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# Los Geht's – Besucherverwaltung (Check-In)

> Richte ein digitales Besuchermanagement mit Check-In Terminal, Host-Benachrichtigungen und Badge-Druck ein.

Mit diesem Guide richtest du ein vollständiges Besuchermanagement in anny ein. Am Ende können Gäste sich am Terminal per QR-Code einchecken oder spontan registrieren, Hosts werden sofort benachrichtigt und optional wird ein Besucherausweis gedruckt.

## Besucherverwaltung im anny Kontext denken

Bei der Besucherverwaltung bildet anny den physischen Empfangsprozess digital ab. Das zentrale Prinzip: Jedes **Gebäude** oder jede **Etage** ist eine **Ressource**, jeder Besuchstyp eine **Buchungsoption**, und die Personen, die Gäste empfangen, sind **Hosts** in einer **Community**.

| anny Konzept   | Bedeutung in der Besucherverwaltung                                                 |
| -------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- |
| Ressource      | Ein Gebäude, eine Etage oder ein Empfangsbereich (z. B. "Hauptgebäude EG")          |
| Buchungsoption | Ein Besuchstyp (z. B. "Beratungstermin" oder "Besuch Familie & Freunde")            |
| Community      | Pool aller Personen, die als Host Besucher:innen empfangen können                   |
| Check-In App   | Das Terminal am Empfang, an dem Gäste per QR-Code einchecken oder sich registrieren |
| Host           | Die Person, die den Besuch erwartet und beim Check-in benachrichtigt wird           |

Deine Gäste registrieren sich über den **Buchungsbereich** (Buchungsseite oder direkt am Terminal). Du verwaltest alles im **Adminbereich** (Ressourcen, Buchungen, Displays, Communities).

## Schritt-für-Schritt Einrichtung

<Steps>
  <Step title="Ressource anlegen">
    Öffne **Ressourcen** und erstelle eine neue Ressource mit der **Kategorie Gebäude**. Benenne sie nach Gebäude oder Etage (z. B. "Hauptgebäude"). Stelle unter **Verfügbarkeit** auf **Mehrfach verfügbar** und setze die Anzahl auf die maximale gleichzeitige Besucherkapazität. Aktiviere unter **Check-In** den Check-in für diese Ressource.
  </Step>

  <Step title="Buchungsoption erstellen">
    Erstelle eine oder mehrere Buchungsoptionen für die Ressource (z. B. "Studierendenberatung" mit fester Dauer, "Lernplatzbuchung" mit flexibler Dauer). Stelle sicher, dass der Preis auf **kostenlos** steht und unter **Erweiterte Einstellungen** die Option **Alle Buchungen automatisch annehmen** aktiviert ist.
  </Step>

  <Step title="Host-Abfrage im Formular aktivieren">
    Öffne die Buchungsoption und wechsle zum Reiter **Formulare**. Aktiviere die **Abfrage des Hosts** als Pflichtfeld. Optional: Lege fest, welche Informationen in der Ergebnisliste angezeigt werden (vollständiger Name, Abteilung, Profilbild).
  </Step>

  <Step title="Host-Community erstellen">
    Navigiere zu **Kunden** → **Communities** und erstelle eine neue Community (z. B. "Hosts"). Füge alle Personen hinzu, die als Host Besucher:innen empfangen können. Verknüpfe die Community über den Zugang mit der Buchungsoption.
  </Step>

  <Step title="Terminal einrichten">
    Richte ein Check-In Terminal gemäß dem Artikel [Check-In Terminal einrichten](/check-in-setup) ein. Wähle als Modus **Personalisierte Registrierung & Check-In**, damit sowohl vorangemeldete Gäste per QR-Code einchecken als auch spontane Gäste sich vor Ort registrieren können.
  </Step>

  <Step title="Host-Benachrichtigungen aktivieren">
    Aktiviere in den **Organisationseinstellungen** unter Benachrichtigungen die **SMS-Benachrichtigung** für Hosts beim Check-in. Optional: Konfiguriere **anny AI**, damit der Host zusätzlich einen Anruf erhält und dem Gast per SMS eine Nachricht ausrichten kann (z. B. "Ich bin in 2 Minuten bei dir").
  </Step>

  <Step title="Testen">
    Erstelle eine Testbuchung mit einem Host. Checke am Terminal per QR-Code ein und prüfe, ob der Host per SMS oder Anruf benachrichtigt wird und ob (falls konfiguriert) ein Badge gedruckt wird.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Setze den Modus auf "Check-In" statt "Personalisierte Registrierung & Check-In", wenn du ausschließlich vorangemeldete Gäste zulassen möchtest und spontane Registrierungen am Terminal unterbinden willst.
</Tip>

## Typische Beispiele

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Unternehmen mit Empfang: Vorangemeldete und spontane Besucher">
    Ein Unternehmen möchte, dass Mitarbeitende Gäste vorab über die Buchungsseite einladen können (mit QR-Code per E-Mail), aber auch spontane Besucher:innen sich am Empfang registrieren können.

    <Steps>
      <Step title="Ressource und Buchungsoption">
        Ressource "Empfang EG" mit Kategorie Gebäude, flexible Dauer, kostenlos, automatisch annehmen.
      </Step>

      <Step title="Interne Buchungsseite">
        Setze die Buchungsoption auf **Sichtbar und buchbar nur für Community**, damit nur Mitarbeitende (Hosts) Gäste einladen können. Aktiviere unter Formulare die Option **Personalisierung voraussetzen**, sodass der Host die Buchung für den Gast personalisiert und dieser den QR-Code erhält.
      </Step>

      <Step title="Terminal mit Registrierung">
        Modus: **Personalisierte Registrierung & Check-In**. Vorangemeldete Gäste scannen ihren Code, spontane Gäste geben ihre Daten am Terminal ein.
      </Step>
    </Steps>
  </Accordion>

  <Accordion title="Bürokomplex mit Empfangs-Check-in und Host-Anruf">
    Ein Bürokomplex möchte, dass Gäste am Empfang einchecken und der zugewiesene Host sofort per Anruf informiert wird, damit er den Gast abholen kann.

    <Steps>
      <Step title="Ressource und Buchungsoption">
        Ressource "Empfang Erdgeschoss" mit Kategorie Gebäude, flexible Dauer, kostenlos, automatisch annehmen. Host-Abfrage als Pflichtfeld aktivieren.
      </Step>

      <Step title="Host-Benachrichtigung per Anruf">
        Aktiviere in den **Organisationseinstellungen** die SMS-Benachrichtigung beim Check-in. Konfiguriere **anny AI** für den automatischen Anruf an den Host bei Check-in.
      </Step>

      <Step title="Terminal am Empfang">
        Modus: **Personalisierte Registrierung & Check-In**. Gast checkt ein, Host erhält sofort einen Anruf und kann dem Gast per SMS mitteilen: "Ich bin in 2 Minuten bei dir."
      </Step>
    </Steps>
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Weitere Einstellungen & Optionen

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Badge-Druck">
    Drucke Besucherausweise mit Name, Unternehmen und Host direkt beim Check-in. Konfiguriere Drucker und Vorlage im Terminal-Setup.

    [Erfahre hier mehr](/check-in-setup)
  </Card>

  <Card title="Rechtliche Dokumente beim Check-in">
    Lass NDAs, Haftungsausschlüsse oder Datenschutzerklärungen erst beim Check-in per Checkbox oder digitaler Unterschrift bestätigen.

    [Erfahre hier mehr](/legal-documents)
  </Card>

  <Card title="Eigene Formulare beim Check-in">
    Frage zusätzliche Besucherdaten (z. B. Kennzeichen, Besuchszweck) erst beim Check-in statt im Checkout ab.

    [Erfahre hier mehr](/custom-forms)
  </Card>

  <Card title="Outlook Add-In">
    Registriere Besucher:innen direkt aus Outlook heraus und synchronisiere Termine mit anny, ohne die Buchungsseite öffnen zu müssen.

    [Erfahre hier mehr](/outlook-add-in)
  </Card>
</CardGroup>

## FAQ

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Welche Kategorie muss die Ressource haben?">
    Für die Besucherverwaltung muss die Ressource die Kategorie **Gebäude** verwenden. Diese Kategorie ist Voraussetzung, damit die Besucherregistrierung am Terminal korrekt funktioniert.
  </Accordion>

  <Accordion title="Welchen Modus wähle ich am Terminal?">
    **Personalisierte Registrierung & Check-In** für vorangemeldete und spontane Gäste. **Check-In** (ohne Registrierung), wenn nur vorangemeldete Gäste zugelassen sind.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie werden Hosts beim Check-in benachrichtigt?">
    Hosts können per E-Mail, Push-Benachrichtigung, SMS und optional per anny AI Anruf informiert werden. SMS und Anruf müssen in den Organisationseinstellungen aktiviert werden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Können mehrere Teilnehmer in einer Buchung eingeladen werden?">
    Ja. Bei der Buchung können mehrere Teilnehmer:innen eingeladen werden. Jede Person erhält einen eigenen QR-Code für den Check-in.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann der Host dem Gast beim Check-in eine Nachricht schicken?">
    Ja. Wenn anny AI konfiguriert ist und der Gast eine Mobilnummer hinterlegt hat, kann der Host über den AI-Flow eine SMS an den Gast ausrichten lassen (z. B. "Ich hole dich in 2 Minuten ab").
  </Accordion>
</AccordionGroup>

Viel Erfolg bei der Einrichtung! 🥳

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * Ressource MUSS Kategorie "Gebäude" haben (Pflicht für Besucherverwaltung)
> * Buchungsoption: kostenlos, automatisch annehmen, Host-Abfrage als Pflichtfeld im Formular
> * Host-Pool: Community erstellen, über Zugang mit Service verknüpfen
> * Terminal-Modi für Besucherverwaltung: "Personalisierte Registrierung & Check-In" (vorangemeldet + spontan) oder "Check-In" (nur vorangemeldet)
> * Interne Besuchereinladung: Buchungsoption auf "Sichtbar und buchbar nur für Community" + Personalisierung voraussetzen
> * Host-Benachrichtigungen (Product Update 07/2026): SMS beim Check-in (Organisationseinstellungen), optional anny AI Anruf. Voraussetzung: gültige Mobilnummer beim Host. Host kann über AI-Flow SMS an Gast senden (wenn Gast-Mobilnummer vorhanden).
> * Badge-Druck: Drucker + Vorlage im Terminal-Setup konfigurieren
> * Verzögerte Abfrage: Rechtliche Dokumente und Eigene Formulare auf "Später (beim Check-in)" setzen
> * Verwandte Artikel: /check-in-overview, /check-in-setup, /communities, /custom-forms, /legal-documents