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Los Geht's - Kurse, Workshops & Events

Kurse, Workshops & Events smart planen – mit bereitgestellten Ressourcen, verfügbaren Terminen und automatischer Verwaltung.

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Verfasst von Lea Fendler
Diese Woche aktualisiert

Mit anny kannst du Kursreihen, Workshops und Events so aufsetzen, dass Angebot, Raum, Trainer, Equipment und Teilnehmende perfekt zusammenspielen. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie du Ressourcen, Services und verfügbare Termine für dein Angebot strukturierst, pro Termin weitere Ressourcen automatisch blockst und eine Mindestanzahl mit automatischer Stornierung nutzt.

Kurse & Events im anny Kontext denken

Ressourcen sind alles, was in anny gebucht oder blockiert werden kann, z. B.:

  • ganze Angebote wie „Kurs XY“, die feste Termine haben

  • Räume (Studio, Seminarraum, Eventfläche)

  • Trainer:innen / Coaches

  • Equipment (Reformer, Technik, Material)

Services sind deine konkreten Angebote auf Ressourcen, z. B.:

  • „Yoga für Anfänger:innen, 75 Min“

  • „Teilnahme Präsentationstraining“

  • „Eventticket – Afterwork Meetup“

Statt nur allgemeiner Öffnungszeiten arbeitest du bei Kursen & Events mit verfügbaren Terminen. Ein verfügbarer Termin ist ein fester Zeitslot – z. B.:

  • Dienstag, 18:00-19:30 Uhr „Yoga – Anfänger:innen“

  • Jeden zweiten Donnerstag, 09:00–12:00 „Workshop Kommunikation“

Das zentrale Prinzip für Kurse & Events in anny: Pro Termin einer Ressource kannst du weitere Ressourcen als bereitgestellte Ressourcen verknüpfen, die automatisch für diese Zeit geblockt werden.

Wann ist ein Angebot eine eigene Ressource und wann ein Service?

Service

  • Verwende ein Service, wenn das Angebot direkt von einer Person erbracht wird.

  • Person = Ressource, Angebot = Service.

  • Person ist 1× verfügbar, Angebot auch.

Beispiel: Ressource: „Trainer:in Alex“ mit dem Service: „Private Lesson“ → Kund:in bucht direkt die Person.

Ressource

  • Verwende eine eigene Ressource, wenn das Angebot eigene Verfügbarkeiten und mehrere Plätze hat (Kurs/Event).

  • Angebot = Ressource, Services = Ticket-Optionen (z. B. „Tarif Extern“, „Tarif Mitglieder“).

  • Trainer:in und Raum werden als bereitgestellte Ressourcen dem Termin hinterlegt und dadurch geblockt – sie werden nicht direkt gebucht.

Wann verwende ich Smart Availability (abhängige Ressource) und wann bereitgestellte Ressourcen für den Termin?

Smart Availability (abhängige Ressource)

  • Ressource wird erst bei der Buchung relevant.

  • Steuert dynamisch, ob und wann gebucht werden kann.

  • Wird nicht beim Termin-Anlegen geblockt, sondern dynamisch mitgebucht.

Hier erfährst du alles über das Smart Availability Feature.

Bereitgestellte Ressourcen für den Termin

  • Ressource wird bereits beim Erstellen des Termins geblockt.

  • Blockierung ist statisch, unabhängig von Buchungen.

  • Ideal, wenn klar ist: „Diese Ressource soll zu diesem Termin auf jeden Fall reserviert sein.“

Schritt-für-Schritt Einrichtung

  1. Ressourcenstruktur aufbauen

    1. Lege dein Angebot (Yoga), die Räume (Studio) sowie Trainer:innen (Max) als eigenständige Ressourcen an

    2. Klicke dazu im linken Menü auf Ressourcen und oben rechts auf +Neu

  2. Services definieren

    1. Gehe zum Reiter Service / Buchungsoption

    2. Definiere für die Angebots-Ressource den entsprechenden Service (Bsp.: Tarif Erwachsene)

  3. Verfügbare Termine planen

    1. Öffne innerhalb der Kurs-Ressource (Yoga) den Reiter Verfügbarkeiten

    2. Stelle die Anzahl auf Mehrfach Verfügbar und definiere bei der Verfügbaren Anzahl die Teilnehmer:innen-Anzahl (Bsp. 15)

    3. Scrolle runter zu den Verfügbaren Terminen und klicke auf + Verfügbaren Termin hinzufügen
      ​

    4. Definiere unter dem Reiter Allgemein die Einstellungen

      1. Lege den Termin mit Titel, Datum & Zeit an

      2. Nutze bei wiederkehrenden Angeboten die Serienfunktion
        ​

    5. Öffne nun den Reiter Einstellungen, um alle Buchungen automatisch abzulehnen, wenn die Anforderungen vor dem Termin nicht erfüllt werden

      1. Definiere eine Mindestanzahl an Buchungen (Bsp. 7)

      2. Lege eine Stornierungsdeadline (Bsp. 24 Stunden) fest
        ​

    6. Definiere unter den Bereitgestellten Ressourcen, die Ressourcen, die für den Termin eingeplant und blockiert werden sollen

      1. Füge dem Kurs Trainer:innen und den Raum hinzu, damit diese automatisch für den Termin blockiert werden

  4. Buchungsseite überprüfen

    1. Schau dir die Darstellung in der Tages-/Wochenansicht an

    2. Teste die Sichtbarkeit der verfügbaren Termine und teste den Buchungsvorgang

Wie du eine Mindestanzahl pro Termin mit automatischer Stornierung definierst

Feature-Update: Januar 2025

Du kannst pro verfügbarem Termin definieren:

  • Mindestanzahl Teilnehmende (z. B. 8 Personen)

  • Stornierungsdeadline vor Beginn (z. B. 24 Stunden vorher)

  • Der Kunde sieht nicht, dass eine Mindestanzahl definiert wurde

Wenn bis zur Frist nicht genug Buchungen vorliegen:

  • wird der Termin automatisch abgesagt

  • alle Buchungen werden abgelehnt / storniert

  • vorhandene Zahlungen werden automatisch erstattet

  • Kund:innen erhalten automatische E-Mails zur Stornierung und ggf. Erstattung

Admins erhalten zusätzlich:

  • ca. 1 Stunde vor der automatischen Absage eine Warnung

  • eine Info, sobald die Mindestanzahl erreicht wurde

Einrichtung der Mindestanzahl & Storno-Deadline

  1. Öffne links im Menü Ressourcen und wähle die Kurs-/Event-Ressource aus

  2. Gehe zum Reiter Verfügbarkeiten und navigiere zu den verfügbaren Terminen

    1. Wähle den Termin aus, für den du eine Mindestanzahl setzen möchtest

    2. Öffne den Reiter Einstellungen

      1. Fülle das Feld Mindestanzahl pro Termin aus

      2. Lege die Stornierungsdeadline relativ zum Startzeitpunkt fest (z.B. 24 Stunden vorher)

  3. Speichern

    1. Entscheide, ob du Kunden über Änderungen informieren möchtest, indem die Glocke aktiviert oder deaktiviert ist

Wie kann ich einen Termin trotzdem stattfinden lassen

Wenn du merkst, dass die Mindestanzahl nicht erreicht wird, der Termin aber trotzdem stattfinden soll:

  1. Vor Ablauf der Stornierungsdeadline den Termin noch einmal öffnen

  2. Mindestanzahl nach unten anpassen (z. B. von 10 auf 6)

  3. Speichern – die automatische Stornierung wird so verhindert

Troubleshooting

  • Termin wurde nicht automatisch abgesagt:

    • Cutoff-Zeit prüfen: Lag der Beobachtungszeitpunkt vielleicht davor?

    • War die Mindestanzahl eventuell doch rechtzeitig erreicht?

  • Keine Erstattung erfolgt:

    • Prüfen, ob für die Buchungen Zahlungen erfasst sind.

    • Ohne Zahlung gibt es keine Erstattung.

  • Keine E-Mail angekommen:

    • Ist der Buchungsstatus wirklich geändert worden (abgelehnt/storniert)?

    • E-Mail-Einstellungen prüfen, ggf. Spam beim Kunden im Blick haben.

Wie du alle Buchungen zu einem Termin gesammelt verschieben oder absagen kannst

Feature Update: Januar 2025

Du kannst Änderungen an einem Termin nutzen, um alle passenden Buchungen auf einmal zu aktualisieren.

Wo kannst du Termine ändern?

  • Admin-Kalender (Planer-Modus)

  • Ressource → Tab Verfügbarkeit → Verfügbare Termine → Termin bearbeiten

Was passiert automatisch?

  • Termin verschieben:

    • Alle Buchungen, deren Start- und Endzeit exakt dem Termin entsprechen, werden mitverschoben

  • Termin manuell absagen:

    • Alle exakt passenden Buchungen werden abgelehnt

  • Änderung verknüpfter Ressourcen (z. B. Trainer-/Raumwechsel):

    • Buchende werden automatisch über die Änderungen informiert

Matching-Regel (zentral wichtig):

  • Nur Buchungen, deren Zeitraum genau dem Termin entspricht, werden angepasst.

  • Buchungen, die nur überlappen oder im Zeitraum liegen, werden bewusst nicht verändert.

Troubleshooting: Buchungen verschieben/absagen

  • „Meine Buchung wurde nicht verschoben!“

    • Zeiten 1:1 vergleichen (Start & Ende). Schon wenige Minuten Abweichung verhindern das Matching.

  • „Überlappende Buchung blieb unverändert – warum?“

    • Erklärung: Schutzfunktion, damit nicht versehentlich andere Buchungen verändert werden.

Wie du eine eigene Nachricht bei Statusänderung einer Buchung hinzufügen kannst

Feature Update: Januar 2025

Nach jeder Statusänderung kannst du eine kurze, individuelle Nachricht ergänzen, die in die automatische E-Mail übernommen wird. So funktioniert es:

Anleitung über Buchungen

  1. Öffne links im Menü Buchungen

  2. Klicke auf die 3 Punkte rechts neben der Buchung

    1. Ändere den Status (z. B. auf „Bestätigen“, „Ablehnen“ oder „Stornieren“).

  3. Es erscheint ein Pop-up für eine optionale Nachricht.

  4. Trage eine kurze Erklärung ein, z. B.:

    • „Die Mindestteilnehmerzahl wurde nicht erreicht. Bitte buche einen Alternativtermin.“

    • „Der Kurs fällt heute wegen Krankheit aus.“

  5. Bestätigen – Nachricht wird in der Statusupdate-Mail angezeigt.

Anleitung über Änderungen des Termins innerhalb der Ressource

  1. Öffne die Ressource für die ein Termin storniert werden soll

  2. Klicke auf die 3 Punkte rechts neben dem entsprechenden Zeitfenster

    1. Bearbeite das Zeitfenster oder storniere es

  3. Es erscheint ein Pop-up für eine optionale Nachricht.

  4. Trage eine kurze Erklärung ein, z. B.:

    • „Die Mindestteilnehmerzahl wurde nicht erreicht. Bitte buche einen Alternativtermin.“

    • „Der Kurs fällt heute wegen Krankheit aus.“

  5. Bestätigen – Nachricht wird in der Statusupdate-Mail angezeigt.

Text-Guidelines

  • Keine Begrüßung oder Signatur

  • Kurz, sachlich, konkret

  • Ideal: Grund + nächster Schritt für die buchende Person

Typische Beispiele

  • Yoga Kurs

    • Haupt-Ressource: Kurs

    • Abhängigkeiten: „Trainerin Lisa“ + „Studio 1“

  • Coworking Event

    • Haupt-Ressource: „Afterwork Event“

    • Abhängigkeiten: Eventfläche + 2 Nebenräume

  • Schulung / Seminar

    • Haupt-Ressource: „Excel Basics – Seminar“

    • Abhängigkeiten: „Coach Max“, „Seminarraum 2“, „Beamer“

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