Was sind Zusatzoptionen?
Zusätzliche Optionen (auch Add-ons genannt) sind Produkte oder Dienstleistungen, die ein Kunde während des Buchungsprozesses zu seiner Hauptbuchung hinzufügen kann. Die Verfügbarkeit ist dabei unbeschränkt, und die Abrechnung erfolgt anhand der gewählten Anzahl und des hinterlegten Preises.
Typische Beispiele sind:
Getränke oder eine Bewirtungspauschale für einen Meetingraum
Ein Moderationskoffer, Flipchart oder Beamer
Zusatzoption erstellen und zuweisen
Feature aktivieren
Bevor du Zusatzoptionen nutzen kannst, stelle sicher, dass das Feature in deinem Account aktiviert ist.
Navigiere oben rechts zu den Account-Einstellungen.
Wähle den Reiter Features.
Aktiviere die Option Zusatzoptionen.
Konfiguration
Zusatzoptionen werden global erstellt und dann spezifischen Buchungsoptionen zugewiesen.
Gehe zu Ressourcen und wähle die gewünschte Ressource aus.
Klicke auf den Reiter Buchungsoptionen und wähle die Buchungsoption aus, zu der du Add-ons hinzufügen möchtest (z.B. die "stündliche Buchung").
Wechsle zum Reiter Zusatzoptionen.
Klicke auf + Hinzufügen, um ein neues Add-on zu erstellen. Hier kannst du folgende Details konfigurieren:
Bild: wähle ein passendes Bild für dein Add-on
Name: benenne dein Add-on
Gruppe: hilft dir für die interne Übersicht (z.B. Export: Auswahl der gesamten Catering-Gruppe)
Beschreibung/Untertitel: optional kannst du dein Add-On beschreiben
Pricing: wähle zwischen einem
Preis pro Einheit
pro Intervall, oder
relativem Preis
Optional kannst du noch einen Staffelpreis hinzufügen (Ab 3 Stück 2€ pro Einheit mehr)
Einstellungen:
Definiere die verfügbare Mindest- sowie Maximalanzahl
Aktiviere die Vollständige Rückerstattung bei Stornierung, damit nicht die eingestellten Stornierungsbedingungen der Buchungsoption greifen
Trage die erforderliche Vorlaufzeit (Minute, Stunde, Tage) ein, die es benötigt, für die Bereitstellung des Add-ons
Aktiviere die Funktion, dass die Option von Dritten angeboten wird und in Rechnung gestellt wird, wenn es um externe Dienstleister geht
Wähle Hervorgehoben, um das Add-on während des Buchungsvorgangs hervorzuheben. Das Add-on wird unter der Auswahl von Datum und Uhrzeit angezeigt.
Auf der rechten Seite siehst du eine Liste aller jemals erstellten Add-ons in deinem Account. Ziehe die gewünschten Add-ons per Drag-and-drop nach links, um sie mit der aktuell bearbeiteten Buchungsoption zu verbinden.
Wer wird über gebuchte Add-ons informiert?
Nachdem ein Kunde ein Add-on gebucht hat, ist es entscheidend, dass die verantwortlichen Personen (z.B. das Catering-Team) darüber informiert werden. Dafür gibt es zwei flexible Möglichkeiten:
Option 1: Echtzeit-Überblick im Adminbereich (für interne Teams)
Wenn die verantwortlichen Personen (z.B. das Facility-Team) einen eigenen Admin-Zugang haben, können sie jederzeit einen Echtzeit-Überblick erhalten.
Spalten anpassen: Navigiere zum Bereich Buchungen. Klicke auf das Zahnrad-Symbol (⚙️) über der Tabelle, um die Spalten zu konfigurieren. Hier kannst du deine erstellten Zusatzoptionen (z.B. "Catering", "Softdrinks") als eigene Spalten einblenden. So siehst du auf einen Blick, was bestellt wurde.
Filter setzen: Für eine noch bessere Übersicht klicke oben rechts auf Filter. Wähle unter Zusätzliche Optionen die Add-ons aus, die du sehen möchtest (z.B. alle Buchungen, die "Catering" enthalten). So wird die Liste nur auf die relevanten Buchungen reduziert.
Dieser gefilterte Überblick gibt deinem Team jederzeit den aktuellen Stand und ermöglicht es, direkt auf Änderungen zu reagieren.
Option 2: Automatisierte Exporte per E-Mail (für externe Teams)
Wenn die verantwortlichen Teams (z.B. das Cateringunternehmen) keinen Zugriff auf den Adminbereich haben sollen, sind geplante Exporte die perfekte Lösung.
Filter anwenden: Filtere zuerst die Buchungsliste wie in Option 1 beschrieben, um nur die relevanten Buchungen anzuzeigen.
Export planen: Klicke oben rechts auf die drei Punkte (...) und wähle Export planen.
Export konfigurieren:
Intervall: Lege fest, wie oft der Bericht gesendet werden soll (z.B. täglich um 8:00 Uhr).
Ziel-E-Mail: Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein (z.B.
catering@deinefirma.de).Filter nutzen: Der Export berücksichtigt automatisch den zuvor gesetzten Filter. So erhalten deine Kollegen nur die Informationen, die sie wirklich benötigen.
Format & Spalten: Wähle das Format (z.B. Excel) und, ob alle oder nur deine konfigurierten Spalten exportiert werden sollen.
Auf diese Weise stößt du einen vollautomatischen Workflow an, der sicherstellt, dass alle Bestellungen zuverlässig an die richtige Stelle gelangen, ohne dass jemand manuell eingreifen muss.