Mit der Funktion Buchungszertifikate kannst du im Handumdrehen personalisierte Urkunden, Bescheide oder Testzertifikate für deine Kund:innen generieren. So sparst du dir die manuelle Dokumentenerstellung nach einem Event und bietest einen hochprofessionellen Abschluss. Egal ob vollautomatischer Versand nach dem Event oder manuelle Punktevergabe – du behältst jederzeit die volle Kontrolle über den Prozess.
Für wen geeignet
Diese Funktion ist ideal für alle Anbieter:innen, die offizielle Nachweise, Urkunden oder Ergebnisse für ihre Buchungen ausstellen.
Anbieter:innen von Fortbildungen und Fachseminaren (z.B. mit Leistungspunkten)
Workshop-Leiter:innen (z.B. für Teilnahmebescheinigungen)
Yoga- und Fitnessstudios (z.B. für Retreat-Urkunden)
Prüfungszentren und Teststellen So wertest du dein Angebot durch einen automatisierten und verlässlichen Nachweis massiv auf.
Wo findest du die Funktion
Um Zertifikate nutzen zu können, müssen vorab drei Voraussetzungen erfüllt sein:
Das Modul Tests & Zertifikate muss in den Organisationseinstellungen unter Features aktiviert sein.
Die Buchungsoption muss als Service angelegt sein.
Die Check-in Funktion muss in deiner Ressource (Reiter: Check-in) aktiviert sein.
Sobald dies erledigt ist, findest du die Funktion so: Gehe zu Services, wähle den entsprechenden Service aus und klicke auf den neuen Reiter Zertifikate. Klicke dort auf + Test hinzufügen, um dein erstes Zertifikat anzulegen.
Wichtig: Das Zertifikat muss vollständig angelegt und konfiguriert sein, bevor der Service live geschaltet wird und die ersten Buchungen eingehen. Du kannst Zertifikate nicht nachträglich für bereits getätigte Buchungen anwenden oder bearbeiten.
So funktioniert die Logik
Du definierst im Vorfeld mögliche Ergebnisse (z.B. "Erfolgreich teilgenommen" oder "Bestanden").
Du gestaltest das Zertifikat individuell mit eigenem Text, Hintergrundbild im DIN-A4-Format und zusätzlichen Variablen aus dem Check-out.
Nach dem Termin wird das Zertifikat entweder automatisch nach einer festgelegten Zeit verschickt, oder du stellst es manuell über die Buchungsdetails aus. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf und minimiert deinen administrativen Aufwand nach Veranstaltungen.
Schritt für Schritt Anleitung
Beispiel 1: Zertifikat für ein Fortbildungsseminar (Manuelle Vergabe)
In diesem Beispiel richten wir ein Zertifikat ein, bei dem im Nachgang noch individuelle Leistungspunkte eingetragen werden.
Navigiere in deinem Service "Brandschutz-Seminar" zum Reiter Zertifikate und klicke auf + Test hinzufügen.
Gib als Name "Teilnahmebescheinigung Brandschutz" ein.
Lege unter Zertifikatsergebnis das Standard-Ergebnis "Erfolgreich teilgenommen" an.
Klicke auf + Weitere Daten erfassen. Hier fügst du ein Feld für "Erreichte Punkte" hinzu, das du später in den Buchungsdetails pro Teilnehmer:in manuell ausfüllst.
Wähle als Zertifikatstyp "Zertifikat" aus. Aktiviere die Checkboxen Ressourcennamen anzeigen und QR-Code zur Validierung anzeigen.
Formatiere im Texteditor unter Informationen zum Zertifikat deinen Text: "Der:die Teilnehmer:in hat die erforderliche Sachkunde erworben."
Lade unter Hintergrundbild dein Firmenbriefpapier (Format: 210 x 297 mm) hoch.
Setze ganz unten den Haken bei Kunde benachrichtigen und speichere.
Du hast ein professionelles Zertifikat für eine Fachfortbildung erstellt. Nach dem Seminar gehst du in die Buchungsdetails der Teilnehmer:innen, trägst die individuellen Punkte ein und löst den Versand manuell aus.
Beispiel 2: Automatische Teilnahmeurkunde für ein Yoga-Retreat
Hier erstellen wir eine einfache Urkunde, die ohne dein Zutun verschickt wird.
Öffne den Service "Yoga-Retreat", wechsle in den Reiter Zertifikate und klicke auf + Test hinzufügen.
Nenne das Zertifikat "Urkunde Yoga-Retreat".
Trage als Zertifikatsergebnis "Teilgenommen" ein.
Aktiviere die Checkbox Automatisch veröffentlichtes Ergebnis. Wähle "Teilgenommen" als Standard-Ergebnis und setze die Verzögerung auf "1 Tag".
Setze den Zertifikatstyp auf "Nachweis" und trage einen freundlichen Schlusstext ein. Aktiviere auch hier Kunde benachrichtigen.
Alle Teilnehmer:innen erhalten nun vollautomatisch einen Tag nach dem Check-in (oder Terminende) ihre persönliche Teilnahmeurkunde per E-Mail zugesendet.
Wo finde ich das Zertifikat
Das Zertifikat einsehen als Kunde
Sobald das Ergebnis des Zertifikats veröffentlicht wurde, kann der/die Buchende das Ergebnis mit dem Button in der E-Mail einsehen. Auch im Kundenprofil kann es entweder in der App oder im Browser eingesehen werden. Gehe dafür im Profil auf Buchungen, nutze den Filter oben rechts, um die vergangenen Buchungen anzuzeigen, wähle die Buchung des Events aus und klicke auf Zertifikat anzeigen.
Das Zertifikat einsehen als Admin
Jegliche Zertifikate können Buchungsdetailansicht eingesehen und auch wiederholt an den Kunden geschickt werden.
Wann sinnvoll
Die Nutzung von Buchungszertifikaten ist besonders dann empfehlenswert,
wenn du Seminare anbietest und gesetzliche oder branchenspezifische Nachweise gefordert sind.
wenn du deinen Kund:innen eine besondere Wertschätzung für ihre Teilnahme zeigen möchtest.
wenn du interne Unterweisungen oder Prüfungen rechtssicher dokumentieren musst. Damit professionalisierst du den Abschluss jeder Buchung deutlich.
FAQ
Können Zertifikate nachträglich für alte Buchungen aktiviert werden?
Können Zertifikate nachträglich für alte Buchungen aktiviert werden?
Nein. Das Zertifikat muss zwingend fertig eingerichtet sein, bevor die allererste Buchung für diesen Service eingeht.
Wo finden die Kund:innen ihr Zertifikat?
Wo finden die Kund:innen ihr Zertifikat?
Sobald das Ergebnis veröffentlicht ist, erhalten die Kund:innen eine E-Mail mit einem Button zum Abruf. Alternativ finden sie es in ihrem anny Kundenprofil unter "Buchungen", wenn sie dort auf den Button "Zertifikat anzeigen" klicken.
Welches Format muss das Hintergrundbild haben?
Welches Format muss das Hintergrundbild haben?
Das hochgeladene Hintergrundbild muss exakt im DIN-A4-Format vorliegen (210 x 297 mm).
Kann ich das Zertifikat auch manuell ausstellen?
Kann ich das Zertifikat auch manuell ausstellen?
Ja. Wenn du die Option für das automatische Ergebnis deaktiviert lässt, gehst du einfach in die jeweilige Buchungsdetailansicht und legst das Zertifikat dort jederzeit manuell fest.
Troubleshooting
Der Reiter "Zertifikate" wird in meinem Service nicht angezeigt.
Prüfe, ob du in den Organisationseinstellungen das Feature Tests & Zertifikate aktiviert hast und ob in deinem Service die Check-in Funktion eingeschaltet ist. Beide Bedingungen müssen zwingend erfüllt sein, damit das Menü erscheint.
Meine Kund:innen haben keine E-Mail mit dem Zertifikat erhalten.
Stelle sicher, dass in den Zertifikatseinstellungen ganz unten der Haken bei Kunde benachrichtigen gesetzt ist. Prüfe bei manuellen Zertifikaten außerdem in den Buchungsdetails, ob du das Ergebnis auch wirklich veröffentlicht hast.
Der Download des Zertifikats funktioniert für die Kund:innen nicht.
Hast du in den Einstellungen die Option Download validieren aktiviert? Wenn ja, müssen die Kund:innen vor dem Herunterladen ihr Geburtsdatum exakt so eingeben, wie sie es im Check-out hinterlegt haben, um sich zu authentifizieren.