Was ist Smart Availability?
Mit dem Feature Smart Availability kannst du mehrere Ressourcen voneinander abhängig machen, ohne dass deine Kunden diese im Buchungsprozess extra auswählen müssen.
Use-Case: Du hast zwei Räume - Meetingraum Wolke und Meetingraum Meer - welche getrennt voneinander gebucht werden können. Wenn man die Trennwand zwischen den Räumen entnimmt, dann entsteht ein großer Raum - Meetingraum Waldhütte. Im System legt man hierfür drei Ressourcen als einzelne Räume an und nutzt die Smart Availability. Bei einer Buchung des großen Meetingraums Waldhütte, werden nun die beide Räume Wolke und Meer automatisch im System blockiert.
Aktivierung des Features
Tippe auf deinen Avatar oben rechts
Gehe in deine Account Einstellungen
Wähle den Reiter Features
Aktiviere Smart Availability
Wie richte ich Smart Availability ein?
Gehe in die Ressource, welche mit weiteren Ressourcen verbunden werden soll und wähle den Reiter Buchungsoption/Service. (In meinem Beispiel der grüne Meetingraum)
Tippe bei der gewünschten Buchungsoption/Service auf bearbeiten und wähle den 2. Reiter Ressourcen aus
Verbunde Ressourcen: hier findest du alle Ressourcen, welche mit dem Service / der Buchungsoption verbunden sind.
Abhängigkeiten: Hier kannst du per Drag&Drop oder über den Button + Hinzufügen weitere Ressourcen verbinden. Um Ressourcen voneinander abhängig buchen zu können, ist es wichtig, dass Verfügbarkeitszeiten und Buchungsoptionen übereinstimmen.
durchgestrichenes Auge: Die Kund:innen sehen die abhängigen Ressourcen im Buchungsprozess nicht
In unserem Beispiel können die Meetingraum Wolke und Meetingraum Meer zusammen als großer Meetingraum Grün gebucht werden. Dafür wird beim Buchen der Ressource Meetingraum Waldhütte die zwei weiteren Ressourcen Wolke und Meer blockiert.
Wichtig: Man kann keine einzelnen Child-Ressourcen auswählen.
Wie sieht eine Buchung mit mehreren Ressourcen aus?
In deinem anny Admin Kalender findest du nun zu jeder Buchung entsprechend deiner Einstellung die verbunden Blocker. In diesem Beispiel wurde nur der grüne Meetingraum gebucht und die beiden verbundenen Ressourcen werden automatisch mit gebucht.
Smart Availability Groups
Mit Smart Availability Groups erweiterst du die bestehende Smart Availability um gruppierte Abhängigkeiten. So kannst du komplexe Setups abbilden, bei denen für eine Buchung nicht nur eine einzelne abhängige Ressource benötigt wird, sondern mehrere unterschiedliche Ressourcentypen gleichzeitig verfügbar sein müssen.
Das ist besonders hilfreich für Szenarien wie:
2 Mitarbeitende + 1 Raum
1 Gerät aus einem Pool + 1 Raum
2 unterschiedliche Mitarbeitende + 1 Behandlungsraum
Was sind Smart Availability Groups?
Mit Smart Availability Groups kannst du Ressourcen innerhalb einer Buchungsoption in Gruppen organisieren. Für jede Gruppe gilt:
Zum gewünschten Zeitpunkt muss mindestens eine Ressource aus dieser Gruppe verfügbar sein
Bei der Buchung reserviert anny dann automatisch pro Gruppe eine passende Ressource
Dieselbe Ressource wird innerhalb derselben Buchung nicht doppelt belegt
Dadurch kannst du deutlich komplexere Abhängigkeiten abbilden als mit klassischen verbundenen Ressourcen allein.
Wo findest du das Feature ?
Du findest die Funktion hier: Service > Buchungsoption > Ressourcen > Abhängigkeiten. Dort kannst du:
Gruppen erstellen
Ressourcen pro Gruppe hinzufügen
komplexe Abhängigkeiten innerhalb eines Services abbilden
Wie funktioniert die Logik?
Smart Availability Groups prüfen bei einer Buchung, ob die benötigten Ressourcen gruppenweise verfügbar sind. Das bedeutet:
Für jede Smart Availability Group muss mindestens eine Ressource verfügbar sein
Beim Buchen reserviert anny dann pro Gruppe eine Ressource
Falls zusätzlich verbundene Ressourcen hinterlegt sind, werden diese ebenfalls berücksichtigt
anny verhindert, dass dieselbe Ressource innerhalb derselben Buchung doppelt verwendet wird
Wichtig: Ressourcen können gleichzeitig als verbundene Ressourcen an einem Service hängen und zusätzlich innerhalb einer Gruppe referenziert werden.
Typischer Use Case: Paarmassage
Typischer Use Case: Paarmassage
Du legst den Service Paarmassage an und hinterlegst:
alle qualifizierten Mitarbeitenden als verbundene Ressourcen
Beispiel für die Smart Availability Gruppen
Gruppe 1: Zweiter Mitarbeitender (enthält alle qualifizierten Mitarbeitenden)
Gruppe 2: Räume (enthält alle passenden Behandlungsräume)
Ergebnis
Bei einer Buchung prüft anny gleichzeitig:
ob zwei unterschiedliche Mitarbeitende verfügbar sind
ob ein passender Raum verfügbar ist
Wenn die Bedingungen erfüllt sind, reserviert anny automatisch:
zwei unterschiedliche Mitarbeitende
einen Raum
Alle Reservierungen erscheinen anschließend in den jeweiligen Kalendern der Ressourcen.
Was passiert im Kalender?
Reservierte Ressourcen werden automatisch über Subbuchungen geblockt. Das bedeutet:
die mitreservierten Ressourcen sind in den jeweiligen Ressourcen-Kalendern sichtbar
belegte Ressourcen werden für andere Buchungen entsprechend blockiert
so bleibt die tatsächliche Auslastung im System nachvollziehbar
Wichtige Hinweise und Einschränkungen
Beachte bei der Nutzung von Smart Availability Groups folgende Punkte:
Dieselbe Ressource nicht in mehr als zwei Gruppen verwenden: Aktuell wird es nicht unterstützt, dieselbe Ressource gleichzeitig in mehr als zwei Gruppen zu verwenden.
Besonderheit bei Admin-Buchungen: Wenn im Admin-Bereich beim Erstellen einer Buchung die Option Verfügbarkeit prüfen deaktiviert ist, werden abhängige Ressourcen nicht mitgebucht. Der Grund: Diese Ressourcen würden die Verfügbarkeit einschränken, was bei deaktivierter Verfügbarkeitsprüfung bewusst umgangen wird.
Sichtbarkeit in den Kalendern: Reservierte abhängige Ressourcen werden automatisch als Subbuchungen angelegt und sind in den jeweiligen Ressourcen-Kalendern sichtbar.
Für wen ist das Feature besonders hilfreich?
Smart Availability Groups sind besonders sinnvoll für Unternehmen mit komplexeren Ressourcen-Logiken, zum Beispiel:
Wellness- und Massageanbieter
Studios mit Mitarbeitenden- und Raumplanung
Angebote mit Geräte-Pools
Services, bei denen mehrere unterschiedliche Ressourcen gleichzeitig benötigt werden
FAQ
Was ist eine Smart Availability Group?
Was ist eine Smart Availability Group?
Was ist eine Smart Availability Group?
Eine Smart Availability Group ist eine Gruppe von Ressourcen, aus der bei einer Buchung mindestens eine Ressource verfügbar sein muss.
Was passiert bei der Buchung?
Was passiert bei der Buchung?
anny prüft für jede Gruppe die Verfügbarkeit und reserviert automatisch eine passende Ressource pro Gruppe.
Kann dieselbe Ressource mehrfach in derselben Buchung verwendet werden?
Kann dieselbe Ressource mehrfach in derselben Buchung verwendet werden?
Nein. anny verhindert, dass dieselbe Ressource innerhalb derselben Buchung doppelt belegt wird.
Können Ressourcen gleichzeitig verbunden und Teil einer Gruppe sein?
Können Ressourcen gleichzeitig verbunden und Teil einer Gruppe sein?
Ja. Ressourcen können sowohl als verbundene Ressourcen am Service hinterlegt sein als auch zusätzlich innerhalb einer Smart Availability Group verwendet werden.
Warum wurden bei einer Admin-Buchung keine abhängigen Ressourcen mitgebucht?
Warum wurden bei einer Admin-Buchung keine abhängigen Ressourcen mitgebucht?
Prüfe, ob beim Erstellen der Buchung die Option Verfügbarkeit prüfen deaktiviert war. In diesem Fall werden abhängige Ressourcen nicht automatisch mitgebucht.
Troubleshooting
„Die Buchung ist nicht möglich, obwohl Ressourcen vorhanden sind.“
Prüfe, ob in jeder Smart Availability Group mindestens eine Ressource zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist.
„Eine Ressource wurde nicht automatisch mitgebucht.“
Prüfe, ob es sich um eine Admin-Buchung mit deaktivierter Option Verfügbarkeit prüfen handelt.
„Ich sehe zusätzliche Blockierungen in den Ressourcen-Kalendern.“
Das ist erwartetes Verhalten. Abhängige Ressourcen werden automatisch über Subbuchungen reserviert und in den jeweiligen Kalendern sichtbar gemacht.
Was ist der Unterschied von Smart Availability Groups zu Smart Availability?
Die bisherige Smart Availability eignet sich vor allem dann, wenn feste abhängige Ressourcen gemeinsam mitgebucht werden sollen. Smart Availability Groups gehen einen Schritt weiter:
Statt nur feste Abhängigkeiten zu blocken, kannst du Pools von Ressourcen definieren
anny wählt daraus automatisch passende verfügbare Ressourcen aus
so lassen sich flexiblere Setups mit mehreren Rollen oder Ressourcentypen abbilden