Mit der Funktion Rechtliche Dokumente kannst du Dokumente schnell und unkompliziert direkt im Checkout von deinen KundInnen bestätigen lassen – entweder per digitaler Unterschrift oder per einfacher Checkbox. Das ermöglicht dir eine rechtskonforme Dokumentation und bietet deinen KundInnen eine angenehme und digitale Bestätigung im Buchungsprozess. Verknüpfe einfach entsprechende Dokumente mit deinem Service, die während des Checkouts akzeptiert oder unterzeichnet werden müssen.
In deinem anny Adminbereich kannst du rechtliche Dokumente zu deinen Ressourcen hinzufügen und festlegen, auf welche Art deine KundInnen diese im Buchungsprozess bestätigen sollen. Je nach rechtlicher Anforderung eignen sich hierfür zwei Szenarien:
Use Case - Einfache Bestätigung per Checkbox
Die Bestätigung per Checkbox eignet sich ideal, wenn eine einfache Zustimmung oder Kenntnisnahme genügt.
Beispiel: Akzeptieren von AGB, Hygieneregeln oder Hausordnung.
Use Case - Rechtskräftige Bestätigung per digitaler Unterschrift
Die digitale Unterschrift ist immer dann relevant, wenn du eine explizite Unterschrift in rechtssicherer Form benötigst.
Beispiel: Haftungsausschlüsse, ausdrückliche Einwilligungen oder verbindliche Vereinbarungen.
Rechtliches Dokument erstellen
Navigiere in deinem anny Admin-Bereich zu Ressourcen und wähle die Ressource aus, für die du ein rechtliches Dokument hinterlegen möchtest.
Gehe zu Buchungsoptionen, wähle die gewünschte Buchungsoption und klicke auf Bearbeiten.
Wechsle anschließend in den Reiter Formular.
Scrolle nun zum Abschnitt Rechtliche Dokumente.
Klicke auf Hinzufügen und anschließend auf +Neu, um ein neues rechtliches Dokument anzulegen.
Vergib einen passenden Namen für das rechtliche Dokument, wähle als Bestätigungsform entweder Checkbox oder Digitale Unterschrift aus und trage im Textfeld die entsprechende Erklärung ein, welche von deinen KundInnen bestätigt werden muss.
Klicke anschließend auf Speichern.
Von nun an wird das erstellte Dokument deinen KundInnen direkt im Checkout angezeigt.
Rechtliche Dokumente aus Kundensicht bestätigen
So sehen deine KundInnen die Bestätigung rechtlicher Dokumente während des Buchungsvorgangs:
Dein Dokument wird KundInnen während des Checkouts angezeigt. Solange es noch nicht unterschrieben wurde, erscheint dort der orangefarbene Button "Nicht unterzeichnet".
Klicken deine KundInnen auf Überprüfen & Akzeptieren (Checkbox) oder Überprüfen & Unterschreiben (Signatur), öffnet sich ein neues Fenster, indem KundInnen entweder die Checkbox oder das Unterschriftenfeld benutzen können.
Sobald sie auf Bestätigen oder Dokument unterschreiben geklickt haben, erscheint der Button in grün mit der Bezeichnung "Bestätigt" bzw. "Unterzeichnet".
Nach Abschluss der Buchung wird das unterschriebene Dokument automatisch in der jeweiligen Buchung gespeichert.
Rechtliches Dokument per Checkbox bestätigen
Rechtliches Dokument unterzeichnen
Speicherung und Abruf der rechtlichen Dokumente
Die unterschriebenen rechtlichen Dokumente werden automatisch gespeichert und stehen dir jederzeit zur Verfügung. Folgende Möglichkeiten gibt es, diese Dokumente einzusehen:
In der Kundenakte: Navigiere zu Kunden und wähle den gewünschten Kunden aus. Unter dem Tab Vereinbarungen, kannst du sämtliche rechtliche Vereinbarungen und Dokumente einsehen, die dieser Kunde bestätigt oder unterschrieben hat.
In der jeweiligen Buchung: Navigiere in deinem anny Admin-Bereich zu Buchungen und wähle die gewünschte Buchung aus. Unter dem Tab Dateien findest du alle an die Buchung gebundenen rechtlichen Dokumente.
Rechtliche Dokumente bei Abos
nur bei der initialen / eigenständigen Abo-Buchung werden die Dokumente abgefragt.
Änderung der rechtlichen Dokumente
bei Änderung werden die Dokumente erneut im Buchungsprozess abgefragt. Es erfolgt nur die Abbfrage, wenn auch eine Buchung vorgenommen wird.