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# Outlook Add-In mit anny verbinden

> Buche Räume, registriere Besucher:innen und synchronisiere Termine direkt aus Outlook heraus.

Das anny [Outlook Add-In](https://appsource.microsoft.com/en-us/product/office/WA200006281) erweitert Microsoft Outlook um eine direkte Buchungsfunktion für anny. Mit dem Add-In kannst du Ressourcen buchen, Teilnehmer:innen verwalten und Besucher:innen registrieren, ohne Outlook zu verlassen.

* Räume und Arbeitsplätze direkt beim Erstellen eines Outlook-Termins buchen
* Besucher:innen für Meetings registrieren, auch ohne Raumbuchung
* Private Termine automatisch als Inkognito-Buchungen anlegen

Das Add-In eignet sich besonders für Unternehmen, die Raumbuchung, Desk Sharing oder Visitor Management nutzen und deren Teams vorwiegend in Outlook arbeiten.

## Typische Anwendungsfälle

| Anwendungsfall          | Beschreibung                                                                                                              |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Raumbuchung aus Outlook | **Buche einen Meetingraum** direkt beim Anlegen eines Outlook-Termins, ohne in den anny Admin-Bereich wechseln zu müssen. |
| Besucherregistrierung   | **Registriere externe Gäste** als Besucher:innen für einen Termin, auch wenn kein Raum gebucht wird.                      |
| Inkognito-Buchungen     | **Lege private Termine** als Inkognito-Buchungen an, damit sensible Termine in anny nicht für andere sichtbar sind.       |

## Wie das Outlook Add-In funktioniert

Das Add-In wird als Microsoft 365 App über das M365 Admin Center bereitgestellt. Nach der Installation erscheint es automatisch in Outlook und aktiviert sich beim Senden eines Termins (OnAppointmentSend-Event).

Die Kommunikation läuft über die anny API. Nutzer:innen authentifizieren sich mit ihrem Microsoft-Konto. Das Add-In benötigt Lesezugriff auf Kalendereinträge und grundlegende Profilinformationen.

| Daten                 | Richtung       | Beschreibung                                                    |
| --------------------- | -------------- | --------------------------------------------------------------- |
| Buchungen             | Outlook → anny | Neue Buchungen werden beim Terminsenden in anny erstellt        |
| Teilnehmer:innen      | Outlook → anny | Teilnehmer:innen des Outlook-Termins werden an anny übermittelt |
| Buchungsstatus        | anny → Outlook | Bestätigung oder Ablehnung wird im Add-In angezeigt             |
| Besucherregistrierung | Outlook → anny | Gäste werden als Besucher:innen in anny erfasst                 |

## Outlook Add-In verbinden

### Voraussetzungen

**Microsoft-Seite:**

* Microsoft 365 Admin-Rechte (für organisationsweite Bereitstellung) oder Exchange-Admin-Rechte (für On-Premise)
* Outlook Version 2206 (Build 15330.20196) oder neuer
* Freigegebene Hostnamen in der Firewall: `outlook.anny.co`, `cdn.anny.co`, `auth.anny.co`, `b.anny.co`, `api.anny.co`, `select.anny.eu`, `appsforoffice.microsoft.com`

**anny-Seite:**

* Ein aktiver anny Account mit mindestens einer buchbaren Ressource

### Installation über M365 Admin Center

<Steps>
  <Step title="M365 Admin Center öffnen">
    Gehe zu [admin.microsoft.com](https://admin.microsoft.com) und navigiere zu **Einstellungen** → **Integrierte Apps**.
  </Step>

  <Step title="anny Add-In suchen">
    Klicke auf **Apps abrufen** und suche nach **anny bookings**. Klicke auf **Jetzt abrufen**.
  </Step>

  <Step title="Bereitstellung konfigurieren">
    Wähle aus, für wen das Add-In bereitgestellt werden soll (gesamte Organisation, bestimmte Gruppen oder einzelne Nutzer:innen) und bestätige die Bereitstellung.
  </Step>

  <Step title="Berechtigungen akzeptieren">
    Akzeptiere die erforderlichen Berechtigungen. Das Add-In benötigt Lesezugriff auf Kalendereinträge, Profilinformationen und die Berechtigung zum Lesen und Schreiben von Terminelementen.
  </Step>
</Steps>

Nach der Bereitstellung erscheint das Add-In automatisch in Outlook und aktiviert sich beim Erstellen oder Senden von Terminen.

### Installation über Exchange (On-Premise)

<Steps>
  <Step title="Manifest herunterladen">
    Lade das Add-In-Manifest herunter: [https://b.anny.co/integrations/outlookAddIn/manifest](https://b.anny.co/integrations/outlookAddIn/manifest)
  </Step>

  <Step title="Mailbox-Version anpassen">
    Falls die Installation fehlschlägt, ersetze in der XML-Datei an beiden Stellen die Mailbox-Version `1.12` durch `1.1`:

    ```xml theme={null}
    <Set Name="Mailbox" MinVersion="1.1"/>
    ```
  </Step>

  <Step title="Manifest im Exchange Admin Center hochladen">
    Lade die angepasste XML-Datei im Exchange Admin Center als Add-In für deine Organisation hoch.
  </Step>
</Steps>

Nach der Installation steht das Add-In für alle Nutzer:innen in der Organisation zur Verfügung.

<Tip>
  Falls das Add-In nicht über den Microsoft App Store installiert werden kann, nutze alternativ den direkten Manifest-Download: [https://store.office.com/app/download?assetid=WA200006281\&cmu=en-US](https://store.office.com/app/download?assetid=WA200006281\&cmu=en-US)
</Tip>

### Berechtigungen im Detail

| Berechtigung   | Beschreibung                                                                                         |
| -------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Kalender lesen | Erlaubt dem Add-In, Termine in allen zugänglichen Kalendern zu lesen                                 |
| Profil-Zugriff | Ermöglicht die Anmeldung mit dem Geschäftskonto und den Zugriff auf grundlegende Profilinformationen |
| ReadWrite Item | Erlaubt das Lesen und Bearbeiten des aktuellen Terminelements                                        |
| Send Data      | Ermöglicht das Senden von Buchungsdaten an anny                                                      |
| Auto-Start     | Das Add-In startet automatisch beim Senden eines Termins                                             |

### Besucherregistrierung einrichten

<Note>
  Die Besucherregistrierung über das Add-In befindet sich aktuell in der Beta-Phase. Das vollständige Formular und rechtliche Dokumente müssen noch ausgefüllt werden.
</Note>

Um Besucher:innen direkt aus dem Outlook Add-In zu registrieren, muss mindestens eine Ressource der Kategorie `visitor-registrations` (Besucheranmeldung) in deinem anny Account eingerichtet sein. Sobald eine solche Ressource im Buchungskontext verwendet wird:

* Wird der Besucherregistrierungs-Flow aktiviert (auch ohne Raumbuchung möglich)
* Erscheint ein User-Badge-Icon neben den betreffenden Teilnehmer:innen in der Teilnehmeransicht

## Einschränkungen

* Das Add-In funktioniert nur mit Outlook Version 2206 (Build 15330.20196) oder neuer
* On-Premise-Installationen erfordern gegebenenfalls eine manuelle Anpassung der Mailbox-Version im Manifest
* Die Besucherregistrierung funktioniert nur mit Ressourcen der Kategorie `visitor-registrations`
* Besucherregistrierung befindet sich in der Beta: vollständiges Formular und rechtliche Dokumente werden noch benötigt
* Terminverschiebungen durch einen anderen Termin-Owner als den ursprünglichen Buchenden können zu neuen Buchungen statt Änderungen führen

## Add-In entfernen

<Warning>
  Wenn du das Add-In entfernst, können Nutzer:innen keine neuen Buchungen mehr über Outlook erstellen. Bestehende Buchungen in anny bleiben erhalten.
</Warning>

<Steps>
  <Step title="M365 Admin Center öffnen">
    Gehe zu [admin.microsoft.com](https://admin.microsoft.com) und navigiere zu **Einstellungen** → **Integrierte Apps**.
  </Step>

  <Step title="anny Add-In auswählen">
    Suche in der Liste der integrierten Apps nach **anny bookings** und klicke darauf.
  </Step>

  <Step title="Add-In entfernen">
    Klicke auf **Entfernen** und bestätige die Deinstallation. Das Add-In wird für alle Nutzer:innen in der Organisation entfernt.
  </Step>
</Steps>

## FAQ

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Muss jede:r Nutzer:in das Add-In selbst installieren?">
    Nein. Bei der Bereitstellung über das M365 Admin Center wird das Add-In automatisch für die ausgewählten Nutzer:innen oder die gesamte Organisation verfügbar.
  </Accordion>

  <Accordion title="Funktioniert das Add-In mit Outlook im Browser?">
    Ja. Das Add-In ist mit Outlook für Windows, Mac und Outlook im Web kompatibel, sofern die Mindestversion erfüllt ist.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich Besucher:innen registrieren, ohne einen Raum zu buchen?">
    Ja. Solange eine Ressource der Kategorie `visitor-registrations` eingerichtet ist, kannst du Teilnehmer:innen direkt als Besucher:innen registrieren, ohne eine Raumbuchung vorzunehmen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert mit privaten Terminen?">
    Private Termine können als Inkognito-Buchungen in anny angelegt werden. Dadurch werden sie in anny nicht für andere Nutzer:innen sichtbar angezeigt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Funktioniert das Add-In auf .eu und .co?">
    Ja. Das Add-In funktioniert mit beiden anny-Instanzen. Nutzer:innen müssen nicht zwingend in der Cloud sein.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Troubleshooting

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Das Add-In wird in Outlook nicht angezeigt">
    Prüfe, ob deine Outlook-Version mindestens 2206 (Build 15330.20196) ist. Stelle sicher, dass das Add-In im M365 Admin Center für deine Nutzergruppe bereitgestellt wurde. Bei Firewall-Einschränkungen müssen die Hostnamen `outlook.anny.co`, `cdn.anny.co`, `auth.anny.co`, `b.anny.co`, `api.anny.co`, `select.anny.eu` und `appsforoffice.microsoft.com` freigegeben sein.
  </Accordion>

  <Accordion title="Die Installation im Exchange schlägt fehl">
    In Exchange-Umgebungen ist die Mailbox-Versionierung anders. Ersetze im Manifest an beiden Stellen die Mailbox-Version `1.12` durch `1.1` und versuche die Installation erneut.
  </Accordion>

  <Accordion title="Das Besucher-Badge erscheint nicht in der Teilnehmeransicht">
    Prüfe, ob die verwendete Ressource der Kategorie `visitor-registrations` zugeordnet ist. Das Badge erscheint nur, wenn mindestens eine Ressource dieser Kategorie im Buchungskontext aktiv ist.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * Das Outlook Add-In wird NICHT in annys Integrationen-Menü im Admin-Bereich verwaltet. Installation und Deinstallation erfolgen ausschließlich über das M365 Admin Center (admin.microsoft.com → Einstellungen → Integrierte Apps) oder über Exchange (On-Premise mit Manifest).
> * Minimum-Version: Outlook 2206 (Build 15330.20196) oder neuer. Bezieht sich auf OnMessageSend/OnAppointmentSend/Smart Alerts Support.
> * Firewall: Hostnamen (keine IPs, Cloudflare rotiert): outlook.anny.co, cdn.anny.co, auth.anny.co, b.anny.co, api.anny.co, select.anny.eu, appsforoffice.microsoft.com
> * Manifest-URL für On-Premise: [https://b.anny.co/integrations/outlookAddIn/manifest](https://b.anny.co/integrations/outlookAddIn/manifest)
> * Exchange On-Premise Workaround: Mailbox MinVersion 1.12 → 1.1 ersetzen an beiden Stellen in der XML
> * Besucherregistrierung (Beta, Stand 22.07.2026): Funktioniert nur mit Ressourcen der Kategorie `visitor-registrations` (exakte Kategorie: "Visitor registration/Besucheranmeldung"). Vollständiges Formular und rechtliche Dokumente müssen aktuell noch ausgefüllt werden.
> * Inkognito-Buchungen: Private Outlook-Termine werden als Inkognito-Buchungen in anny angelegt (Feature seit 22.07.2026).
> * Verwandte Artikel: Outlook Kalender-Sync (/outlook) für 2-Wege-Synchronisation, M365 Workspace (/m365-workspace) für Shared-Mailbox-Kalender.
> * Das Add-In funktioniert auf .eu und .co Instanzen.