anny AI kann nicht nur Fragen beantworten, sondern vollständige Buchungen am Telefon und im Chat durchführen. Dein KI-Assistent kennt deine Ressourcen, Buchungsoptionen, Abos und Buchungspakete. Er prüft Verfügbarkeiten und berechnet Preise genau wie auf deiner Buchungsseite – und führt Kund:innen durch den gesamten Buchungsprozess.
Für wen ist diese Funktion geeignet?
Die telefonische Buchung über anny AI ist ideal für Anbieter:innen, die:
häufig Buchungsanfragen per Telefon oder Chat erhalten und diese automatisieren möchten
Kund:innen erreichen wollen, die lieber anrufen oder chatten, als selbstständig online zu buchen
Buchungen auch außerhalb der Geschäftszeiten annehmen möchten
Telefon und Chat als zusätzliche Kanäle neben der Online-Buchungsseite anbieten wollen
Was ändert sich durch das Feature?
Für Kund:innen:
Sie können per Telefon oder Chat buchen und erhalten eine sofortige Bestätigung per SMS (Telefon) oder direkt im Chat.
Sie müssen keine E-Mail-Adresse angeben – die Handynummer reicht aus.
Bestehende Kund:innen werden automatisch erkannt und persönlich begrüßt.
Sie können auf ihre bestehenden Kontingente, Community-Ressourcen und Buchungspakete zugreifen.
Für Admins:
Buchungen über anny AI erscheinen wie reguläre Buchungen im System.
Es kann nie zu einer „falschen" Buchung kommen, die so nicht über die Buchungsseite möglich gewesen wäre – anny AI prüft dieselben Regeln.
Mehrere Buchungen können in einem Gespräch in den Warenkorb gelegt werden.
Wichtig: Die E-Mail-Adresse ist bei telefonischen Buchungen optional. Entscheidend ist die Handynummer der anrufenden Person. Die Buchungsbestätigung wird kostenlos per SMS an diese Nummer gesendet.
So funktioniert der Buchungsprozess
Der/die Anrufer:in nennt den Wunsch (z.B. „Ich möchte morgen um 14 Uhr einen Termin buchen").
anny AI kennt deine Ressourcen und Buchungsoptionen und prüft die Verfügbarkeit – genau wie auf der Buchungsseite.
anny AI berechnet den Preis und nennt ihn der anrufenden Person.
Wenn ein Formular mit zusätzlichen Angaben hinterlegt ist (Custom Fields), fragt anny AI diese vollständig ab.
Der Abschluss der Buchung erfolgt je nach Zahlungskonfiguration:
Bei Zahlung vor Ort oder kostenloser Buchung: Die Buchung wird direkt abgeschlossen und per SMS bestätigt.
Bei Online-Zahlung oder rechtlichen Dokumenten (z.B. AGB-Bestätigung): anny AI sendet einen Checkout-Link per SMS. Der/die Anrufer:in schließt die Zahlung oder Bestätigung über diesen Link ab.
Tipp: Wenn du Online-Zahlung konfiguriert hast, empfehlen wir zusätzlich die Option „Zahlung vor Ort" zu aktivieren. So kann die Buchung auch vollständig am Telefon abgeschlossen werden, ohne dass ein Checkout-Link nötig ist.
Personenerkennung und Kundenkonto
Kund:innen werden automatisch über ihre Handynummer und/ oder bei Anmeldung im Chat erkannt, sofern diese in anny als Kund:in gepflegt ist. Erkannte Kund:innen profitieren von:
Persönlicher Begrüßung mit Namen
Zugriff auf bestehende Kontingente und Buchungspakete
Einsicht in Community-Ressourcen (geschützte Buchungsoptionen)
Möglichkeit, bestehende Buchungen zu stornieren
Abruf von Kalenderterminen
Hinweis: Damit die Erkennung funktioniert, muss die Handynummer im Kundenprofil in anny hinterlegt sein
anny AI Chat: Sichtbarkeit und Zugriffsrechte
Der Chat richtet sich streng nach den Zugangsregelungen, die du für deine Organisation und Buchungsseite festgelegt hast:
Community-Pflicht: Wenn deine Organisation eine Community-Mitgliedschaft voraussetzt und für Gäste blockiert ist, ist auch der Chat für externe Gäste nicht sichtbar.
Nur Mitglieder-Buchungen: Wenn Ressourcen nur für Mitglieder buchbar sind, sieht ein Gast den Chat und kann Ressourcen filtern oder Fragen stellen – er kann die Buchung jedoch nicht abschließen.
Plattform-Sichtbarkeit: Community-Mitglieder sehen den Chat überall: auf der Startseite, auf der Planer-Seite (im Web und in Microsoft Teams (optional)) sowie auf der Entdecken-Seite.
Mehrere Organisationen: Ist ein:e Nutzer:in in mehreren Organisationen Mitglied, die anny nutzen, fragt der Chat beim Öffnen zunächst ab, mit welcher Organisation gechattet werden soll. Die KI bearbeitet immer nur die Buchungen der aktuell ausgewählten Organisation.
Die Funktionen der KI passen sich automatisch an den Login-Status der Nutzer:innen an:
Gastnutzer:innen: Die KI beantwortet Wissensfragen, prüft Verfügbarkeiten öffentlicher Ressourcen und führt Buchungen für öffentliche Ressourcen durch.
Eingeloggte Nutzer:innen: Die KI kann zusätzlich Community-Ressourcen buchen, die eigene Buchungshistorie einsehen, bestehende Buchungen bearbeiten oder stornieren, Personen in der Community suchen und Einladungen versenden.
Weitere Buchungsfunktionen
Gutscheine einlösen – Anrufer:innen können Gutscheincodes nennen, die anny AI direkt verrechnet.
Abos und Buchungspakete – anny AI erkennt bestehende Pakete und kann deren Kontingente nutzen. Neue Abos und Pakete können über einen Link abgeschlossen werden.
Mehrere Buchungen – In einem Gespräch können mehrere Termine in den Warenkorb gelegt werden.
Stornierung – Erkannte Kund:innen können bestehende Buchungen stornieren.
Wichtig: Das Ändern einer bestehenden Buchung (z.B. Zeitverschiebung) ist aktuell noch nicht über anny AI möglich. Hierfür muss die Buchung storniert und neu angelegt werden.
Fehlertoleranz und Sicherheit
anny AI kann im Gespräch Fehler machen – zum Beispiel ein Datum falsch verstehen. In solchen Fällen korrigiert sich der Assistent selbstständig. Unabhängig davon gilt: Es kann niemals zu einer Buchung kommen, die über die reguläre Buchungsseite nicht hätte vorgenommen werden können. Alle Verfügbarkeiten, Preise und Regeln werden in Echtzeit gegen dein anny-System geprüft.
Praxisbeispiel: Buchung eines Beratungstermins
Anrufer:in: „Ich möchte gerne morgen einen Beratungstermin bei Frau Schmidt."
anny AI prüft die Verfügbarkeit von Frau Schmidt für morgen, nennt freie Zeiten und Preise, fragt die im Formular hinterlegten Angaben ab (z.B. Anliegen, Name) und schließt die Buchung ab. Der/die Anrufer:in erhält eine SMS-Bestätigung mit den Buchungsdetails.
Praxisbeispiel: Buchung mit Online-Zahlung
Anrufer:in: „Ich würde gerne am Samstag den Yoga-Kurs buchen."
anny AI bestätigt Verfügbarkeit und Preis (z.B. 25 €). Da Online-Zahlung konfiguriert ist, sendet anny AI einen Checkout-Link per SMS. Der/die Anrufer:in öffnet den Link, bezahlt und erhält die Bestätigung.
FAQ
Kann anny AI auch Buchungen für morgen oder übermorgen machen?
Ja, anny AI kann Buchungen für jeden verfügbaren Zeitpunkt erstellen – genauso wie auf der Buchungsseite.
Wird mein vollständiges Formular abgefragt?
Ja, alle Custom Fields werden im Gespräch abgefragt. Pflichtfelder müssen beantwortet werden, bevor die Buchung abgeschlossen wird.
Was passiert, wenn der gewünschte Termin nicht verfügbar ist?
anny AI schlägt alternative Zeiten vor, basierend auf der tatsächlichen Verfügbarkeit deiner Ressourcen.
Können Kund:innen auch ohne E-Mail buchen?
Ja, die E-Mail-Adresse ist bei anny AI-Buchungen optional. Die Bestätigung erfolgt per SMS an die Handynummer.
Können mehrere Buchungen in einem Anruf gemacht werden?
Ja, mehrere Buchungen können in den Warenkorb gelegt und gemeinsam abgeschlossen werden.