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Dein anny AI-Assistent lässt sich umfassend konfigurieren. Du bestimmst, wie er klingt, in welcher Sprache er standardmäßig spricht, wie er Anrufer:innen begrüßt, welchen Namen er trägt, wie er sich verhält und welche Aufgaben er übernehmen darf. Darüber hinaus kannst du Szenarien definieren, die Aufzeichnung steuern und den rechtlichen Hinweis konfigurieren. Alle Anpassungen findest du im Konfigurationsinterface.

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Voraussetzungen

  • anny AI ist aktiviert (Organisationseinstellungen > anny AI).
  • Du hast Zugang zum Konfigurationsinterface.

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Wo findest du die Einstellungen?

  1. Navigiere zu Organisationseinstellungen > anny AI.
  2. Klicke auf Konfigurieren.
  3. Im linken Menü findest du den Bereich Assistenten – wähle dort deinen Assistenten aus.

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Stimme und Standardsprache ändern

  1. Öffne die Einstellungen deines Assistenten.
  2. Navigiere zum Abschnitt Stimme.
  3. Wähle aus den verfügbaren Stimmen (männlich und weiblich). Jede Stimme ist multilingual – sie funktioniert automatisch in allen unterstützten Sprachen.
  4. Lege die Standardsprache fest, in der dein Assistent Gespräche beginnt.
  5. Speichere die Änderung.
Du musst nicht pro Sprache eine eigene Stimme wählen. Die gewählte Stimme passt sich automatisch an die Sprache des Gesprächs an. Wenn ein:e Anrufer:in in einer anderen Sprache spricht, wechselt der Assistent automatisch.

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Name ändern

  1. Öffne die Einstellungen deines Assistenten.
  2. Bearbeite das Feld Name.
  3. Gib den gewünschten Namen ein, mit dem sich dein Assistent vorstellt.
  4. Speichere die Änderung.
Wähle einen Namen, der zu deinem Unternehmen passt. Der Assistent stellt sich im Gespräch mit diesem Namen vor.

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Startmeldung (Begrüßungsansage) konfigurieren

Die Startmeldung ist der erste Satz, den Anrufer:innen hören. Hier identifiziert sich der Assistent und gibt den Ton für das Gespräch vor.
  1. Öffne die Einstellungen deines Assistenten.
  2. Navigiere zum Feld Startmeldung.
  3. Bearbeite den Text nach deinen Wünschen.
  4. Speichere die Änderung.
Nach EU-Verordnung muss sich eine KI bei der Interaktion mit Menschen eindeutig als KI identifizieren. Stelle sicher, dass deine Startmeldung einen klaren Hinweis enthält, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt. Wenn die Gesprächsaufzeichnung aktiviert ist, muss zusätzlich darauf hingewiesen werden, dass das Gespräch aufgezeichnet wird.
Baue den rechtlichen Hinweis (KI-Identifikation und ggf. Aufzeichnungshinweis) direkt in deine eigene Startmeldung ein. Das klingt natürlicher als die automatische Standardansage (siehe Abschnitt „Rechtlicher Hinweis” weiter unten).

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Abweichende Startmeldung außerhalb der Öffnungszeiten

Du kannst eine separate Startmeldung hinterlegen, die nur außerhalb der konfigurierten Telefonzeiten abgespielt wird. So kannst du Anrufer:innen darauf hinweisen, dass gerade niemand persönlich erreichbar ist, der Assistent aber gerne weiterhilft.
  1. Öffne die Einstellungen deines Assistenten.
  2. Navigiere zum Feld Startmeldung außerhalb der Öffnungszeiten.
  3. Gib den gewünschten Text ein (z.B. „Hallo, du erreichst uns außerhalb unserer Geschäftszeiten. Ich bin dein KI-Assistent und helfe dir gerne weiter.”).
  4. Speichere die Änderung.

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Begrüßung bei Weiterleitung

Wenn Anrufe per Rufweiterleitung von einer anderen Nummer eingehen, kannst du eine spezielle Begrüßung hinterlegen, die in diesem Fall verwendet wird.
  1. Öffne die Einstellungen deines Assistenten.
  2. Navigiere zum Feld Begrüßung bei Weiterleitung.
  3. Gib den gewünschten Text ein.
  4. Speichere die Änderung.
Diese Begrüßung wird nur verwendet, wenn der Anruf über eine Rufweiterleitung eingeht – nicht bei direkten Anrufen auf die anny AI-Nummer.

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Rechtlicher Hinweis (Toggle)

Im Konfigurationsinterface findest du den Toggle Rechtlicher Hinweis aktivieren. Wenn dieser aktiviert ist, wird vor deiner eigenen Startmeldung eine Standardansage abgespielt, die auf die KI und ggf. die Aufzeichnung hinweist.
Wir empfehlen, den Toggle zu deaktivieren und stattdessen den rechtlichen Hinweis direkt in deine eigene Startmeldung einzubauen. Das sorgt für einen natürlicheren Gesprächseinstieg, da keine separate Ansage vor deiner Begrüßung erfolgt.Der Toggle ist optional, sofern deine eigene Startmeldung:
  • klar kommuniziert, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt
  • auf die Gesprächsaufzeichnung hinweist (falls diese aktiviert ist)

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Rolle, Stil und eigene Regeln

Im Bereich Rolle kannst du dem Assistenten Verhaltensanweisungen geben, die seinen Gesprächsstil und sein Verhalten beeinflussen:
  • Wie formal oder informell er spricht
  • Ob er bestimmte Informationen bevorzugt erwähnen soll
  • Wie er bei Unklarheiten reagieren soll
  • Welche Themen er vermeiden soll
Zusätzlich kannst du eigene Regeln hinzufügen, die das Verhalten des Assistenten weiter verfeinern. Diese Regeln wirken wie zusätzliche Leitplanken für das Gespräch.
Formuliere die Anweisungen klar und konkret. Statt „Sei freundlich” besser: „Begrüße Anrufer:innen mit ihrem Namen, falls bekannt, und biete aktiv Hilfe an.”

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Szenarien definieren

Im Reiter Szenarien kannst du zusätzliche Gesprächsszenarien hinterlegen, die zu deinem Business passen. Szenarien sind Verhaltensregeln, die je nach Verlauf des Telefonats greifen. Sie helfen der KI, den Anruf am Ende in ein passendes Anrufszenario zu kategorisieren. Beispiele für Szenarien:
  • Mitgliedsanfrage
  • Beschwerdemanagement
  • Terminverschiebung
  • Allgemeine Information
So legst du ein Szenario an:
  1. Öffne die Einstellungen deines Assistenten.
  2. Wechsle zum Reiter Szenarien.
  3. Klicke auf Szenario hinzufügen.
  4. Gib einen Namen und die Verhaltensregeln für dieses Szenario ein.
  5. Speichere das Szenario
Szenarien beeinflussen, wie der Assistent in bestimmten Gesprächssituationen reagiert, und ermöglichen dir eine differenziertere Auswertung deiner Anrufe (z.B. „Wie viele Anrufe waren Mitgliedsanfragen?”).

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Fähigkeiten (Tools) verwalten

Im Reiter Tools kannst du festlegen, welche Fähigkeiten dein Assistent hat:
  • Buchungen durchführen – Der Assistent kann Verfügbarkeiten prüfen und Buchungen erstellen.
  • Wissensdatenbank – Der Assistent greift auf hinterlegte FAQ-Einträge zu.
  • Web-Suche – Der Assistent kann deine Website nach Informationen durchsuchen.
  • Mitarbeiter-Weiterleitung – Der Assistent kann Anrufe an echte Mitarbeitende durchstellen.
  • Gespräch beenden – Der Assistent kann das Telefonat selbstständig beenden, wenn das Anliegen gelöst ist.
  • Aufzeichnung auf Anfrage deaktivieren – Anrufer:innen können während des Gesprächs bitten, die Aufzeichnung zu stoppen.
  • SMS - Der Assistent kann eine SMS zur Aufforderung eines Rückrufs an das Team versenden.
Jedes Tool kann einzeln aktiviert oder deaktiviert werden. Nur aktivierte Tools stehen dem Assistenten im Gespräch zur Verfügung.
Um eine SMS zu erhalten, wenn Kunden um einen Rückruf bitten, gehe wie folgt vor:
  1. Öffne den Assistenten und klicke auf + Neues Tool erstellen
  2. Wähle SMS aus
  3. Benenne das Tool als ‘Rückrufanfrage senden’
  4. Unter Empfänger wird eingestellt:
    1. SMS senden an: Feste Nummer
    2. Zielrufnummern: trage hier alle notwendigen Handynummern ein
  5. Bei Nachricht die Nachrichtenvorlage konfigurieren wie:
    Rückrufanfrage: Name
    Anliegen: Anliegen
  6. Bei der KI-Variable werden die während des Anrufs auszufüllenden Variablen eingetragen:
    ​_Anliegen_: Worum geht es bei der Anfrage des Kunden?
    ​_Name_: Wie heißt der Anrufer?
Wenn ein:e Besucher:in eincheckt, kann anny AI den zuständigen Host automatisch anrufen und über die Ankunft informieren. Liegt eine Mobilnummer des Gasts vor, kann der Host anschließend über den AI-Flow eine SMS an den Gast ausrichten lassen, zum Beispiel „Ich hole dich in 2 Minuten am Empfang ab.”.
1

SMS-Benachrichtigung an den Host aktivieren

Aktiviere in den Organisationseinstellungen unter Benachrichtigungen die SMS-Benachrichtigung für Hosts beim Check-in. Voraussetzung ist eine gültige Mobilnummer beim Host.
2

Anruf über anny AI konfigurieren

Aktiviere in den anny AI-Einstellungen den automatischen Anruf an den Host beim Check-in einer Besucherbuchung. Im Anruf teilt der Assistent mit, dass der:die Besucher:in eingecheckt hat.
3

SMS an den Gast über den AI-Flow ermöglichen

Lege im Reiter Tools ein SMS-Tool an, über das der Host im Anschluss an den Anruf eine Nachricht an den Gast ausrichten lassen kann. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn eine Mobilnummer des Gasts vorliegt.
4

Testen

Erstelle eine Testbuchung mit Host und checke am Terminal ein. Prüfe, ob der Host per SMS und Anruf informiert wird und ob sich anschließend eine SMS an den Gast auslösen lässt.
Die vollständige Einrichtung des Besuchermanagements mit Ressource, Buchungsoption, Host-Community und Terminal findest du im Guide Besucherverwaltung.

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Aufzeichnung deaktivieren

Die Gesprächsaufzeichnung ist standardmäßig aktiviert. Du kannst sie vollständig deaktivieren:
  1. Öffne die Einstellungen deines Assistenten.
  2. Deaktiviere die Option Aufzeichnung.
  3. Speichere die Änderung.
Wenn die Aufzeichnung deaktiviert ist:
  • Es wird kein Audio-Mitschnitt erstellt.
  • Der Hinweis auf die Aufzeichnung kann aus der Startmeldung entfernt werden.
  • Transkript und Zusammenfassung des Gesprächs werden weiterhin erstellt.
Unabhängig von dieser Einstellung können Anrufer:innen auch während eines Gesprächs bitten, die Aufzeichnung zu stoppen – sofern das Tool „Aufzeichnung auf Anfrage deaktivieren” aktiviert ist.

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KI-Modell

Das verwendete KI-Modell kann nicht eigenständig geändert werden. Auf Anfrage kann anny auf rein europäische Modelle umstellen.
Eine Umstellung auf europäische Modelle wird aufgrund von Einbußen bei Qualität und Performance nicht empfohlen. Kontaktiere den anny Support, wenn du diese Option dennoch benötigst.

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FAQ

Ja, das ist gesetzlich vorgeschrieben. Du kannst den Hinweis entweder direkt in deine Startmeldung einbauen (empfohlen) oder den Toggle „Rechtlicher Hinweis” aktivieren, der eine automatische Standardansage vorschaltet. 
Nein. Die KI muss sich immer als KI identifizieren. Du entscheidest nur, ob du den Hinweis selbst in die Startmeldung einbaust oder die automatische Ansage nutzt.
anny AI unterstützt über 20 Sprachen und wechselt automatisch in die Sprache des/der Anrufer:in. Die gewählte Stimme funktioniert in allen Sprachen.
Du kannst deinen Assistenten jederzeit testen, indem du die anny AI-Nummer anrufst.
Nicht eigenständig. Auf Anfrage kann auf europäische Modelle umgestellt werden – dies wird aber aufgrund geringerer Qualität nicht empfohlen.
Szenarien helfen der KI, sich in bestimmten Gesprächssituationen gezielt zu verhalten, und ermöglichen dir eine bessere Kategorisierung und Auswertung deiner Anrufe.