Mit Unternehmensprofilen werden Firmen in anny nicht mehr nur als Freitext an einzelnen Kund:innen gespeichert, sondern als eigenständige Datensätze. Dadurch verwaltest du Mitglieder, Domain, Rechnungsadresse und USt.-ID konsistenter und schaffst eine verlässliche Grundlage für gemeinsame Firmendaten. Die Funktion ist besonders hilfreich für Admins und registrierte Kund:innen, die mehrere Mitarbeitende oder Kontakte eines Unternehmens in anny bündeln möchten.
Für wen ist diese Funktion geeignet?
Unternehmensprofile sind vor allem für Admins, Anbieter:innen und registrierte Kund:innen geeignet, die Firmenkund:innen strukturiert verwalten möchten. Besonders sinnvoll ist die Funktion, wenn mehrere Personen zu demselben Unternehmen gehören und zentrale Unternehmensdaten nicht mehrfach gepflegt werden sollen.
Typische Anwendungsbeispiele:
Wenn mehrere Mitarbeitende eines Unternehmens anny gemeinsam nutzen.
Wenn Rechnungsadresse, USt.-ID und Domain zentral am Unternehmen statt pro Person gepflegt werden sollen.
Wenn Kund:innen oder Admins Mitglieder eines Unternehmens gemeinsam verwalten sollen.
Wenn Unternehmen im System sauber auswertbar sein sollen, statt nur als uneinheitlicher Freitext in Kundenprofilen zu erscheinen.
Wenn du perspektivisch Sammelrechnungen oder andere unternehmensbezogene Abrechnungsprozesse vorbereiten möchtest.
Was ändert sich durch das Feature?
Kund:innen-Sicht
Registrierte Kund:innen können je nach Setup ihr Unternehmen und zugehörige Mitglieder nicht mehr nur indirekt über einzelne Profile abbilden, sondern in einem gemeinsamen Unternehmenskontext verwalten.
Im Checkout kann optional eine abweichende Geschäftsadresse abgefragt werden, wenn diese Einstellung im Formular aktiviert wurde.
Owner und Admins sehen die Salden des Firmenkontos direkt auf dem Homescreen des jeweiligen Unternehmensprofils. So hast du den finanziellen Status eines Unternehmens jederzeit auf einen Blick im Überblick.
Admin-Sicht
Unternehmen werden als eigene Datensätze angelegt und nicht mehr nur als Textfeld an einzelnen Kund:innen gespeichert.
Mehrere Kund:innen können logisch demselben Unternehmen zugeordnet werden.
Zentrale Firmendaten wie Unternehmensname, Domain, Rechnungsadresse und USt.-ID werden pro Unternehmen gepflegt.
Kundenlisten, Unternehmensdaten und spätere Auswertungen werden konsistenter, weil alle zugehörigen Personen auf denselben Unternehmensdatensatz verweisen.
Rollen im Unternehmensprofil
Jedes Unternehmensprofil unterscheidet zwischen zwei Rollen:
Admin/Owner: Pro Unternehmen gibt es genau einen Admin. Diese Person ist die zentrale Hauptperson des Unternehmens (z. B. zentrale Ansprechperson oder hauptverantwortliche:r Kund:in). Dies ist per default die Person, die als erstes mit dem Unternehmen verknüpft wird.
Mitglieder: Alle weiteren zugehörigen Personen werden als Mitglieder dem Unternehmen zugeordnet. Mitglieder können beliebig viele hinzugefügt werden – entweder manuell oder über die automatische Zuordnung per Unternehmensname und geschäftlicher E-Mail-Domain.
Diese Unterscheidung sorgt dafür, dass jedes Unternehmen eine klar definierte Hauptperson hat und gleichzeitig flexibel weitere Mitarbeitende eingebunden werden können.
Wichtig: Unternehmensprofile ersetzen kein einzelnes Kundenprofil. Kund:innen können weiterhin unabhängig existieren. Das Unternehmensprofil ergänzt die Personenebene um eine zusätzliche, gemeinsame Firmenebene.
Wo findest du die Funktion in anny?
Du arbeitest mit Unternehmensprofilen an mehreren Stellen in anny:
in der Kundenverwaltung, wenn du Kund:innen einem Unternehmen zuordnest oder bestehende Zuordnungen prüfst
in den Unternehmens- und Profildaten, wenn du zentrale Firmendaten wie Domain, Rechnungsadresse oder USt.-ID pflegst
optional in den Formular-Einstellungen von Abo-Plänen, Services und Buchungspaketen, wenn du im Checkout eine abweichende Geschäftsadresse zulassen möchtest
Voraussetzungen und Abhängigkeiten:
Du brauchst ein Setup, in dem Firmenkund:innen oder mehrere Mitarbeitende eines Unternehmens überhaupt relevant sind.
Wenn Kund:innen ihre Unternehmensdaten selbst verwalten sollen, müssen sie als registrierte anny-Kund:innen auf den entsprechenden Bereich zugreifen können.
Wenn du die automatische Zuordnung nutzen möchtest, sollten Unternehmensname und geschäftliche E-Mail-Domain konsistent gepflegt sein.
Die Checkout-Erweiterung ist nur relevant, wenn du bei Abo-Plänen, Services oder Buchungspaketen zusätzlich eine abweichende Geschäftsadresse erfassen möchtest.
Wichtig: Die automatische Zuordnung spart Arbeit, ist aber nur dann zuverlässig, wenn ähnliche Unternehmensnamen sauber gepflegt sind und die geschäftliche E-Mail-Domain eindeutig zum richtigen Unternehmen passt.
So funktioniert die Logik
Ein Unternehmen wird als eigener Datensatz angelegt und kann mit mehreren Kund:innen verknüpft werden.
Jedes Unternehmen hat einen Admin als Hauptperson und beliebig viele Mitglieder als weitere zugeordnete Personen.
Firmendaten wie Domain, Rechnungsadresse und USt.-ID werden am Unternehmen gepflegt, nicht verteilt über mehrere einzelne Kundenprofile.
Mitglieder können einem Unternehmen manuell zugewiesen werden oder optional automatisch über Unternehmensname und geschäftliche E-Mail-Domain zugeordnet werden.
Wenn die entsprechende Formular-Einstellung aktiviert ist, kann im Checkout zusätzlich eine abweichende Geschäftsadresse erfasst werden, ohne dass sich die Grundlogik des Unternehmensprofils ändert.
Damit trennt anny künftig sauber zwischen Personendaten und gemeinsamen Unternehmensdaten und macht unternehmensbezogene Prozesse deutlich robuster.
Praxisbeispiele
Beispiel 1: Coworking Space mit automatischer Zuordnung mehrerer Mitarbeitender
Beispiel 1: Coworking Space mit automatischer Zuordnung mehrerer Mitarbeitender
Ein Coworking Space betreut das Unternehmen Muster GmbH. Zwölf Mitarbeitende buchen Arbeitsplätze, Meetingräume und Abos über anny. Das Ziel ist, alle Personen unter einem gemeinsamen Unternehmensprofil zu bündeln und Firmendaten nur einmal zu pflegen.
Lege ein Unternehmensprofil für Muster GmbH an.
Hinterlege am Unternehmensprofil die Domain muster.de, die Rechnungsadresse Musterstraße 12, 50667 Köln und die USt.-ID DE123456789.
Prüfe bei neu registrierten Mitarbeitenden, ob E-Mail-Adressen wie name@muster.de automatisch dem Unternehmensprofil zugeordnet werden.
Ergänze fehlende Personen manuell, wenn sie mit einer abweichenden geschäftlichen Adresse buchen oder bereits vor der Einführung im System angelegt wurden.
Öffne das Unternehmensprofil und kontrolliere, ob alle relevanten Mitglieder sichtbar sind.
Wenn im Buchungsprozess zusätzlich eine abweichende Geschäftsadresse erlaubt sein soll, aktiviere diese Option im betroffenen Formular.
Was Kund:innen sehen und was du beachten solltest:
Kund:innen bzw. Mitarbeitende profitieren davon, dass sie nicht alle Unternehmensdaten einzeln pflegen müssen und in einem gemeinsamen Firmenkontext erscheinen. Als Admin solltest du besonders auf konsistente Domains und doppelte Unternehmensnamen achten, damit die automatische Zuordnung sauber funktioniert.
Beispiel 2: Weiterbildungsanbieter mit manueller Unternehmenszuordnung
Beispiel 2: Weiterbildungsanbieter mit manueller Unternehmenszuordnung
Ein Weiterbildungsanbieter arbeitet mit wenigen Firmenkund:innen, deren Mitarbeitende Seminare buchen. Die Unternehmen sollen sauber gepflegt werden, die Zuordnung erfolgt aber bewusst manuell.
Lege ein Unternehmensprofil für Stadtwerke Nord an.
Hinterlege die Rechnungsadresse Hafenweg 4, 24103 Kiel und die USt.-ID DE987654321.
Öffne die bestehenden Kundenprofile von Laura Jensen und Tim Becker.
Weise beide Kund:innen dem Unternehmensprofil Stadtwerke Nord manuell zu.
Prüfe im Unternehmensprofil, ob beide Personen als zugehörige Mitglieder erscheinen.
Ergänze bei Bedarf weitere Kontakte, sobald neue Mitarbeitende des Unternehmens in anny angelegt werden.
Was Kund:innen sehen und was du beachten solltest:
Kund:innen bleiben als einzelne Personen in anny bestehen, sind aber zusätzlich dem Unternehmen zugeordnet. Als Admin profitierst du von saubereren Unternehmensdaten, auch wenn du die Zuordnung bewusst Schritt für Schritt manuell pflegst.
Wann ist die Funktion sinnvoll?
Unternehmensprofile sind besonders sinnvoll,
wenn mehrere Kund:innen oder Mitarbeitende demselben Unternehmen zugeordnet werden sollen.
wenn Firmendaten wie Rechnungsadresse, Domain oder USt.-ID zentral statt mehrfach gepflegt werden sollen.
wenn du Kund:innen und Unternehmen in Listen, Auswertungen oder späteren Abrechnungsprozessen klar voneinander trennen möchtest.
wenn du Self-Service für Unternehmensdaten oder Mitgliederverwaltung ermöglichen möchtest.
Wenn du dagegen nur einzelne Privatkund:innen ohne gemeinsamen Unternehmenskontext verwaltest, brauchst du in der Regel kein eigenes Unternehmensprofil.
FAQ
Kann ich Unternehmensprofile nur für Admins nutzen?
Nein. Unternehmensprofile sind zwar besonders für Admins relevant, können je nach Setup aber auch von registrierten anny-Kund:innen genutzt werden, um Unternehmensdaten und Mitglieder selbst zu verwalten.
Werden bestehende Kund:innen automatisch einem Unternehmen zugeordnet?
Nicht zwingend. Die Zuordnung kann manuell erfolgen oder optional automatisch über Unternehmensname und geschäftliche E-Mail-Domain. Bestehende Daten solltest du nach der Einführung einmal gezielt prüfen.
Können Kund:innen auch ohne Unternehmensprofil weiter existieren?
Ja. Ein Kundenprofil bleibt grundsätzlich eigenständig. Unternehmensprofile ergänzen die bestehende Personenlogik, statt sie zu ersetzen.
Ist die abweichende Geschäftsadresse im Checkout ein Pflichtbestandteil des Features?
Nein. Dieser Teil ist optional. Du aktivierst ihn nur dann, wenn du in Formularen für Abo-Pläne, Services oder Buchungspakete zusätzlich eine andere Geschäftsadresse abfragen möchtest.
Sind Unternehmensprofile schon für spätere Sammelrechnungen relevant?
Ja. Das Feature schafft die strukturelle Grundlage dafür, Unternehmensdaten und mehrere zugehörige Personen konsistent zu führen. Dadurch werden spätere unternehmensbezogene Rechnungsprozesse deutlich einfacher.
Troubleshooting
Problem: Mitarbeitende werden nicht automatisch dem richtigen Unternehmen zugeordnet.
Prüfe, ob Unternehmensname und geschäftliche E-Mail-Domain konsistent gepflegt sind. Schon kleine Abweichungen können verhindern, dass die automatische Zuordnung eindeutig funktioniert.
Problem: Es entstehen doppelte Unternehmensprofile für dasselbe Unternehmen.
Das ist meist kein technischer Fehler, sondern ein Datenqualitätsproblem. Prüfe, ob ähnliche Unternehmensnamen parallel angelegt wurden und nutze die Domain als wichtiges Kriterium für die Bereinigung.
Problem: Eine Person ist keinem Unternehmensprofil zugeordnet, obwohl sie für ein Unternehmen bucht.
Kund:innen können weiterhin ohne Unternehmensprofil existieren. Wenn die Zuordnung in deinem Setup gewünscht ist, musst du die Person manuell ergänzen oder die automatische Logik sauber vorbereiten.
Problem: Im Checkout erscheint keine Eingabe für eine abweichende Geschäftsadresse.
Das ist erwartetes Verhalten, wenn die entsprechende Option im Formular des Abo-Plans, Services oder Buchungspakets nicht aktiviert wurde. Die Checkout-Erweiterung ist nur ein optionaler Teil des Features.