Nicht jedes Anliegen lässt sich vollständig automatisiert lösen. Mit der Mitarbeiter-Weiterleitung kann anny AI Anrufe gezielt an die richtige Person in deinem Team durchstellen. Du bestimmst, welche Mitarbeitenden erreichbar sind und zu welchen Zeiten weitergeleitet werden darf.
Voraussetzungen
anny AI ist aktiviert und konfiguriert.
Mindestens ein:e Mitarbeiter:in ist mit Telefonnummer und Zuständigkeit hinterlegt.
Das Tool „Mitarbeiter-Weiterleitung" ist im Assistenten aktiviert.
Telefonzeiten (Erreichbarkeitszeiten) sind konfiguriert.
So richtest du die Mitarbeiter-Weiterleitung ein
Schritt 1: Mitarbeitende hinterlegen
Navigiere zu Organisationseinstellungen > anny AI > Konfigurieren.
Öffne im linken Menü den Bereich Mitarbeitende.
Klicke auf Mitarbeiter hinzufügen.
Hinterlege für jede:n Mitarbeiter:in folgende Informationen:
Name
Telefonnummer (unter der die Person erreichbar ist)
Abteilung oder Zuständigkeitsbereich (z.B. „Buchhaltung", „Terminvereinbarung")
Rolle und ggf. spezielle Regeln (z.B. „Nur für Rückfragen zu Rechnungen")
Hinweis: Die hinterlegten Informationen zu Abteilung und Zuständigkeit helfen anny AI, Anrufe an die richtige Person weiterzuleiten. Je genauer du die Zuständigkeiten beschreibst, desto besser kann der Assistent entscheiden.
Schritt 2: Das Weiterleitungs-Tool im Assistenten aktivieren
Navigiere zu Organisationseinstellungen > anny AI > Konfigurieren.
Öffne im linken Menü Assistenten und wähle deinen Assistenten aus.
Wechsle zum Reiter Tools.
Füge das Tool Mitarbeiter-Weiterleitung hinzu.
Aktiviere die Mitarbeitenden, die für die Weiterleitung verfügbar sein sollen.
Speichere die Einstellung.
Wichtig: Wenn das Tool „Mitarbeiter-Weiterleitung" nicht im Assistenten hinzugefügt wurde, kann dieser keine Anrufe durchstellen – auch wenn Mitarbeitende hinterlegt sind. Des Weiteren kann nicht die gleiche Nummer genutzt werden, von der aus zu anny AI weitergeleitet wird.
Schritt 3: Telefonzeiten konfigurieren
Die Telefonzeiten bestimmen, zu welchen Zeiten anny AI Anrufe an Mitarbeitende weiterleiten darf.
Navigiere zu Organisationseinstellungen > anny AI > Konfigurieren.
Öffne im linken Menü den Bereich Unternehmen.
Hinterlege dort die Telefonzeiten (Erreichbarkeitszeiten).
Wichtig: Die hier hinterlegten Zeiten beziehen sich ausschließlich auf die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden für Durchstellungen – sie haben nichts mit den Verfügbarkeiten deiner Ressourcen oder Buchungsoptionen zu tun.
Außerhalb der eingestellten Telefonzeiten informiert anny AI die anrufende Person darüber, dass aktuell niemand persönlich erreichbar ist, und bietet alternative Hilfe an (z.B. Buchung, FAQ-Beantwortung).
Nach der Einrichtung kann anny AI Anrufe gezielt weiterleiten:
Wenn ein:e Anrufer:in ein persönliches Gespräch wünscht, leitet anny AI an die passende Person weiter.
Der Assistent wählt den/die Mitarbeiter:in basierend auf dem Anliegen und den hinterlegten Zuständigkeiten aus.
Weiterleitung erfolgt nur innerhalb der konfigurierten Telefonzeiten.
Häufige Fehler
Problem: anny AI bietet keine Weiterleitung an.
Das Tool „Mitarbeiter-Weiterleitung" wurde nicht im Assistenten aktiviert. Um dies zu lösen, gehe zu Konfigurieren > Assistenten > Tools und füge das Tool hinzu.
Problem: Weiterleitung wird angeboten, aber es klingelt bei niemandem.
Die Telefonnummern der Mitarbeitenden sind nicht korrekt hinterlegt oder die Telefonzeiten sind abgelaufen. Prüfe die Nummern im Bereich „Mitarbeitende" und die Telefonzeiten im Bereich „Unternehmen".
Problem: anny AI leitet immer an denselben Mitarbeitenden weiter.
Nur ein:e Mitarbeiter:in ist aktiviert oder die Zuständigkeiten sind nicht differenziert hinterlegt. Hinterlege für jede:n Mitarbeiter:in eine klare Abteilung und Zuständigkeit.