Mit dem Teilnehmer-Feature kannst du neben dem eigentlichen Kunden weitere Personen zu einer Buchung hinzufügen. Diese Teilnehmer sehen den Termin in ihrem eigenen anny, können je nach Berechtigung Details einsehen, die eigene Teilnahme verwalten und eine Buchung stornieren. Du legst Mindest- und Höchstanzahl fest, steuerst die Suche nach Personen und welche Profilinformationen sichtbar sind.

Wichtig: Es gibt pro Buchung weiterhin genau einen Kunden. Teilnehmer sind zusätzliche Personen, nicht weitere Kunden.

Ziel und Nutzen

Mehrpersonen-Buchungen abbilden: Ein Kunde bucht, weitere Personen nehmen teil.
Teilnehmer sehen den Termin in ihrer anny Buchungsseite unter dem Reiter Buchungen: Buchungen, an denen du teilnimmst
Je nach Recht dürfen Teilnehmer ihre Teilnahme bearbeiten oder stornieren.
Mindest- und Höchstanzahl von Teilnehmern festlegen.
Personensuche über verbundene Communities und Anzeige von Profilinfos aktivierbar.

Teilnehmer-Option aktivieren: Schritt-für-Schritt

Öffne die Ressource, für die Teilnehmer erlaubt werden sollen.
Wechsle in die Buchungsoption und gehe zum Reiter Formular.
Abschnitt Teilnehmer:
1. Aktiviere Weitere Teilnehmer erlauben.
2. Lege die minimale und maximale Teilnehmerzahl fest.
3. Aktiviere Personensuche erlauben, um Mitglieder aller mit diesem Service verbundenen Communities suchen zu können.
4. Optional: Aktiviere die Anzeige von vollständigem Namen, Profilbild und Abteilung.

Einstellungen für Communities und Displays

Aktiviere die Funktion Teilnehmer anzeigen, wenn Teilnehmer in bestehenden Buchungen in der Community oder auf dem Display angezeigt werden sollen.

Teilnehmer zu einer bestehenden Buchung hinzufügen

Öffne im linken Navigationsmenü den Bereich Buchungen und wähle die gewünschte Buchung (BB####) aus.
In der Detailansicht findest du die Komponente Teilnehmer. Wähle dort + Teilnehmer hinzufügen aus.
1. Füge Personen hinzu:
  - Bestehende Personen/Kunden aus deiner anny-Datenbank als Teilnehmer auswählen, oder
  - per E-Mail als neuen Teilnehmer einladen/erstellen. Hinweis: Der Kunde der Buchung bleibt unverändert; hinzugefügte Personen sind Teilnehmer.
Art der Beteiligung festlegen:
- Organisator oder Teilnehmer (es kann nur einen Organisator geben).
Anwesenheitsstatus setzen:
- Angenommen, Ausstehend, Mit Vorbehalt, Abgesagt. Hinweis: Falls die Person den Status nicht selbst verwaltet, kannst du ihn direkt hinterlegen.
Recht Darf bearbeiten aktivieren, wenn die Person die Buchung bearbeiten (= stornieren) darf. Wenn deaktiviert, darf die Person die Buchung nur ansehen.
Wird virtuell teilnehmen aktivieren, wenn die Person online teilnimmt.

Teilnehmerübersicht in der Buchungsdetailansicht

Organisator: Person, die die Buchung organisiert (einzigartig pro Buchung). Der Organisator wird automatisch als Kunde der Buchung angelegt. Ist die E-Mail bereits in anny bekannt, wird sie mit dem bestehenden Kundenprofil verknüpft.
Intern: Alle Personen deines Unternehmens.
Extern: Alle Personen außerhalb deines Unternehmens.
Räume: Wenn eine Buchung mit einem Raum erstellt wird, erscheint die Buchung im Raumkalender und der Raum wird als Teilnehmer der Buchung hinterlegt.

Wichtige Hinweise

Pro Buchung gibt es immer genau einen Kunden. Weitere hinzugefügte Personen sind Teilnehmer, nicht zusätzliche Kunden.
Teilnehmer können derzeit nur über den Admin-Bereich hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden.
Änderungen an Teilnehmern bei Serien-Masterterminen werden automatisch auf alle Termine der Serie übertragen.
Die Sichtbarkeit und Bearbeitungsrechte steuern, ob Teilnehmer lediglich ihre Teilnahme sehen oder zusätzlich stornieren dürfen

Teilnehmer bei Kalender-Integration inkludieren (2-Wege-Synchronisation)

So erscheinen Teilnehmer im externen Kalender (z. B. Outlook/Google): Wenn eine Person als Teilnehmer hinzugefügt wird, werden alle beim Checkout angegebenen Teilnehmer auch im Kalendertermin (z. B. in Outlook) angezeigt.

Einrichtung pro Ressource

Ressource öffnen. Navigiere zum Reiter 'Integrationen'.
Klicke bei der gewünschten Kalender-Integration auf die drei Punkte und bearbeite die Einstellungen der Integration.
Termine als Blocker anlegen:
- Aktiviert: Keine Auswirkungen auf Teilnehmer, da Blocker grundsätzlich keine Teilnehmer haben (Teilnehmer werden nicht angezeigt).
- Deaktiviert: Teilnehmer können als echte Teilnehmer an den externen Kalendertermin übertragen werden.
Standardservice für Buchungen hinterlegen:
- Nach Deaktivierung von Termine als Blocker anlegen den Standardservice wählen, über den die Buchungen synchronisiert werden.
- Es kann nur ein Service hinterlegt werden (nicht mehrere).
Ergebnis: Teilnehmer, die in anny hinzugefügt wurden (inkl. der beim Checkout angegebenen), erscheinen als Teilnehmer im externen Kalendertermin.

Wichtige Hinweise zur Kalender-Synchronisation

Blocker haben keine Teilnehmer. Um Teilnehmer in externen Kalendern zu sehen, Termine als Blocker anlegen deaktivieren.
ICS-Exporte/-Importe sind nicht betroffen; für ICS kann diese Funktion nicht aktiviert werden.
Outlook Add-In: Über das Outlook Add-In können Teilnehmer hinzugefügt und verwaltet werden (bei aktiver 2-Wege-Integration synchronisiert sich das mit anny).

Teilnahmebestätigung per .ics-Datei für zusätzlich hinzugefügte Teilnehmer

Antworten auf Einladungen per .ics-Datei (RSVP) werden direkt in anny aktualisiert.
.ics-Datei ist auch ohne Kalender-Integration verfügbar.
Wenn eine Buchung Teilnehmer umfasst, wird eine .ics-Datei in die Bestätigungsmail integriert.
Teilnehmer können den Termin direkt ihrem persönlichen Kalender hinzufügen.