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# Änderung von Buchungen

> Ermögliche Kund:innen, Buchungen selbst zu verschieben, Child-Ressourcen zu wechseln und Formulardaten anzupassen.

Mit der Buchungsbearbeitung können Endnutzer:innen ihre bestehenden Buchungen selbst anpassen, ohne den Support oder Admins kontaktieren zu müssen. Je nach Konfiguration lassen sich Datum, Uhrzeit, Child-Ressource, Zusatzoptionen und Formulardaten nachträglich ändern. Preisänderungen werden dabei automatisch als Nachzahlung oder Rückerstattung verarbeitet.

## Wie funktioniert Änderung von Buchungen?

Standardmäßig ist die Buchungsbearbeitung für Endnutzer:innen deaktiviert. Admins aktivieren sie pro Buchungsoption im Tab **Änderung & Stornierung** und legen dort fest:

* **Nachträgliche Bearbeitung von Start- und Enddatum**: Bestimmt, ob und wie Termine verschoben werden dürfen.
  * **Aktiviert**: Endnutzer:innen können Termine flexibel verschieben, auch auf einen früheren Zeitpunkt.
  * **Nur in der Zukunft**: Buchungen dürfen ausschließlich weiter in die Zukunft verschoben werden.
* **Nachträgliche Bearbeitung von Child-Ressource**: Erlaubt den Wechsel auf eine andere verfügbare Child-Ressource (z. B. einen anderen Desk oder Raum).
* **Nachträgliche Bearbeitung von Serviceoptionen**: Erlaubt das Anpassen von Zusatzoptionen nach der Buchung.
* **Nachträgliche Bearbeitung von Formularen erlauben**: Erlaubt Kund:innen, ihre übermittelten Formulardaten in der Buchungsübersicht einzusehen und zu bearbeiten (nur Web).
* **Umbuchungsfrist**: Definiert, bis wann vor dem Termin Änderungen erlaubt sind (z. B. bis 24 Stunden vor Start).

Endnutzer:innen sehen die Option **Bearbeiten** im Bereich **Meine Buchungen**, sobald die Funktion für ihre Buchung aktiv ist.

### Regeln bei Änderungen

**Vorlaufzeiten werden beachtet**: Hinterlegte Vorlaufzeiten für Services und Add-Ons gelten auch bei Änderungen. Eine Buchung kann nur auf einen neuen Termin verschoben werden, wenn die Vorlaufzeit eingehalten wird.

**Frühester möglicher neuer Termin**: Der früheste neue Termin ergibt sich aus der Formel: frühester neuer Termin = MIN(alter Termin, heute + Vorlaufzeit). Dadurch wird sichergestellt, dass Änderungen nur auf zulässige Zeitfenster möglich sind.

**Änderungsfrist**: Buchungen können nur bearbeitet werden, wenn sie noch innerhalb der definierten Umbuchungsfrist liegen. Ist die Frist überschritten, wird keine Bearbeitung mehr angeboten.

**Negative Umbuchungsfrist**: Eine negative Frist (z. B. -3 Stunden) hält das Bearbeitungsfenster auch nach dem Buchungsstart offen. In diesem Zeitfenster ist eine Verlängerung der aktuellen Buchung in beiden Modi ("Aktiviert" und "Nur in der Zukunft") möglich.

**Child-Ressourcen-Wechsel**: Nur möglich, wenn Admins die Option aktiviert haben und im gewünschten Zeitraum passende Child-Ressourcen verfügbar sind.

**Automatische Preisverarbeitung**: Preisänderungen durch die Bearbeitung werden automatisch verarbeitet. Je nach Änderung wird eine Nachzahlung oder eine Rückerstattung ausgelöst, ohne dass Admins manuell eingreifen müssen.

<Tip>
  Eine negative Umbuchungsfrist ist besonders nützlich für Raummieten: Fällt im Termin auf, dass mehr Zeit benötigt wird, kann die Buchung noch während der laufenden Nutzung verlängert werden.
</Tip>

## Wann nutze ich das?

* **Du betreibst Desk Sharing oder Coworking und möchtest Endnutzer:innen maximale Flexibilität geben**: Aktiviere die volle Bearbeitung inkl. Child-Ressourcen-Wechsel, damit Nutzer:innen selbst auf einen anderen Arbeitsplatz umbuchen können.
* **Du bietest Terminbuchungen an und willst Stornierungen reduzieren**: Erlaube das Verschieben in die Zukunft, sodass Kund:innen bei Verhinderung einfach umbuchen statt zu stornieren.
* **Du mietest Konferenzräume und brauchst aktuelle Formularangaben (Catering, Personenzahl)**: Aktiviere die nachträgliche Bearbeitung von Formularen, damit Kund:innen ihre Angaben bis kurz vor dem Termin selbst aktualisieren können.
* **Du hast kostenpflichtige Buchungen mit unterschiedlichen Preisstufen**: Preisänderungen bei Umbuchungen werden automatisch abgewickelt.
* **Nicht geeignet für**: Buchungen, bei denen nach Bestätigung keine Änderung mehr möglich sein soll (z. B. verbindliche Event-Tickets mit fester Kapazität). Deaktiviere in diesem Fall die Buchungsbearbeitung.

## Zusammenhang mit anderen Features

* [**Eigene Formulare**](/custom-forms): Der Toggle "Nachträgliche Bearbeitung von Formularen erlauben" ergänzt eigene Formulare, indem Kund:innen ihre übermittelten Daten nach der Buchung selbst korrigieren können.
* [**Stornierungsbedingungen**](/cancellation-policy): Stornierungsbedingungen und Buchungsbearbeitung werden im gleichen Tab konfiguriert. Die Buchungsbearbeitung kann als Alternative zur Stornierung positioniert werden.
* [**Wiederkehrende Buchungen**](/recurring-bookings): Formulardaten bei Serien werden nur auf dem Mastertermin gespeichert. Die nachträgliche Bearbeitung bezieht sich auf den Master.

## Einstellungen & Optionen

| Einstellung (Admin)                               | Beschreibung                                             |
| ------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------- |
| Nachträgliche Bearbeitung Start-/Enddatum         | Deaktiviert / Aktiviert / Nur in der Zukunft             |
| Nachträgliche Bearbeitung Child-Ressource         | Wechsel auf andere Child-Ressource erlauben              |
| Nachträgliche Bearbeitung Serviceoptionen         | Zusatzoptionen nach Buchung anpassen                     |
| Nachträgliche Bearbeitung von Formularen erlauben | Formulardaten in Buchungsübersicht bearbeitbar (nur Web) |
| Umbuchungsfrist                                   | Zeitraum vor Start, bis wann Änderungen erlaubt sind     |

Auf der Buchungsseite sehen Endnutzer:innen den Button **Bearbeiten** unter **Meine Buchungen**, sofern die Funktion aktiv und die Frist nicht abgelaufen ist.

## Praxisbeispiele

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Coworking-Space erlaubt Desk-Wechsel nach Buchung">
    Ein Coworking-Betreiber möchte, dass Mitglieder ihren gebuchten Arbeitsplatz selbst auf einen anderen verfügbaren Desk umbuchen können, z. B. weil ein ruhigerer Platz bevorzugt wird.
  </Accordion>

  <Accordion title="Konferenzraum mit nachträglicher Formularanpassung (Catering, Personenzahl)">
    Ein Unternehmen vermietet Konferenzräume und fragt bei der Buchung Catering-Wünsche und Personenzahl per Formular ab. Da sich diese Angaben oft kurzfristig ändern, sollen Kund:innen sie bis 2 Tage vor dem Termin selbst aktualisieren können.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## FAQ

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Warum sehe ich die Bearbeiten-Option nicht in Meine Buchungen?">
    Mögliche Gründe: Die Buchungsbearbeitung wurde von Admins nicht aktiviert, die Änderungsfrist ist bereits abgelaufen, oder die Buchung erfüllt die Voraussetzungen für eine Änderung nicht mehr.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum kann ich den Termin ändern, aber nicht den Desk wechseln?">
    Der Wechsel von Child-Ressourcen ist nur möglich, wenn Admins diese Option separat freigeschaltet haben und im gewünschten Zeitraum passende Child-Ressourcen verfügbar sind.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert, wenn sich durch die Änderung der Preis verändert?">
    anny verarbeitet Preisänderungen automatisch. Je nach Fall wird eine Nachzahlung (z. B. bei Verlängerung) oder eine Rückerstattung (z. B. bei Wechsel auf günstigere Option) ausgelöst.
  </Accordion>

  <Accordion title="Werden Vorlaufzeiten auch bei Änderungen berücksichtigt?">
    Ja. Hinterlegte Vorlaufzeiten für Services und Add-Ons gelten auch bei der Bearbeitung bestehender Buchungen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Können Kund:innen Formulardaten auch in der App bearbeiten?">
    Nein. Die nachträgliche Bearbeitung von Formulardaten ist aktuell nur in der Web-Version verfügbar. Die mobile App unterstützt diese Funktion noch nicht.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Troubleshooting

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Ich kann meine Buchung nicht mehr bearbeiten">
    Die Änderungsfrist ist vermutlich überschritten, oder für den gewünschten neuen Termin wird die Vorlaufzeit nicht eingehalten. Prüfe beides in den Einstellungen der Buchungsoption.
  </Accordion>

  <Accordion title="Ich kann keinen anderen Desk oder Raum auswählen">
    Prüfe, ob der Wechsel von Child-Ressourcen aktiviert wurde und ob im gewünschten Zeitraum passende Child-Ressourcen verfügbar sind. Ohne beides ist kein Wechsel möglich.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kund:innen können Formulardaten nicht bearbeiten">
    Prüfe, ob der Toggle **Nachträgliche Bearbeitung von Formularen erlauben** im betreffenden Service aktiv ist. Die Funktion ist nur in der Web-Version verfügbar, nicht in der mobilen App.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * UI-Pfad: **Ressourcen** → Buchungsoption → Tab **Änderung & Stornierung**
> * Default: Buchungsbearbeitung deaktiviert, muss von Admins explizit pro Buchungsoption aktiviert werden
> * Modi Start-/Enddatum: "Aktiviert" (flexibel in beide Richtungen) vs. "Nur in der Zukunft" (nur nach hinten verschieben)
> * Negative Umbuchungsfrist (z. B. -3h): Bearbeitungsfenster bleibt nach Buchungsstart offen, Verlängerung in beiden Modi möglich
> * Frühester neuer Termin = MIN(alter Termin, heute + Vorlaufzeit)
> * Preisänderungen: automatische Nachzahlung oder Rückerstattung, kein manueller Eingriff nötig
> * Formular-Toggle: "Nachträgliche Bearbeitung von Formularen erlauben" pro Service, nur Web-Version (mobile App nicht enthalten)
> * Mobile App: Buchungsbearbeitung insgesamt aktuell nicht in der App verfügbar
> * Child-Ressourcen-Wechsel: separater Toggle, nur wenn passende Child-Ressourcen im Zeitraum frei
> * Verwandte Artikel: /custom-forms, /cancellation-policy, /buchungsoption-konfigurieren, /recurring-bookings