Mit der Funktion Exklusive Zeitfenster pro Bestellung kannst du festlegen, dass ein verfügbares Zeitfenster nach der ersten Buchung für weitere Bestellungen als ausgebucht behandelt wird. So bleibt das Zeitfenster exklusiv für eine Kundengruppe reserviert, auch wenn rechnerisch noch freie Plätze vorhanden sind.
Das ist besonders hilfreich für Anbieter, bei denen Gruppen nicht mit anderen Kund:innen gemischt werden sollen.
Für wen ist diese Funktion geeignet?
Die Funktion eignet sich für Anbieter von Aktivitäten mit Mehrfachbuchungen, bei denen eine Buchung exklusiv innerhalb eines Zeitfensters bleiben soll. Typische Beispiele sind:
Axtwerfen-Lanes
Kanu- oder Bootvermietungen
Gruppentouren
Museumsführungen
andere Angebote mit Gruppenlogik und Mehrfachkapazität
Die Funktion ist besonders dann sinnvoll, wenn mehrere Plätze pro Zeitfenster verfügbar sind, diese aber nur gemeinsam von einer Bestellung genutzt werden sollen.
Was ändert sich durch exklusive Zeitfenster?
Wenn die Option aktiviert ist, ändert sich das Buchungsverhalten eines Zeitfensters:
Nach der ersten Buchung wird das Zeitfenster für andere Bestellungen als ausgebucht behandelt
Admins sehen weiterhin die tatsächliche Belegung im Zeitfenster, zum Beispiel 2 von 4 Plätzen belegt
Für weitere Kund:innen ist das Zeitfenster trotzdem nicht mehr buchbar
So wird verhindert, dass unterschiedliche Gruppen oder Kund:innen innerhalb desselben Zeitfensters zusammengelegt werden.
Wichtig: „Ausgebucht“ bedeutet in diesem Fall nicht unbedingt, dass die volle Kapazität erreicht wurde. Das Zeitfenster ist vielmehr exklusiv für eine Bestellung reserviert.
Wo findest du die Funktion in anny?
Die Einstellung befindet sich im Admin-Bereich in der Ressourcenverfügbarkeit.
Sie ist relevant für:
Ressourcen, die mehrfach verfügbar sind
Ressourcen mit Child-Ressourcen, die ebenfalls mehrfach verfügbar sind
Dort kann per Toggle Exklusive Zeitfenster festgelegt werden, ob Zeitfenster nach der ersten Buchung exklusiv für eine Bestellung blockiert werden sollen.
Wichtig: Die Funktion kann nur genutzt werden, wenn die Funktion "Kunde darf Option wählen" deaktiviert ist.
So funktioniert die Logik
Sobald eine erste Bestellung für ein Zeitfenster eingeht, wird dieses Zeitfenster für weitere Bestellungen geschlossen. Das bedeutet konkret:
Die erste Bestellung kann weiterhin mehrere Plätze innerhalb dieses Zeitfensters nutzen
Weitere externe Buchungen für dasselbe Zeitfenster werden nicht mehr zugelassen
Im Admin-Bereich bleibt die tatsächliche Auslastung sichtbar
Dadurch bleibt die Gruppe innerhalb des Zeitfensters unter sich, ohne dass Admins das Zeitfenster manuell blockieren müssen.
So nutzt du exklusive Zeitfenster in der Praxis
Die Funktion Exklusive Zeitfenster ist besonders hilfreich, wenn Angebote mit Mehrfachkapazität zwar mehrere Personen aufnehmen können, aber nicht zwischen unterschiedlichen Bestellungen geteilt werden sollen.Die folgenden Beispiele zeigen, wie du das Feature in typischen Setups nutzen kannst.
Kanu-Verleih mit Gruppen-Touren
Kanu-Verleih mit Gruppen-Touren
In diesem Beispiel werden Kanus als einzelne Child-Ressourcen angelegt und zusätzlich eine Kanu-Tour als eigenes Gruppenangebot buchbar gemacht.
1. Ressource für die Kanus anlegen
Lege zunächst eine Ressource für die Kanus an.
Unter Verfügbarkeit > Child-Ressourcen legst du zum Beispiel folgende Child-Ressourcen an:
Kanu 1
Kanu 2
Kanu 3
Kanu 4
Für jedes Kanu hinterlegst du eine Anzahl von 4, da pro Kanu bis zu 4 Personen Platz haben. Wichtig für dieses Setup:
Die Funktion Kunde darf Optionen wählen muss deaktiviert sein
Die Funktion Exklusive Zeitfenster muss aktiviert sein
So wird ein Kanu nach der ersten Buchung nicht mehr mit einer anderen Bestellung geteilt.
Anschließend definierst du eine Buchungsoption, zum Beispiel:
Miete
Preis pro Stunde eines Kanus
Mindestbuchungsanzahl: 1
Buchungsart: vollständig (diese Einstellung ist Pflicht in Zusammenhang mit der aktive Funktion "Exklusive Zeitslots")
2. Ressource für die Kanu-Tour anlegen
Zusätzlich legst du eine eigene Ressource für die Kanu-Tour an. Unter Verfügbarkeit > Mehrfach verfügbar definierst du:
Verfügbare Anzahl: 16
Erlaubte Buchungen pro Bestellung: 16
So kann die Tour insgesamt für bis zu 16 Personen gebucht werden.
Danach definierst du die passenden Buchungsoptionen:
Zwei Buchungsoptionen definieren:
Für Einzelbuchungen kannst du eine Buchungsoption wie folgt anlegen:
Einzeltarif > Erweiterte Einstellungen > Min. Buchungsanzahl: 1
Für Gruppenbuchungen kannst du zusätzlich einen Gruppentarif anlegen:
Gruppentarif (ab 4 Personen) > Erweiterte Einstellungen > Min. Buchungsanzahl: 4
Hinweis: Preis gilt pro Person
Gehe nun zu dem Reiter Ressource und verbinde im Bereich Abhängigkeiten - Alle müssen verfügbar sein die Kanus.
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Dadurch wird sichergestellt, dass pro Gruppenbuchung mindestens ein passendes Kanu verfügbar ist und automatisch mitreserviert wird. So entsteht ein zusammenhängendes Setup:
Die Tour kann als Gruppenangebot verkauft werden
Gleichzeitig wird im Hintergrund automatisch ein passendes Kanu geblockt
Durch Exklusive Zeitfenster wird verhindert, dass sich mehrere fremde Gruppen dasselbe Kanu teilen
Gruppenführungen im Museum
Gruppenführungen im Museum
Ein weiteres typisches Beispiel für Exklusive Zeitfenster sind Gruppenführungen, bei denen ein Zeitfenster vollständig für eine Gruppe reserviert werden soll.
Lege dafür eine Ressource für Gruppenführungen an.
Unter Verfügbarkeit > Mehrfach verfügbar definierst du:
Verfügbare Anzahl: 20
Erlaubte Buchungen pro Bestellung: 20
Exklusive Zeitfenster: aktiviert
Danach navigierst du zu dem Reiter Buchungsoptionen und legst das Ticket an
Öffne die erweiterten Einstellungen und lege die Min. Buchungsanzahl auf 10 fest. So wird sichergestellt, dass mindestens 10 Tickets pro Buchung gekauft werden müssen.
Sobald eine Gruppe dieses Zeitfenster bucht, wird das gesamte Zeitfenster exklusiv für diese Bestellung blockiert – auch dann, wenn rechnerisch noch freie Plätze vorhanden wären. Das ist besonders hilfreich, wenn Gruppenführungen nicht mit anderen Besuchergruppen gemischt werden sollen.
Wann ist die Funktion sinnvoll?
Die Funktion ist besonders dann empfehlenswert, wenn dein Angebot einer klaren pro Gruppe-Logik folgt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn:
Gruppen unter sich bleiben sollen
eine Ressource zwar mehrere Personen aufnehmen kann, aber nicht auf mehrere Bestellungen verteilt werden soll
manuelles Blocken von Zeitfenstern vermieden werden soll
So lässt sich die Exklusivität direkt in der Buchungslogik abbilden.
FAQ
Was bedeutet „ausgebucht“, wenn noch Plätze frei sind?
Was bedeutet „ausgebucht“, wenn noch Plätze frei sind?
In diesem Fall bedeutet „ausgebucht“, dass das Zeitfenster bereits exklusiv für eine Bestellung reserviert ist. Es heißt nicht zwingend, dass alle verfügbaren Plätze vollständig belegt sind.
Können Admins weiterhin sehen, wie viele Plätze tatsächlich belegt sind?
Können Admins weiterhin sehen, wie viele Plätze tatsächlich belegt sind?
Ja. Im Admin-Bereich bleibt die tatsächliche Belegung sichtbar, zum Beispiel 2/4 belegt.
Für welche Ressourcen ist die Funktion relevant?
Für welche Ressourcen ist die Funktion relevant?
Für Ressourcen mit Mehrfachkapazität sowie für Ressourcen mit Child-Ressourcen, die mehrfach verfügbar sind.
Verhindert die Funktion gemischte Gruppen in einem Zeitfenster?
Verhindert die Funktion gemischte Gruppen in einem Zeitfenster?
Ja. Genau dafür ist sie gedacht. Sobald eine erste Bestellung vorliegt, wird das Zeitfenster für andere Bestellungen geschlossen.
Troubleshooting
„Ein Zeitfenster wird als ausgebucht angezeigt, obwohl noch Plätze frei sind.“
Das ist erwartetes Verhalten, wenn Exklusive Zeitfenster pro Bestellung aktiviert ist. Das Zeitfenster wurde bereits durch eine Bestellung exklusiv reserviert und ist deshalb für weitere Kund:innen nicht mehr buchbar.
„Ich sehe im Admin-Bereich noch freie Kapazität, aber keine weiteren Buchungen sind möglich.“
Auch das ist korrekt. Die verbleibende Kapazität gehört in diesem Fall zur bereits vorhandenen Bestellung und steht nicht für weitere separate Bestellungen zur Verfügung.
„Wann sollte ich diese Funktion aktivieren?“
Die Funktion ist sinnvoll, wenn du vermeiden möchtest, dass verschiedene Kundengruppen dasselbe Zeitfenster teilen, zum Beispiel bei Lanes, Booten oder Gruppenangeboten.