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Los geht's - Universitäten

Erste Schritte für deine Universität oder Hochschule.

Lea Fendler avatar
Verfasst von Lea Fendler
Diese Woche aktualisiert

👋 Herzlich Willkommen bei anny!

Dieser Artikel hilft dir, einen schnellen Überblick über die wichtigsten Strukturen und Funktionen zu bekommen, damit du direkt mit deinem anny Account für deine Universität loslegen kannst.


Einführung in den Account


Allgemeine Struktur und Übersicht

Bei der Nutzung von anny unterscheiden wir grundsätzlich zwischen zwei Bereichen: den Admin-Bereich und den Buchungsbereich.

  • Admin-Bereich: Hier erfolgt die komplette Verwaltung eurer Universitätseinrichtungen und Ressourcen. Administratoren konfigurieren hier Ressourcen, legen Buchungsoptionen fest, erstellen Communities, verwalten Zugriffsrechte und vieles mehr.

  • Buchungsbereich: Dies ist der öffentliche oder geschlossene Bereich, in welchem eure Mitarbeitenden, Studierenden und externe NutzerInnen Plätze, Räume, Equipment oder Veranstaltungen buchen können.


Ressourcen - Was kann gebucht werden?

Im Kontext von Universitäten können unterschiedlichste Ressourcen über anny verwaltet werden.

Use Case

Erläuterung

Räume & Lernplätze

Hörsäle, Seminar- und Gruppenarbeitsräume, Lernplätze in Bibliotheken und Prüfungsräumen.

Büro- & Meetingräume

Verwaltung von individuellen Büroarbeitsplätzen sowie Meetingräumen, die von Mitarbeitenden der Universität flexibel gebucht und freigegeben werden können (z.B. für hybride Arbeitsmodelle).

Equipment

Technische Ausstattung, Laborgeräte, Mediengeräte etc.

Veranstaltungen

Universitätsveranstaltungen, Workshops, Gastvorträge und Hochschulsport-Angebote.

Studierendenberatung

Einfache Organisation und Buchung individueller Beratungs- und Sprechstundentermine mit Studienberatern, Professor:innen oder Prüfungsämtern.

Mehrere Lernplätze in einer Universitätsbibliothek können ganz einfach als Childressourcen zusammengefasst werden. Erstelle bspw. einen Raum als Ressource und füge die individuellen Lernplätze unter dem Reiter Mehrfach verfügbar mit Zuweisung als Childressourcen hinzu. Mehr dazu findest du hier.

Buchungsoptionen

Jeder Ressource ist mindestens eine Buchungsoption angegliedert, die bestimmt, wie, wann und unter welchen Bedingungen diese Ressource gebucht werden kann.

Alle Ressourcen erstellt und mit einer Buchungsoption verknüpft?

  • Erfahre hier, wie Studierende ihren Lernplatz mit der anny App buchen können.

  • Erfahre hier, wie das Lehrpersonal sich für einen Arbeitsplatz einbuchen kann.


Buchungsregeln

Wenn ihr universitätsweit allgemeine Regeln für alle Buchungen auf eurem anny-Account festlegen möchtet – wie z. B. die Einschränkung, dass pro NutzerIn nur eine Buchung pro Zeitfenster möglich sein soll – könnt ihr dafür die globalen Buchungsregeln nutzen.

Wenn ihr nur für bestimmte Bereiche oder Nutzergruppen (z. B. Fachbereiche oder Institute) eigene Buchungsregeln definieren möchtet, empfehlen wir, diese über Buchungskontingente in den Community-Einstellungen zu steuern.

Damit könnt ihr z.B. die maximale Anzahl an Buchungen pro Woche oder Monat festlegen.

Mehr zu Communities im folgenden Absatz.


SSO und Communities

Um die Nutzerverwaltung an deiner Universität noch einfacher zu gestalten, empfehlen wir dir eine Anbindung von anny via Single-Sign-On (SSO) mit deinem hochschuleigenen Identity Provider – typischerweise Shibboleth.

Der Vorteil: Mit nur einer zentralen Anmeldung können sich Studierende und Mitarbeitende dann einfach und sicher in deinem anny Buchungsportal einloggen.

Schritt 1: SSO (Shibboleth) einrichten

Zunächst wird Shibboleth oder ein vergleichbarer SAML-basierter Identity Provider angebunden. Mithilfe dieser Integration erreichst du höchste Sicherheitsstandards, einfache Verwaltung und eine nahtlose Anmeldung für NutzerInnen.

Schritt 2: Communities über User Management & Attribute Mapping zuordnen

Über Communities regelst du ganz einfach, wer welche Ressourcen sehen und buchen darf. So kannst du interne und externe Nutzergruppen klar voneinander trennen und deine Ressourcen übersichtlich verwalten.

  • Eigene Buchungsseiten: Jede Community hat eine individuelle Buchungsseite. Diese ist nur für Mitglieder der jeweiligen Community sichtbar und zugänglich.

  • Geschützte Bereiche: Ressourcen können so eingestellt werden, dass nur bestimmte Nutzergruppen Zugriff darauf haben. So bleiben interne Informationen geschützt und übersichtlich organisiert.

Zum Beispiel:

  • Interne Communities: Für Mitarbeitende und Studierende – hier erfolgt die Anmeldung über den hochschuleigenen Login (SSO).

  • Externe Communities: Für Gäste, Besuchende oder externe Dozent:innen – hier kannst du die Registrierung je nach Bedarf öffentlich oder nur mit Einladung ermöglichen.

Über Attribute Mapping kannst du NutzerInnen automatisch den richtigen Communities zuweisen. Dabei werden Informationen (Attribute) genutzt, die über den Identity Provider bereitgestellt werden. Beispiel:

  • Alle Personen mit dem Attribut „Studierende“ landen automatisch in der Community „anny Universität – Studierende“.

  • Mitarbeitende oder Fakultäten erhalten entsprechend eigene Communities und Buchungsbereiche.

Durch diese automatisierte Zuordnung verminderst du deutlich deinen Verwaltungsaufwand und sorgst zugleich für Transparenz und einfache Handhabung im täglichen Betrieb.

Erfahre hier mehr über SSO und unsere Communities (internen Buchungsseiten).


Admin Rechte- & Rollenmanagement

Mit dem Rechte- und Rollenmanagement in anny könnt ihr fein abgestimmt steuern, wer welche Funktionen innerhalb eures Accounts nutzen und verwalten darf. So sorgt ihr nicht nur für eine klare Zuständigkeit, sondern auch für Sicherheit und eine einfache, nachvollziehbare Administration.

Unsere Empfehlung für eine gute Struktur im Hochschulkontext:

  • Max. 1–2 Super Admins für zentrale Verwaltung, Nutzer- und Rechtemanagement

  • Je 1-2 Admins pro Institut/Fachschaft für operative Aufgaben & Betreuung vor Ort

  • Sekretariat - Rolle zur Buchungsverwaltung; kann dupliziert werden und auf die jeweiligen Fachbereiche angepasst werden

  • Rechte nur gezielt vergeben – klare Zuständigkeiten, weniger Komplexität

Mehr zur Einrichtung und zu den verschiedenen Rollen in anny erfahrt ihr in diesem Artikel: Nutzer- & Rollenverwaltung sowie hier eine Erläuterung der Rechte und Rollen.

Du möchtest weitere KollegInnen in den Admin-Bereich einladen? Gerne - hier findest du einen Artikel zur Einführung von Admin-User in den Admin-Bereich.


Karten

Du möchtest deine Räume und Arbeitsplätze auf einem interaktiven 3D-Lageplan visualisieren? Lerne hier mehr über unsere Karten. Nach erfolgreicher Einrichtung von Seiten anny, lernst du hier, wie du deine kleine Änderungen in deiner Karte anpassen kannst.


Hardware Integrationen

anny bietet durch zahlreiche Integrationen viele Möglichkeiten, digitale Buchungen zu verwirklichen.

Check-In App

Mit der Check-in App von anny können Studierende sich einfach und unkompliziert beim Betreten der Universitätsbibliothek einchecken – per QR-Code-Scan oder manuellem Check-in vor Ort. So wird erfasst, wer sich wann in der Bibliothek aufhält – hilfreich für Kapazitätskontrollen, Nachverfolgung oder Auslastungsstatistiken.

Die ersten Schritte der Check-in App findet ihr hier und wie ihr sie einrichtet für eure Universitätsbibliothek hier.

Raumdisplays

Zeige Buchungen direkt am Raum auf Displays an. Mehr dazu, findest du hier.


Datenschutz und Löschfristen

Die Sichtbarkeit von Studierenden und Mitarbeitenden innerhalb der Community kann individuell über den Inkognito-Modus gesteuert werden.

Wenn eine accountübergreifende Anonymisierung oder Löschfristen gewünscht sind, erfährst du hier mehr.


Viel Erfolg bei der Einrichtung - los geht's! 🦋

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