Dieser Abschnitt ist kein Vertragsbestandteil, sondern eine unverbindliche Textvorlage. Kunden, die anny AI nutzen, sind nach Art. 13/14 DSGVO verpflichtet, ihre Datenschutzerklärung um Informationen zur Nutzung des KI-Assistenten über die aktivierten Kanäle zu ergänzen.
Der folgende Text kann als Ausgangspunkt dienen und sollte an die individuellen Gegebenheiten und die tatsächlich genutzten Kanäle angepasst werden. Eine rechtliche Prüfung durch eigene Rechtsberatung wird empfohlen.
Mustertext: Ergänzung zur Datenschutzerklärung für Nutzer von anny AI
Einsatz von anny AI (KI-basierter Assistent über verschiedene Kommunikationskanäle)
Wir nutzen für unsere digitale Kundenkommunikation und Termin-/Buchungsprozesse das Produkt anny AI, einen Dienst der anny GmbH, Cäcilienstraße 30, 50667 Köln (nachfolgend „anny"). anny AI kann über verschiedene Kanäle bereitgestellt werden, z. B. Telefon, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram, ein Web-Chat-Widget auf unserer Website sowie — für interne Zwecke — Slack oder MS Teams.
Bitte passen Sie diese Aufzählung an die von Ihnen tatsächlich genutzten Kanäle an.
Was ist anny AI? anny AI ist ein KI-gestütztes Produkt- und Funktionsportfolio, das Anfragen automatisiert verarbeitet und Buchungsprozesse unterstützt. Eingehende Interaktionen werden automatisiert entgegengenommen. Zu Beginn der Interaktion werden Sie in kanalgeeigneter Weise darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI-System kommunizieren (bei Sprachkanälen durch eine Ansage, bei Textkanälen durch einen Hinweis im Chat).
Welche Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen einer Interaktion können je nach Kanal folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Ihre kanaltypische Kennung (z. B. Telefon- oder WhatsApp-Nummer, Instagram-Handle, bei unserem Web-Chat-Widget Ihre IP-Adresse sowie Session-/Geräte-Daten, bei Slack/MS Teams Ihre interne Nutzer-ID)
Interaktionsinhalte (Sprach-, Text- bzw. Nachrichtendaten), die Sie im Austausch mit dem KI-Assistenten äußern
Datum, Uhrzeit und Dauer der Interaktion
Vom KI-Assistenten erzeugte Transkripte, Nachrichtenverläufe und Zusammenfassungen
Buchungsdaten, sofern Sie eine Buchung oder Terminanfrage aufgeben
Aufnahme des Gesprächs (Audio), sofern Sie einen Sprachkanal nutzen und die Aufzeichnungsfunktion aktiviert ist
Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anliegen, Buchungsanfragen und sonstigen Anfragen sowie zur Sicherstellung unserer Erreichbarkeit über die genutzten Kanäle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation und Erreichbarkeit).
Wenn ein Gespräch über einen Sprachkanal aufgezeichnet wird, werden Sie zu Beginn ausdrücklich darauf hingewiesen und um Ihr Einverständnis gebeten. Rechtsgrundlage der Aufzeichnung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Setzt unser Web-Chat-Widget Cookies oder vergleichbare Technologien ein, die für den Betrieb nicht unbedingt erforderlich sind, holen wir hierfür Ihre Einwilligung nach § 25 TDDDG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.
Bei internen Kanälen (Slack, MS Teams) richtet sich der Einsatz gegenüber Beschäftigten nach § 26 BDSG / Art. 88 DSGVO; ergänzend können betriebliche Regelungen oder Betriebsvereinbarungen gelten.
Auftragsverarbeitung
Wir haben mit anny GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union. Soweit im Einzelfall einzelne Funktionen oder Kanäle (z. B. bestimmte Voice-Modelle oder die Messaging-Dienste WhatsApp/Instagram) technisch bedingt eine Verarbeitung außerhalb der EU erfordern, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln und zusätzliche Schutzmaßnahmen). Sonstige Speicherung und Verarbeitung erfolgt soweit technisch möglich in Europa.
Speicherfristen
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist:
Anrufaufzeichnungen (Audio, nur Sprachkanäle): automatische Löschung nach 7 Tagen, sofern nicht anders vom Kunden eingestellt
Transkripte, Nachrichten- und Gesprächsverläufe: Löschung gemäß vertraglich festgelegten Fristen; spätestens 60 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen
Buchungsdaten: gemäß den allgemeinen Speicherfristen unserer Datenschutzerklärung
Automatisierte Entscheidungsfindung
Der KI-Assistent trifft keine vollautomatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Buchungsanfragen, die durch den Assistenten erfasst werden, werden durch unser System weiterverarbeitet; Sie können jederzeit Kontakt zu uns aufnehmen, um einen Vorgang zu korrigieren oder zu stornieren.
Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns als Verantwortlichem jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Sofern die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO zu. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [Name des Unternehmens], [E-Mail-Adresse Datenschutzkontakt des Unternehmens]
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde ist: [Für Sie zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde]
Ende der Vorlage — bitte an individuelle Gegebenheiten anpassen und rechtlich prüfen lassen
Weitere Details finden Sie hier: https://anny.co/agreement-anny-ai