Buchungen und Bestellungen sind nicht dasselbe!

Jede Buchung gehört zu einer Bestellung und eine Bestellung kann mehrere Buchungen enthalten.

Bestellungsübersicht

In dem Bereich Bestellungen findest du eine Tabellenansicht mit all deinen Bestellungen. Allgemeine Informationen sind auf den ersten Blick ersichtlich.

Die Tabelle ist sortiert nach: Bestellnummer, Kundenname, Bestellungssumme, Zahlungsstatus, Bestelldatum.

Eine Bestellung enthält in der Regel immer mindestens eine Buchung und ist eindeutig einem Kunden zuzuordnen. Sobald ein Kunde eine oder mehrere deiner Ressourcen bucht, wird eine Bestellung kreiert.

Über die drei Punkte (...) am Ende einer Bestellzeile kannst du einige Aktionen aufrufen, um den Status der Bestellung zu verändern, eine Bestellbestätigung herunterzuladen oder den Kunden (erneut) per Mail zu benachrichtigen.

Eine Bestellung kann folgende Status haben:

Status:

Erklärung:

Entwurf

Um die Bestellung zu finalisieren, musst du noch fehlende Informationen ergänzen und die Rechnung anschließend versenden.

Offen

Die Rechnung wurde erfolgreich an den Kunden versandt, sie ist aber noch nicht bezahlt.

Erfolgreich

Der Kunde hat die Rechnung gezahlt und die Bestellung ist abgeschlossen.

Storniert

Die Bestellung wurde von einer der beiden Parteien storniert.

Der Status Entwurf erscheint auch bei Bestellungen, die gerade noch im Warenkorb liegen und reserviert sind. In diesem Fall ist noch kein Kunde zugeordnet und du kannst die Bestellung auch noch nicht bearbeiten.

Bestellungen durchsuchen

Über der Tabelle befindet sich das Suchfeld.

Hier kannst du verschiedene Informationen eingeben, um die Bestellungsliste nach entsprechenden Merkmalen zu filtern. Die Suche unterstützt die Merkmale Bestellnummer, Kundenname, E-Mail, und Unternehmen.

Die Bestellungsliste wird noch während du tippst gefiltert, sodass sie dir auch hilft, wenn du zum Beispiel nur einen Teil des Kundennamen kennst.

Durch Klick auf die Spaltenbezeichnung kannst du die Bestellungsdaten aufsteigend oder absteigend sortieren. Das System orientiert sich an der gewählten Spalte.

Oben rechts über der Tabelle findest du die beiden Button Export und Filter.

Bestellungen filtern

Mit einem Klick auf Filter öffnet sich eine Filtermaske. Diese kannst du nach Belieben anpassen.

In der Zeile über dem Kalender findest du einige Schnell-Filteroptionen. Alternativ kannst du im Kalender darunter zwei Daten anklicken und so den Datumsfilter konfigurieren.

Über die Option Status kannst du nach einem bestimmten Bestellstatus filtern.

Über die beiden Buttons unten kannst du entweder deine gewählten Filter anwenden oder den Filter zurücksetzen.

Bestellungen exportieren

Mit einem Klick auf Export (oben rechts über der Tabelle) kannst du deine gefilterten Bestellungsdaten in verschiedene Formate exportieren (Erfahre, wie du deinen Kundendatensatz mithilfe des Suchfeldes oder der Filtermaske filterst.):

  • CSV-Datei

  • Excel-Datei

Nach dem Klick auf die gewünschte Option informiert dich ein Pop-up darüber, ob deine Exportanfrage erfolgreich war.

War die Anfrage erfolgreich, bekommst du – je nach Anzahl der Datensätze – einige Augenblicke später eine E-Mail an deine hinterlegte E-Mail-Adresse. Diese enthält einen Download-Link zu deiner Exportdatei.

Hinweis: Aus Datenschutzgründen verschicken wir keine sensiblen Kundendaten per E-Mail.

Pro-Tipp:
Du kannst innerhalb deiner Exportübersicht unter Bestellungen automatische Exporte genieren lassen. Diese werden dir auf Wunsch zugesendet. Eine genaue Anleitung findest du hier:

Bestellungsdetailseite

Bestellungszusammenfassung

Die Bestellungszusammenfasssung beinhaltet die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung.

Sie enthält den Kundennamen, wobei du über den Link auf dem Kundennamen zu dessen Kundenübersicht kommst. Außerdem zählen noch die Warensumme der Bestellung und der Status dazu.

Buchungsübersicht

Der Tab Buchungen enthält eine Übersicht aller mit der Bestellung verknüpften Buchungen und die wichtigsten Informationen dazu.

Diese sind in tabellarischer Form aufgelistet. Mit einem Klick auf einen der Spaltennamen kannst du die Sortierung steuern. Über die drei Punkte (...) rechts kannst du das Kontextmenü aufrufen und die Buchung bestätigen, ablehnen, stornieren, duplizieren, die zugehörige Mail erneut verschicken oder die Buchung löschen.

Einmal gelöschte Buchungen lassen sich nicht wiederherstellen. Es wird keine E-Mail an den Kunden geschickt. Wenn du also Buchungen einfach nur absagen möchtest, nutze die Option Stornieren, damit dein Kunde darüber informiert wird.

Pro-Tipp:
Du kannst innerhalb deiner Exportübersicht unter Buchungen automatische Exporte genieren lassen. Diese werden dir auf Wunsch zugesendet. Eine genaue Anleitung findest du hier:

Rechnungen

Wir generieren automatisch eine Rechnungsvorlage für dich, um dir die Buchhaltung zu erleichtern. Das Nutzen dieser Rechnung ist optional.

Um eine Rechnung zu versenden, überprüfe die Daten und ergänze notwendige Felder.

Dies ist in der Regel nur das Feld Nummer. Hier musst du lediglich die Rechnungsnummer einfügen.

Vor dem Versenden der Rechnung kannst du über die rechte Hälfte der Eingabemaske, wenn gewünscht noch die zu berechnenden Leistungen anpassen oder zusätzliche Leistungen eintragen (+ Eintrag hinzufügen).

Anschließend kannst du den Knopf Jetzt senden nutzen, um deinen Kunden automatisch über die neue Rechnung zu benachrichtigen.

Rechnungen aktualisieren sich automatisch mit jeder Änderung einer enthaltenen Buchung. Soll eine Rechnung erneut gesendet werden, kann dies unter dem Kontextmenü ausgewählt werden. Dort kannst du die Rechnung ebenfalls als PDF herunterladen.

Buchungsübersicht

In dem Bereich Buchungen findest du eine Tabellenansicht mit all deinen Buchungen. Allgemeine Informationen sind auf den ersten Blick ersichtlich.

Die Tabelle ist sortiert nach: Buchungsnummer, Buchungsbeschreibung, Kundenname, Buchungsoption, Ressource, Zeitraum, Summe und Status.

Eine Buchung ist immer eindeutig einer Bestellung und darüber einem Kunden zuzuordnen. Sobald ein Kunde eine oder mehrere deiner Ressourcen bucht, wird eine Bestellung mit den entsprechenden Buchungen kreiert.

Über die drei Punkte (...) am Ende einer Buchung kannst du einige Aktionen aufrufen, um den Status der Buchung zu verändern oder den Kunden erneut per Mail zu benachrichtigen.

Buchungen durchsuchen

Über der Tabelle befindet sich das Suchfeld.

Hier kannst du verschiedene Informationen eingeben, um die Buchungsliste nach entsprechenden Merkmalen zu filtern. Die Suche unterstützt die Merkmale Buchungsnummer, Beschreibung, Kunde, E-Mail, und Unternehmen.

Die Buchungsliste wird noch während du tippst gefiltert, sodass sie dir auch hilft, wenn du zum Beispiel nur einen Teil des Kundennamen kennst.

Durch Klick auf die Spaltenbezeichnung kannst du die Bestellungsdaten aufsteigend oder absteigend sortieren. Das System orientiert sich an der gewählten Spalte.

Oben rechts über der Tabelle findest du die drei Buttons Neu +, Export und Filter.

Neue Buchung manuell anlegen

Mit einem Klick auf Neu + (oben rechts über der Tabelle) öffnet sich zunächst ein Dropdown, indem du auswählen musst, ob du eine Buchung oder einen Blocker für eine Ressource anlegen möchtest. Je nach Auswahl öffnet sich eine entsprechende Eingabemaske.

Blocker anlegen

Nun kannst du die grundlegenden Informationen deines neuen Blockers einfügen. Dazu benötigt es die Angabe eines Zeitfensters so wie der zu blockenden Ressource.

Mit einem Klick auf Speichern gelangst du auf die Buchungsdetailseite. Dazu aber später mehr.

Buchung anlegen

Wählst du im Dropdown unter Neu + den Menüpunkt Buchung anlegen öffnet sich die Eingabemaske für eine neue Buchung. Pflichtfelder sind mit einem * markiert.

Wähle zunächst die Ressource und den Service, für den du eine Buchung anlegen möchtest. Wähle anschließend das Datum in der Kalenderansicht und schließlich Start- und Endzeit in den darunter liegenden Feldern.

Mit einem Klick auf Zur freien Zeitauswahl wechseln erhältst du die Möglichkeit über eine leicht abgewandelte Eingabemaske eine Uhrzeit auszuwählen, die für Kunden nicht verfügbar ist, weil sie zum Beispiel bereits ausgebucht ist.

Über die Option Zur geführten Zeitauswahl wechseln kommst du zurück zur ersten Ansicht.

Über die Schaltfläche Bestellung erstellen und Kunde verknüpfen kannst du die zu erstellende Buchung direkt mit einer bereits existieren Bestellung oder einem bereits existieren Kunden verknüpfen.

Wähle zunächst, ob es sich um eine neue oder eine existierende Bestellung handelt. Sollte es sich um eine neue Bestellung handeln, kannst du im Feld darunter nach einem Kunden suchen.

Sollte das System keinen Kunden finden, kannst du im Handumdrehen einen neuen Kunden anlegen und das System übernimmt den Eintrag aus dem Suchfeld für die Felder Vor- und Nachname direkt. Die übrigen Kundendaten können ergänzt werden.

Über die Checkbox Kunde benachrichtigen kannst du kontrollieren, ob der Kunde über die neu angelegte Buchung per Mail informiert werden soll.

Mit einem Klick auf Speichern wird die Buchung (und je nachdem auch die Bestellung und der Kunde) erstellt und du gelangst zur Buchungsdetailseite.

Buchungsdetailseite

Buchungsdetails

In der linken Box siehst du alle relevanten Informationen zur Buchung und kannst die gebuchte Zeit, die gebuchte Ressource und den gebuchten Service anpassen. Auch die Informationen des Kunden werden dir angezeigt und können editiert werden.

Du kannst hier keinen neuen Kunden anlegen oder die Buchung einem anderen Kunden zuweisen, sondern nur die existierenden Kundendaten ändern.

Weiter unten kannst du noch Notizen zur Buchung festhalten und siehst ein Change-Log zur Buchung, in dem festgehalten wird, wer die Buchung und wie verändert hat.

Rechts davon befindet sich eine Kalenderansicht, über die die Buchung ebenfalls editiert werden kann. Per Drag-and-Drop lässt sich die Buchung beliebig verschieben. Mittels hoch- bzw. runterziehen der Ränder lässt sich die Länge der Buchung justieren. Mit einem Klick mitten in die Buchung lässt sich eine Vor- oder Nachbereitungszeit hinzufügen oder entfernen.

Die rote Linie kennzeichnet dabei die aktuelle Uhrzeit.

Zusätzliche Optionen

Am unteren Ende der Seite finden sich noch die Optionen Option hinzufügen und Ressource hinzufügen. Mittels Option hinzufügen lassen sich in den Serviceeinstellungen definierte zusätzlich buchbare Optionen hinzufügen.

Über Ressource hinzufügen lassen sich in den Serviceeinstellungen definierte Multi-Ressourcen-Buchungen abbilden.

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