Mit Kundensalden sammelst du Rechnungsentwürfe aus Buchungen, manuellen Rechnungen und optional auch aus Abos zunächst auf einem offenen Saldo, statt jede Position sofort final abzurechnen. Am Ende des Abrechnungszeitraums erstellt anny daraus eine Sammelrechnung. Die Funktion ist besonders hilfreich für B2B-Setups mit wiederkehrenden Buchungen, mehreren Mitarbeitenden pro Unternehmen oder einer zentralen Buchhaltung.
Für wen ist diese Funktion geeignet?
Kundensalden sind vor allem für Admins und Anbieter:innen geeignet, die mehrere Buchungen oder wiederkehrende Leistungen gebündelt abrechnen möchten. Besonders sinnvoll ist die Funktion, wenn nicht jede Buchung sofort einzeln fakturiert werden soll.
Für Coworking Spaces, die mehrere Mitarbeitende eines Unternehmens gemeinsam abrechnen möchten
Für Unternehmen mit zentraler Rechnungsprüfung und einer Rechnung pro Abrechnungszeitraum
Für Anbieter:innen mit wiederkehrenden Buchungen, Zusatzkosten oder manuellen Nachberechnungen
Für Setups mit Communities, in denen nur bestimmte Kund:innen auf Saldo buchen dürfen
Für Abos und laufende Leistungen, die in einen gemeinsamen Abrechnungsprozess eingebunden werden sollen
Die Funktion ist ideal, wenn du aus vielen einzelnen Rechnungsentwürfen einen kontrollierten, nachvollziehbaren Sammelrechnungsprozess machen möchtest.
Was ändert sich durch das Feature?
Kund:innen-Sicht
Kund:innen erhalten nicht zwingend sofort eine finale Einzelrechnung, sondern ihre Positionen können zunächst auf einem Kundensaldo gesammelt werden.
Je nach Service-Zahlungseinstellung sehen Kund:innen im Checkout entweder keine zusätzliche Auswahl oder eine Option, die Buchung auf den Kundensaldo zu schreiben.
In Bestätigungs-E-Mails wird transparent gemacht, zu welchem Abrechnungszeitraum die Position gehört und wann die Sammelrechnung erstellt wird.
Wenn Kundensalden im Kundenbereich sichtbar sind, sehen Kund:innen unter Home offene Salden und den zugehörigen Zeitraum.
Admin-Sicht
Unter Rechnungsstellung gibt es zusätzliche Einstellungen für Kundensalden, zum Beispiel Zeitraum, Verzögerung, Schwellenwerte oder Berechtigungen.
Rechnungsentwürfe bleiben nachvollziehbar, werden aber später in einer einzigen Sammelrechnung konsolidiert.
Du kannst Salden wahlweise pro Person oder pro Unternehmen führen.
Du behältst die Kontrolle, weil du einzelne Rechnungsentwürfe weiterhin vorzeitig festschreiben, manuell zum Saldo hinzufügen oder in einen anderen Saldo verschieben kannst.
Wichtig: Kundensalden können ab dem Business Plan aktiviert und genutzt werden. Online-Zahlung ist dafür nicht zwingend erforderlich. Wenn du Online-Zahlung zusätzlich anbietest, wird der spätere Zahlungsprozess für Kund:innen oft einfacher und automatisierter.
Wo findest du die Funktion in anny?
Die zentrale Konfiguration findest du in der Organisation unter Einstellungen > Rechnungsstellung > Kundensalden.
Dort legst du unter anderem fest:
den Abrechnungszeitraum
die Anzahl der Tage nach Periodenende bis zur automatischen Abrechnung
ob Salden pro Person oder pro Unternehmen geführt werden
Grenzwerte für einzelne Bestellungen oder für den gesamten Saldo
ob nur Admins oder nur bestimmte Communities die Funktion nutzen dürfen
ob Abo-Rechnungen einbezogen werden sollen
Weitere relevante Bereiche sind:
Unter Rechnungen kannst du alle Rechnungsentwürfe, Salden und Konsolidierungen nachzuvollziehen
Unter Kunden > Unternehmen um offene Salden auf Unternehmensebene zu sehen
der Checkout, wenn Kund:innen selbst entscheiden dürfen, ob sie sofort zahlen oder auf Kundensaldo buchen
Wichtig: Prüfe vor der Einrichtung, ob dein Workspace auf dem Business Plan läuft und ob deine Service-Zahlungseinstellungen zu deinem gewünschten Abrechnungsflow passen.
So funktioniert die Logik
Für jede Buchung oder manuelle Rechnung entsteht zunächst wie gewohnt ein Rechnungsentwurf. Das Grundprinzip der Rechnungsstellung bleibt also erhalten.
Dieser Rechnungsentwurf wird einem offenen Kundensaldo zugeordnet. Entscheidend ist dabei der relevante Rechnungszeitpunkt. Standardmäßig ist das häufig der Zeitpunkt der Buchung. Wenn ein Service aber so konfiguriert ist, dass erst zum Buchungsbeginn abgerechnet wird, landet die Position in dem späteren Abrechnungszeitraum.
Kundensalden können pro Person oder pro Unternehmen geführt werden. Wenn du nach Unternehmen gruppierst, versucht anny passende Unternehmen automatisch zuzuordnen, unter anderem anhand des eingegebenen Firmennamens und, wenn vorhanden, einer nicht-generischen E-Mail-Domain.
Am Stichtag werden alle verknüpften Rechnungsentwürfe in einer Sammelrechnung konsolidiert. Die einzelnen Entwürfe bleiben zur Nachvollziehbarkeit mit der Sammelrechnung verknüpft.
Zusätzlich kannst du den Flow an mehreren Stellen steuern:
Mit Maximaler Bestellbetrag für Saldo verhinderst du, dass einzelne große Bestellungen erst später abgerechnet werden.
Mit dem Schwellenwert für automatische Abrechnung löst du eine Sammelrechnung aus, sobald ein Saldo einen bestimmten Gesamtbetrag erreicht.
Mit dem Mindestbetrag schiebst du sehr kleine Restbeträge in die nächste Periode.
Mit Nur von Admins erstellte Buchungen oder einer Community-Beschränkung definierst du, wer überhaupt auf Kundensaldo buchen darf.
Wenn du Abo-Rechnungen einbeziehst, verschiebt sich deren Zahlungszeitpunkt an das Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums.
Wenn nötig, kannst du Rechnungsentwürfe vorzeitig festschreiben oder in einen anderen Saldo verschieben.
Praxisbeispiele
Beispiel 1: Coworking Space mit Unternehmenssaldo, Community-Freigabe und Abo-Rechnungen
Beispiel 1: Coworking Space mit Unternehmenssaldo, Community-Freigabe und Abo-Rechnungen
Ein Coworking Space möchte alle Buchungen und Abos eines Unternehmens monatlich gesammelt abrechnen. Nur Mitglieder der Community „Members“ dürfen auf Kundensaldo buchen.
Öffne Einstellungen > Rechnungsstellung und aktiviere Kundensalden.
Lege als Abrechnungszeitraum monatlich fest und setze die Verzögerung auf 3 Tage nach Periodenende.
Aktiviere Salden nach Unternehmen gruppieren und Abo-Rechnungen einbeziehen.
Beschränke die Funktion auf die Community Members und setze einen maximalen Bestellbetrag von 250 Euro.
Lasse im Juni drei Mitarbeitende von „Figma“ Arbeitsplätze, einen Meetingraum und ein Monatsabo buchen.
Prüfe in Unternehmen > zB Figma, dass alle Positionen im offenen Kundensaldo für Juni zusammenlaufen.
Öffne Anfang Juli den offenen Kundensaldo und kontrolliere Zeitraum, Betrag und enthaltene Positionen.
Lasse die Sammelrechnung am 3. Juli automatisch erzeugen oder schreibe einzelne Rechnungsentwürfe vorher manuell fest, wenn du früher abrechnen möchtest.
In diesem Szenario sehen Kund:innen am Ende nur eine konsolidierte Sammelrechnung für das Unternehmen. Admins behalten trotzdem die Kontrolle über einzelne Entwürfe, Schwellenwerte und den Zahlungszeitpunkt. Wenn für ein Abo bereits eine gespeicherte Zahlungsmethode vorhanden ist, kann die spätere Sammelrechnung zusätzlich automatisiert bezahlt werden.
Beispiel 2: Stadtverwaltung mit Sammelrechnung ohne Online-Zahlung
Beispiel 2: Stadtverwaltung mit Sammelrechnung ohne Online-Zahlung
Eine Stadtverwaltung möchte mehrere Raumbuchungen pro Monat gesammelt abrechnen, nutzt aber keine Online-Zahlung. Die Rechnungen sollen trotzdem über Kundensalden gebündelt werden.
Aktiviere Kundensalden unter Einstellungen > Rechnungsstellung.
Wähle monatlich als Abrechnungszeitraum und setze die automatische Abrechnung auf 5 Tage nach Periodenende.
Aktiviere Salden nach Unternehmen gruppieren, damit Buchungen verschiedener Mitarbeitender auf einer gemeinsamen Sammelrechnung landen.
Hinterlege bei Stadt Musterstadt eine Rechnungs-E-Mail, damit die Sammelrechnung an die richtige Stelle gesendet wird.
Lasse zwei Mitarbeitende im Mai unabhängig voneinander eine Turnhalle und einen Besprechungsraum buchen.
Prüfe in der Unternehmensansicht, dass beide Rechnungsentwürfe dem offenen Kundensaldo von Stadt Musterstadt zugeordnet sind.
Kontrolliere Anfang Juni die konsolidierte Rechnung für den Zeitraum 1.5. bis 31.5.
Versende die Sammelrechnung gesammelt an die Verwaltung, statt zwei Einzelrechnungen separat nachzuverfolgen.
In diesem Szenario funktioniert der Abrechnungsprozess auch ohne aktivierte Online-Zahlung. Kund:innen beziehungsweise Mitarbeitende buchen wie gewohnt, während die Buchhaltung am Ende eine zentrale Sammelrechnung erhält.
Wann ist die Funktion sinnvoll?
Kundensalden sind besonders dann sinnvoll,
wenn mehrere Buchungen innerhalb eines Zeitraums gesammelt statt einzeln abgerechnet werden sollen
wenn mehrere Mitarbeitende eines Unternehmens gemeinsam auf einer Rechnung landen sollen
wenn du vertrauenswürdigen Kund:innen oder Community-Mitgliedern spätere Abrechnung erlauben möchtest
wenn du Zusatzkosten, manuelle Rechnungen oder Abo-Rechnungen in einen gemeinsamen Abrechnungsflow einbinden willst
Wenn du dagegen jede Buchung sofort final abrechnen musst, ist ein klassischer Einzelrechnungsprozess oft die bessere Wahl.
FAQ
Brauche ich für Kundensalden aktivierte Online-Zahlung?
Nein. Kundensalden können auch ohne Online-Zahlung aktiviert und genutzt werden. Online-Zahlung kann aber sinnvoll sein, wenn die spätere Sammelrechnung für Kund:innen einfacher bezahlt oder bei vorhandenen Zahlungsmethoden automatisiert eingezogen werden soll.
Wann wird aus einem Kundensaldo eine Sammelrechnung?
Die Konsolidierung passiert am Ende des gewählten Abrechnungszeitraums plus der eingestellten Verzögerung. Zusätzlich kann eine Sammelrechnung früher entstehen, wenn du einen Schwellenwert für automatische Abrechnung gesetzt hast.
Bekommt jede einzelne Buchung im Kundensaldo eine eigene Rechnungsnummer?
Nein. Die finale Sammelrechnung erhält die offizielle Rechnungsnummer. Die einzelnen Rechnungsentwürfe bleiben zur Nachvollziehbarkeit verknüpft, sind aber nicht als separate finale Rechnungen zu verstehen.
Kann ich einzelne Ressourcen gezielt von Kundensalden ausschließen?
Nicht direkt über eine eigene Ressourceneinstellung für Kundensalden. Gesteuert wird die Funktion vor allem über die globalen Kundensaldo-Einstellungen, die Service-Zahlungseinstellungen, Grenzwerte und Berechtigungen.
Wer erhält die Sammelrechnung bei einem Unternehmenssaldo?
Wenn für das Unternehmen eine eigene Rechnungs-E-Mail gepflegt ist, sollte die Sammelrechnung dorthin gehen. Fehlt diese Angabe, wird sie standardmäßig an die zuerst mit dem Unternehmen verknüpfte Person gesendet.
Troubleshooting
Problem: Eine Buchung landet nicht im Unternehmenssaldo.
Prüfe zuerst, ob „Salden nach Unternehmen gruppieren“ aktiv ist und ob bei der Buchung wirklich dasselbe Unternehmen verwendet wurde. Unterschiedliche Firmennamen oder abweichende Domains können dazu führen, dass anny separate Unternehmen erkennt.
Problem: Eine große Buchung wird sofort abgerechnet statt auf den Kundensaldo geschrieben.
Das ist in der Regel erwartetes Verhalten durch den eingestellten maximalen Bestellbetrag oder einen bereits erreichten Schwellenwert für automatische Abrechnung.
Problem: Kleine Restbeträge werden nicht abgerechnet.
Wenn ein Mindestbetrag gesetzt ist, werden sehr kleine offene Beträge in die nächste Periode übernommen, bis der Mindestwert erreicht ist.
Problem: Eine Abo-Rechnung wird später bezahlt als bisher.
Wenn Abo-Rechnungen in Kundensalden einbezogen werden, verschiebt sich die Zahlung an das Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums. Das ist kein Fehler, sondern Teil der Sammelrechnungslogik.
Problem: Die Sammelrechnung geht an die falsche Person.
Wenn auf Unternehmensebene keine Rechnungs-E-Mail gepflegt ist, wird die Sammelrechnung standardmäßig an die zuerst zugeordnete Person gesendet. Pflege deshalb bei Unternehmenssalden immer eine zentrale Rechnungs-E-Mail.