Was sind Communities?
Es gibt bei deinen Buchungen die Möglichkeit zwischen internen und externen Buchungen zu unterscheiden. Über Communities regelst du die internen Buchungen.
Externe Buchungen (öffentlich)
Beinhalten alle Buchungen direkt von deiner öffentlichen Buchungsseite.
Interne Buchungen (nicht öffentlich)
Ausgewählte Ressourcen werden nur für Mitglieder zugänglich gemacht.
Beispiel für eine interne Buchung:
Du möchtest Arbeitsplätze deinen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen. Außenstehende sollen nicht die Möglichkeit haben diese zu sehen oder zu buchen.
Um die Vorteile von Communities zu nutzen muss ein Mitglied einen anny Account haben. Mehr zum Thema Mitglieder manuell einladen findest du in diesem Artikel.
Aktivierung des Features
Tippe auf deinen Avatar oben rechts
Gehe in deine Account Einstellungen
Wähle den Reiter Features
Aktiviere Communities
Nun findest du diese auch in der linken Navigationsleiste.
Wie lege ich eine Community an?
Klicke in der linken Navigationsleiste auf "Communities"
Anschließend oben rechts auf "Neu+"
Wie weise ich Ressourcen und Services einer Community zu?
Damit die Mitglieder einer Community die richtigen Ressourcen buchen können, müssen diese miteinander verknüpft werden.
1. Organisationen hinzufügen
Communities können organisationsübergreifend eingesetzt werden. In den meisten Fällen empfiehlt es sich, deine Organisation auszuwählen, um alle deine Ressourcen einzubeziehen.
2. Ressourcengruppen hinzufügen
Wähle Ressourcengruppen aus, um alle darin enthaltenen Ressourcen zur Community hinzuzufügen.
Pro-Tipp: Ressourcengruppen bestimmst du unter Allgemeine Informationen der Ressource
3. Ressourcen hinzufügen
Für einen granularen Zugang können einzelne Ressourcen zur Communities hinzugefügt werden. Wenn deine Organisation bereits ausgewählt ist, werden alle Ressourcen aufgenommen.
Pro-Tipp: Weitere Informationen über die Sichtbarkeit und den Zugang von Ressourcen findest du hier.
4. Services hinzufügen
Für einen granularen Zugang können einzelne Services oder Buchungsoptionen zur Community hinzugefügt werden.
Pro-Tipp: Um Services für Community Mitglieder auszublenden, füge sie hinzu und wähle den Modus "Versteckt für Community Mitglieder".
Sichtbarkeit und Zugang von Ressourcen und Services
Für einen granularen Zugang können einzelne Ressourcen zur der Community deiner Wahl hinzugefügt werden. Diese kannst du mit drei verschiedenen Sichtbarkeiten hinterlegen:
Icon | Bedeutung | Beispiel |
| Diese Ressource ist für alle (z.B. Mitarbeitende) auf deiner Buchungsseite ersichtlich und buchbar. |
Du möchtest zum Beispiel, dass alle diese Flex-Desks buchen können. |
| Diese Ressource ist für Außenstehende nicht ersichtlich, nur für Community Mitglieder ist diese Ressource sichtbar und buchbar. |
Du möchtest zum Beispiel, dass nur Interna diese Parkplätze buchen können.
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| Diese Ressource ist zwar sichtbar für alle auf deiner Buchungsseite, aber nur Mitglieder der Community können diese auch buchen. |
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Pro-Tipp: Bei "Sichtbar und buchbar nur für Mitglieder" erscheint folgende Anzeige für alle Nicht-Mitglieder:
Wie können KundInnen meiner Community beitreten?
Du kannst in deiner Community zwei Optionen nutzen. Es gibt dazu den Button Auto-Join und den Button Mitglieder.
Option 1 : Auto-Join
Aktiviere Auto-Join, um neue Mitglieder automatisch anhand von Regeln, wie der E-Mail Domain hinzuzufügen. Wird diese Funktion mit einem Enterprise Single-Sign-On (SSO) verbunden, können User ohne weiteren Login unmittelbar auf die Ressourcen der Community zugreifen.
Hier gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:
Möglichkeit | Vorgehen |
Auto-Join über die TLD (Domain) |
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Auto-Join über den automatischen Beitritt über Buchung |
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Pro-Tipp: Neu registrierte KundInnen werden zur Community hinzugefügt, wenn ihre E-Mail-Adresse mit einer deiner verifizierten Domains übereinstimmen.
Option 2 : Manuelles Einladen
Möglichkeit | Vorgehen |
Community-Mitglieder auch manuell einladen |
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Deine Mitglieder erhalten eine Einladung via Mail. Mit Jetzt beitreten werden sie direkt zur anny Buchungsseite weitergeleitet:
Pro-Tipp: Du kannst auch eine interne Excel-Liste vorbereiten und alle E-Mail-Adressen auf einmal in das obere Feld kopieren. Eine andere Möglichkeit ist mehrere Email-Adressen mit einem Komma getrennt gleichzeitig anzulegen
Wie können Mitglieder entfernt werden?
Möglichkeit | Vorgehen |
Manuelles Entfernen von Mitgliedern |
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Pro-Tipp: Die Person erhält darüber keine Information. Du kannst entfernte Mitglieder später wieder einladen.
Buchung in einer Community (Buchungsseite)
Deinen Community-Mitgliedern wird nun links auf der Buchungsseite das Icon angezeigt. Mit einem Klick gelangen deine Mitglieder nun zu den Ressourcen in der Listen- und Kartenansicht, die du für die bestimmte Community festgelegt hast.
Pro-Tipp: Die Communities sind nur sichtbar, wenn man einen anny Account hat und eingeloggt ist. Sobald man eingeloggt ist, kannst man so ohne weitere Angaben mit nur einem Klick buchen.
Good to know