> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.anny.co/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Keycafe mit anny verbinden > Schlüsselübergaben automatisieren: Weise Schlüssel pro Buchung zu und spare manuelle Koordination. [Keycafe](https://www.keycafe.com/de) ist ein Schlüsselverwaltungssystem mit physischen SmartBox-Terminals, in denen Schlüssel sicher aufbewahrt und per Code abgeholt werden. Mit der Integration kann anny Schlüssel automatisch pro Buchung der richtigen Kund:in zuweisen. Mit Keycafe kannst du in anny: * Schlüssel automatisch für den Buchungszeitraum an Kund:innen zuweisen * Vor- und Nachlaufzeiten für die Schlüsselabholung konfigurieren * Aktive und inaktive Schlüsselzugänge pro Buchung im Adminbereich einsehen Besonders praktisch ist die Integration, wenn du physische Schlüssel für Fahrzeuge, Räume oder Equipment verwaltest und manuelle Übergaben vermeiden möchtest. Verfügbar ab dem Professional-Plan. ## Typische Anwendungsfälle | Anwendungsfall | Beschreibung | | :-------------------- | :--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Fahrzeugverleih | **Schlüsselübergabe ohne Personal vor Ort.** Kund:innen buchen ein Fahrzeug in anny und holen den Schlüssel eigenständig an der SmartBox ab. Dein Team muss keine Übergabezeiten koordinieren. | | Coworking & Büroräume | **Raumzugang über physische Schlüssel steuern.** Kund:innen erhalten automatisch Zugang zum gebuchten Raum für den exakten Buchungszeitraum. Nach Ablauf wird der Zugang entzogen. | | Equipment & Geräte | **Spezialschlüssel für gebuchtes Equipment zuweisen.** Bei der Buchung eines Geräts wird der passende Schlüssel automatisch für den Buchungszeitraum freigegeben. | ## Wie die Keycafe-Verbindung funktioniert Die Authentifizierung erfolgt über einen dedizierten Keycafe-Benutzeraccount (E-Mail + Passwort + SMS-Verifizierung). anny meldet sich mit diesen Zugangsdaten bei Keycafe an und erhält Zugriff auf die dort hinterlegten Schlüssel. Nach der Einrichtung verbindest du anny Ressourcen mit Keycafe-Schlüsseln. Bei jeder bestätigten Buchung überträgt anny die Buchungsinformationen an Keycafe, das den verknüpften Schlüssel automatisch der buchenden Kund:in für den Buchungszeitraum zuweist. Nur bestätigte Buchungen erzeugen einen Zugang: angefragte, noch nicht angenommene Buchungen und interne Blocker lösen keine Schlüsselzuweisung aus. Bei Serienbuchungen legt anny den Zugang nicht sofort an, sondern plant ihn und erstellt ihn erst kurz vor dem jeweiligen Termin. Die E-Mail mit dem Booking-Code erreicht die Kund:in dann wenige Tage vor dem Termin, nicht direkt nach der Buchung. | Daten | Richtung | Häufigkeit | | -------------------------------- | ----------------- | ----------- | | Buchungen (Zugangsgewährung) | anny → Keycafe | Echtzeit | | Booking-Code (E-Mail an Kund:in) | Keycafe → Kund:in | Echtzeit | | Rückgabe-Erinnerungen | Keycafe → Kund:in | Automatisch | ## Keycafe verbinden ### Voraussetzungen Bevor du Keycafe verbindest, stelle sicher, dass du Folgendes hast: * Einen Keycafe-Account mit mindestens einem registrierten Schlüssel in einem SmartBox-Terminal * Einen dedizierten Keycafe-Benutzeraccount (Vollnutzer) für die anny-Integration * Admin-Rechte mit Zugang zu den **Integrationen** in anny Wir empfehlen, einen eigenen Keycafe-Benutzeraccount speziell für die anny-Integration anzulegen. Die Erstellung eines Benutzeraccounts bei Keycafe ist kostenlos. ### Verbindung einrichten Gehe in Keycafe auf **Hinzufügen** → **Nutzer** → **Vollnutzer** und folge den Schritten, um einen neuen Benutzer zu erstellen. Dieser Account wird für die Verbindung mit anny verwendet. Öffne aus der Menüleiste die **Integrationen** und gehe zu **Keycafe**. Gib die **E-Mail** und das **Passwort** des angelegten Keycafe-Benutzers ein und klicke auf **SMS-Verifizierungscode erhalten**. Gib den empfangenen Code im anny Adminbereich ein und bestätige ihn über **Authentifizierung überprüfen**. Nach erfolgreicher Authentifizierung zeigt anny die Keycafe-Integration als aktiv an. Du kannst jetzt Ressourcen mit Schlüsseln verbinden. Sobald die Verbindung aktiv ist, kannst du Regeln erstellen, die anny Ressourcen mit Keycafe-Schlüsseln verknüpfen. ### Einstellungen & Optionen Nach der Authentifizierung konfigurierst du die Schlüsselzuweisung über Regeln: | Einstellung | Beschreibung | | ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Ressource | Die anny Ressource, deren Buchung Zugang zum Schlüssel gewährt. Pro Ressource ist nur eine Regel möglich. Eine Regel auf einer übergeordneten Ressource gilt auch für Buchungen ihrer Unterressourcen. | | Schlüssel | Ein oder mehrere Keycafe-Schlüssel, die bei Buchung der Ressource zugewiesen werden. Bei mehreren Schlüsseln erhält die Kund:in Zugang zu allen. | | Zugang vor der Buchung | Zeit vor Buchungsbeginn, in der der Schlüssel bereits abgeholt werden kann. | | Zugang nach der Buchung | Zeit nach Buchungsende, in der der Schlüssel noch zurückgegeben werden kann. | Klicke auf **Hinzufügen**, um eine neue Verbindung zu erstellen. Wähle die **Ressource** aus, die bei Buchung Zugang gewähren soll, und einen oder mehrere zugehörige **Keycafe-Schlüssel**. Bestimme **Zugang vor der Buchung** und **Zugang nach der Buchung** für die Schlüsselabholung und -rückgabe. Sobald eine Regel aktiv ist, wird bei jeder Buchung der verknüpfte Schlüssel automatisch zugewiesen. Bestehende Verbindungen kannst du über die **drei Punkte** rechts neben der Regel bearbeiten oder löschen. ### Buchungsprozess für Kund:innen Der Ablauf nach einer erfolgreichen Buchung: 1. Kund:in erhält von Keycafe eine E-Mail mit einem Booking-Code. 2. Zur Abholzeit gibt die Kund:in den Code am Keycafe-Terminal ein. 3. Das Fach mit dem Schlüssel öffnet sich. 4. Nach der Buchung gibt die Kund:in den Schlüssel per Code-Eingabe am Terminal zurück. ### Zugänge im Adminbereich einsehen In der Buchungsdetailansicht findest du unter **Smartlock Zugänge** die aktiven und entfernten Zugänge. Per Klick auf einen Zugang werden angezeigt: | Information | Beschreibung | | ----------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Status | In Bearbeitung, Geplant, Unbestätigt, Erfolgreich, Fehlgeschlagen, Nicht autorisiert, Aufräumen oder Entfernt | | Zugang beginnt am / Zugang endet am | Start- und Endzeit des Schlüsselzugangs | | Türschloss | Der zugewiesene Keycafe-Schlüssel | | Erstellt am | Wann der Zugang angelegt wurde | | Zugang | Der Booking-Code für das Terminal, per Klick einblendbar (falls verfügbar) | ## Einschränkungen Die Keycafe-Integration unterstützt nicht: * Dauerhafter Community-Zugang: Schlüssel können nur über Buchungen zugewiesen werden, nicht dauerhaft für Community-Mitglieder. * Remote Open: Da Keycafe mit physischen Schlüsseln an einem Terminal arbeitet, gibt es keine Fernöffnungsfunktion. * Verspätete Rückgabe verhindern: anny hat keinen Einfluss auf die Nutzbarkeit des Schlüssels außerhalb der Zugangszeiten. Kund:innen können den Schlüssel physisch behalten. ## Verbindung trennen Wenn du die bestehenden Zugänge behalten möchtest, aber keine neuen Zugänge erstellt werden sollen, deaktiviere die Integration. Wenn alles zurückgesetzt und gelöscht werden soll, lösche die Integration. Beides findest du unter **Integrationen**: Deaktivieren über den **Toggle** oben rechts, Löschen über die **drei Punkte** → **Löschen**. ## FAQ Keycafe sendet den Booking-Code per E-Mail direkt an die Kund:in. Die E-Mail kommt von Keycafe, nicht von anny. Ja. Du kannst einer Regel mehrere Schlüssel zuordnen, die Kund:in erhält dann Zugang zu allen. Pro Ressource ist jedoch nur eine Regel möglich. Für unterschiedliche Ressourcen legst du jeweils eine eigene Regel an. Bei Stornierung der Buchung wird der Zugang in Keycafe entfernt. Die Kund:in kann den Schlüssel nicht mehr abholen. Bei Serienbuchungen plant anny den Zugang und erstellt ihn erst kurz vor dem jeweiligen Termin. Die Keycafe-E-Mail mit dem Booking-Code kommt daher wenige Tage vor dem Termin, nicht direkt nach der Buchung. Bis dahin steht der Zugang im Adminbereich auf Status **Geplant**. Du benötigst einen Keycafe-Account mit mindestens einem registrierten SmartBox-Terminal und Schlüssel. Die Erstellung eines Benutzeraccounts ist kostenlos. ## Troubleshooting Die E-Mail wird von Keycafe versendet, nicht von anny. Prüfe, ob die Keycafe-Integration in anny aktiv ist und ob die Ressource korrekt mit einem Keycafe-Schlüssel verknüpft ist. Lass die Kund:in auch den Spam-Ordner prüfen. anny hat den Zugang an Keycafe übermittelt, aber Keycafe hat ihn noch nicht bestätigt. Prüfe, ob die Keycafe-Authentifizierung noch gültig ist und ob der Schlüssel im Keycafe-System verfügbar ist. anny hat keinen Einfluss auf die physische Rückgabe. Keycafe sendet automatisch Rückgabe-Erinnerungen. Kontaktiere die Kund:in direkt, wenn der Schlüssel nicht zurückgegeben wurde. Solange die Integration aktiv ist, lassen sich die Zugangsdaten nicht ändern. Deaktiviere sie zuerst über den **Toggle** oben rechts und authentifiziere dich danach mit den neuen Daten neu. > Wichtige Informationen für Agenten: > > **Feature & Plan:** Feature INTEGRATIONS\_SMART\_LOCKS, laut Artikel ab Professional-Plan. Plan-Zuordnung ist nicht code-verifizierbar (DB-basiert), im Zweifel mit Produkt/Sales abgleichen. > > **UI-Pfade:** Einrichtung: Menüleiste → **Integrationen** → **Keycafe**. Auth-Panel „Authentifizierung" mit Feldern „E-mail" + „Passwort" → Button „SMS-Verifizierungscode erhalten" → Feld „Keycafe SMS-Verifizierungscode" → Button „Authentifizierung überprüfen". Regeln: Panel **„Zugang durch Buchungen"** → „Hinzufügen" (Modal „Verbindung herstellen"). Regel-Editor-Felder: Ressource (Einfachauswahl), Schlüssel (Mehrfachauswahl, „Schlüssel auswählen"), „Zugang vor der Buchung", „Zugang nach der Buchung". Regel-Tabelle-Spalten: „Ressource", „Schlüssel", „Zugang vor der Buchung", „Zugang nach der Buchung". Regeln bearbeiten/löschen über die drei Punkte (Aktionen „Verbindung bearbeiten"/löschen). Aktivieren/Deaktivieren: Toggle oben rechts; Löschen: drei Punkte → Löschen. > > **Auth-Methode:** E-Mail + Passwort + SMS-Verifizierungscode (2FA), kein OAuth, kein API-Key-Direktfeld. Das Passwort wird nach erfolgreicher Verifizierung verworfen, danach nutzt anny ein Token. Erneute Authentifizierung ist nur bei **deaktivierter** Integration möglich. Empfehlung: eigener Keycafe-Vollnutzer (nicht code-verifizierbar, Keycafe-seitig). > > **Regel-Mechanik:** Genau eine Regel pro Ressource (Speichern lehnt doppelte Ressource ab). Eine Regel kann mehrere Schlüssel enthalten, pro Schlüssel entsteht ein eigener Zugang mit eigenem Code. Regel auf übergeordneter Ressource greift auch für Unterressourcen (spezifischere Regel hat Vorrang). Regeländerungen (Schlüssel/Ressource) erneuern Zugänge zukünftiger Buchungen automatisch, gelöschte Regeln entfernen sie. > > **Zugangslogik:** Ausschließlich buchungsbasiert. Nur bestätigte (angenommene) Buchungen erzeugen Zugänge, angefragte Buchungen und interne Blocker (ohne Kund:in) nicht. Zugangsfenster = Buchungszeitraum + „Zugang vor/nach der Buchung". Serienbuchungen: Zugang wird geplant und erst ca. 48 h vor Zugangsbeginn erstellt (Status „Geplant"), Einzelbuchungen sofort. Kein dauerhafter Community-Zugang in der UI (Backend hat Community-Regel-Logik, aber die Keycafe-Oberfläche zeigt sie nicht). > > **Zugangs-Detail (Buchung):** Abschnitt „Smartlock Zugänge". Status-Labels: In Bearbeitung, Geplant, Unbestätigt, Erfolgreich, Fehlgeschlagen, Nicht autorisiert, Aufräumen, Entfernt. Felder: Status, „Zugang beginnt am", „Zugang endet am", „Türschloss", „Zugang" (Code, einblendbar), „Erstellt am", ggf. „Fehler". Aktionen pro Zugang: „Zugang beim Anbieter anzeigen", „Integrationseinstellungen", übergreifend „Zugänge neu erstellen". Bei fehlgeschlagener Zugangserstellung werden die zuständigen Admins benachrichtigt. > > **Booking-Code:** Wird von Keycafe per E-Mail an Kund:in gesendet, nicht von anny. Bei fehlendem Code: Authentifizierung und Ressource-Schlüssel-Mapping prüfen. > > **Rückgabe:** Rückgabe-Erinnerungen kommen von Keycafe (nicht code-verifizierbar). Verspätete Rückgabe physisch möglich, anny kann Schlüsselzugriff außerhalb der Zugangszeiten nicht unterbinden. > > **Kein Remote Open:** Keycafe arbeitet mit physischen Schlüsseln an einem Terminal, keine Fernöffnung (Regeln haben keine Remote-Open-Option). > > **Trennen:** Deaktivieren behält bestehende Keycafe-Zugänge und erstellt keine neuen. Löschen entfernt alle Zugänge und Ressourcen-Verknüpfungen. > > **Abgrenzung zu anderen Smart-Locks:** Keycafe ist keine elektronische Türschlossintegration (wie Nuki, Salto, Dormakaba), sondern ein physisches Schlüsselverwaltungssystem mit SmartBox-Terminal (technisch aber eine Access-Control-Integration wie die Smart-Locks). > > **Verwandte Artikel:** Smart-Lock Übersicht, Nuki, Salto KS, Dormakaba Exivo, Dormakaba Resivo, Glutz eAccess.