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# Kunden verwalten

> Verwalte alle Kundendaten deiner Organisation zentral: Profile, Buchungs- und Bestellhistorie sowie individuelle Felder.

Im Bereich **Kunden** findest du eine zentrale Tabellenübersicht aller Kundendaten deiner Organisation. Von hier aus legst du neue Kund:innen an, öffnest Kundenprofile, prüfst Buchungs- und Bestellhistorien und verwaltest individuelle Felder. Kundenkarteien werden automatisch erstellt, sobald eine Bestellung von einer neuen Person eingeht.

## Wie funktioniert Kunden verwalten?

### Kundenübersicht (Tabelle)

Die Kundenliste zeigt alle Kund:innen in einer Tabelle mit den Spalten Vorname, Nachname, E-Mail, Unternehmen, Wohnort und Erstellungsdatum. Du kannst:

* Über das **Suchfeld** nach Vorname, Nachname, E-Mail, Unternehmen oder Stadt filtern (Ergebnisse werden während der Eingabe aktualisiert)
* Per Klick auf Spaltenüberschriften die Liste **sortieren** (aufsteigend/absteigend)
* Über **Neu+** einen Kunden manuell anlegen
* Über **Export** Kundendaten exportieren

### Kundendetailseite

Durch Klick auf einen Eintrag öffnest du die Detailseite mit allen Informationen zum Kunden:

* **Kundendaten**: Alle hinterlegten Informationen (Name, E-Mail, Adresse, Telefon, Sprache, Custom Fields). Hier kannst du auch kundenspezifische **Custom Fields** anlegen, die auf allen Kundenprofilen erscheinen.
* **Buchungen**: Alle Buchungen des Kunden mit Kontextmenü (ablehnen, stornieren, löschen, Bestätigung erneut senden). Über **+ Neu** legst du eine neue Buchung mit vorausgefüllten Kundendaten an.
* **Bestellungen**: Alle verknüpften Bestellungen mit Kontextmenü (stornieren, Zahlungsstatus ändern, löschen, PDF herunterladen, Bestätigung erneut senden).
* **Vereinbarungen**: Alle bestätigten rechtlichen Dokumente (Checkboxen und digitale Unterschriften).

<Tip>
  Bestellungen mit dem Status "Entwurf" liegen noch im Warenkorb des Kunden oder wurden vom Admin manuell erstellt und noch nicht versendet. Über das Kontextmenü kannst du sie mit der Aktion "Senden" an den Kunden verschicken.
</Tip>

### Kunden automatisch vs. manuell anlegen

Eine Kundenkartei wird **automatisch** erstellt, sobald eine Bestellung von einer unbekannten Person eingeht. Buchungen und Bestellungen bekannter Kund:innen werden automatisch zugeordnet.

**Manuell** legst du Kund:innen über **Kunden** → **Neu+** an: Pflichtfelder ausfüllen, optional Adresse und Custom Fields ergänzen, speichern.

## Wann nutze ich das?

* **Du willst Kundeninformationen zentral einsehen und bearbeiten**: Öffne die Kundenliste und navigiere zum Profil.
* **Du brauchst zusätzliche Felder für deine Kund:innen** (z. B. Kundennummer, Abteilung, Allergien): Erstelle Custom Fields, die auf allen Profilen erscheinen.
* **Du möchtest eine Buchung für einen bestehenden Kunden anlegen**: Öffne das Kundenprofil und klicke unter Buchungen auf **+ Neu**.
* **Du willst bestätigte rechtliche Dokumente eines Kunden einsehen**: Öffne das Kundenprofil und wechsle zum Tab **Vereinbarungen**.
* **Du verwaltest Firmenkund:innen mit mehreren Mitarbeitenden**: Nutze [Unternehmensprofile](/manage-companies) für zentrale Firmendaten.

## Einstellungen & Optionen

| Einstellung (Admin)      | Beschreibung                                                   |
| ------------------------ | -------------------------------------------------------------- |
| Suchfeld                 | Filtert nach Vorname, Nachname, E-Mail, Unternehmen, Stadt     |
| Sortierung               | Per Klick auf Spaltenüberschrift (aufsteigend/absteigend)      |
| Neu+                     | Neuen Kunden manuell anlegen                                   |
| Export                   | Kundendaten exportieren                                        |
| Custom Fields            | Individuelle Felder, die auf allen Kundenprofilen erscheinen   |
| Kontextmenü Buchungen    | Ablehnen, stornieren, löschen, Bestätigung erneut senden       |
| Kontextmenü Bestellungen | Stornieren, Zahlungsstatus ändern, löschen, PDF, erneut senden |

## Verwandte Bereiche

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Unternehmensprofile" icon="building" href="/manage-companies">
    Verwalte Firmenkund:innen als eigene Datensätze mit zentraler Rechnungsadresse, Domain und Mitgliederzuordnung.
  </Card>

  <Card title="Communities" icon="users" href="/communities">
    Steuere über Mitgliedschaften, wer welche Ressourcen sehen und buchen darf.
  </Card>
</CardGroup>

## FAQ

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Werden Kund:innen automatisch angelegt?">
    Ja. Sobald eine Bestellung von einer neuen, unbekannten Person eingeht, erstellt anny automatisch eine Kundenkartei. Weitere Buchungen und Bestellungen derselben Person werden automatisch zugeordnet.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was sind Custom Fields und wo lege ich sie an?">
    Custom Fields sind individuelle Felder (z. B. Kundennummer, Abteilung), die du im Kundenprofil über "Neues Feld" erstellst. Sie erscheinen dann auf allen Kundenprofilen deiner Organisation.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert, wenn ich eine Buchung lösche?">
    Gelöschte Buchungen können nicht wiederhergestellt werden und es wird keine E-Mail an den Kunden gesendet. Wenn du die Buchung absagen möchtest, nutze stattdessen "Stornieren", damit der Kunde informiert wird.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wo finde ich bestätigte rechtliche Dokumente?">
    Im Kundenprofil unter dem Tab **Vereinbarungen**. Dort siehst du alle Dokumente, die der Kunde per Checkbox oder digitaler Unterschrift bestätigt hat.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich Kund:innen einem Unternehmen zuordnen?">
    Ja. Über [Unternehmensprofile](/manage-companies) kannst du Kund:innen manuell oder automatisch einem Unternehmen zuweisen und Firmendaten zentral verwalten.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Troubleshooting

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Ein Kunde erscheint nicht in der Kundenliste">
    Kundenkarteien werden erst bei eingehender Bestellung automatisch erstellt. Wenn der Kunde noch nicht gebucht hat, lege ihn manuell über **Neu+** an.
  </Accordion>

  <Accordion title="Ich finde einen Kunden nicht über die Suche">
    Die Suche filtert nach Vorname, Nachname, E-Mail, Unternehmen und Stadt. Prüfe die Schreibweise oder nutze die Globale Suche in der Navigationsleiste für eine accountweite Suche.
  </Accordion>

  <Accordion title="Mehrere Kundenprofile für dieselbe Person">
    Das kann passieren, wenn Buchungen mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen eingehen. Prüfe die Profile und lösche ggf. das Duplikat, nachdem du die Buchungshistorie gesichert hast.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * UI-Pfad: **Kunden** in der Menüleiste (Standard-Admin-UI, kein Feature)
> * Kundenkartei wird automatisch bei eingehender Bestellung von unbekannter Person angelegt
> * Suche: Vorname, Nachname, E-Mail, Unternehmen, Stadt
> * Kundendetailseite Bereiche: Kundendaten, Buchungen, Bestellungen, Vereinbarungen
> * Custom Fields: kundenübergreifend, über "Neues Feld" in der Detailseite anlegen
> * Kontextmenü Buchungen: ablehnen, stornieren, löschen (nicht wiederherstellbar, keine E-Mail), Bestätigung erneut senden
> * Kontextmenü Bestellungen: stornieren, Zahlungsstatus ändern, löschen, PDF herunterladen, Bestätigung erneut senden
> * Bestellung "Entwurf": noch im Warenkorb oder manuell erstellt, Aktion "Senden" versendet an Kunden
> * Broadcast-Nachrichten: im Kundenprofil einsehbar (seit 06/2026)
> * Payment Previews: letzte 4 Ziffern gespeicherter Karten/IBANs sichtbar im Admin (seit 07/2026)
> * Verwandte Artikel: /manage-companies, /communities, /buchungsverwaltung, /rechtliche-dokumente