden Zeitraum bis in 12 Monaten einen Eintrag)
In der Kundendetailansicht lassen sich mit einem Klick auf Neu+ eigene Buchungskontingente für den jeweiligen Kunden hinzufügen und auf den Kunden maßschneidern, dann steht der Organisationsname bei "Erteilt durch". Bestehende Kontingente eines Kunden können über die drei Punkte widerrufen, oder im Wert bearbeitet werden.
Pro Tipp: Bei einer Bestellung wird immer das Kontingent verwendet, dass das Datum der Buchung beinhaltet, nicht das Datum der Bestellung.
Buchung mit Kontingenten:
Nach Auswahl des Datums und Zeitraums werden die Kontingente sichtbar. Auf dem Kreis werden die schon verbrauchten Kontingente werden grau und die Kosten der aktuellen Buchung blau dargestellt. Durch Klicken des Pfeils kann der Kunde aussuchen, welches Kontingent für die Buchung genutzt wird.
Services und Ressourcen mit Kontingenten begrenzen
Unter Ressource > Einstellungen > Verifizierung & Zugang oder
Service > Bearbeiten > Zugang lassen sich Ressourcen und Services auch nur auf Zahlung mit Kontingenten beschränken. Hier findest du die Ressourcen- und Serviceübersicht.
FAQ:
Wo kann ich als Admin die Kontingente und Restguthaben sehen?
Auf der Rechnung, auf dem Kunden, dem Abo und dem Buchungscode (jeweils auf der Detailseite).
Good To Know:
Du möchtest Buchungscodes verknüpfen? Dann ließ dir dazu diesen Artikel durch.