Dieser Abschnitt ist kein Vertragsbestandteil, sondern eine unverbindliche Textvorlage. Kunden, die anny AI nutzen, sind nach Art. 13/14 DSGVO verpflichtet, ihre Datenschutzerklärung um Informationen zur Telefonassistenten-Nutzung zu ergänzen.
Der folgende Text kann als Ausgangspunkt dienen und sollte an die individuellen Gegebenheiten angepasst werden. Eine rechtliche Prüfung durch eigene Rechtsberatung wird empfohlen.
Mustertext: Ergänzung zur Datenschutzerklärung für Nutzer von anny AI (inkl. Phone-Use-Case)
Einsatz von anny AI (inkl. KI-basiertem Telefonassistenten im Phone-Use-Case)
Wir nutzen für unsere digitale Kundenkommunikation und Termin-/Buchungsprozesse das Produkt anny AI, einen Dienst der anny GmbH, Cäcilienstraße 30, 50667 Köln (nachfolgend „anny"). Im Phone-Use-Case erfolgt die telefonische Erreichbarkeit über einen KI-basierten Telefonassistenten.
Was ist anny AI?
anny AI ist ein KI-gestütztes Produkt- und Funktionsportfolio, das Anfragen automatisiert verarbeitet und Buchungsprozesse unterstützt. Im Phone-Use-Case werden eingehende Anrufe automatisiert entgegengenommen. Zu Beginn des Gesprächs werden Sie durch eine Ansage darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI-System sprechen.
Welche Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen eines Anrufs können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Ihre Telefonnummer (übermittelt durch Ihr Endgerät, sofern nicht unterdrückt)
Gesprächsinhalte (Sprach- und Textdaten), die Sie im Gespräch mit dem KI-Assistenten äußern
Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs
Vom KI-Assistenten erzeugte Transkripte und Gesprächszusammenfassungen
Buchungsdaten, sofern Sie im Gespräch eine Buchung oder Terminanfrage aufgeben
Aufnahme des Gesprächs (Audio), sofern die Aufzeichnungsfunktion im Phone-Use-Case aktiviert ist
Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anliegen, Buchungsanfragen und sonstigen Anfragen sowie zur Sicherstellung unserer telefonischen Erreichbarkeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation und Erreichbarkeit).
Wenn das Gespräch aufgezeichnet wird, werden Sie zu Beginn des Gesprächs ausdrücklich darauf hingewiesen und um Ihr Einverständnis gebeten. Rechtsgrundlage der Aufzeichnung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Auftragsverarbeitung und Unterauftragsverarbeiter
Wir haben mit anny GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die konkrete und aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ergibt sich aus Anlage 2 des AVV.
Unterauftragsverarbeiter | Funktion | Sitz
Dialogine GmbH (HiDesk) | Betrieb der Telefonieanbindung für KI-Telefonassistenten-Plattform, Sprachverarbeitung | Köln, Deutschland (EU)
Weitere Anbieter gemäß Anlage 2 AVV: Sprachmodell-, Speech-to-Text-, Text-to-Speech-, Telefonie- und IntegrationsdiensteEU/USA (je Anbieter)
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union. Soweit im Einzelfall einzelne Voice-Modelle technisch bedingt nur mit US-Hosting verfügbar sind, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln und zusätzliche Schutzmaßnahmen). Sonstige Speicherung und Verarbeitung erfolgt soweit technisch möglich in Europa.
Speicherfristen
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist:
Anrufaufzeichnungen (Audio): automatische Löschung nach 7 Tagen, sofern nicht anders vom Kunden eingestellt
Transkripte und Gesprächsprotokolle: Löschung gemäß vertraglich festgelegten Fristen; spätestens 60 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen
Buchungsdaten: gemäß den allgemeinen Speicherfristen unserer Datenschutzerklärung
Automatisierte Entscheidungsfindung
Der KI-Telefonassistent trifft keine vollautomatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Buchungsanfragen, die durch den Assistenten erfasst werden, werden durch unser System weiterverarbeitet; Sie können jederzeit Kontakt zu uns aufnehmen, um einen Vorgang zu korrigieren oder zu stornieren.
Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns als Verantwortlichem jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Sofern die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO zu. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: anny GmbH, Datenschutzkontakt (DPO): Adriaan Wind, Cäcilienstraße 30, 50667 Köln, privacy@anny.co, +49 241 93688158
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).
Ende der Vorlage — bitte an individuelle Gegebenheiten anpassen und rechtlich prüfen lassen.